Avvia il tuo nuovo progetto
Prepara il tuo progetto per il successo in soli 15 minuti collegando il lavoro a obiettivi più ampi, aggiungendo dettagli essenziali e creando un hub centralizzato per le informazioni sul progetto.
Tempo di preparazione
0 m
TEMPO di esecuzione
15 m
Persone
1
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Crea un nuovo progetto nel tuo sistema di gestione progetti.
- Aggiungi i dettagli chiave, come la descrizione del progetto, i collaboratori e i follower che devono ricevere aggiornamenti ed eventuali obiettivi e iniziative correlati.
- Trasforma il tuo progetto in un hub di conoscenze centralizzato, in cui si discute del lavoro e lo si monitora.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Strumento di gestione dei progetti, come Atlassian Home o Jira
- Uno strumento di comunicazione del team, come Slack o Teams
Risorse della strategia
Come avviare un nuovo progetto
Prepara il tuo progetto per il successo in soli 15 minuti.
Che differenza c'è tra un progetto e un task o un gruppo di task?
Un progetto è molto più di un insieme di task. È un impegno con scadenze precise, finalizzato a un risultato specifico, solitamente con più stakeholder che devono coordinarsi tra loro. Un gruppo di task è semplicemente un insieme di elementi di lavoro da completare, senza un cambiamento, un risultato o un gruppo di collaboratori più ampio attorno.
Perché applicare la strategia Avvia il tuo nuovo progetto?
Ogni nuovo progetto merita un buon inizio. Se scegli di investire 15 minuti prima di cominciarne uno:
- Consenti ai collaboratori e agli stakeholder di trovare facilmente le informazioni chiave
- Permetti ai team di esplorare e acquisire familiarità con il tuo lavoro
- Aumenti le probabilità di riuscita del progetto
Quando dovresti attuare questa strategia?
Puoi applicare questa strategia ogni volta che inizi un nuovo progetto.
3 vantaggi di configurare un progetto e renderlo visibile
Nel 2024, il Teamwork Lab ha condotto un sondaggio su 12.000 knowledge worker e 200 dirigenti in quattro continenti sul futuro del lavoro.
Ecco cos'è emerso:
I team ad alte prestazioni rendono il proprio lavoro esplorabile grazie a una documentazione di progetto organizzata in un'unica posizione centrale, come Atlassian Home. I team che creano questi sistemi self-service per reperire le informazioni sono:
- 4,9 volte più efficaci
- 4,4 volte più produttivi
- 4,4 volte più adattabili
Passaggio 1: crea un progetto
Tempo stim.: 2 MINUTI
Prima di lanciarti in una nuova iniziativa, determina se il lavoro da svolgere è un gruppo di task o un progetto. Tu e il tuo team dovete chiedervi:
a. Posso finire questo lavoro in autonomia in pochi giorni, senza bisogno di check-in formali?
Se sì → probabilmente si tratta solo di task
b. C'è un risultato chiaro e denominato che scriverei su una diapositiva o su un documento (anziché dire semplicemente "fai queste 10 cose")?
Se sì → si tratta di un progetto
c. Più di un team o di un gruppo di stakeholder sarebbe ragionevolmente interessato ad aggiornamenti sul lavoro o al suo stato?
Se sì → si tratta di un progetto
d. Esistono rischi significativi, situazioni che richiedono coordinazione o sequenze significativi da gestire?
-
Se sì → si tratta di un progetto
Se hai risposto "sì" alle domande b, c e/o d, configura un nuovo progetto utilizzando lo strumento di gestione dei progetti che preferisci, come Atlassian Home o Jira. Se un progetto è piuttosto grande e i vari componenti hanno metriche di successo distinte, valuta la possibilità di suddividerlo in progetti separati.
SUGGERIMENTO: fai in modo che tutti possano trovare facilmente il progetto
I coordinatori devono curare le informazioni in maniera diversa a seconda che siano rivolte ai collaboratori del team interfunzionale o a stakeholder del progetto che non sono direttamente coinvolti, in modo che il progetto sia esplorabile da tutti i soggetti interessati. Se Jira è lo strumento che il tuo team utilizza per monitorare i progetti a livello granulare, le persone non devono passare in rassegna tutti i task per cercare di capire la situazione.
2. Scrivi una descrizione efficace del progetto
Tempo stim.: 2 MINUTI
Quando crei il progetto, aggiungi una descrizione chiara e concisa per consentire agli stakeholder, ai collaboratori e ai leader di ottenere una comprensione immediata:
a. Cosa stiamo facendo: descrivi il progetto. Offri ai collaboratori un quadro completo, visibile a colpo d'occhio, che chiarisca cosa stai facendo e perché.
b. Perché lo stiamo facendo: spiega chiaramente perché il progetto è tempestivo e necessario. In altre parole, perché questo lavoro? E perché adesso? (Se non riesci a rispondere facilmente alle domande con incipit "E allora…?", potrebbe essere necessaria una maggiore pianificazione).
c. Come sapremo che il progetto è riuscito: come valuterete la buona riuscita del progetto? Fornire questa definizione consentirà di individuare più facilmente l'impatto e mantenere il focus.
