Rozpocznij swój nowy projekt
Zapewnij jego sukces w zaledwie 15 minut, łącząc pracę z szerszymi celami, dodając istotne szczegóły i tworząc główne centrum informacji o projekcie.
Przygotowanie
0 min
Czas trwania
15 min
Osoby
1
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Utwórz nowy projekt w systemie zarządzania projektami.
- Dodaj kluczowe szczegóły, takie jak opis projektu, współautorzy i obserwujący, którzy powinni otrzymywać aktualizacje, oraz powiązane cele i inicjatywy.
- Przekształć swój projekt w centrum wiedzy umożliwiające omawianie i śledzenie pracy.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Atlassian Home lub Jira
- Narzędzie do komunikacji zespołowej, takie jak Slack lub Teams
Zasoby do gry
Jak rozpocząć nowy projekt
Zapewnij powodzenie swojego projektu w zaledwie 15 minut.
Jaka jest różnica między projektem a zadaniem lub grupą zadań?
Projekt to coś więcej niż zbiór zadań. Jest to ograniczone czasowo przedsięwzięcie zmierzające do uzyskania określonego wyniku, zwykle przy zaangażowaniu wielu interesariuszy, których działania muszą być skoordynowane. Grupa zadań to po prostu zgłoszenia, którymi należy się zająć, a które nie wiążą się z większą zmianą, konkretnym wynikiem ani grupą współpracowników.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Rozpocznij swój nowy projekt?
Każdy nowy projekt zasługuje na dobry start. Zainwestowanie 15 minut przed rozpoczęciem prac:
- Ułatwia współautorom i interesariuszom znalezienie kluczowych informacji
- Pomaga zespołom znajdować Twoją pracę i łączyć się z nią
- Zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu
Kiedy należy przeprowadzić tę grę?
Możesz przeprowadzać tę grę za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt.
3 zalety konfigurowania projektu i zapewniania jego widoczności
W 2024 roku zespół Teamwork Lab przeprowadził ankietę na temat przyszłości pracy wśród 12 000 pracowników wiedzy i 200 przedstawicieli kadry kierowniczej na czterech kontynentach.
Co udało się ustalić:
Zespoły osiągające najlepsze wyniki dbają, aby ich praca była łatwa do wyszukania dzięki uporządkowanej dokumentacji projektowej w jednej centralnej lokalizacji, takiej jak Atlassian Home. W przypadku zespołów umożliwiających samodzielne wyszukiwanie informacji stwierdzono:
- 4,9 razy większe prawdopodobieństwo skutecznego działania
- 4,4 razy większe prawdopodobieństwo produktywnego działania
- 4,4 razy większe prawdopodobieństwo adaptacji
1. Utworzenie projektu
Szac. czas: 2 MIN
Przed zaangażowaniem się w nową inicjatywę rozstrzygnij, czy Twoja praca jest grupą zadań, czy projektem. Zadaj sobie lub zespołowi następujące pytania:
a. Czy mogę ukończyć tę pracę w pojedynkę w kilka dni bez formalnych przeglądów?
Jeżeli tak → prawdopodobnie to tylko zadania
b. Czy istnieje konkretny, nazwany wynik, który można by przedstawić na slajdzie lub w dokumencie (nie tylko jako „zrób te 10 rzeczy”)?
Jeżeli tak → jest to projekt
c. Czy aktualizacje lub status byłyby istotne dla więcej niż jednego zespołu lub grupy interesariuszy?
Jeżeli tak → jest to projekt
d. Czy istnieje istotne ryzyko, koordynacja lub sekwencjonowanie, którymi należy zarządzać?
-
Jeżeli tak → jest to projekt
Jeżeli Twoja odpowiedź na pytania b, c i/lub d brzmi „tak”, skonfiguruj nowy projekt za pomocą wybranego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Atlassian Home lub Jira. Jeżeli projekt jest wystarczająco duży, a różne komponenty mają różne wskaźniki sukcesu, rozważ podzielenie ich na osobne projekty.
