Lancer votre nouveau projet
Configurez votre projet pour réussir en seulement 15 minutes : reliez les tickets aux objectifs, documentez chaque information et créez un hub pour les détails du projet.
Temps de préparation
0 min
Durée
15 m
Personnes
1
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Créez un nouveau projet dans votre système de gestion de projet.
- Ajoutez des détails clés, comme une description du projet, les contributeurs et abonnés qui doivent recevoir les mises à jour, ainsi que les objectifs et initiatives associés.
- Transformez votre projet en centre de connaissances centralisé, pour suivre les tickets et en discuter.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Outil de gestion de projet, comme l'accueil Atlassian ou Jira
- Outil de communication d'équipe, tel que Slack ou Teams
Ressources du scénario
Comment lancer un nouveau projet ?
Configurez votre projet pour réussir en seulement 15 minutes.
Quelle est la différence entre un projet et une tâche, ou un groupe de tâches ?
Un projet, c'est bien plus qu'un simple ensemble de tâches. Il s'agit d'un effort limité dans le temps pour atteindre un résultat spécifique, généralement avec plusieurs parties prenantes qui doivent se coordonner. Un groupe de tâches correspond simplement à des tickets à traiter, sans changement plus important, résultat ou groupe de collaborateurs impliqués.
Pourquoi exécuter le scénario Lancer votre nouveau projet ?
Chaque nouveau projet mérite un bon départ. Investir 15 minutes au préalable :
- Facilite la recherche d'informations clés pour les contributeurs et les parties prenantes
- Aide les équipes à découvrir vos tickets et à s'y connecter
- Augmente les chances de réussite
Quand devez-vous exécuter ce scénario ?
Vous pouvez exécuter ce scénario chaque fois que vous démarrez un nouveau projet.
Trois avantages de configurer un projet et de le rendre visible
En 2024, le Teamwork Lab a interrogé 12 000 travailleurs du savoir et 200 cadres sur quatre continents au sujet de l'avenir du travail.
Résultats :
Les équipes performantes rendent leurs tickets visibles grâce à une documentation de projet organisée et centralisée, comme l'accueil Atlassian. Les équipes qui rendent l'information accessible en libre-service sont :
- 4,9 fois plus susceptibles d'être efficaces
- 4,4 fois plus susceptibles d'être productives
- 4,4 fois plus susceptibles de s'adapter
1. Créer un projet
Durée estimée : 2 MIN
Avant de vous lancer dans une nouvelle initiative, déterminez si les tickets constituent un groupe de tâches ou un projet. Posez-vous ou posez à votre équipe la question suivante :
a. Pourrais-je terminer ce ticket seul en quelques jours sans points de contrôle officiels ?
Si oui → il s'agit probablement juste de tâches
b. Existe-t-il un résultat clair et précis que je devrais inscrire sur une diapositive ou dans un document (et pas seulement « faites ces 10 choses ») ?
Si oui → projet
c. Plusieurs équipes ou groupes de parties prenantes seraient-ils raisonnablement intéressés par les mises à jour ou l'état d'avancement ?
Si oui → projet
d. Existe-t-il des risques significatifs, une coordination ou un séquençage à gérer ?
-
Si oui → projet
Si vous avez répondu « Oui » aux questions b, c et/ou d, créez un nouveau projet à l'aide de l'outil de gestion de projet de votre choix, comme l'accueil Atlassian ou Jira. Si un projet est suffisamment conséquent et que ses différentes composantes ont des métriques de réussite différentes, envisagez de les scinder en projets séparés.
ASTUCE : facilitez l'accès au projet pour que tout le monde puisse le trouver facilement
Les responsables du projet doivent organiser l'information différemment pour les collaborateurs/parties prenantes XF qui ne sont pas impliqués dans les opérations quotidiennes (et faire en sorte que leur projet soit visible pour eux). Si votre équipe utilise Jira pour suivre les projets à un niveau granulaire, personne ne devrait avoir à passer au crible toutes vos tâches pour essayer de comprendre ce qui se passe.
2. Rédiger une description de projet solide
Durée estimée : 2 MIN
Lorsque vous créez le projet, ajoutez une description courte mais claire pour aider les parties prenantes, les collaborateurs et les dirigeants à comprendre rapidement :
a. Ce que nous faisons : décrivez le projet. Donnez aux collaborateurs une vue d'ensemble accessible et complète, qui clarifie ce que vous faites et pourquoi.
b. Pourquoi nous le faisons : expliquez clairement pourquoi le projet est opportun et nécessaire. En d'autres termes, pourquoi créer ce ticket ? Et pourquoi maintenant ? (Si vous ne pouvez pas facilement expliquer le « pourquoi », c'est le signe qu'une planification plus poussée est nécessaire.)
c. Comment nous saurons que nous avons réussi : comment déterminerez-vous si ce projet est une réussite ? Définir cet élément vous aidera à démontrer l'impact du projet et à maintenir la concentration des équipes.
astuce : utilisez l'IA comme coéquipier
Demandez à l'IA, comme Atlassian Rovo, de vous aider à rédiger ou modifier la description de votre projet, en vous assurant qu'elle est percutante, efficace et qu'elle inclut le contexte dont votre public a besoin. Vous pouvez également utiliser le scénario Définir le rôle de l'IA dans le projet pour explorer les différents moyens d'utiliser l'IA afin de booster la productivité et l'innovation pendant ce projet.
