Design Labs for User Research

Una vez que tengas una lista de posibles participantes, redacta una invitación breve que brinde algunos detalles y contexto, incluidos:

• Cómo obtuviste su información de contacto
• El propósito de tu solicitud
• Fechas y horarios
• Ubicación (presencial o virtual)
• Compromiso de tiempo
• Cómo registrarse y fecha límite
• Cómo se utilizarán sus comentarios
• Cualquier otro requisito, como firmar un acuerdo de confidencialidad con antelación (consulta el paso 4)

• Compensación o recompensa por la participación (muy recomendado)

Envía un recordatorio a cualquier persona que no haya respondido o no se haya registrado entre 24 y 48 horas antes de la fecha límite.

Luego, confirma las inscripciones enviando un correo electrónico y una invitación de calendario con un resumen de la siguiente información:

• Tema y propósito
• Fecha, hora, lugar y cómo unirse (detalles de la sala o enlace de vídeo)

• Contexto y expectativas (quién estará presente en la sala, si se está grabando y cómo se utilizará su aportación)

Al menos unas semanas antes del laboratorio de diseño, trabaja con el equipo del evento y los facilitadores del laboratorio para coordinar la logística, los roles y el consentimiento del cliente.

a) Salas y entorno

• Reserva una sala tranquila (o zona de descanso) con:
  • Mesas y sillas para todo el mundo
  • Enchufes y Wi-Fi estable
  • Si es posible, un monitor o una pantalla grande para mostrar conceptos o prototipos
• Si no puedes conseguir una sala exclusiva, busca lo siguiente:
  • Un rincón tranquilo del puesto o una zona de reuniones cercana

  • Micrófonos de diadema o una grabadora de voz si hay ruido de fondo

b) Roles

Para cada sesión, define quién hace qué. Una persona puede desempeñar varios roles, pero el facilitador y quien toma notas deben ser personas diferentes para garantizar que el facilitador pueda centrarse en el cliente.

• Facilitador: gestiona la conversación, el tiempo y las actividades.
• Experto en el producto: explica conceptos o prototipos, responde a las preguntas y aclara las limitaciones.
• Tomador de notas: captura citas, observaciones y decisiones clave.

• También puede ser útil contar con un experto técnico que responda a preguntas detalladas.

c) Acuerdos de confidencialidad, asignación de propiedad intelectual y consentimiento

Dado que es posible que surja información confidencial o privada durante el laboratorio de diseño, te recomendamos encarecidamente que trabajes con tu equipo legal con antelación para preparar un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) que incluya información sobre:

• La propiedad de tu empresa sobre cualquier idea, comentario o concepto compartido en la sesión.
• Una grabación de la sesión (audio/vídeo) para uso interno.

• El uso de citas o artefactos anónimos en documentos y presentaciones internos.

Envía este acuerdo de confidencialidad a los asistentes para que puedan revisarlo y firmarlo con anticipación y tener copias adicionales (digitales o en papel) a mano si es necesario.

Reúne los materiales y crea una pizarra digital o un documento compartido para guiar la sesión.

Materiales físicos o digitales:

• Pizarra (proyectada o compartida en pantalla) o documento compartido
• Herramienta de grabación de reuniones, como Loom
• Prototipos (Figma, demostración interactiva, capturas de pantalla) o imágenes conceptuales
• Para las sesiones de diseño colaborativo:
  • Mapa de proceso o lienzo de flujo
  • Componentes, pegatinas o formas que se pueden "arrastrar y soltar"
• Para evaluar conceptos y recopilar comentarios:
  • Marcos o pantallas para cada concepto o paso
• Elementos opcionales para las sesiones presenciales:
  • Notas adhesivas
  • Rotuladores
  • Pantallas impresas

  • Papel para bocetos rápidos

Crea una pizarra por sesión de cliente y personaliza las siguientes secciones:

• Encabezado de la sesión: fecha, hora, nombres de los clientes o empresas, miembros del equipo interno
• Sección de contexto del cliente: viñetas breves sobre su rol, cómo usan tu producto y otra información de fondo útil
• Columnas para:
  • Lo que les gustó: ¿qué es lo que les gusta del concepto? ¿Qué va bien? Esto es lo que deberías seguir haciendo o hacer más en el futuro.
  • Oportunidades: ¿qué no salió según lo esperado? ¿Qué fue confuso, estaba ausente o podría haber sido mejor? No te preocupes por cómo solucionarlo todavía. Céntrate en los comentarios del cliente.
  • Notas: escribe cualquier otra nota, pregunta, seguimiento o tema que quieras revisar más adelante.
  • Espacio abierto para ideas: para diseñar conjuntamente con los clientes el estado futuro ideal.

Las agendas y las guías de debate te ayudan a recopilar comentarios útiles de manera uniforme, a crear una mejor experiencia para los asistentes y a agilizar las cosas para los facilitadores. No necesitas un guion detallado de varias páginas. Un breve resumen es suficiente.

