Design-Labs für Benutzerforschung

Sobald du eine Liste potenzieller Teilnehmer erstellt hast, verfasse eine kurze Einladung, die einige Hintergrundinformationen und Kontext enthält, darunter:

• Wie du die Kontaktinformationen erhalten hast
• Zweck deiner Anfrage
• Daten und Zeitfenster
• Ort (vor Ort oder virtuell)
• Zeitlicher Einsatz
• Registrierung und Deadline
• Wie ihr Feedback verwendet wird
• Alle anderen Anforderungen, z. B. die Vorabunterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung (siehe Schritt 4)

• Vergütung oder Anerkennung für die Teilnahme (sehr zu empfehlen)

Sende eine Erinnerung an alle, die 24–48 Stunden vor Ablauf der Deadline nicht geantwortet oder sich nicht registriert haben.

Bestätige dann die Registrierung, indem du eine E-Mail und eine Kalendereinladung mit einer Zusammenfassung sendest:

• Themenbereiche und Zweck
• Datum, Zeit, Ort und Art der Teilnahme (Details zum Raum oder Videolink)

• Kontext und Erwartungen (Wer ist anwesend? Gibt es eine Aufzeichnung? Wie werden Beiträge verwendet?)

Arbeite mindestens einige Wochen vor dem Design-Lab mit deinem Veranstaltungsteam und den Lab-Leitern zusammen, um die Logistik, die Rollen und die Zustimmung des Kunden zu koordinieren.

a) Räume und Umgebung

• Buche einen ruhigen Raum (oder einen Breakout-Bereich) mit:
  • Tisch und Stühlen für alle Teilnehmer;
  • Steckdosen und stabilem WLAN;
  • nach Möglichkeit einem Monitor oder einem großen Bildschirm zur Darstellung von Konzepten und/oder Prototypen.
• Wenn du keinen eigenen Raum bekommen kannst, sollte zumindest Folgendes vorhanden sein:
  • Eine ruhige Ecke am Stand oder in einem nahe gelegenen Besprechungsbereich

  • Headset-Mikrofone oder ein Diktiergerät, wenn Hintergrundgeräusche zu hören sind

b) Rollen

Definiere für jede Sitzung, wer was tut. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben, aber die Moderation und die Erstellung des Protokolls sollten von unterschiedlichen Personen übernommen werden, um sicherzustellen, dass sich der Moderator auf den Kunden konzentrieren kann.

• Moderator: leitet das Gespräch, überwacht den zeitlichen Ablauf, verwaltet die Aktivitäten
• Produktexperte: präsentiert Konzepte und/oder Prototypen, beantwortet Fragen und klärt Einschränkungen
• Protokollant: erfasst wichtige Aussagen, Beobachtungen und Entscheidungen

• Ein technischer Experte kann ebenfalls hilfreich sein, wenn es um die Beantwortung detaillierter Fragen geht.

c) Vertraulichkeitsvereinbarungen, IP-Zuweisung und Einwilligung

Da während des Design-Labs vertrauliche und/oder sensible Informationen zur Sprache kommen können, empfehlen wir dringend, im Voraus mit deiner Rechtsabteilung zusammenzuarbeiten, um eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) vorzubereiten, die folgende Elemente enthält:

• Die Verantwortung deines Unternehmens für alle Ideen, Rückmeldungen oder Konzepte, die in der Sitzung geteilt wurden
• Aufzeichnung der Sitzung (Audio/Video) für den internen Gebrauch

• Verwendung anonymisierter Aussagen oder Artefakte in internen Dokumenten und Präsentationen

Sende diese Vertraulichkeitsvereinbarung an die Teilnehmer, damit sie sie im Voraus überprüfen und unterschreiben können, und halte bei Bedarf zusätzliche Kopien (digital oder in Papierform) bereit.

Trage deine Materialien zusammen und erstelle ein digitales Whiteboard oder ein gemeinsames Dokument als Leitfaden für die Sitzung.

