Pon en marcha tu nuevo proyecto
Configura el proyecto correctamente en tan solo 15 minutos conectando la actividad con metas más amplias, agregando detalles esenciales y creando un centro central para la información del proyecto.
Tiempo de preparación
0 m
Tiempo de ejecución
15 min
Personas
1
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Crea un nuevo proyecto en tu sistema de gestión de proyectos.
- Agrega detalles clave, como una descripción del proyecto, los colaboradores y seguidores que deberían recibir actualizaciones y las metas e iniciativas relacionadas.
- Convierte tu proyecto en un centro de conocimiento centralizado, donde se comente y se haga un seguimiento de la actividad.
QUÉ NECESITAS
- Herramienta de gestión de proyectos, como Atlassian Home o Jira
- Una herramienta de comunicación entre equipos, como Slack o Teams
Recursos de la estrategia
Cómo poner en marcha un nuevo proyecto
Configura el proyecto correctamente en tan solo 15 minutos.
¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y una tarea o grupo de tareas?
Un proyecto es más que un conjunto de tareas. Es un esfuerzo con plazos limitados para lograr un resultado específico, por lo general con varias partes interesadas que necesitan coordinarse. Un grupo de tareas consta de varios elementos de actividad que deben realizarse, sin un cambio, un resultado o un grupo de colaboradores mayores a su alrededor.
¿Por qué poner en marcha la estrategia de tu nuevo proyecto?
Cada nuevo proyecto merece un buen comienzo. Invertir 15 minutos antes de empezar:
- Facilita a los colaboradores y partes interesadas la búsqueda de información clave
- Ayuda a los equipos a descubrir la actividad y conectar con ella
- Aumenta las probabilidades de éxito
¿Cuándo deberías implementar esta estrategia?
Puedes poner en marcha esta estrategia cada vez que inicies un nuevo proyecto.
3 ventajas de configurar un proyecto y hacerlo visible
En 2024, el Teamwork Lab hizo una encuesta a 12 000 trabajadores del conocimiento y 200 ejecutivos de cuatro continentes sobre el futuro de la actividad.
Conclusiones:
Los equipos de alto rendimiento consiguen que su actividad se descubra a través de la documentación organizada del proyecto en una ubicación central, como Atlassian Home. Los equipos que hacen que la información sea de autoservicio consiguen que sea:
- 4,9 veces más eficaz
- 4,4 veces más productiva
- 4,4 veces más adaptable
Paso 1: Crea un proyecto
Tiempo estimado: 2 MIN
Antes de lanzarte a una nueva iniciativa, decide si la actividad es un grupo de tareas o un proyecto. Pregúntate a ti mismo o a tu equipo:
a. ¿Puedo terminar esta actividad yo solo en unos días sin tener que hacer los registros formales?
En caso afirmativo → probablemente solo sean tareas
b. ¿Hay un resultado claro y con nombre que escribiría en una diapositiva o documento (no solo "haz estas 10 cosas")?
En caso afirmativo → proyecto
c. ¿Crees que las actualizaciones o el estado serían del interés de más de un equipo o grupo de partes interesadas?
En caso afirmativo → proyecto
d. ¿Existe un riesgo, una coordinación o una secuencia significativos que gestionar?
-
En caso afirmativo → proyecto
Si has respondido "Sí" a las preguntas b, c o d, configura un nuevo proyecto con la herramienta de gestión de proyectos que prefieras, como Atlassian Home o Jira. Si un proyecto es lo suficientemente grande y los diferentes componentes tienen métricas de éxito distintas, considera dividirlos en proyectos separados.
CONSEJO: Haz que todos puedan encontrar el proyecto fácilmente
Los responsables del proyecto deben seleccionar la información de manera diferente para los colaboradores o partes interesadas de XF de su proyecto que no participen en el día a día (y conseguir que puedan descubrir su proyecto). Si tu equipo utiliza Jira para hacer un seguimiento detallado de los proyectos, nadie debería tener que analizar todas tus tareas para tratar de averiguar qué está pasando.
2. Escribe una descripción sólida del proyecto
Tiempo estimado: 2 MIN
Cuando crees el proyecto, agrega una descripción breve pero clara para ayudar a las partes interesadas, los colaboradores y los líderes para que entiendan rápidamente:
a. Qué estamos haciendo: describe el proyecto. Ofrece a los colaboradores una imagen completa de un vistazo, que aclare lo que estás haciendo y por qué.
b. Por qué lo hacemos: explica claramente por qué el proyecto es oportuno y necesario. En otras palabras, ¿por qué esta actividad? ¿Y por qué ahora? (Si no puedes explicar fácilmente el "y ahora qué", es una señal de que se necesita más planificación).
c. Cómo sabremos que todo saldrá bien: ¿cómo sabrás si este proyecto es rentable? Tener todo esto definido hará que sea más fácil mostrar el impacto y mantener la concentración.
consejo: utiliza la IA como si fuera un compañero de equipo
Pide a la IA, como Atlassian Rovo, que te ayude a escribir o editar la descripción de tu proyecto, y asegúrate de que sea clara, eficaz e incluya el contexto que tu audiencia necesita. También puedes usar la estrategia Definir el rol de la IA en el proyecto para explorar distintas formas de usar la IA para aumentar la productividad y la innovación durante este proyecto.
