Design Labs for User Research

Als je eenmaal een lijst met potentiële deelnemers hebt, stel je een korte uitnodiging op met wat achtergrondinformatie en context, waaronder:

• Hoe je aan hun contactgegevens bent gekomen
• Het doel van je aanvraag
• Datums en tijdvakken
• Locatie (op locatie of virtueel)
• Tijdsreservering
• Instructies + deadline voor aanmelding
• Hoe feedback zal worden gebruikt
• Eventuele andere vereisten, zoals het vooraf ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring (zie stap 4)

• Compensatie of beloning voor deelname (sterk aanbevolen)

Stuur een herinnering naar iedereen die 24 tot 48 uur vóór de deadline niet heeft gereageerd of zich niet heeft aangemeld.

Bevestig vervolgens de aanmeldingen door een e-mail en een samenvatting van de agenda-uitnodiging te sturen:

• Onderwerp en doel
• Datum, tijd, locatie en instructies voor deelname (kamergegevens of videolink)

• Context en verwachtingen (wie zal in de ruimte zijn, wordt de sessie opgenomen en hoe wordt input gebruikt)

Werk ten minsten een paar weken vóór het Design Lab samen met je evenemententeam en labfacilitatoren aan de coördinatie van de logistiek, rollen en toestemming van klanten.

a) Ruimtes en omgeving

• Boek een rustige zaal (of ruimte om je terug te trekken) met:
  • Een tafel, en stoelen voor iedereen
  • Stopcontacten en betrouwbare wifi
  • Indien mogelijk een monitor of groot scherm om concepten en/of prototypes te tonen
• Als je geen aparte ruimte kunt krijgen, ga je voor:
  • Een rustig hoekje van de stand of een plek voor bijeenkomsten in de buurt

  • Headsetmicrofoons of een voicerecorder als er achtergrondgeluid is

b) Rollen

Bepaal voor elke sessie wie wat doet. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen, maar de facilitator en notulist moeten verschillende personen zijn, om te zorgen dat de facilitator zich op de klant kan concentreren.

• Facilitator: Leidt het gesprek, houdt de tijd bij, beheert activiteiten
• Productexpert: Vertelt over concepten en/of prototypes, beantwoordt vragen en verduidelijkt beperkingen
• Notulist: Legt belangrijke citaten, observaties en beslissingen vast

• Het kan ook nuttig zijn om een technisch expert in te schakelen om vragen op detailniveau te beantwoorden.

c) Geheimhoudingsverklaringen, IP-toewijzing en toestemming

Aangezien tijdens het Design Lab vertrouwelijke en/of gevoelige informatie naar voren kan komen, raden we je ten zeerste aan om van tevoren samen met je juridische team een geheimhoudingsverklaring (NDA) op te stellen die taal bevat over:

• Dat jouw bedrijf eigenaar is of wordt van alle ideeën, feedback of concepten die tijdens de sessie worden gedeeld
• Het opnemen van de sessie (audio/video) voor intern gebruik

• Het gebruik van geanonimiseerde citaten of artefacten in interne documenten en presentaties

Stuur deze geheimhoudingsverklaring naar de deelnemers, zodat ze deze van tevoren kunnen doorlezen en ondertekenen, en houd extra exemplaren (digitaal of op papier) bij de hand voor het geval je deze nodig hebt.

Verzamel je materialen en maak een digitaal whiteboard of gedeeld document aan om de sessie te begeleiden.

Fysieke/digitale materialen:

• Whiteboard (geprojecteerd of gedeeld op het scherm) of gedeeld document
• Tool voor het opnemen van vergaderingen, zoals Loom
• Prototypen (Figma, klikbare demo, screenshots) of conceptbeelden
• Voor co-designsessies:
  • Kaart van traject of flowcanvas
  • Onderdelen, stickers of vormen om te verslepen
• Voor het evalueren van concepten en het verzamelen van feedback:
  • Frames/schermen voor elk concept of elke stap
• Optioneel voor persoonlijke sessies:
  • Post-its
  • Markers
  • Bedrukte schermen

  • Papier voor snelle schetsen

Maak één whiteboard per klantsessie aan, en pas de volgende secties aan:

• Sessiekop: Datum, tijd, klantennamen/bedrijven, interne teamleden
• Sectie met context over de klant: korte puntsgewijzen items over zijn rol, hoe hij je product gebruikt, en andere nuttige achtergrondinformatie
• Kolommen voor:
  • Wat hij fijn vond: Wat vindt hij fijn aan het concept? Wat gaat er goed? Dit is wat je in de toekomst wilt blijven doen, of waarvan je meer wilt doen.
  • Kansen: Wat ging niet zoals verwacht? Wat was verwarrend, ontbrak of had beter gekund? Maak je nog geen zorgen over hoe je dit kunt oplossen. Concentreer je gewoon op de feedback van de klant.
  • Notities: Noteer alle andere opmerkingen, vragen, vervolgacties of items waarnaar later opnieuw moet worden gekeken.
  • Open schetsspace: Om samen met klanten de ideale toekomstige staat te ontwerpen

Agenda's en discussiegidsen helpen je om op consistente wijze bruikbare feedback te verzamelen, een betere ervaring voor deelnemers te creëren en het werk van facilitatoren gemakkelijker te maken. Je hebt geen woordelijk script van meerdere pagina's nodig. Een beknopt overzicht is voldoende.

