Как наладить эффективную совместную работу для успешного запуска продуктов с помощью Teamwork Collection
Вот она, последняя контрольная точка в дорожной карте: новый продукт уже на рынке, кампания запущена! Но, к сожалению, результаты оказались далеки от тех целей, которых вы и ваша команда планировали достичь. Клиенты не понимают, что им даст ваш продукт. Внедрение происходит куда медленнее, чем ожидалось. Внутренняя команда не справляется со шквалом вопросов в службу поддержки.
Если в процессе запуска продуктов команды по разработке и маркетингу работают изолированно и не могут эффективно сотрудничать, подобные трудности неизбежны. Сама по себе проблема разобщенности команд не нова, но ее последствия могут оказаться намного серьезнее.
Высокоэффективные команды знают, что тесное сотрудничество — не прихоть. Именно оно превращает бессистемное внедрение в успешный запуск, который найдет отклик у ваших клиентов.
Как преуспевающим командам это удается? В этом руководстве рассказывается об инструментах и тактиках, которые используются в Confluence, Jira и Loom, помогая поддерживать согласованность и динамику для вывода на рынок продукта с продуманной и целостной историей.
Темы, затронутые в руководстве:
- Тактический подход к сотрудничеству от планирования до момента запуска
- Реальные стратегии, проверенные успешными командами
- Конкретные шаги по достижению цели с помощью приложений Atlassian
От разобщенности к синергии: в чем ценность четкого сотрудничества
Почему запуск продукта возможен только при условии объединения усилий всех команд? Когда с Земли будет отправляться новая ракета, вспомните о NASA: прежде чем отдать приказ о запуске, командование на базе должно убедиться, что все команды готовы к старту. Пока каждая команда не согласует свои действия с центром управления, двигатели не запустятся.
(Интересный факт: это не просто фигура речи. NASA действительно использует Confluence и Jira для координации своих действий).
Запуск вашего продукта работает по тому же принципу. Работая вместе как единая команда, вы будете точно знать, что все аспекты, связанные с новым продуктом, максимально подготовлены к запуску. Никому не хочется идти к руководству и рапортовать: «шеф, у нас проблема».
Поэтому, чтобы в день запуска не было недоразумений и «испорченных телефонов», начните со следующих базовых принципов планирования в отношении целей, людей и ожиданий.
- Выработайте общую стратегию по продукту. У всех должен быть единый источник достоверной информации: это устранит разногласия в отношении продукта и повысит эффективность его вывода на рынок (GTM).
- Четкие роли и согласованное планирование. Когда каждый участник знает свою роль в общей стратегии, решения принимаются быстрее и увереннее.
- Внутренняя координация. Когда каждая команда разбирается в тонкостях продукта, это отражается и на клиентах. В результате у них будет больше понимания, и внешнее внедрение пойдет быстрее.
«Команды могут запросто увлечься процессом и забыть, какие проблемы они решали изначально. Поэтому четкость целей, общее понимание аудитории и единая терминология — залог успешного сотрудничества», — Эндрю Стиллмен, руководитель отдела маркетинга продукта Teamwork Collection, Atlassian
Это не только заманчиво звучит, это действительно так. Но не стоит забывать о том, что успешный запуск продукта также зависит от умения избегать ошибок, которые можно предусмотреть и предотвратить.
- Отсрочка запуска из-за нечетких или непоследовательных планов либо недостаточной информированности.
- Противоречивые описания или несогласованность рекламных посылов в разных каналах. Это сбивает клиентов с толку в отношении полезности вашего продукта.
- Потеря времени, особенно на поиск нужных документов или на лишнюю работу, которой можно было бы избежать.
- Отсутствие аналитики и упущенные рыночные возможности: когда команды работают разобщенно, неизбежно появление «слепых зон».
3. Определите роли и обязанности (одновременно поощряя культуру поддержки)
Кто и что делает? Этот простой вопрос серьезно влияет на результат проекта. Мы рекомендуем координировать действия следующих двух ролей — руководителей по продуктам (PM) и менеджеров по маркетингу продуктов (PMM).
- Руководители по продуктам (PM). Знают все о продукте. Они отвечают за функциональность продукта, который создает команда, и за его соответствие потребностям клиентов. Также они выражают мнение партнеров, занимающихся проектированием и дизайном, четко доводя решения по продукту до сведения технической команды.
- Менеджеры по маркетингу продуктов (PMM). Знают все о легенде продукта. Они отвечают за то, как продукт будет позиционироваться на рынке. PMM часто выступают в роли генеральных менеджеров по стратегии выхода на рынок, сотрудничая с социальными командами, командами по оплате, продвижению в Интернете, контенту, PR и поддержке, чтобы сообщения о продукте попадали в нужные руки.
