Migliore gestione delle conoscenze con Atlassian Teamwork Collection
Punti chiave
- Atlassian Teamwork Collection trasforma le conoscenze sparpagliate in un sistema connesso, rendendole facili da trovare, aggiornate e collegate al lavoro.
- Confluence resta aggiornato perché si collega direttamente al punto in cui si svolge il lavoro
- Jira offre un quadro completo. Tutti i ticket risolti, le funzionalità rilasciate e le azioni degli agenti sono insieme alla documentazione.
- Loom rende umane le conoscenze complesse. Includi video dettagliati in modo che il tuo team possa mostrare anziché limitarsi a spiegare.
- Rovo svolge ricerche in Confluence, Jira e Loom con un'unica query. Una domanda, una risposta. Con i link alla fonte.
- Una knowledge base è efficace se viene usata davvero dal tuo team. La struttura permette di trovare le informazioni, non solo di garantire completezza.
Il tuo team ha già le risposte, ma in questo momento sono sparpagliate in vari documenti e thread o addirittura si trovano solo nella testa di alcune persone. Quando le conoscenze non sono collegate al lavoro, diventano obsolete, si perdono e rallentano le attività. Atlassian Teamwork Collection è stata creata per mettere fine alle ricerche infinite e offrire al tuo team un sistema di gestione delle conoscenze in cui tutto rimane collegato al lavoro:
- Confluence acquisisce e organizza i documenti.
- Jira li collega al lavoro in corso.
- Loom aggiunge il contesto attraverso video dettagliati.
- Rovo esegue ricerche in tutto questo, così nessuno dovrà chiedersi dove si trova il link che sta cercando.
Un unico sistema, progettato per far sì che le conoscenze del tuo team siano aggiornate, connesse e facili da trovare.
Come creare un sistema di conoscenze connesso
Passaggio 1: crea una knowledge base che le persone usino davvero
Molte knowledge base diventano obsolete perché sono separate dal lavoro. Confluence è diverso perché è collegato al resto della Teamwork Collection. Integra una roadmap di Jira in tempo reale in una pagina di progetto e si aggiornerà automaticamente. Registra una riunione di pianificazione con Loom e le note finiranno in Confluence, mentre gli elementi di azione verranno inviati a Jira. L'obiettivo non è avere più documentazione, ma avere la documentazione giusta, che sia sempre facile da trovare e costantemente aggiornata.
Struttura per trovare le conoscenze
La documentazione può anche essere la migliore ma, se nessuno riesce a trovarla, non serve a niente. Organizzala in base al team, al progetto o alla funzione, non per data. Usa gerarchie di pagine, etichette e spazi così che le persone possano sfogliare i contenuti in modo naturale invece di cercare e sperare di trovare. Uno spazio Confluence ben strutturato significa che un nuovo collega del team può orientarsi nella sua prima settimana senza bisogno di chiedere i link a cinque persone.
Documentazione aggiornata con meno fatica
Se la documentazione è obsoleta, si erode la fiducia. La soluzione più semplice è incorporare visualizzazioni Jira dinamiche nelle pagine Confluence, perché lo stato si aggiorna automaticamente man mano che il lavoro procede in Jira. Collega i log delle decisioni agli epic Jira da cui hanno avuto origine e, quando il lavoro si evolve, la documentazione si aggiorna di conseguenza. Nessuno dovrà aggiornare ogni venerdì una pagina wiki.
Suggerimento: documenta le decisioni, non solo i risultati. Tra sei mesi, una pagina che spiega perché il tuo team ha scelto una direzione sarà più utile rispetto a una pagina che dice solo cosa hai rilasciato.
Passaggio 2: collega le conoscenze al lavoro
Alla maggior parte delle knowledge base manca il contesto di ciò che è realmente successo. Confluence conserva la documentazione. Jira tiene traccia del lavoro: ogni ticket risolto, ogni funzionalità rilasciata, ogni bug corretto, ogni azione dell'agente eseguita. Confluence e Jira insieme offrono un quadro completo che nessuno dei due può fornire da solo.
Collega un runbook Confluence ai ticket Jira che lo hanno attivato. Collega un'analisi retrospettiva allo sprint in cui le cose non sono andate per il verso giusto. La versione documentata e la versione reale restano sincronizzate. Quando Rovo cerca una risposta, trova entrambe.
Passaggio 3: aggiungi un video per dare un tocco più umano
La documentazione scritta descrive il fatto. Ma alcune cose, come un flusso di lavoro complesso, una decisione con varie sfumature, il ragionamento dietro una scelta non ovvia, sono più facili da spiegare a voce. Loom ti consente di incorporare brevi video dettagliati direttamente nelle pagine Confluence, così il tuo team può trovare il testo e il video in un'unica posizione.
- Spiegazioni dettagliate dei processi. Registra un video Loom dettagliato per spiegare un processo complesso, come l'onboarding, la configurazione degli strumenti o un flusso di lavoro specifico, e includilo nella pagina Confluence. Il testo spiega, il video mostra.
- Contesto delle decisioni. Registra rapidamente un video Loom che spieghi il ragionamento alla base di una decisione e includilo nel log delle decisioni. Tra sei mesi, il tuo team ascolterà il contesto spiegato con la tua voce invece di doverlo intuire da un paragrafo.
- Onboarding. I neoassunti ricevono una serie di pagine Confluence con spiegazioni dettagliate di Loom incorporate. Possono imparare il funzionamento delle cose nel momento che preferiscono e al proprio ritmo, senza bisogno di programmare sessioni con membri del team impegnati.
Rovo indicizza ogni trascrizione di Loom, quindi una registrazione creata 18 mesi fa dal team leader diventa parte delle conoscenze ricercabili del tuo team, non resta sepolta in un'unità condivisa.
Suggerimento: scegli la domanda posta più spesso dal tuo team. Crea una pagina Confluence con la risposta. Registra una spiegazione dettagliata di Loom e incorporala nella pagina. Condividi il link la prossima volta che qualcuno farà la stessa domanda.
Passaggio 4: trova qualsiasi cosa con Rovo
Anche una knowledge base ben organizzata ha dei limiti. Non puoi trovare tutte le risposte semplicemente cercando, soprattutto quando le informazioni sono in parte in una pagina Confluence, in parte in un ticket Jira e in parte in una registrazione Loom di tre settimane fa. Rovo svolge ricerche in tutti con un'unica query e restituisce una singola risposta con i link alle fonti.
- "Qual è il nostro processo per gestire le escalation dei clienti?" -> Rovo trova il runbook.
- "Cosa abbiamo deciso riguardo al livello di prezzi?" -> Rovo trova il log delle decisioni e l'epic Jira collegato.
- "Come faccio a configurare l'ambiente di staging?" -> Rovo trova il documento Confluence e la spiegazione dettagliata di Loom.
Non c'è bisogno di passare a un'altra scheda. Nessuno deve chiedere in Slack: "Chi sa dov'è quel documento?". Una domanda, una risposta. Con i link alla fonte.
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