Suggerimento: usa l'IA come collega del team
Chiedi a uno strumento di IA come Atlassian Rovo di aiutarti a scrivere o modificare la descrizione del tuo progetto, in modo che sia chiara, efficace e includa il contesto di cui i destinatari hanno bisogno. Puoi anche utilizzare la strategia Definisci il ruolo dell'IA nel progetto per vedere come puoi utilizzare l'IA per aumentare la produttività e l'innovazione durante il progetto.
3. Aggiungi collaboratori e follower
Tempo stim.: 5 MINUTI
Diversi tipi di stakeholder avranno bisogno di diversi tipi di informazioni sul progetto. Fai un elenco di collaboratori e follower, quindi aggiungili al tuo progetto (il nome di questi utenti varia in base allo strumento di gestione del progetto. Cerca un modo per aggiungere "collaboratori", "follower", "membri del team", "utenti", "osservatori" o qualcosa di simile.
|
| Contributori | Follower |
| Chi sono | Persone che sono coinvolte quotidianamente nel progetto e sono fondamentali per la sua riuscita | Collaboratori e stakeholder interfunzionali che non sono coinvolti quotidianamente ma sono interessati alla buona riuscita del progetto |
| Informazioni di cui hanno bisogno |
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Dopo aver aggiunto collaboratori e follower al progetto, crea un canale Slack o Teams con le stesse persone per la comunicazione quotidiana. Se possibile, integra il tuo sistema di gestione dei progetti e il tuo strumento di comunicazione (ad esempio, Jira e Slack), in modo che gli aggiornamenti effettuati nel sistema di gestione del progetto vengano pubblicati automaticamente nel canale di comunicazione.
Suggerimento: come mappare una rete di team
Usa la strategia Rete di team per identificare chi è coinvolto nella buona riuscita di un progetto e capire come mantenere sane queste relazioni.
4. Collega il progetto agli obiettivi e ad altri progetti correlati
Tempo stim.: 2 MINUTI
Ogni progetto dovrebbe mirare a un obiettivo più ampio per garantire che il team investa tempo ed energie nel lavoro che conta di più. Collega il progetto agli obiettivi che supporta integrandolo con il tuo strumento di monitoraggio degli obiettivi (come Atlassian Goals) o inserendo semplicemente gli obiettivi correlati a livello di team e a livello aziendale nella descrizione del progetto.
Quindi, all'interno dello strumento di gestione dei progetti, collega il tuo progetto ad altre iniziative del team e dell'intera organizzazione. In questo modo creerai una rete di progetti interconnessi per garantire l'allineamento e facilitare la collaborazione interfunzionale.
SUGGERIMENTO: modifica gli obiettivi e le priorità se necessario
Se è evidente che un progetto non aggiunge nulla a un obiettivo esistente, valuta se:
a) È abbastanza importante da richiedere l'aggiunta o la modifica di un obiettivo, in modo da aggiornare le priorità.
b) Non rientra nelle priorità principali del team. In tal caso, potresti metterlo in pausa e riprenderlo in un secondo momento.
5. Aggiungi link e tag pertinenti
Tempo stim.: 2 MINUTI
Se utilizzi altri strumenti per tenere traccia dei risultati finali o per eseguire e monitorare i task correlati, inserisci link incrociati in tutti gli strumenti per un accesso immediato. Ad esempio, se stai monitorando il progetto in Jira e i singoli task in Trello, aggiungi il collegamento all'epic di Jira alla bacheca di Trello e viceversa.
Se possibile, aggiungi dei tag ai tuoi progetti e task (ad esempio, #FY25 #Engineering #Q2 #AI) in modo che altri possano filtrare e tracciare facilmente i progetti pertinenti. Fai attenzione all'ortografia, poiché un errore di battitura può farti creare un nuovo tag anziché aggiungere quello desiderato.
SUGGERIMENTO: conduci dei sondaggi
Se hai dei dubbi sui progetti correlati da collegare ai tag pertinenti, chiedi ai membri del team di fornire il loro contributo.
6. Condividi la pagina del tuo progetto
Tempo stim.: 1 minuto
Ora che il progetto è configurato, condividi la pagina o la bacheca principale del progetto con colleghi e responsabili per fornire un unico posto in cui tenere traccia degli aggiornamenti.
Follow-up
Mantieni attivo il flusso di informazioni critiche con gli stakeholder
Crea un ritmo di comunicazione proattiva del progetto con gli stakeholder per ridurre al minimo i ritardi e aumentare le probabilità di successo.
Hai altre domande?
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Creare un nuovo progetto in Atlassian Home
In Atlassian, gli stakeholder possono essere aggiunti come collaboratori (persone attivamente coinvolte nel progetto) o follower (coloro che vogliono semplicemente monitorare i progressi).
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