WSKAZÓWKA: Ułatw wszystkim znalezienie projektu
Liderzy projektu powinni inaczej selekcjonować informacje dla współpracowników z różnych działów i interesariuszy projektu, którzy nie są zaangażowani w codzienną pracę, oraz zadbać, aby projekt był możliwy do wyszukania przez nich. Jeśli zespół używa Jiry do śledzenia projektów na szczegółowym poziomie, nikt nie powinien przekopywać się przez wszystkie Twoje zadania, żeby zrozumieć, co się dzieje.
2. Opracowanie solidnego opisu projektu
Szac. czas: 2 MIN
Podczas tworzenia projektu dodaj krótki, ale jasny opis, aby pomóc interesariuszom, współpracownikom i liderom szybko zrozumieć:
a. Co robimy: Opisz projekt. Daj współpracownikom pełny obraz sytuacji już na pierwszy rzut oka, aby od razu zorientowali się, co robisz i dlaczego.
b. Dlaczego to robimy: Wyraźnie wyjaśnij, dlaczego projekt jest aktualny i konieczny. Innymi słowy, dlaczego ta praca? I dlaczego teraz? (Jeżeli nie możesz łatwo wyjaśnić „po co”, jest to znak, że potrzebne jest dalsze planowanie).
c. Skąd będziemy wiedzieć, że odnosimy sukces: Jak określisz, czy ten projekt zakończył się zwycięstwem? Zdefiniowanie tego aspektu ułatwi pokazanie wpływu i utrzymanie koncentracji.
Wskazówka: Potraktuj sztuczną inteligencję jak kolegę z zespołu
Poproś sztuczną inteligencję, taką jak Atlassian Rovo, o pomoc w napisaniu lub wyedytowaniu opisu projektu, aby był on konkretny i skuteczny oraz uwzględniał kontekst, którego potrzebują Twoi odbiorcy. Możesz także użyć gry Określanie roli sztucznej inteligencji w projekcie, aby zbadać sposoby wykorzystania sztucznej inteligencji w celu zwiększenia produktywności i innowacyjności podczas tego projektu.
3. Dodanie współautorów i obserwujących
Szac. czas: 5 min
Różni interesariusze będą potrzebować różnego rodzaju informacji o projekcie. Zrób listę współautorów i obserwujących. Następnie dodaj ich do swojego projektu. (Nazwa tych użytkowników różni się w zależności od narzędzia do zarządzania projektami. Poszukaj, jak możesz dodać „współautorów”, „obserwujących”, „członków zespołu”, „użytkowników”, „obserwatorów” lub podobne role.)
|
| Kontrybutorzy | Obserwujący |
| Kim są | Osoby, które są na co dzień zaangażowane w projekt i mają kluczowe znaczenie dla jego sukcesu | Współpracownicy z różnych działów i interesariusze, którzy nie są zaangażowani na co dzień, ale zależy im na sukcesie projektu |
| Informacje, których potrzebują |
|
|
Po dodaniu współautorów i obserwujących do projektu utwórz kanał Slack lub Teams do codziennej komunikacji z tymi osobami. Jeżeli to możliwe, zintegruj system zarządzania projektami z narzędziem komunikacji (np. Jira i Slack), aby aktualizacje wprowadzone w systemie zarządzania projektami były automatycznie publikowane w kanale komunikacji.
WSKAZÓWKA: Jak mapować sieć zespołów
Skorzystaj z gry Sieć zespołów, aby określić, kto jest zaangażowany w sukces projektu i jak utrzymać dobrą kondycję tych relacji.
