Geef je nieuwe project een vliegende start
Maak je project in slechts 15 minuten klaar voor succes door het werk te koppelen aan bredere doelen, essentiële details toe te voegen en een centrale hub voor projectinformatie te creëren.
Voorbereidingstijd
0 m
LOOPTIJD
15 m
Personen
1
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Maak een nieuw project aan in je projectbeheersysteem.
- Voeg belangrijke informatie toe, zoals een omschrijving van het project, bijdragers en volgers die updates moeten ontvangen, en gerelateerde doelen en initiatieven.
- Maak van je project een gecentraliseerde kennishub, waar werk wordt besproken en bijgehouden.
WAT JE NODIG HEBT
- Projectbeheertool, zoals Atlassian Home of Jira
- Teamcommunicatietool, zoals Slack of Teams
Middelen voor spellen
Een nieuw project een vliegende start geven
Maak je project in slechts 15 minuten klaar voor succes.
Wat is het verschil tussen een project en een taak of groep taken?
Een project is meer dan een verzameling taken. Het is een tijdgebonden inspanning om een specifiek resultaat te bereiken, meestal met meerdere belanghebbenden die moeten coördineren. Een groep taken bestaat eenvoudigweg uit werkitems die moeten worden uitgevoerd, zonder dat hierbij een grotere verandering, uitkomst of groep medewerkers is betrokken.
Waarom moet je het Spel Je nieuwe project een vliegende start geven, uitvoeren?
Elk nieuw project verdient een sterke start. 15 minuten vooraf investeren:
- Maakt het gemakkelijk voor bijdragers en belanghebbenden om belangrijke informatie te vinden
- Helpt teams om je werk te ontdekken en er verbinding mee te maken
- Vergroot de kans op succes
Wanneer dit spel gebruiken?
Je kunt dit Spel uitvoeren wanneer je een nieuw project start.
3 voordelen van het opzetten en zichtbaar maken van een project
In 2024 hield het Teamwork Lab een enquête onder 12.000 kenniswerkers en 200 leidinggevenden op vier continenten over de toekomst van werk.
Bevindingen:
Goed presterende teams maken hun werk vindbaar door middel van georganiseerde projectdocumentatie op één centrale locatie, zoals Atlassian Home. Teams die zorgen dat informatie te vinden is voor iedereen die haar nodig heeft, zijn:
- 4,9x zo vaak effectief
- 4,4x zo vaak productief
- 4,4x zo vaak flexibel
1: Maak een project aan
Geschatte tijd: 2 MIN.
Voordat je met een nieuw initiatief begint, moet je beslissen of het werk een groep taken of een project is. Stel jezelf of je team de volgende vragen:
a. Kan ik dit werk in een paar dagen solo afmaken zonder formele check-ins?
Zo ja → Waarschijnlijk gewoon taken
b. Is er een duidelijke, benoemde uitkomst die ik op een dia of in een document zou vastleggen (meer dan "doe deze 10 dingen")?
Zo ja → Project
c. Zou meer dan één team of stakeholdergroep redelijkerwijs interesse hebben in (status)updates?
Zo ja → Project
d. Is er een significant risico dat, of een significante coördinatie of volgorde die moet worden beheerd?
-
Zo ja → Project
Als je 'ja' hebt geantwoord op b, c en/of d, stel je een nieuw project op met de projectbeheertool van je keuze, zoals Atlassian Home of Jira. Als een project groot genoeg is en verschillende componenten verschillende successtatistieken hebben, kun je overwegen om het op te splitsen in afzonderlijke projecten.
TIP: Maak het voor iedereen gemakkelijk om het project te vinden
Projectleiders moeten informatie anders samenstellen (en hun project vindbaar maken) voor XF-medewerkers/belanghebbenden van hun project die niet betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten. Als je team Jira gebruikt om projecten op een gedetailleerd niveau bij te houden, zou het niet nodig moeten zijn dat iemand al je taken door spit om te achterhalen wat de stand van zaken is.
2. Schrijf een sterke projectomschrijving
Geschatte tijd: 2 MIN.
Voeg bij het aanmaken van het project een korte maar duidelijke omschrijving toe om belanghebbenden, medewerkers en leidinggevenden te helpen om snel inzicht te krijgen in:
a. Wat we doen: beschrijf het project. Geef medewerkers in één oogopslag een compleet beeld, dat duidelijk maakt wat je doet en waarom.
b. Waarom we het doen: leg duidelijk uit waarom dit project op dit moment noodzakelijk is. Met andere woorden: vanwaar dit werk? En waarom nu? (Als je de reactie "nou en?" niet gemakkelijk kunt weerleggen, is dat een teken dat er meer planning is vereist.)
c. Hoe we weten dat we succes hebben: hoe ga je bepalen of dit project is geslaagd? Als je dit definieert, wordt het gemakkelijker om impact te tonen en gefocust te blijven.
tip: gebruik AI als je teamgenoot
Vraag AI, zoals Atlassian Rovo, om hulp bij het schrijven of bewerken van je projectomschrijving, zodat deze scherp en effectief is en de context bevat die je doelgroep nodig heeft. Je kunt ook het Spel Projectrol van AI definiëren gebruiken om manieren te verkennen om AI te gebruiken om de productiviteit en mate van innovatie tijdens dit project te verhogen.