Таковы эти роли в общих чертах. Но настоящее волшебство начинается, когда PM и PMM координируют свои действия — тогда легенда продукта отражается без искажений в работе всех остальных команд. Если PM и PMM действуют синхронно, то инженерные, дизайнерские и маркетинговые команды могут двигаться в едином направлении без путаницы и неверного понимания задач.
Поощряйте пересечение зон ответственности в процессе планирования. PMM должны понимать дорожную карту продукта и любые технические компромиссы, которые могут влиять на легенду. PM следует думать о ценности для клиентов, позиционировании и о том, как их решения формируют легенду продукта.
«Лучшие маркетологи продуктов действуют как генеральные менеджеры стратегии выхода на рынок. Дело не только в сообщении бренда, но и в том, чтобы контролировать весь путь клиента по всем каналам», — говорит Джефферсон Тейлор, руководитель отдела продуктов (Confluence, Atlassian).
4. Планируйте запуск продуктов гибко и дальновидно
Даже самый хорошо организованный график запуска со временем будет меняться. Чтобы успешно выпустить продукт на рынок, хорошей команде по запуску необходимы как структура, так и адаптируемость.
Если кажется, что найти баланс сложно, узнайте, как это удается лучшим исполнителям.
- Создание календарей запуска с привязкой к реальным событиям, таким как отраслевые конференции или окончания отчетных кварталов. Так вы устанавливаете жесткие сроки и повышаете вовлеченность всех команд.
- Назначение специальных руководителей проектов из обеих команд способствует межфункциональному сотрудничеству, о котором мы говорим.
- Использование шаблонов для разных уровней запуска или создание в Confluence «сборников сценариев» на основе уровней, чтобы проверить, что работает, а что нет, и затем применять лучшее.
Однако все спланировать невозможно, поэтому несогласованность может легко проникнуть в масштабный проект и сорвать его. Как бы вы ни старались, при подготовке запуска можно столкнуться с некоторыми из следующих распространенных проблем.
Ниже приведены частые проблемы и их решения, о которых нужно знать, чтобы по возможности избежать разочарований и быть готовыми смягчить их последствия.
→ Несоответствие области проекта или его целей с результатом. Если вы не можете договориться о том, чем должно все закончиться, у вас, вероятно, будут разногласия и по поводу того, как этого достигнуть.
Решение. Запланируйте надлежащую стартовую встречу с заинтересованными сторонами, чтобы обсудить цели, согласовать направление работы и разработать соответствующие ритуалы.
→ Мозговые штурмы проводятся разрозненно, без какой-либо структуры или последующих действий. Во время мозгового штурма легко увлечься идеей. Но если сам сеанс мозгового штурма будет разрозненным и команда не поделится своими идеями, чтобы их подтвердили, а сразу приступит к реализации, могут возникнуть серьезные проблемы.
Решение. Организуйте межфункциональную рабочую сессию или собрание в формате мозгового штурма, чтобы стимулировать обсуждения и предоставить командам творческую свободу для обмена идеями. Обязательно общайтесь и делитесь контекстом с соответствующими заинтересованными сторонами и участниками, чтобы они знали цель собрания и заранее подготовили идеи, которыми хотели бы поделиться.
→ Разрозненные документы и инструменты. Когда ключевая информация разбросана по разным инструментам и местам, трудно поддерживать согласованность команд. Если документы передаются только один раз в Slack и разговоры ведутся разрозненно, командам легко пропустить важные новости или ключевые решения, что в будущем приведет к еще большему рассогласованию.
Решение. Подходящие инструменты для совместной работы и налаженные процессы помогут обмениваться информацией и продуктивно сотрудничать — подробнее об этом чуть позже.
→ Размытая ответственность и полномочия на принятие решений. Запуск продукта удается лучше всего, когда руководитель проекта может принимать ключевые решения. Каждый вносит свой вклад, но в конечном итоге только один человек несет ответственность за соблюдение сроков.
Решение. Четко определите роли и обязанности и назначьте лиц, принимающих решения. Чтобы действовать слаженно, PM и PMM должны четко определить свои обязанности и ожидания от ролей.
Проблема: разрозненные документы и инструменты затрудняют поиск нужной информации
В запуске продукта, как правило, задействована большая, многопрофильная команда, поэтому крайне важно, чтобы все одинаково понимали цели, приоритеты, хронологии и принимаемые решения. Но «когда нянек много, дитя хромоного»: в таких условиях невероятно сложно отслеживать все новости и данные, необходимые команде для решения задач. В результате сотрудники снова и снова просят прислать один и тот же документ, или, что еще хуже, команды работают вслепую и ни о какой согласованности не может быть и речи.
