Эффективное управление знаниями с помощью Atlassian Teamwork Collection
Основные моменты
- Atlassian Teamwork Collection превращает разрозненные знания в единую систему: их легко найти, они всегда актуальны и связаны с задачами.
- Информация в Confluence всегда остается актуальной, потому что она напрямую связана с местом выполнения задач.
- Jira дает полную картину. Каждая решенная задача, выпущенная функция и действие агента привязаны к документации.
- Loom помогает донести сложные знания в доступной форме. С помощью встроенных видеоинструкций команда может не только рассказывать, но и показывать.
- Rovo выполняет поиск по Confluence, Jira и Loom в рамках одного запроса и возвращает один ответ со ссылками на источники.
- Лучшая база знаний — та, которую команда действительно использует. Структурируйте информацию для удобства поиска, а не только для полноты.
У вашей команды уже есть ответы, но сейчас они находятся в разных документах, обсуждениях и в голове у нескольких человек. Когда знания не привязаны к задачам, они устаревают или теряются, а их поиск замедляет работу всей команды. Подборка Atlassian Teamwork Collection была создана, чтобы положить конец поискам и предоставить командам систему управления знаниями, в которой вся информация привязана к задачам.
- Confluence — чтобы собирать и упорядочивать документы.
- Jira — чтобы связывать их с задачами, которые находятся в работе.
- Loom — для добавления контекста в формате видеоинструкций.
- Rovo — для поиска по всем этим материалам, чтобы никому больше не пришлось спрашивать: «И где же эта ссылка?»
Эта единая система создана для того, чтобы знания команды всегда были актуальными, привязанными к задачам и доступными для поиска.
Как создать систему знаний, связанную со всем остальным
Шаг 1. Сформируйте базу знаний, которую действительно будут использовать
Большинство баз знаний устаревает, потому что существует отдельно от задач. Сервис Confluence отличается тем, что он связан со всеми остальными приложениями из Teamwork Collection. Встройте динамическую дорожную карту Jira на страницу проекта — и она будет обновляться автоматически. Запишите собрание по планированию с помощью Loom — и заметки появятся в Confluence, а списки задач будут перенесены в Jira. Цель не в том, чтобы создавать больше документации. Нужно создавать такую документацию, которую всегда легко найти и которая всегда актуальна.
Структурируйте знания для удобства поиска
Даже самая лучшая документация бесполезна, если ее никто не может найти. Упорядочивайте знания по команде, проекту или функции, а не по дате. Используйте деревья страниц, метки и разделы, чтобы пользователи могли просматривать содержимое в естественном порядке, а не искать наугад. Хорошо структурированный раздел Confluence — это такой, в котором новый участник команды сможет сориентироваться в первую неделю, не запрашивая ссылки у пяти человек.
Поддерживайте актуальность документов без лишних усилий
Устаревшая документация подрывает доверие, но у этой проблемы есть простое решение. Встройте динамические представления Jira на страницы Confluence, чтобы изменения статуса в Jira отображались на них автоматически. Свяжите журналы решений с эпиками Jira, созданными на основе этих решений. По мере прогресса в работе документация будет отражать эти изменения. Никому не придется каждую пятницу вручную обновлять страницу вики.
Совет. Документируйте принятые решения, а не только результаты. Страница, на которой объясняется, почему команда выбрала то или иное направление, через полгода будет ценнее, чем страница, где просто рассказывается, что вошло в поставку.
Шаг 2. Свяжите знания с задачами
Вот чего не хватает большинству баз знаний: контекста реальных событий. В Confluence хранятся документы. В Jira отслеживаются задачи. Каждая решенная задача, каждая выпущенная функция, каждый исправленный баг, каждое выполненное действие агента вместе создают полную картину, которую не могут составить в отдельности.
Свяжите перечень процедур в Confluence с задачами в Jira, в связи с которыми созданы эти процедуры. Привяжите разбор инцидента к спринту, в котором что-то пошло не так. Задокументированная и реальная версии событий будут синхронизированы. Rovo при поиске ответа найдет оба варианта.
Шаг 3. Добавьте видео, чтобы придать материалам характер человеческого общения
В текстовой документации вы пишете о фактах. Однако некоторые вещи проще объяснить вслух, например сложный рабочий процесс, неоднозначное решение или причину неочевидного выбора. Loom позволяет встраивать короткие видеоинструкции прямо на страницы Confluence, чтобы команда могла читать текст и смотреть видео в одном месте.
- Пошаговые руководства по процессам. Запишите в Loom видеоинструкцию для сложного процесса, такого как адаптация нового сотрудника или настройка инструмента, либо для какого-либо рабочего процесса. Затем встройте эту инструкцию на страницу Confluence. Текст объясняет, а видео — демонстрирует.
- Контекст для принятия решения. Запишите в Loom короткое видео с объяснением причин принятого решения и вставьте его в журнал решений. Через полгода команда сможет послушать, что вы рассказывали, а не гадать о контексте, читая текстовый документ.
- Адаптация сотрудников. Новые сотрудники получают набор страниц Confluence со встроенными видеоинструкциями Loom. Они изучают, как построена работа, в удобное время и в своем темпе без необходимости назначать встречи с занятыми коллегами.
Rovo индексирует каждую расшифровку Loom, поэтому запись, сделанная руководителем команды полтора года назад, становится частью знаний команды, доступных для поиска, а не файлом, затерянным на общем диске.
Совет. Выберите вопрос, который чаще всего задают в вашей команде. Создайте страницу Confluence с ответом на него. Запишите видеоинструкцию в Loom и встройте ее на страницу. Поделитесь ссылкой, когда кто-нибудь спросит в следующий раз.
Шаг 4. Находите любые материалы с помощью Rovo
Даже у хорошо продуманной базы знаний есть ограничения. Не всегда можно найти ответ, просто просматривая информацию, особенно если часть ее находится на странице Confluence, часть — в задаче Jira, а часть — в записи Loom трехнедельной давности. Rovo выполняет поиск по всем материалам в рамках одного запроса и возвращает один ответ со ссылками на источники.
- «Как мы обрабатываем эскалации заявок клиентов?» -> Rovo находит перечень процедур.
- «Что мы решили насчет уровня цен?» -> Rovo находит журнал решений и связанный с ним эпик Jira.
- «Как настроить раздел проиндексированных файлов?» -> Rovo находит документ Confluence и видеоинструкцию Loom.
Больше никаких переключений между вкладками. Никаких «эй, кто-нибудь знает, где этот документ?» в Slack. Один запрос — один ответ со ссылками на источники.
продолжение темы
Свяжите стратегию с реализацией