借助 Atlassian Teamwork Collection 优化知识管理
要点
- Atlassian Teamwork Collection 能将分散的知识转化为一个互联的系统：易于查找、保持最新，并与工作相关联。
- Confluence 能够持续保持内容最新，是因为它可直接对接实际工作开展的地方
- Jira 可为您呈现全貌：所有已办结工作项、交付的功能与支持人员操作，都与您的文档集中存放。
- Loom 让复杂知识更具人情味。嵌入视频演示讲解，团队沟通不再只靠口述，而是直观演示。
- Rovo 可通过一次查询跨 Confluence、Jira 和 Loom 进行搜索。提出一个问题，就能获取解答，并附上信息来源链接。
- 最好的知识库是团队实际使用的知识库。搭建架构应注重可查找性，而不能一味追求完整性。
团队早已掌握各种解决方案，但目前这些信息零散分布在文档、聊天记录，仅存于少数人的脑海中。当知识未与工作相关联时，便会过时、丢失，拖累所有人的效率。Atlassian Teamwork Collection 旨在终结无休无止的搜索，为团队搭建一个知识管理系统，让所有知识始终与业务工作挂钩：
- Confluence 收集并整理文档。
- Jira 将文档与进行中的工作相关联。
- Loom 通过视频演示讲解补充背景信息。
- Rovo 在上述所有内容中搜索，没人再反复询问“那份链接在哪？”
一体化系统，助力团队知识持续更新、互联互通、便捷检索。
如何搭建互联的知识系统
第 1 步：搭建团队真正使用的知识库
大多数知识库会过时，因为它们与工作相脱离。Confluence 则截然不同，它可关联 Teamwork Collection 的其余产品。您可以在项目页面嵌入实时 Jira 路线图，数据会自动更新。使用 Loom 录制规划会议视频后，会议记录会同步存入 Confluence，操作项还能推送至 Jira。搭建知识库的目标不是堆砌更多文档，而是产出精准的文档，做到随时可检索、内容永不过时。
搭建结构，实现便捷检索
再好的文档，若没人能找到也毫无价值。可按团队、项目或职能分类整理，而非按日期归档。运用页面树、标签及空间功能，让成员可顺畅浏览内容，不用盲目搜索。架构清晰的 Confluence 空间，能让新团队伙伴在入职首周快速熟悉业务，不必私聊多人索要链接。
更轻松保持文档实时更新
过时文档会削弱信任。在 Confluence 页面嵌入 Jira 实时视图是最简解决方案：随工作在 Jira 中流转实现进度自动同步。将决策日志关联到其衍生的 Jira 长篇故事，当工作发生变化时，文档会同步体现，无需员工每周五手动更新维基页面。
提示：记录决策，而不仅仅是结果。一份阐释团队为何选择某个方向的页面，时隔半年后的参考价值，要高于仅罗列交付功能的页面。
第 2 步：将文档与工作关联
大多数知识库都存在一处短板：缺少真实业务场景的上下文信息。Confluence 存放各类文档，Jira 跟踪工作，涵盖所有已办结工作项、每项交付功能、已修复缺陷以及支持人员全部操作记录。二者相结合，即可呈现单平台无法提供的业务全景。
将 Confluence 运行手册与触发该手册的 Jira 工作项相关联。将事后分析与出现问题的冲刺相关联。记录的版本与实际版本保持同步。Rovo 查询答案时可同时查找两类信息。
第 3 步：添加视频，让知识更具人情味
书面文档只能说明“做了什么”，但不少内容口述讲解会容易得多：复杂工作流、细节微妙的决策、非显而易见的选择背后的原因，都适合视频讲解。您可通过 Loom 将简短演示讲解视频直接嵌入 Confluence 页面，团队成员在一处就能同时查看文字与视频。
- 流程演示讲解。使用 Loom 录制复杂流程的演示讲解视频，例如入职培训、工具设置或专特定工作流，并嵌入至 Confluence 页面。文字负责说明，视频直观演示。
- 决策背景信息。用 Loom 录制一段简短视频，讲解某项决策背后的原因，并嵌入在决策日志中。时隔半年后，团队成员可直接聆听您口述背景信息，而非仅凭一段文字自行揣测初衷。
- 入职培训。新员工会获得一组内嵌了 Loom 演示讲解视频的 Confluence 页面。他们可以自主安排时间，按照自己的节奏熟悉业务流程，而无需与忙碌的团队伙伴安排会议。
Rovo 会为每份 Loom 文字稿建立索引，因此团队主管 18 个月前录制的视频，也会纳入可检索知识库，而非仅仅作为文件埋没在共享驱动器中。
提示：选择团队最常问的问题。创建一个 Confluence 页面来解答该问题。录制 Loom 演示讲解视频并将其嵌入到该页面中。下次有人询问时，分享此链接。
第 4 步：借助 Rovo 查找任何内容
即便是组织有序的知识库也存在局限。您没办法只靠翻浏览页面，就找到所有问题的答案，尤其是一部分信息存放于 Confluence 页面、一部分记录在 Jira 工作项，还有一部分保存在三周前录制的 Loom 视频里时。仅需一次查询，Rovo 便可在以上全部工具中搜索内容，返回单一答案，并附上信息来源。
- “我们处理客户上报的流程是什么？”-> Rovo 检索出运行手册。
- “关于定价层级，我们作出了什么决策？”-> Rovo 检索出决策日志及其链接的 Jira 长篇故事。
- “如何搭建预发布环境？”-> Rovo 检索出 Confluence 文档和 Loom 演示讲解。
无需切换选项卡，也不用在 Slack 中发问“嘿，有没有人知道那份文档在哪里？”提出一个问题，就能获取解答，并附上信息来源链接。
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