3. Añade colaboradores y seguidores
Tiempo estimado: 5 min
Los diferentes tipos de partes interesadas necesitarán diferentes tipos de información sobre el proyecto. Haz una lista de colaboradores y seguidores. Luego, agrégalos a tu proyecto. (El nombre de estos usuarios varía según la herramienta de gestión de proyectos. Busca una forma de agregar "colaboradores", "seguidores", "miembros del equipo", "usuarios", "observadores" o algo similar).
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| Colaboradores | Seguidores |
| Quiénes son | Personas que participan día a día en el proyecto y que son fundamentales para que salga bien | Colaboradores y partes interesadas multifuncionales que no participan día a día pero que invierten en el éxito del proyecto |
| Información que necesitan |
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Tras añadir colaboradores y seguidores al proyecto, crea un canal de Slack o de Teams con las mismas personas para la comunicación diaria. Si es posible, integra tu sistema de gestión de proyectos y tu herramienta de comunicación (por ejemplo, Jira y Slack) para que las actualizaciones que se hagan en el sistema de gestión de proyectos se publiquen automáticamente en el canal de comunicación.
CONSEJO: Cómo trazar tu red de equipos
Usa una estrategia de red de equipos para identificar quién participa en el éxito de un proyecto y cómo mantener esas relaciones en buen estado.
4. Conecta el proyecto con las metas y otros proyectos relacionados
Tiempo estimado: 2 MIN
Cada proyecto debe ir encaminado a una meta más amplia para garantizar que tu equipo dedique su tiempo y energía a la actividad que más importa. Conecta tu proyecto con los objetivos que apoya integrándolo con tu herramienta de seguimiento de objetivos (como las Metas de Atlassian) o simplemente listando los objetivos relacionados a nivel de equipo y de empresa en la descripción del proyecto.
Luego, en tu herramienta de gestión de proyectos, vincula tu proyecto con otras iniciativas de tu equipo y de toda la organización. Esto crea una red de proyectos interconectados para garantizar la alineación y facilitar la colaboración interfuncional.
CONSEJO: Ajusta las metas y prioridades si es necesario
Si el proyecto no se ajusta claramente a una meta existente, considera si:
a) Es lo suficientemente importante como para añadir o editar una meta para que refleje las prioridades actualizadas.
b) Está fuera de las principales prioridades del equipo, en cuyo caso puede tener sentido hacer una pausa y volver a visitarlo en una fecha posterior.
5. Añade enlaces y etiquetas relevantes
Tiempo estimado: 2 MIN
Si utilizas otras herramientas para ejecutar o realizar un seguimiento de las entregas o tareas relacionadas, publica enlaces cruzados en todas las herramientas para acceder a ellas fácilmente. Por ejemplo, si estás rastreando el proyecto en Jira y las tareas individuales en Trello, agrega el enlace del epic de Jira al tablero de Trello y viceversa.
Si procede, agrega etiquetas a tus proyectos y tareas (por ejemplo, #AF25 #Ingeniería #Q2 #IA) para que otros puedan filtrar y rastrear fácilmente los proyectos relevantes. Tenga cuidado con la ortografía, ya que un error tipográfico puede crear una nueva etiqueta en lugar de añadir la deseada.
CONSEJO: Pregunta a la audiencia
Si no estás seguro de si hay proyectos relacionados que puedas vincular a etiquetas relevantes, pide a tu equipo que te dé su opinión.
6. Comparte la página de tu proyecto
Tiempo estimado: 1 min
Ahora que tu proyecto está configurado, comparte la página principal del proyecto o el tablero con tus compañeros y responsables para proporcionarles un lugar donde puedan hacer un seguimiento de las actualizaciones.
Seguimiento
Mantén el flujo de información crítica con las partes interesadas
Genera un ritmo de comunicación proactiva del proyecto con las partes interesadas para minimizar las demoras y aumentar el éxito.
¿Aún tienes preguntas?
Conversa con otros usuarios del Manual de estrategias para equipos de Atlassian, obtén asistencia o envía tus comentarios.
Otras estrategias que puede que te gusten
Colaboración
Roles y responsabilidades
Aclara las responsabilidades individuales y encuentra las carencias que hay que cubrir.
Planificación de proyectos
Despegue de proyecto
Llega a un consenso a la hora de fijar metas, gestionar el tiempo, determinar el alcance del proyecto y tomar decisiones.
Productividad
Acuerdos de trabajo
Crea normas compartidas que ayuden a tu equipo a trabajar bien en conjunto para lograr metas comunes.
Sesiones informativas
Análisis de los 5 "porqués"
Halla la causa del problema y profundiza en las posibles soluciones.
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Una vista de Atlassian Home, donde los miembros del equipo y las partes interesadas pueden ver su actividad de un vistazo
Crear un proyecto nuevo en Atlassian Home
En Atlassian, las partes interesadas se pueden incorporar en calidad de "colaboradores" (si van a participar activamente en el proyecto) o "seguidores" (si simplemente quieren hacer un seguimiento del progreso).
La inclusión de etiquetas permite que las demás partes puedan consultar las actividades en curso, las personas que están trabajando en ellas, los conocimientos que han adquirido y cómo va todo
Comparte el tablero del proyecto con los colaboradores y los líderes
