Быстрый запуск нового проекта
Заложите основу для успеха проекта всего за 15 минут: свяжите его с более широкими целями, добавьте важные сведения и создайте центр информации о проекте.
Время на подготовку
0 мин
Время проведения
15 мин
Участники
1
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Создайте новый проект в системе управления проектами.
- Добавьте ключевые сведения, такие как описание, участники и подписчики, которые будут получать новости по проекту, а также цели и инициативы, с которыми связан проект.
- Сделайте проект центром знаний, где обсуждается и отслеживается процесс работы.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Инструмент для управления проектами, например Atlassian Home или Jira.
- Инструмент для коммуникации в команде, например Slack или Teams.
Ресурсы для сценария
Как быстро запустить новый проект
Заложите основу успеха всего за 15 минут.
В чем разница между проектом и задачей (или группой задач)?
Проект — это не просто набор задач. Это ограниченная по времени работа, направленная на достижение конкретного результата. Обычно эта деятельность требует координации со стороны нескольких заинтересованных сторон. В отличие от проекта выполнение набора задач не приводит к серьезным изменениям, не приносит глобальных результатов и не требует совместной работы нескольких участников.
Зачем проводить сценарий «Быстрый запуск нового проекта»?
Каждый новый проект заслуживает хорошего старта. Потратьте заранее 15 минут:
- упростите поиск ключевой информации для авторов и заинтересованных сторон;
- помогите командам находить и использовать информацию о вашей работе;
- повысьте вероятность успеха.
Когда следует использовать этот сценарий?
Этот сценарий можно проводить всякий раз, когда запускается новый проект.
Три преимущества создания проекта и его прозрачности
В 2024 году сотрудники отдела Teamwork Lab опросили 12 000 работников умственного труда и 200 руководителей на четырех континентах о перспективах работы на будущее.
Результаты:
Высокопроизводительные команды заботятся о том, чтобы информацию об их работе было легко найти. Для этого они централизованно ведут упорядоченную проектную документацию, например в Atlassian Home. Команды, где информация доступна для самостоятельного поиска, могут быть:
- в 4,9 раза эффективнее;
- в 4,4 раза продуктивнее;
- в 4,4 раза более готовыми адаптироваться.
1. Создайте проект
Ожидаемое время: 2 МИН.
Прежде чем приступить к новой инициативе, определите, что за работа перед вами — группа задач или проект. Задайте себе или своей команде следующие вопросы:
a) Могу ли я выполнить эту работу в одиночку за несколько дней, ни с кем ничего формально не согласуясь?
Если да — скорее всего, это просто группа задач.
b) Предполагает ли работа четко сформулированный результат, который можно зафиксировать на слайде или в документе (а не просто «сделать эти 10 задач»)?
Если да — скорее всего, это проект.
c) Будет ли ход работы или ее статус представлять обоснованный интерес для нескольких команд или групп заинтересованных сторон?
Если да — скорее всего, это проект.
d) Потребуется ли управлять значимыми рисками, координировать работы или управлять их последовательностью?
-
Если да — скорее всего, это проект.
Если вы ответили «да» на вопросы b), c) и (или) d), создайте новый проект с помощью выбранного инструмента управления проектами, например Atlassian Home или Jira. Если проект достаточно масштабен и для оценки успеха разных его компонентов используются разные показатели, подумайте о том, чтобы разбить его на отдельные проекты.
СОВЕТ: Упростите поиск проекта
Руководителям проектов следует по-иному организовать предоставление (и поиск) информации для тех участников и заинтересованных сторон, которые не задействованы в повседневной работе. Допустим, команда использует Jira для детального отслеживания работ по проекту. Тогда нужно позаботиться о том, чтобы никому не пришлось читать все задачи подряд для получения представления о ходе проекта.
2. Подробно опишите проект
Ожидаемое время: 2 МИН.
При создании проекта добавьте краткое, но ясное описание, чтобы заинтересованные стороны, сотрудники и руководители могли быстро понять следующее:
a. Что мы делаем. Опишите проект. Участники должны получить полное представление о том, чем вы занимаетесь и для чего.
b. Почему мы это делаем. Четко объясните, в чем своевременность и необходимость проекта. Иными словами, с какой целью он выполняется и почему его нужно выполнить именно сейчас? (Если вы не можете легко это объяснить, значит, требуется более полное планирование.)
c. Как понять, что мы достигли успеха. По каким критериям вы определите, что проект выполнен успешно? Эти критерии помогут вам демонстрировать результаты проекта и не распылять усилия.
Совет. Используйте ИИ в качестве напарника по работе
Попросите ИИ, например Atlassian Rovo, помочь создать или отредактировать описание проекта, чтобы оно было четким, понятным и содержало контекст, необходимый вашей аудитории. Можно использовать сценарий Выбор роли ИИ в проекте, чтобы рассмотреть способы использования ИИ для повышения производительности и доли инноваций в этом проекте.
