Comece seu novo projeto
Prepare o projeto para ter êxito em apenas 15 minutos conectando o trabalho a metas mais amplas, adicionando informações essenciais e criando um hub central para as informações do projeto.
Tempo de preparo
0 min
Tempo de execução
15 min
Pessoas
1
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Crie novo projeto no sistema de gestão de projetos.
- Adicione informações essenciais, como a descrição do projeto, os colaboradores e seguidores que devem receber atualizações e metas e iniciativas relacionadas.
- Transforme o projeto em um centro de conhecimento centralizado, em que o trabalho é discutido e monitorado.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de gestão de projetos, como Página inicial da Atlassian ou Jira
- Ferramenta de comunicação para equipes, como o Slack ou Teams
Recursos da tática
Como iniciar um novo projeto
Configure seu projeto para ter êxito em apenas 15 minutos.
Qual é a diferença entre um projeto e uma tarefa ou grupo de tarefas?
Projeto é mais do que uma pilha de tarefas. É o esforço limitado no tempo para alcançar resultados específicos, em geral com várias partes interessadas que precisam se coordenar. Grupo de tarefas são itens do trabalho que precisam ser feitos, sem grandes alterações, resultados ou um grupo de colaboradores envolvidos.
Por que usar a tática "Por o novo projeto em marcha"?
Cada projeto novo merece começar com vigor. Investir 15 minutos com antecedência:
- Facilita a busca de colaboradores e partes interessadas por informações essenciais
- Ajuda as equipes a conhecerem e se conectarem com o trabalho
- Aumenta a probabilidade de êxito
Quando você deve usar esta tática?
Você pode usar essa tática sempre que iniciar novos projetos.
Três benefícios de configurar um projeto e dar visibilidade a ele
Em 2024, o Teamwork Lab entrevistou 12 mil trabalhadores do conhecimento e 200 executivos em quatro continentes sobre o futuro do trabalho.
Resultados:
Equipes de alto desempenho dão visibilidade ao trabalho por meio da documentação organizada do projeto e centralizada, como a Página inicial da Atlassian. As equipes que tornam as informações autossuficientes têm:
- 4,9 vezes mais chances de serem eficazes
- 4,4 vezes mais chances de serem produtivas
- 4,4 vezes mais chances de serem adaptáveis
1: Crie um projeto
Tempo estimado: 2 MIN
Antes de mergulhar em nova iniciativa, decida se o trabalho é um grupo de tarefas ou um projeto. Pergunte a si mesmo ou à equipe:
a. Eu poderia terminar este trabalho sozinho em alguns dias sem verificações formais?
Se sim → é provável que apenas tarefas
b. Existe um resultado claro e específico que eu possa redigir em um slide ou documento (não apenas “faça essas 10 coisas”)?
Se sim → projeto
c. Mais de uma equipe ou grupo de partes interessadas se importaria com sensatez com atualizações ou status?
Se sim → projeto
d. Existe algum risco, coordenação ou encadeamento significativos para gerenciar?
-
Se sim → projeto
Se você respondeu “sim” em b, c e/ou d, configure o novo projeto usando a ferramenta de gestão de projetos que escolher, como Página inicial da Atlassian ou Jira. Se um projeto for grande o suficiente e componentes diferentes tiverem métricas de sucesso distintas, considere dividi-los em projetos separados.
DICA: facilite para que todos encontrem o projeto
Os líderes do projeto devem selecionar as informações de outro jeito para (e tornar seu projeto detectável por) colaboradores/partes interessadas do projeto XF que não estão envolvidos no dia a dia. Se a equipe está usando o Jira para monitorar projetos em nível granular, ninguém deveria ter que analisar todas as suas tarefas para tentar descobrir o que está acontecendo.
2. Redija uma descrição forte do projeto
Tempo estimado: 2 MIN
Ao criar o projeto, adicione uma descrição curta, mas clara, para ajudar as partes interessadas, colaboradores e líderes a entender logo:
a. O que a gente está fazendo: descreva o projeto. Dê aos colaboradores uma visão geral completa, que esclareça o que você está fazendo e por quê.
b. Por que a gente está fazendo isso: explique com clareza por que o projeto é oportuno e necessário. Em outras palavras, por que esse trabalho? E por que agora? (Se você não consegue explicar com facilidade o “e daí?”, é um sinal de que é preciso mais planejamento.)
c. Como saber se a gente está indo bem: como você vai determinar se esse projeto vai ser uma vitória? Definir isso vai facilitar a demonstração da influência e manter o foco.