Решение: Confluence заметно упрощает поиск важных документов и ответов: у вас всегда будет самая свежая и точная информация, необходимая для продолжения работы.
Создайте в Confluence центральный узел вашего запуска, в котором будет собираться вся информация: от общих стратегических данных типа целей запуска и сведений о проекте до мельчайших подробностей типа текста письма о запуске или передачи дизайна. Когда все данные хранятся в одном месте, каждый участник команды будет знать, где в любой момент сможет найти необходимую информацию.
Более того, вы можете даже добавить ссылки на внешние ресурсы, например на экраны в Figma, слайды в Google, доски проектов в Jira или дашбоарды в ваших инструментах обработки данных, чтобы собрать вместе все материалы, относящиеся к запуску, для удобного доступа и использования.
⭐️ Подсказка. С решением Atlassian на базе ИИ Rovo поиск знаний выходит на совершенно новый уровень. Rovo сводит воедино все ваши инструменты и ресурсы данных, например чаты Slack, протоколы собраний, страницы Confluence, проекты Jira и т. п., чтобы всегда иметь полный контекст ваших задач.
Спросите его, например, какому последнему обновлению посвящен тот или иной запуск либо что вы могли упустить в стендапе на прошлой неделе, и получите самые содержательные ответы, учитывающие все актуальные источники, не выискивая информацию вручную.
Проблема: мы срываем сроки из-за зависимостей и размытой ответственности за задачи
Один из главных блокеров на пути к успешному запуску — путаница. Когда неясно, кто, что и когда должен делать, особенно в больших многопрофильных командах, очень легко упустить задачи и сроки.
Решение: с Jira управление проектами становится простым, как никогда. Разбивайте крупномасштабные запуски на комфортные этапы, назначайте конкретных ответственных и сроки, чтобы вся ваша многопрофильная команда работала как хорошо отлаженный механизм. Представления списков, досок и хронологий позволяют управлять задачами так, как удобно, и всегда видеть актуальный прогресс.
Rovo тоже будет рядом на каждом этапе процесса. С помощью ИИ вы сможете создавать задачи из любой точки интерфейса: прямо из Slack или ваших страниц Confluence, а также разбивать задачи на посильные фрагменты и привязывать к ним нужные ресурсы, чтобы предоставлять заинтересованным сторонам необходимый контекст.
С Rovo в Jira запуски продуктов проходят практически сами по себе, поэтому вы можете сосредоточиться на своих прямых обязанностях, а не на вспомогательной деятельности.
Более того, доски Jira можно встраивать прямо на страницы Confluence. В результате вы получаете преимущества обоих решений: возможность отслеживать задачи в реальном времени и видеть весь запуск целиком. Confluence становится основной площадкой для обновлений проекта, стратегических документов, активов и статуса всего запуска, при этом нет необходимости постоянно отслеживать эту информацию в Jira.
⭐️ Подсказка. Команды, использующие Цели Atlassian, могут связывать общие цели запуска с проектами в Jira и обновлениями в Confluence, чтобы все детали складывались в целостную картину. Это удобно при долгосрочном планировании.
Проблема: я не хочу планировать очередное собрание, но не представляю, как еще сообщить новости команде
Решение: поделитесь ими в Loom. Часто бывает так, что нужно обсудить с командой новость о проекте, вопрос, запрос или изменение, но в сообщении Slack, Teams или по электронной почте всего не расскажешь. К тому же, порой трудно согласовать расписания всех участников, чтобы собраться на живую встречу.
Вместо того, чтобы пытаться согласовать графики и просить каждого выделить время на очное обсуждение, можно поделиться новостями в видео Loom. Установите дату, к которой все должны будут посмотреть его и отреагировать на информацию. Такой подход экономит время и является отличным вариантом для тех, кто не может посетить живое обсуждение, но должен участвовать в принятии решений по проекту. К тому же, такие видео можно использовать в качестве артефактов проекта для отслеживания изменений и прогресса.
В дальнейшем можно опубликовать видео Loom прямо на странице Confluence, чтобы поделиться обновлением и собрать обратную связь.
Вот сценарии, в которых Loom прекрасно заменит очередное собрание для вас или участника вашей команды.
- Вы будете основным докладчиком на собрании, где вашей главной задачей будет информирование людей об обновлениях статуса или уже принятых решениях.