3. Добавьте участников и подписчиков
Ожидаемое время: 5 мин
Разным типам заинтересованных сторон потребуется различная информация о проекте. Составьте список участников и подписчиков и добавьте их в свой проект. (Имя для группы этих пользователей зависит от инструмента управления проектами. Можно добавить «участников», «подписчиков», «участников команды», «пользователей», «наблюдателей» или похожие группы.)
|
| Участники | Подписчики |
| Кто они | Люди, которые ежедневно работают над проектом и играют ключевую роль в его успешном выполнении. | Участники из разных подразделений и заинтересованные стороны, которые не работают над проектом ежедневно, но заинтересованы в его успехе. |
| Какая информация им нужна |
|
|
Добавив участников и подписчиков в проект, создайте канал для ежедневного общения в Slack или Teams с этими людьми. По возможности интегрируйте систему управления проектами с инструментом коммуникации (например, Jira и Slack), чтобы изменения, внесенные в системе управления проектами, автоматически публиковались в канале коммуникации.
СОВЕТ. Определите сеть команд
Проведите сценарий Сеть команд и установите, от кого зависит успех проекта и как поддерживать рабочие взаимоотношения с этими лицами.
4. Свяжите проект с целями и смежными проектами
Ожидаемое время: 2 МИН.
Каждый проект должен вносить вклад в достижение более крупной цели. В этом случае время и силы команды будут использоваться для выполнения действительно важных задач. Свяжите проект с целями, которым он служит, интегрировав его с инструментом отслеживания целей (например, «Цели» Atlassian). Также можно просто указать соответствующие цели уровня команды и компании в описании проекта.
Затем с помощью инструмента управления проектами свяжите проект с другими инициативами вашей команды и организации. Так вы создадите сеть взаимосвязанных проектов и гарантируете согласованную и налаженную совместную работу специалистов разных направлений.
СОВЕТ. При необходимости скорректируйте цели и приоритеты.
Если соответствие проекта существующей цели не так очевидно, подумайте над следующим:
a) достаточно ли важен проект, чтобы можно было добавить или отредактировать цель в соответствии с новыми приоритетами;
b) входит ли проект в число важнейших приоритетов команды. Если нет, то, возможно, имеет смысл сделать паузу и вернуться к нему позже.
5. Добавьте ссылки и теги
Ожидаемое время: 2 МИН.
Если вы используете другие инструменты для работы или отслеживания результатов либо связанных задач, разместите во всех инструментах перекрестные ссылки для быстрого доступа к информации. Например, если вы отслеживаете проект в Jira, а отдельные задачи — в Trello, добавьте на доску Trello ссылку на эпик Jira, а в эпик Jira — ссылку на доску Trello.
При необходимости добавьте теги к проектам и задачам (например, #2025 #Разработка #Q2 #ИИ), чтобы другие пользователи могли легко фильтровать и отслеживать соответствующие проекты. Следите за орфографией: опечатка может привести к созданию нового тега вместо добавления нужного.
СОВЕТ. Опросите аудиторию.
Если вы не уверены, в какие связанные проекты нужно добавить теги, попросите команду помочь вам.
6. Поделитесь страницей проекта
Ожидаемое время: 1 мин
Теперь, когда проект создан, поделитесь главной страницей или доской проекта с коллегами и руководителями, чтобы они могли централизованно отслеживать изменения.
Последующие действия
Регулярно делитесь важной информацией с заинтересованными сторонами
Установите распорядок упреждающей коммуникации по проекту с заинтересованными сторонами, чтобы минимизировать задержки и повысить вероятность успеха.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Совместная работа
Роли и обязанности
Проясняйте обязанности каждого участника и определяйте дефициты навыков и квалификации.
Планирование проекта
Запуск проекта
Выработайте консенсус по целям, срокам, рамкам задач и принятию решений.
Продуктивность
Рабочие соглашения
Установите единые нормы, которые помогут команде сплотиться и эффективно работать над достижением общих целей.
Подведение итогов
Анализ пяти «почему»
Найдите корень проблемы и изучите возможные решения.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Вид Atlassian Home, где участники команды и заинтересованные стороны могут сразу увидеть процесс работы.
Создание нового проекта в Atlassian Home
В Atlassian заинтересованные стороны добавляются в качестве «участников» (те, кто принимает активное участие в проекте) или «подписчиков» (те, кто хочет только отслеживать прогресс).
Когда добавлены теги, другие пользователи могут легко увидеть, какие задачи выполняются и кто над ними работает, какие знания накоплены и как идет работа
Поделитесь доской своего проекта с участниками и руководителями
