Une meilleure gestion des connaissances grâce à Atlassian Teamwork Collection
À retenir :
- Atlassian Teamwork Collection transforme des connaissances dispersées en un système cohérent : facile à consulter, actuel et lié au travail.
- Confluence reste actuel, car il est directement connecté aux lieux où le travail s'effectue.
- Jira vous offre une vue d'ensemble. Chaque ticket résolu, chaque fonctionnalité livrée et chaque action d'un agent, le tout à côté de vos documents.
- Loom rend les connaissances complexes accessibles à tous. Intégrez des présentations vidéo pour que votre équipe puisse montrer, et pas seulement expliquer.
- Rovo effectue des recherches simultanées dans Confluence, Jira et Loom en une seule requête. Une question, une réponse, avec des liens vers la source.
- La meilleure base de connaissances est celle que votre équipe utilise réellement. Privilégiez la facilité de recherche, et pas seulement l'exhaustivité.
Votre équipe détient déjà les réponses, mais, pour l'instant, celles-ci sont dispersées entre les documents, les fils de discussion et l'esprit de quelques personnes. Lorsque les connaissances ne sont pas reliées au travail, elles deviennent obsolètes, se perdent et ralentissent tout le monde. L'Atlassian Teamwork Collection a été conçu pour mettre fin aux recherches interminables et offrir à votre équipe un système de gestion des connaissances où tout reste lié au travail :
- Confluence capture et organise les documents.
- Jira les relie au travail en cours.
- Loom ajoute du contexte grâce à des présentations vidéo.
- Rovo effectue des recherches sur l'ensemble de ces éléments, pour que personne n'ait plus à demander « où se trouve ce lien déjà ? ».
Un système unique, conçu pour que les connaissances de votre équipe restent actuelles, connectées et faciles à trouver.
Comment créer un système de connaissances connecté
Étape 1 : Créer une base de connaissances que les gens utilisent vraiment
La plupart des bases de connaissances finissent par devenir obsolètes, car elles sont isolées du travail quotidien. Confluence se distingue des autres solutions, car il est connecté au reste de Teamwork Collection. Intégrez une feuille de route Jira en temps réel dans la page d'un projet, et elle s'actualise automatiquement. Enregistrez une réunion de planification avec Loom, et les notes sont transférées dans Confluence, tandis que les éléments d'action sont transmis à Jira. L'objectif n'est pas d'accumuler davantage de documentation. C'est d'avoir la bonne documentation, facilement accessible et toujours actuelle.
Privilégier la facilité de recherche
La meilleure documentation est inutile si personne ne peut la trouver. Organisez-la par équipe, projet ou fonction, et non par date. Utilisez les arborescences des pages, les étiquettes et les espaces afin que les utilisateurs puissent parcourir naturellement le contenu, plutôt que de devoir effectuer des recherches au hasard. Un espace Confluence bien structuré permet à un nouveau coéquipier de se familiariser avec son environnement dès sa première semaine, sans avoir à solliciter cinq personnes pour obtenir des liens.
Maintenir la documentation actuelle avec moins d'efforts
Une documentation obsolète nuit à la confiance. Intégrer des vues Jira en temps réel dans les pages Confluence est la solution la plus simple : l'état s'actualise automatiquement à mesure que le travail avance dans Jira. Liez les journaux des décisions aux epics Jira dont ils sont issus, et lorsque le travail évolue, la documentation s'y adapte. Personne n'a besoin d'actualiser manuellement une page wiki tous les vendredis.
Astuce : documentez les décisions, pas seulement les résultats. Une page qui explique pourquoi votre équipe a choisi telle ou telle orientation aura plus de valeur dans six mois qu'une page qui se contente d'énumérer ce que vous avez livré.
Étape 2 : La connecter au travail
Voici ce qui manque à la plupart des bases de connaissances : le contexte de ce qui s'est réellement passé. Confluence héberge la documentation. Jira assure le suivi du travail. Chaque ticket résolu, chaque fonctionnalité livrée, chaque bug corrigé, chaque action effectuée par un agent. Ensemble, ils offrent une vue d'ensemble impossible à obtenir séparément.
Liez un runbook Confluence aux tickets Jira qui l'ont déclenché. Associez un post-mortem au sprint au cours duquel des problèmes sont survenus. La version documentée et la version réelle restent synchronisées. Lorsque Rovo cherche une réponse, il trouve les deux.
Étape 3 : Ajouter une vidéo pour rendre le contenu plus accessible
La documentation écrite couvre le « quoi ». Mais certaines choses sont tout simplement plus faciles à expliquer de vive voix : un workflow complexe, une décision nuancée, le raisonnement derrière un choix peu évident. Loom vous permet d'intégrer de courtes vidéos explicatives directement dans les pages Confluence, afin que votre équipe dispose à la fois du texte et de la vidéo au même endroit.
- Présentations de processus. Enregistrez une vidéo Loom présentant un processus complexe, tel que l'intégration d'un nouveau collaborateur, la configuration d'un outil ou un workflow spécifique, puis intégrez-la à la page Confluence. Le texte explique ; la vidéo illustre.
- Contexte d'une décision. Enregistrez une courte vidéo Loom expliquant le raisonnement derrière une décision et intégrez-la dans le journal des décisions. Dans six mois, votre équipe entendra le contexte expliqué par votre voix au lieu de devoir deviner à partir d'un paragraphe.
- Intégration. Les recrues reçoivent un ensemble de pages Confluence contenant des présentations Loom intégrées. Elles apprennent comment les choses fonctionnent à leur propre rythme, sans avoir à planifier de sessions avec des collègues très occupés.
Rovo indexe chaque transcription Loom. Ainsi, un enregistrement réalisé par votre responsable d'équipe il y a 18 mois fait désormais partie des connaissances consultables de votre équipe, et n'est plus un simple fichier enfoui dans un espace de stockage partagé.
Astuce : identifiez la question la plus fréquemment posée au sein de votre équipe. Créez une page Confluence qui y répond. Enregistrez une présentation Loom et intégrez-la à la page. Partagez le lien la prochaine fois que quelqu'un posera cette question.
Étape 4 : Trouver n'importe quoi avec Rovo
Même une base de connaissances bien organisée a ses limites. Vous ne pouvez pas parcourir toutes les réponses, surtout lorsque les informations se trouvent à la fois sur une page Confluence, dans un ticket Jira et dans un enregistrement Loom datant de trois semaines. Rovo effectue une recherche sur l'ensemble de ces sources en une seule requête et renvoie une réponse unique accompagnée de liens vers les sources.
- « Quel est notre processus pour gérer les remontées client ? » -> Rovo trouve le runbook.
- « Qu'avons-nous décidé concernant les tiers tarifaires ? » -> Rovo trouve le journal des décisions et l'epic Jira à laquelle il renvoie.
- « Comment configurer l'environnement de staging ? » -> Rovo trouve la documentation Confluence et la présentation Loom.
Plus besoin de passer d'un onglet à l'autre. Plus besoin de demander « quelqu'un sait où se trouve ce document ? » sur Slack. Une question, une réponse, avec des liens vers la source.
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