Dica: use a IA como seu colega de equipe
Peça à IA, como o Atlassian Rovo, que ajude a escrever ou editar a descrição do projeto, garantindo que ela seja objetiva, eficaz e inclua o contexto de que o público precisa. Você também pode usar a tática Definir a função da IA do projeto para descobrir maneiras de usar a IA a fim de aumentar a produtividade e a inovação durante esse projeto.
3. Adicione colaboradores e seguidores
Tempo estimado: 5 min
Diferentes tipos de partes interessadas vão precisar de diferentes tipos de informações sobre o projeto. Faça uma lista de colaboradores e seguidores. Em seguida, eles devem ser adicionados ao projeto. (O nome desses usuários varia conforme a ferramenta de gestão de projetos. Procure um jeito de adicionar “colaboradores”, “seguidores”, “membros da equipe”, “usuários”, “observadores” ou algo parecido.)
|
| Contribuidores | Seguidores |
| Quem eles são | Pessoas que se envolvem no projeto no dia a dia e são essenciais para o êxito | Colaboradores interfuncionais e partes interessadas que não estão envolvidos no dia a dia, mas investem no êxito do projeto |
| Informações de que precisam |
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Depois de adicionar colaboradores e seguidores ao projeto, crie um canal no Slack ou no Teams com as mesmas pessoas para comunicação diária. Se possível, integre o sistema de gerenciamento dos projetos e a ferramenta de comunicação (por exemplo, Jira e Slack), para que as atualizações feitas no sistema de gestão de projetos sejam publicadas automaticamente no canal de comunicação.
Como mapear a rede de equipes
Use a tática de rede de equipes para identificar quem está envolvido no êxito do projeto e como manter esses relacionamentos saudáveis.
4. Conecte o projeto às metas e outros projetos relacionados
Tempo estimado: 2 MIN
Cada projeto deve atingir uma meta mais ampla para garantir que a equipe dedique tempo e energia ao trabalho que mais importa. Conecte o projeto à(s) meta(s) que ele alicerça integrando-se à ferramenta de rastreamento de metas (como as Metas da Atlassian) ou basta listar as metas relacionadas em nível de equipe e de negócios na descrição do projeto.
Em seguida, na ferramenta de gestão de projetos, vincule o projeto a outras iniciativas dentro da equipe e em toda a empresa. Assim é criada uma rede de projetos interconectados para garantir o alinhamento e facilitar a colaboração interfuncional.
DICA: ajuste metas e prioridades, se necessário
Se o projeto não atingir uma meta com clareza, leve em consideração se:
a) Ela é importante o suficiente adicionar ou editar uma meta para que reflita as prioridades atualizadas.
b) Ela está fora das prioridades máximas da equipe; nesse caso, pode fazer sentido fazer uma pausa e revisitar em data posterior.
5. Adicione links e marcadores relevantes
Tempo estimado: 2 MIN
Se você estiver usando outras ferramentas para executar ou rastrear resultados ou tarefas relacionadas, compartilhe os links em todas as ferramentas para facilitar o acesso. Por exemplo, se você estiver acompanhando o projeto no Jira e as tarefas individuais no Trello, adicione o link de epic do Jira ao quadro do Trello e vice-versa.
Se for o caso, adicione marcadores aos projetos e tarefas (por exemplo, #AF2025 #Engenharia #2ºTrim #IA) para que outras pessoas possam filtrar e rastrear os projetos relevantes com facilidade. Observe a ortografia, pois algum erro de digitação pode criar novo marcador em vez de adicionar a pretendida.
DICA: faça pesquisa de opinião com o público
Se você não tiver certeza sobre projetos relacionados a serem vinculados a marcadores relevantes, peça à equipe que receba as opiniões.
6. Compartilhe a página do projeto
Tempo estimado: 1 min
Agora que o projeto está configurado, compartilhe a página principal do projeto ou o quadro com colegas e líderes para oferecer o local onde possam acompanhar as atualizações.
Acompanhamentos
Mantenha o fluxo de informações críticas com as partes interessadas
Crie um ritmo de comunicação proativa do projeto com as partes interessadas para minimizar os atrasos e aumentar o êxito.
Ainda tem dúvidas?
Inicie conversas com outros usuários do Esquema Tático da Atlassian, receba suporte ou forneça feedback.
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Na Atlassian, é possível adicionar as partes interessadas como "colaboradores" (que estão envolvidos no projeto) ou "seguidores" (que só querem acompanhar o progresso).
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