Incluye:

• Introducción (5 a 10 minutos)
  • Bienvenida, introducciones, propósito de la sesión
  • Cómo se estructura la sesión, qué harás con sus comentarios
  • Confirmación del consentimiento y la grabación
• Actividades principales (35 a 45 minutos)
  • Para las sesiones de diseño colaborativo:
    • Calentamiento: "Explícame cómo haces X hoy".
    • Trazado: "Tracemos ese flujo o jerarquía".
    • Diseño conjunto: "Si pudieras agitar una varita mágica, ¿qué aspecto tendría?".
  • Para evaluar conceptos y recopilar comentarios:
    • Explicación: muestra el concepto o prototipo en pequeños fragmentos.
    • Reacciones: "¿Qué es lo que destaca?" "¿Qué es lo que confunde?" "¿Tienes alguna sugerencia de mejora?"
    • Ventajas y desventajas: "Si tuviéramos que ofrecer primero una versión más sencilla, ¿qué conservarías y qué quitarías?"
• Resumen (5 a 10 minutos)
  • Preguntar: "¿Hay algo que no hayamos preguntado y que te gustaría decir?"
  • Aceptar preguntas sobre la hoja de ruta (sin prometer demasiado)
  • Informar si harás un seguimiento y cuándo, y cómo recibirán la compensación (si corresponde)

Es la hora de hacer la sesión. Usa la agenda y la guía de debate que creaste en el paso 6 y dirige el laboratorio de diseño teniendo en cuenta estos consejos:

• Salúdalos, agradéceles su tiempo y experiencia, y dedica uno o dos minutos para crear una buena relación antes de empezar.
• Reformula el propósito de la sesión en un lenguaje sencillo. Aclara que no se trata de una presentación de ventas o una sesión de soporte, sino de un laboratorio interactivo de diseño e investigación donde sus comentarios incluyen en lo que creas.
• Bríndales una vista previa de lo que sucederá durante la sesión y confirma el acuerdo de confidencialidad y el consentimiento.
• Prioriza la opinión del cliente. Sin contar al facilitador, todos los demás asistentes de tu empresa escucharán a menos que se les haga una pregunta.

• Evita dar explicaciones excesivas al cliente o influenciarlo. Deja que haya confusión (¡Es una señal útil!). Si necesitas aclararlo, úsalo a tu favor: "El hecho de que esto no esté claro nos ayuda. ¿Qué creías que hacía esto cuando lo viste por primera vez?"

Durante cada parte del laboratorio de diseño, haz preguntas abiertas para recopilar información imparcial. Aquí tienes algunos ejemplos. La persona que toma notas debe capturar notas y citas en la pizarra o en el documento durante toda la sesión.

Comprender su realidad actual:

• "Háblame de tu rol y tus responsabilidades diarias".
• "Explícanos cómo gestionas actualmente [el problema, la tarea o el flujo de trabajo que estás explorando]".
• "Háblame de la última vez que hiciste X. ¿Qué lo provocó? ¿Qué herramientas utilizaste?".
• "¿En qué aspectos suele fallar o tardar más de lo que os gustaría?"

• "¿Qué iniciativas habéis emprendido para solucionar este problema?"

Si vais a colaborar en el diseño de un nuevo concepto:

• Utiliza tu plantilla de pizarra para trazar los pasos, estados o pantallas junto con los participantes.
• Invítalos a reorganizarse o tomar notas. "Si este fuera vuestro producto, ¿dónde se integraría?" "¿Qué tendría que haber en esta pantalla para que resultara verdaderamente útil?"
• "¿Qué sustituiría en vuestra jornada de hoy?"

• "¿Cómo se lo presentaríais a un compañero al que no le gustan las nuevas herramientas?"

Si vais a perfeccionar un concepto existente:

• Analiza uno a uno los flujos o secciones del prototipo o concepto. Pídeles que compartan sus ideas en voz alta: "¿Qué esperáis que ocurra a continuación?"

• "Imaginaos que ahora hacéis esto para vuestro equipo. ¿Qué os dará buenos resultados? ¿Qué echáis en falta?"

Si lo consideras conveniente, pídeles que hagan una sencilla priorización o valoración:

• "En una escala del 1 al 5, ¿qué valor aportaría si lo lanzásemos exactamente tal y como lo hemos mostrado aquí?"

• "Si, en primera instancia, solo pudiéramos implementar una de estas tres mejoras, ¿cuál elegiríais y por qué?"

Conclusión y próximos pasos:

• "¿De todo lo que habéis visto hoy, ¿qué parte consideráis que tiene mayor proyección?"
• "¿Hay algo que os preocupe o que no os cuadre?"
• "¿Tenéis alguna pregunta que hacernos?"
• Invítalos a que te hagan preguntas sobre la hoja de ruta y responde con total transparencia, sin ahondar en detalles concretos.
• Transmíteles tu más sincera gratitud y haz hincapié en el valor de sus comentarios, independientemente de si fueron positivos o no.

• Si ofreces una compensación (práctica recomendada), explica cómo y cuándo la recibirán.

Por último, analiza los comentarios mientras lo tengas todo reciente y busca oportunidades para mejorar y consolidar las hojas de ruta.

• Busca temas relacionados con los puntos problemáticos, los aspectos más valorados y las necesidades insatisfechas.
• Convierte estos temas en conclusiones claras sobre las que los líderes de producto y diseño puedan actuar.
• Comparte a grandes rasgos las conclusiones durante sesiones informativas presenciales o de forma asíncrona a través de un documento, como una página de Confluence, una presentación de diapositivas o una grabación de vídeo con una herramienta como Loom.