- Ваше сообщение в Slack или комментарий в Confluence будут слишком длинными и на их написание уйдет очень много времени.
- Вы будете обсуждать концепцию или просматривать много визуальных материалов, которые хотелось бы потом показать и другим заинтересованным сторонам.
В тех случаях, когда без собрания все-таки не обойтись, поручите ведение протоколов инструментам Loom на базе ИИ. Подключите Loom к собраниям в Zoom, Google Meet или Teams, и у вас в Confluence автоматически появятся созданные ИИ протоколы этих собраний. С помощью агента Rovo «Автор аналитики собраний» вы даже сможете отслеживать протоколы и аналитику пропущенных собраний.
⭐️ Подсказка. Отслеживайте обсуждения, ключевые решения и списки задач собраний, на которых вы не смогли присутствовать лично, с помощью агента Rovo «Автор аналитики собраний».
Проблема: слишком много вспомогательной деятельности
Для успешного результата любого дела, будь то составление письма о запуске проекта или проведение интервью с пользователями, требуется выполнить какое-то количество сопутствующих задач. Это те задачи, которые, хотя и не влияют на результат напрямую, все равно отнимают время. Это может быть, например, изучение истории проекта, создание и обновление заданий, отслеживание комментариев или выискивание нужной информации.
Решение: поручите вспомогательную деятельность ИИ-инструменту Atlassian Rovo. Сервис Rovo интегрирован во все приложения Teamwork Collection, а в его арсенале есть множество способов улучшить и ускорить работу команд. Вот его возможности.
- Обобщение контента страниц и комментариев, чтобы вы могли быстро понять суть
- Повышение качества работы за счет улучшения текста и описаний задач в Jira за один клик
- Поиск по всему набору инструментов для предоставления точных и актуальных ответов за считаные секунды
- Расшифровка уникальных сокращений и объяснение слов из внутреннего жаргона компании
- Создание задач прямо из Slack и страниц Confluence для экономии времени
- И это еще не все!
Rovo также предлагает готовых агентов, разработанных специально для популярных конкретных задач, в числе которых: создание диаграмм, проведение мозгового штурма по поиску идей, составление черновиков контента в корпоративном стиле, обобщение результатов аналитики по клиентам и многое другое.
Будущее совместной работы — в единстве
Когда у команд по продуктам и маркетингу есть подходящие инструменты для беспрепятственной совместной работы, она движется как по маслу. Слаженное взаимодействие команд гарантирует четкий обмен информацией, что в конечном счете повышает ценность для клиента.
А когда инструменты идеально подходят для рабочего процесса, происходит настоящее волшебство.
Преимущества Atlassian Teamwork Collection
- Работа в коллективном разделе Confluence, который служит единым достоверным источником информации для документов, связанных с запуском вашего продукта
- Отслеживание каждой переменной и приоритета за счет использования Jira в качестве инструмента управления проектами по запуску
- Асинхронная совместная работа и более эффективное общение команд независимо от места и времени благодаря Loom
- Ускорение и оптимизация работы за счет ИИ Rovo, который дает команде возможность всецело сосредоточиться на серьезных задачах
Что же дальше? Если представить, что эта статья — ваш последний проект, то вот вам список контрольных точек, которых вы можете достичь
- Поделитесь этим руководством со своей командой по запуску
- Создайте выделенный раздел в Confluence для следующего релиза вашего продукта
- Настройте в Jira доску для проекта по запуску
- Придумайте свои ритуалы, например еженедельные сверки, общие страницы и новости в Loom
- Возьмите в помощники ИИ для ускорения
Сохраняйте шаблоны, чтобы превратить свои удачные наработки и успешные запуски в воспроизводимые сборники сценариев.
Запуск продукта не вызывает суматохи, если пользоваться подходящими инструментами. Когда инструменты подобраны правильно, действия согласуются сами собой, и все объединяют усилия для успешного запуска.
Аналитика
Аналитика в Jira Software помогает команде принимать решения на основе данных в текущем контексте. Данные досок и проектов Jira используются в аналитике для создания обобщенных представлений об истории прогресса команды. В настоящее время доступна аналитика по показателям Scrum для проектов компании и команды.
Интеграции
В Jira Software приложение (иногда его еще называют аддоном или плагином) — это устанавливаемый компонент, который дополняет или расширяет функциональные возможности экземпляра. Вы и ваши команды сможете проводить больше времени за созданием отличного программного обеспечения и меньше отвлекаться на управление работой. Доступно более 3000 приложений Jira Software, которые можно адаптировать под любой вариант использования.