Physikalische/digitale Materialien:

• Whiteboard (projiziert oder per Bildschirmübertragung) oder geteiltes Dokument
• Tool zur Aufzeichnung von Meetings, wie Loom
• Prototypen (Figma, anklickbare Demo, Screenshots) oder konzeptionelle Grafiken
• Für gemeinsam gestaltete Sitzungen:
  • Journey-Karte oder Workflow-Leinwand
  • Komponenten, Sticker oder Formen per Drag and Drop
• Zur Bewertung von Konzepten und zum Einholen von Feedback:
  • Rahmen/Bildschirme für jedes Konzept oder jeden Schritt
• Optional für Sitzungen vor Ort:
  • Haftnotizzettel
  • Filzstifte
  • Gedruckte Bildschirme

  • Papier für schnelle Entwürfe

Erstelle ein Whiteboard pro Kundensitzung und passe die folgenden Abschnitte an:

• Sitzungs-Header: Datum, Zeit, Kundennamen/Unternehmen, interne Teammitglieder
• Abschnitt zum Kundenkontext: kurze stichwortartige Darstellung der Rollen, wie dein Produkt verwendet wird und andere hilfreiche Hintergrundinformationen
• Spalten für:
  • Was war erfolgreich: Was gefiel den Kunden an dem Konzept? Was läuft gut? Denn das solltest du weiterhin tun oder zukünftig noch häufiger.
  • Chancen: Was lief nicht wie erwartet? Was war verwirrend, fehlte oder hätte besser sein können? Mach dir noch keine Gedanken darüber, wie du das Problem beheben kannst. Konzentriere dich einfach auf das Feedback des Kunden.
  • Anmerkungen: Erfasse alle weiteren Notizen, Fragen, Nachbereitungen oder Punkte, um sie später erneut zu besprechen.
  • Bereich für freie Entwürfe: für die gemeinsame Gestaltung des idealen, zukünftigen Zustands mit Kunden

Tagesordnungen und Diskussionsleitfäden helfen dir dabei, regelmäßig nützliches Feedback zu sammeln, den Teilnehmern eine angenehmere Erfahrung zu bieten und den Moderatoren die Arbeit zu erleichtern. Du benötigst kein mehrseitiges, vollständig ausformuliertes Skript. Ein kurzer Überblick genügt.

Schließe mit ein:

• Eröffnung (5–10 Minuten)
  • Begrüßung, Vorstellungen, Zweck der Sitzung
  • Ablauf der Sitzung und was mit dem Input passiert
  • Zustimmung einholen und Aufzeichnung
• Kernaktivitäten (35–45 Minuten)
  • Für gemeinsam gestaltete Sitzungen:
    • Warm-up: "Schildern Sie, wie Sie X heute machen."
    • Zuordnung: "Lassen Sie uns diesen Workflow/diese Hierarchie zusammen abbilden."
    • Gemeinsames Design: "Wenn Sie zaubern könnten, wie würde das hier aussehen?"
  • Zur Bewertung von Konzepten und zum Einholen von Feedback:
    • Schrittweiser Überblick: Konzept/Prototyp nach und nach zeigen
    • Reaktionen: "Was fällt auf? Was ist verwirrend?" "Haben Sie Verbesserungsvorschläge?"
    • Kompromisse: "Wenn wir zuerst eine einfachere Version herausbringen müssten, was würden Sie behalten und was weglassen?"
• Zusammenfassung (5–10 Minuten)
  • Nachhaken: "Gibt es etwas, was wir nicht gefragt haben, Sie sich aber gewünscht hätten?"
  • Bitte um Fragen zur Roadmap (ohne zu viel zu versprechen).
  • Teile mit, ob und wann du weitere Schritte einleiten wirst und wie eine Vergütung verteilt wird (falls zutreffend).

Jetzt ist es Zeit für die Sitzung. Verwende die Agenda und den Diskussionsleitfaden, die du in Schritt 6 erstellt hast, und leite das Design-Lab unter Berücksichtigung dieser Tipps:

• Begrüße die Teilnehmer, danke ihnen für ihre Zeit und ihr Fachwissen und nimm dir einige Minuten Zeit, um persönliche Beziehungen aufzubauen, bevor du beginnst.
• Formuliere erneut den Zweck der Sitzung mit klaren Worten. Mache deutlich, dass es sich nicht um ein Verkaufsgespräch oder eine Support-Sitzung handelt, sondern um ein interaktives Design- und Forschungs-Lab, das durch das Feedback der Teilnehmer bestimmt wird.
• Gib dem Kunden einen Vorgeschmack auf das, was während der Sitzung passieren wird, und bestätige Vertraulichkeitsvereinbarung und Zustimmung.
• Räume den Äußerungen des Kunden einen besonderen Stellenwert ein. Abgesehen vom Moderator beschränken sich alle anderen Teilnehmer aus deinem Unternehmen darauf zuzuhören, sofern ihnen keine Frage gestellt wird.

