De projectrol van AI definiëren

Ontdek en prioriteer AI-usecases die je team zullen helpen de productiviteit en innovatie te verhogen tijdens je volgende project.

Voorbereidingstijd

0 m

LOOPTIJD

60 m

Personen

1+

SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN

Maak een overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden voor het project.
Brainstorm over alle mogelijkheden waarbij AI een impact kan hebben bij het automatiseren of vergroten van projectrollen en verantwoordelijkheden.
Geef prioriteit aan de beste AI-usecases voor je volgende project.

WAT JE NODIG HEBT

AI-tool, zoals Atlassian Rovo
Tool voor digitale samenwerking, zoals Confluence
Vergaderruimte of videoconferentie waarbij je je scherm kunt delen

Middelen voor spellen

Spel voor rollen en verantwoordelijkheden

Ga snel aan de slag met Rovo Learning Path

Krijg hulp van Rovo Chat and Agents Learning Path

Hoe je AI-usecases identificeert

Verken de mogelijkheden om AI te gebruiken om het succes van je volgende project te ondersteunen.

Wat betekent het om de rol van AI in een project te definiëren?

Samenwerken met AI om projecten te automatiseren en uit te breiden kan een enorm verschil maken in productiviteit en innovatie. Maar waar begin je? Hoe kunnen we AI gebruiken om zoveel mogelijk impact te maken, met zo min mogelijk moeite? De eerste stap is het verkennen en prioriteren van mogelijkheden om AI te gebruiken om het succes van projecten te stimuleren, wanneer je dat moet doen en wie dat gaat proberen.

Waarom zouden we het Spel 'Projectrol van AI definiëren' uitvoeren?

AI gebruiken als dat nodig is of wanneer een idee toeslaat, kan nuttig zijn, maar er is een efficiëntere, effectievere manier om dat te doen. Je krijgt de beste resultaten als je vanaf het begin uitstippelt waarom en hoe AI kan worden gebruikt om de projectresultaten te verbeteren.

Wanneer moet je het Spel 'Projectrol van AI definiëren' gebruiken?

Tijdens de planningsfase van elk project! Behandel het spel als een vast onderdeel van het planningsproces en bekijk de AI-usecases die je team heeft getest tijdens je project of Sprint Retrospective opnieuw om te evalueren hoe het werkte.

3 voordelen van het integreren van AI in een projectplan

Onderzoek toont aan dat het overwegen van AI-usecases aan het begin van een project kan helpen bij:

Versnelling van het werk: 24% van de kenniswerkers zegt dat ze sneller kunnen werken als hun teamgenoten AI meer zouden gebruiken.
Normalisering van de samenwerking met AI: we zoeken naar aanwijzingen voor wat anderen doen om ons gedrag te sturen, maar soms hebben we de verkeerde percepties. Door privé AI-usecases openbaar te maken, kunnen we mensen helpen beter als team te werken, op één lijn te blijven en AI op consistente en effectieve manieren toe te passen.
Verhoging van de innovatie: teams die AI gebruiken , produceren meer innovatieve, 'kant-en-klare' resultaten dan individuen die het alleen zelf gebruiken of teams die helemaal geen AI gebruiken.

1. Maak een overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden van het project

Geschatte tijd: 15 minuten

Definieer en documenteer eerst de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden voor dit project. Je kunt het gratis Spel voor Rollen en verantwoordelijkheden van Atlassian en de sjabloon ervan als beginpunt gebruiken.

Als je meer informatie wilt, wat handig kan zijn bij het brainstormen over mogelijkheden om AI te gebruiken, kun je ook elke verantwoordelijkheid onderverdelen in de belangrijkste taken die nodig zijn om te presteren.

2. Ontdek de mogelijkheden om AI te gebruiken

Geschatte tijd: 15 minuten

Laten we nu alle mogelijkheden identificeren waarbij AI een impact kan hebben bij het automatiseren of uitbreiden van specifieke taken. Aan de hand van de verantwoordelijkheden en/of taken die in stap 1 zijn beschreven, moet je als team brainstormen over hoe AI nuttig kan zijn gedurende het gehele project.

3. Geef prioriteit aan AI-usecases

Geschatte tijd: 15 min.

Geef vervolgens prioriteit aan mogelijkheden waar AI het meest nuttig zou kunnen zijn.

Een handige manier om dit te doen is door te kijken naar de hoeveelheid moeite die een taak of verantwoordelijkheid kost wanneer een mens het werk doet (of de hoeveelheid moeite die het zou kosten om te automatiseren/vergroten met AI), samen met de hoeveelheid impact die het gebruik van AI zou kunnen opleveren (zoals tijdwinst, aanvullende ideeën, enz.).

Onderzoek doen naar marketingcampagnes is bijvoorbeeld vaak een zware verantwoordelijkheid, en het zou een grote impact hebben om dat proces te stroomlijnen met AI.

Aan de andere kant kost het samenvatten van vergadernotities weinig moeite. AI gebruiken om dit te doen zou eenvoudig zijn, maar het zou minder impact hebben dan bijvoorbeeld het vereenvoudigen van campagneonderzoek. Maar door vervelende taken te automatiseren, komt er tijd en mentale ruimte vrij om je te concentreren op waardevoller, strategisch werk, dus dit kan nog steeds de moeite waard zijn.

Tip: houd je projecttaken bij

Als je moeite hebt om na te denken over alle taken die verband houden met een project, probeer dan een lopende lijst bij te houden voordat je overweegt AI toe te voegen. Die lijst kan als nuttige inspiratie dienen voor wat er naar boven komt en wat aan AI kan worden toegewezen.

4. Neem beslissingen

Geschatte tijd: 15 min.

Beslis dan met welke AI-mogelijkheden je teamgenoten willen beginnen voor dit project. Houd notities bij van andere AI-usecases om in de toekomst bij terug te komen.

tip: wijs AI-'maatjes' toe

Teamleden die minder bekend zijn met AI, maar die taken toegewezen krijgen die baat zouden hebben bij het gebruik van AI, moeten kunnen vertrouwen op iemand die meer ervaring met AI heeft. Maak tijd vrij om deze uitdagingen samen aan te pakken, zodat teamleden hun projectwerk vooruit kunnen helpen en tegelijkertijd hun vaardigheden kunnen opbouwen.

5. Demo van AI-usecases

Geschatte tijd: Voortdurende

Vraag teamleden tijdens of na het project om te laten zien hoe ze AI hebben gebruikt om hun werk vooruit te helpen. Ze konden hun usecases laten zien tijdens een teamvergadering of snelle demo's opnemen met een tool zoals Loom en de video's delen in een specifiek projectkanaal.

Door deze demo's tijdens toekomstige projecten te blijven gebruiken, kan het team verder bepalen hoe AI in de loop van de tijd nog meer waarde kan opleveren.

Variaties

AI-innovatiedag

Als je team nog niet eerder AI heeft gebruikt en niet zeker weet waar ze moeten beginnen, kun je ook het Spel AI-innovatiedag organiseren om ieders vertrouwdheid en zelfvertrouwen op te bouwen.