3. Ajouter des contributeurs et des abonnés
Durée estimée : 5 min
Les parties prenantes du projet diffèrent, et les informations dont elles auront besoin également. Créez une liste de contributeurs et d'abonnés. Ensuite, ajoutez-les à votre projet. (Le nom de ces utilisateurs varie selon l'outil de gestion de projet. Recherchez un moyen d'ajouter des « contributeurs », des « abonnés », des « membres de l'équipe », des « utilisateurs », des « observateurs » ou quelque chose de similaire.)
|
| Contributeurs | Abonnés |
| Profil | Les personnes qui participent quotidiennement au projet et sont essentielles à sa réussite | Les collaborateurs transverses et parties prenantes qui ne sont pas impliqués au quotidien, mais qui sont investis dans la réussite du projet |
| Les informations dont ils ont besoin |
|
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Après avoir ajouté des contributeurs et des abonnés au projet, créez un canal Slack ou Teams avec ces mêmes personnes pour communiquer au quotidien. Si possible, intégrez votre système de gestion de projet et votre outil de communication (par exemple, Jira et Slack), afin que les mises à jour effectuées dans le système de gestion de projet soient automatiquement publiées dans le canal de communication.
ASTUCE : cartographiez votre réseau d'équipes
Utilisez le scénario Réseau d'équipes pour identifier qui est impliqué dans la réussite d'un projet et comment maintenir ces relations saines.
4. Connecter le projet aux objectifs et aux autres projets associés
Durée estimée : 2 MIN
Chaque projet doit s'inscrire dans un objectif plus large afin de garantir que votre équipe consacre son temps et son énergie aux tâches les plus importantes. Reliez votre projet aux objectifs qu'il soutient en l'intégrant à votre outil de suivi d'objectifs (comme les Objectifs Atlassian), ou en répertoriant simplement les objectifs connexes au niveau de l'équipe et de l'entreprise dans la description du projet.
Ensuite, dans votre outil de gestion de projet, associez votre projet à d'autres initiatives au sein de votre équipe et dans l'ensemble de l'organisation. Cela crée un réseau de projets interconnectés afin d'assurer l'alignement et de faciliter la collaboration transverse.
ASTUCE : ajustez les objectifs et les priorités si nécessaire
Si le projet ne contribue pas clairement à un objectif existant, il convient d'examiner si :
a) L'ajout ou la modification d'un objectif est assez important par rapport aux priorités mises à jour.
b) Il ne fait pas partie des principales priorités de l'équipe, auquel cas il peut être judicieux de le mettre en pause et d'y revenir ultérieurement.
5. Ajouter des liens et des rubriques pertinents
Durée estimée : 2 MIN
Si vous utilisez d'autres outils pour exécuter ou suivre les livrables ou les tâches associées, publiez les liens dans tous les outils pour un accès facile. Par exemple, si vous suivez le projet dans Jira et les tâches individuelles dans Trello, ajoutez le lien de l'epic Jira au tableau Trello et vice versa.
Le cas échéant, ajoutez des rubriques à vos projets et tâches (par exemple, #FY25 #Engineering #Q2 #IA) afin que les autres puissent facilement filtrer et suivre les projets pertinents. Attention à l'orthographe, car une faute de frappe peut créer une nouvelle rubrique au lieu d'ajouter celle prévue.
ASTUCE : sondez votre public
Si vous ne savez pas quels projets connexes lier à quelles rubriques, demandez l'avis de votre équipe.
6. Partager votre page de projet
Durée estimée : 1 min
Maintenant que votre projet est configuré, partagez la page de projet principale ou le tableau avec vos collègues et dirigeants pour leur fournir un endroit unique où suivre les mises à jour.
Suivi
Assurer la circulation des informations essentielles avec les parties prenantes
Établissez un rythme de communication proactive avec les parties prenantes du projet pour limiter les retards et augmenter vos chances de réussite.
Vous avez encore des questions ?
Démarrez une conversation avec d'autres utilisateurs du Playbook Atlassian des équipes, obtenez de l'aide ou donnez un feedback.
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Rôles et responsabilités
Clarifiez les responsabilités individuelles et identifiez les lacunes à combler.
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Une vue d'accueil Atlassian, où les membres de l'équipe et les parties prenantes peuvent voir leurs tickets en un coup d'œil
Création d'un nouveau projet dans l'accueil Atlassian
Dans Atlassian, les parties prenantes peuvent être ajoutées en tant que « contributeurs » (qui participent activement au projet) ou « abonnés » (qui souhaitent simplement suivre l’avancement du projet).
L’ajout de tags permet aux autres de voir facilement quel travail est en cours, qui travaille dessus, quelles connaissances ont été recueillies et comment tout cela se déroule
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