• Vermeide es, dem Kunde zu viel zu erklären oder ihm eine Richtung aufzudrängen. Lass es zu, dass Verwirrung aufkommt. (Das ist ein nützliches Zeichen!) Betrachte diese Verwirrung als Signal dafür, dass du etwas klarstellen musst, und frage nach: "Die Tatsache, dass das nicht klar war, ist hilfreich für uns. Was dachten Sie, wofür dies gedacht war, als Sie es zum ersten Mal gesehen haben?"

Stelle in jeder Phase des Design-Labs offene Fragen, um unvoreingenommene Informationen zu sammeln. Hier einige Beispiele: Der Protokollant sollte während der gesamten Sitzung Notizen und Aussagen auf dem Whiteboard oder im Dokument festhalten.

Verständnis der aktuellen Realität:

• "Sprechen wir über Ihre Rolle und Ihre täglichen Aufgaben."
• "Erläutern Sie uns, wie Sie derzeit mit [dem Problem, der Aufgabe oder dem Workflow, den Sie gerade untersuchen] umgehen."
• "Beschreiben Sie das letzte Mal, als Sie X durchgeführt haben. Was hat es ausgelöst? Welche Tools haben Sie benutzt?“
• "Wo geht das normalerweise schief oder dauert länger, als euch lieb ist?"

• "Was habt ihr versucht, um dieses Problem zu lösen?"

Wenn ihr gemeinsam ein neues Konzept entwickelt:

• Verwendet eure Whiteboard-Vorlage, um gemeinsam Schritte, Zustände oder Bildschirme zu skizzieren.
• Bitte sie, sie neu anzuordnen oder zu kommentieren. "Wenn das euer Produkt wäre, wo würde das stehen?" "Was müsste auf diesem Bildschirm sein, damit er wirklich nützlich ist?"
• "Was würde das heute für euch ersetzen?"

• "Wie würdet ihr das einem Kollegen erklären, der keine neuen Tools mag?"

Wenn ihr ein vorhandenes Konzept optimiert:

• Gehe den Prototyp oder das Konzept Schritt für Schritt durch, einen Ablauf oder Abschnitt nach dem anderen. Bitte sie, laut mitzudenken: "Was glaubt ihr, wird als Nächstes passieren?"

• "Stellt euch vor, ihr würdet das gerade wirklich für euer Team erledigen. Was funktioniert? Was fehlt?"

Bitte bei Bedarf nach einer einfachen Bewertung oder Priorisierung:

• "Auf einer Skala von 1 bis 5, wie sinnvoll wäre es, wenn wir es genau wie gezeigt liefern würden?"

• "Wenn wir nur eine dieser drei Verbesserungen zuerst liefern könnten, welche würdet ihr wählen und warum?"

Abschluss und nächste Schritte:

• "Welcher Teil von dem, was ihr heute gesehen habt, wirkt am vielversprechendsten?"
• "Was, falls überhaupt etwas, bereitet euch Sorgen oder fühlt sich falsch an?"
• "Welche Fragen habt ihr an uns?"
• Bitte um Fragen auf Roadmap-Ebene und beantworte sie transparent, ohne dich auf Einzelheiten festzulegen.
• Bedanke dich aufrichtig bei ihnen und betone noch einmal den Wert ihres Beitrags – unabhängig davon, ob er positiv war oder nicht.

• Wenn du eine Vergütung anbietest (empfohlene Best Practice), teile mit, wie und wann sie diese erhalten.

Analysiere schließlich das Feedback, solange die Erinnerungen noch frisch sind, und suche nach Möglichkeiten für Verbesserungen und zur Gestaltung von Roadmaps.

• Suche nach Themen rund um Probleme, positive Erfahrungen und unerfüllte Bedürfnisse.
• Übersetze diese Themen in klare Erkenntnisse, die Produkt- und Designverantwortliche nutzen können.
• Teile die Erkenntnisse umfassend durch Live-Nachbesprechungen und/oder asynchron durch ein Dokument, wie eine Confluence-Seite, eine Präsentation oder eine Videoaufzeichnung mit einem Tool wie Loom.