Inclusief:

• Opening (5-10 min.)
  • Welkom, intro's, doel van de sessie
  • Hoe de sessie zal verlopen, wat je gaat doen met de input
  • Toestemming bevestigen en geef aan dat de sessie wordt opgenomen
• Kernactiviteiten (35-45 min.)
  • Voor co-designsessies:
    • Opwarmertje: "Vertel me hoe je X momenteel gebruikt."
    • In kaart brengen: "Laten we die flow/hiërarchie eens samen in kaart brengen."
    • Co‑design: "Hoe zou dit uitzien in een ideale wereld?"
  • Voor het evalueren van concepten en het verzamelen van feedback:
    • Uitleg: Zet het concept/prototype uiteen in kleine blokjes.
    • Reacties: "Wat is extra goed?", "Wat is verwarrend?" "Heb je suggesties voor verbeteringen?"
    • Concessies: "Als we eerst een eenvoudigere versie zouden moeten leveren, wat zou je dan willen houden en wat zou achterwege mogen blijven?"
• Afronding (5-10 min.)
  • Vraag: "Is er een vraag die we niet hebben gesteld en waarvan je zou willen dat we dat wel hadden gedaan?"
  • Peil of er vragen zijn over de roadmap (zonder te veel te beloven)
  • Vertel ze of en wanneer je contact opneemt + hoe ze een vergoeding zullen ontvangen (indien van toepassing)

Nu is het tijd om de sessie te houden. Gebruik de agenda en discussiegids die je in stap 6 hebt aangemaakt en houd het Design Lab met deze tips in je achterhoofd:

• Begroet ze, bedank ze voor hun tijd en expertise, en neem een minuut of twee de tijd om een band op te bouwen voordat je in de materie duikt.
• Herhaal het doel van de sessie in gewone taal. Maak duidelijk dat dit geen verkooppraatje of supportsessie is, maar een interactief ontwerp- en onderzoekslab waar hun feedback bepalend is voor wat je bouwt.
• Geef ze een voorbeeld van wat er tijdens de sessie zal gebeuren en controleer of de geheimhoudingsverklaringen zijn ingevuld en of toestemming is gegeven.
• Geef prioriteit aan de stem van de klant. Afgezien van de facilitator zijn alle andere deelnemers uit je bedrijf alleen aan het luisteren, tenzij ze een vraag wordt gesteld.

• Voorkom onnodige uitleg of sturing van de klant. Laat eventuele verwarring aan de oppervlakte komen. (Dat is een nuttig signaal!) Als je meer informatie nodig hebt, gebruik je dat als aanwijzing: "Het feit dat dit niet duidelijk was, is nuttig voor ons. Wat dacht je dat dit deed toen je het voor het eerst zag?"

Stel tijdens elk onderdeel van het Design Lab open vragen om onbevooroordeelde informatie te verzamelen. Hier volgen enkele voorbeelden. De notulist moet tijdens de sessie aantekeningen en citaten op het whiteboard of document vastleggen.

Zorg voor inzicht in de huidige realiteit van de klant:

• "Vertel me over je rol en dagelijkse verantwoordelijkheden."
• "Vertel ons hoe je op dit moment omgaat met [het probleem, de taak of de workflow die je aan het onderzoeken bent]."
• "Vertel me eens over de laatste keer dat je X deed. Wat was de aanleiding daarvoor? Welke tools heb je gebruikt?"
• "Waar gaat dit meestal fout of duurt het langer dan je zou willen?"

• "Wat heb je geprobeerd om dit op te lossen?"

Als je samen een nieuw concept ontwerpt:

• Gebruik je whiteboard-sjabloon om samen stappen, statussen of schermen te schetsen.
• Nodig ze uit om te reorganiseren of aantekeningen te maken. "Als dit jouw product was, waar zou het dan thuis horen?" "Wat zou er op dit scherm moeten staan om echt nuttig te zijn?"
• "Wat zou dit vandaag voor jou vervangen?"

• "Hoe zou je dit uitleggen aan een collega die niet van nieuwe tools houdt?"

Als je een bestaand concept verfijnt:

• Doorloop je prototype of concept per flow of sectie. Vraag ze hardop na te denken: "Wat verwacht je dat er daarna gaat gebeuren?"

• "Stel je voor dat je dit nu echt voor je team doet. Wat werkt? Wat ontbreekt er?"

Vraag om een eenvoudige beoordeling of prioritering waar dit nuttig is:

• "Hoe waardevol zou dit op een schaal van 1 tot 5 zijn als we het precies zouden verzenden zoals het nu is afgebeeld?"

• "Als we maar één van deze drie verbeteringen als eerste zouden kunnen uitvoeren, welke zou je dan kiezen en waarom?"

Afronden en volgende stappen:

• "Welk deel van wat je vandaag zag, voelt het meest veelbelovend aan?"
• "Waar maak je je zorgen over of wat voelt niet goed aan?"
• "Welke vragen heb je voor ons?"
• Stel vragen op roadmap-niveau en beantwoord ze op duidelijke wijze zonder specifieke informatie te hoeven geven.
• Bedank ze en benoem opnieuw hoe waardevol hun inbreng is, ongeacht of die positief was of niet.

• Als je een vergoeding aanbiedt (aanbevolen best practice), vertel dan hoe en wanneer ze die ontvangen.

Analyseer ten slotte de feedback terwijl deze nog vers in je geheugen zit, en zoek naar mogelijkheden om verbeteringen aan te brengen en roadmaps te formuleren.

• Zoek naar thema's rond knelpunten, hoogtepunten en onvervulde behoeften.
• Zet deze thema's om in duidelijke informatie waar product- en designleiders mee aan de slag kunnen.
• Deel de bevindingen met iedereen via live nabesprekingen en/of asynchroon via een document, zoals een Confluence-pagina, slidedeck of video-opname met behulp van een tool zoals Loom.