3. Voeg bijdragers en volgers toe
Geschatte tijd: 5 minuten
Verschillende soorten belanghebbenden hebben verschillende soorten informatie over het project nodig. Maak een lijst met bijdragers en volgers. Voeg deze vervolgens toe aan je project. (De naam voor deze gebruikers verschilt per projectbeheertool. Zoek naar een manier om 'bijdragers', 'volgers', 'teamleden', 'gebruikers', 'toeschouwers' of iets dergelijks toe te voegen.)
|
| Bijdragers | Volgers |
| Wie zijn ze | Mensen die dagelijks betrokken zijn bij het project en die cruciaal zijn voor het succes ervan | Multidisciplinaire medewerkers en belanghebbenden die niet betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten, maar wel belang hebben bij het succes van het project |
| Informatie die ze nodig hebben |
|
|
Nadat je bijdragers en volgers aan het project hebt toegevoegd, maak je een Slack- of Teams-kanaal met dezelfde mensen voor dagelijkse communicatie. Indien mogelijk integreer je jouw projectbeheersysteem en je communicatietool (bijv. Jira en Slack), zodat updates die in het projectbeheersysteem zijn gemaakt, automatisch in het communicatiekanaal worden geplaatst.
TIP: Je netwerk van teams in kaart brengen
Gebruik het Spel Netwerk van teams om vast te stellen wie betrokken is bij het succes van een project en hoe je hun relaties goed kunt houden.
4. Koppel het project aan doelen en andere gerelateerde projecten
Geschatte tijd: 2 MIN.
Elk project moet leiden tot een breder doel om te zorgen dat je team tijd en energie besteedt aan het werk dat het belangrijkst is. Koppel je project aan de doelen die het ondersteunt door het te integreren met je tool voor het bijhouden van doelen (zoals Atlassian Goals) of door simpelweg de gerelateerde doelen op team- en bedrijfsniveau op te sommen in de projectomschrijving.
Koppel vervolgens je project in je projectbeheertool aan andere initiatieven binnen je team en in de hele organisatie. Dit creëert een netwerk van onderling verbonden projecten, wat afstemming garandeert en multidisciplinaire samenwerking eenvoudiger te maken.
TIP: Pas doelen en prioriteiten indien nodig aan
Als het project niet duidelijk bijdraagt tot een bestaand doel, moet je bedenken of:
a) Het belangrijk genoeg is om een doel toe te voegen of te bewerken, zodat het de bijgewerkte prioriteiten weerspiegelt.
b) Het buiten de topprioriteiten van het team valt; in dat geval kan het zinvol zijn om het even te pauzeren en op een later tijdstip opnieuw ernaar te kijken.
5. Voeg relevante links en onderwerpen toe
Geschatte tijd: 2 MIN.
Als je andere tools gebruikt om deliverables of gerelateerde taken uit te voeren of bij te houden, kun je kruisverwijzingen plaatsen in alle tools, voor eenvoudige toegang. Als je bijvoorbeeld het project bijhoudt in Jira en de afzonderlijke taken in Trello, voeg je de link naar de Jira-epic toe aan het Trello-bord en omgekeerd.
Voeg indien van toepassing tags toe aan je projecten en taken (bijv. #FJ25 #Engineering #Q2 #AI) zodat anderen gemakkelijk relevante projecten kunnen filteren en volgen. Let op de spelling, want door een tikfout kun je een nieuwe tag aanmaken in plaats van de bedoelde tag toe te voegen.
TIP: Houd een enquête onder de doelgroep
Als je twijfelt welke gerelateerde projecten moeten worden gekoppeld aan relevante tags, vraag je jouw team om input.
6. Deel je projectpagina
Geschatte tijd: 1 min
Nu je project is opgezet, kun je de hoofdpagina of het bord van het project delen met collega's en leidinggevenden, zodat ze updates kunnen volgen op één plek.
Opvolgen
Zorg dat kritieke informatie naar belanghebbenden blijft stromen
Zorg voor een ritme van proactieve projectcommunicatie met belanghebbenden om vertragingen tot een minimum te beperken en het succes te vergroten.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Samenwerking
Rollen en verantwoordelijkheden
Verduidelijk individuele verantwoordelijkheden en vind hiaten die moeten worden opgevuld.
Projectplanning
Projectkick-off
Bereik overeenstemming over doelstellingen, timing, scope en besluitvorming.
Productiviteit
Werkovereenkomsten
Creëer gedeelde normen die je team helpen goed samen te werken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
Nabesprekingen
5 why's-analyse
Ontdek de oorzaak van een probleem en verken mogelijke oplossingen.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
Een overzicht van Atlassian Home, waar teamleden en belanghebbenden hun werk in één oogopslag kunnen zien
Een nieuw project aanmaken in Atlassian Home
In Atlassian kunnen belanghebbenden worden toegevoegd als 'bijdragers' (personen die actief betrokken zijn bij het project) of 'volgers' (personen die alleen de voortgang bijhouden).
Door tags toe te voegen, kunnen anderen gemakkelijk zien welke projecten er lopen, wie eraan werkt, welke kennis ze hebben verzameld en wat de voortgang is
Deel je projectbord met teamgenoten en managers