4. Połączenie projektu z celami i innymi powiązanymi projektami
Szac. czas: 2 MIN
Każdy projekt powinien prowadzić do osiągnięcia szerszego celu, aby zespół poświęcał czas i energię na pracę, która jest najważniejsza. Połącz swój projekt z celami, do których się przyczynia, poprzez integrację z narzędziem do śledzenia celów (takim jak Atlassian Goals) lub po prostu utworzenie listy powiązanych celów na poziomie zespołu i firmy w opisie projektu.
Następnie w narzędziu do zarządzania projektami powiąż swój projekt z innymi inicjatywami w zespole i w całej organizacji. W ten sposób powstaje sieć wzajemnie połączonych projektów, aby zapewnić koordynację i ułatwić współpracę między różnymi działami.
WSKAZÓWKA: Dostosuj cele i priorytety, jeśli jest taka potrzeba
Jeżeli projekt nie prowadzi wyraźnie osiągnięcia istniejącego celu, zastanów się, czy:
a) Projekt jest na tyle ważny, że warto dodać lub edytować cel, aby odzwierciedlić zaktualizowane priorytety.
b) Może jest niezgodny z głównymi priorytetami zespołu, a wtedy uzasadnione może być wstrzymanie działań i ponowne przemyślenie pomysłu w późniejszym terminie.
5. Dodanie odpowiednich łączy i tagów
Szac. czas: 2 MIN
Jeżeli używasz innych narzędzi do wykonywania lub śledzenia dostarczanych elementów lub powiązanych zadań, udostępnij łącza we wszystkich narzędziach, aby ułatwić dostęp. Przykładowo, jeśli śledzisz projekt w Jirze, a poszczególne zadania w Trello, umieść na tablicy Trello łącze do epiku w Jirze i odwrotnie.
W stosownych przypadkach dodaj tagi do swoich projektów i zadań (np. #FY25 #Inżynieria #Q2 #AI), aby inni mogli łatwo filtrować i śledzić odpowiednie projekty. Uważaj na pisownię, ponieważ literówka może spowodować utworzenie nowego tagu zamiast dodania zamierzonego.
WSKAZÓWKA: Prowadź ankiety wśród odbiorców
Jeżeli nie masz pewności co do tego, które pokrewne projekty powiązać z odpowiednimi tagami, poproś zespół o sugestie.
6. Udostępnienie strony projektu
Szac. czas: 1 min
Po skonfigurowaniu projektu udostępnij współpracownikom i liderom stronę główną projektu lub tablicę, aby zapewnić jedno miejsce, w którym mogą śledzić aktualizacje.
Kolejne czynności
Zapewnij przepływ krytycznych informacji do interesariuszy
Zadbaj o odpowiedni rytm proaktywnej komunikacji projektowej z interesariuszami, aby zminimalizować opóźnienia i zwiększyć szansę powodzenia.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Współpraca
Role i obowiązki
Objaśnij obowiązki poszczególnych osób i znajdź luki, które należy wypełnić.
Planowanie projektu
Rozpoczęcie projektu
Ustalcie cele, terminy, zakres i proces podejmowania decyzji, które są akceptowalne dla wszystkich.
Wydajność
Uzgodnienia dotyczące współpracy
Określ zasady, które umożliwią Twojemu zespołowi skuteczne działanie na drodze do osiągania wspólnych celów.
Podsumowania
Analiza „5 × dlaczego”
Odkryj źródło problemu i przeanalizuj możliwe rozwiązania.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Widok Atlassian Home, w którym członkowie zespołu i interesariusze mogą zobaczyć swoją pracę na pierwszy rzut oka
Tworzenie nowego projektu w Atlassian Home
W systemie Atlassian interesariusze mogą być dodawani jako „współautorzy” (aktywnie zaangażowani w projekt) lub „obserwujący” (śledzący postępy).
Dodanie tagów ułatwia pozostałym osobom sprawdzenie, jakie prace są wykonywane, kto je wykonuje, jaką wiedzę zgromadzono i jak przebiega cały proces
Udostępnij tablicę projektu współpracownikom i kierownikom
