Come perfezionare la collaborazione per realizzare lanci di prodotti efficaci con Teamwork Collection
Hai raggiunto il milestone finale della roadmap: il nuovo prodotto è sul mercato e la campagna è cominciata! Purtroppo, i risultati sono inferiori al traguardo o agli obiettivi che tu e il team contavate di raggiungere. I clienti sono confusi sui vantaggi del prodotto, l'adozione non è all'altezza delle aspettative e il team interno non è in grado di rispondere alla marea di domande rivolte all'assistenza clienti.
Il lancio di prodotti e funzionalità va spesso incontro a ostacoli quando i team di prodotto e marketing lavorano in silos e non riescono a collaborare in modo efficace. Sebbene gli sforzi isolati in silos siano un problema noto, i risultati di questi silos sono il problema più grande.
I team più efficienti sanno che una stretta collaborazione non è solo facoltativa, bensì segna la differenza tra una distribuzione scollegata e un lancio riuscito che trova il plauso dei clienti.
Ma come fanno questi team a ottenere risultati simili? Questa guida illustra gli strumenti e le tattiche che usano in Confluence, Jira e Loom per rimanere allineati, creare entusiasmo e immettere sul mercato una product story unificata.
Che cosa offre questa guida:
- Un framework di collaborazione tattica dalla pianificazione alla fase post-lancio
- Strategie del mondo reale adottate da team di successo
- Passaggi concreti per raggiungere l'obiettivo attraverso le app Atlassian
Dai silos alla sinergia: perché una collaborazione chiara è importante
Perché ogni team deve collaborare per eseguire il lancio di un prodotto? Pensate alla NASA ogni volta che un nuovo razzo parte dalla Terra: il centro di controllo missione assicurerà che ogni team sia "pronto" prima di ordinare l'accensione. I motori non si accendono finché ogni team non è in linea con il centro di controllo.
Curiosità: non è solo una metafora. La NASA usa davvero Confluence e Jira per garantire l'allineamento.
Lo stesso vale per il lancio del prodotto. Collaborare come un unico team assicura che tutto ciò che riguarda il nuovo prodotto sia "pronto per il lancio". Nessuno vuole ritrovarsi nella posizione di dover dire al capo che c'è un problema.
Quindi, per evitare interruzioni e problemi di comunicazione il giorno del lancio, inizia con questi approcci fondamentali per pianificare la gestione di obiettivi, persone e aspettative:
- Sviluppa una strategia di prodotto condivisa: offre a tutti un'origine di riferimento per i messaggi sul prodotto e un'esecuzione GTM (go-to-market) più efficace.
- Ruoli chiari e pianificazione allineata: quando tutti conoscono il proprio ruolo all'interno della strategia complessiva, nascono decisioni più rapide e sicure.
- Allineamento interno: se ogni team comprende le complessità del prodotto, anche i clienti lo sapranno. Ciò migliora l'adozione esterna e la comprensione dei clienti.
"Per i team è facile perdersi nell'esecuzione e dimenticare se si stanno dedicando alla risoluzione degli stessi problemi. Ecco perché avere chiarezza sugli obiettivi, informazioni sul pubblico condivise e un linguaggio comune è fondamentale per una collaborazione di successo". - Andrew Stillman, Head of Product Marketing for Teamwork Collection, Atlassian
Se ti sembra tutto utile, è perché lo è. Tieni però presente che un lancio di prodotto di ben riuscito implica anche scongiurare alcuni errori prevedibili, tra cui:
- Ritardi nel lancio dovuti a piani ambigui o disallineati e alla mancanza di comunicazione
- Narrazioni contrastanti o messaggi non coerenti tra i vari canali, che rendono difficile per i clienti capire l'utilità del prodotto.
- Perdita di tempo, soprattutto quando si cercano documenti o si esegue un lavoro doppio che si sarebbe potuto evitare.
- Perdita di informazioni e opportunità di mercato mancate, perché gli sforzi isolati creano punti ciechi all'interno del team.
3. Stabilisci ruoli e responsabilità (promuovendo al contempo una cultura del supporto)
Chi sta facendo cosa? È una domanda semplice che ha importanti implicazioni per il progetto. Il nostro consiglio è di allineare tra loro i PM e i PMM suddividendo i rispettivi ruoli come segue:
- PM: è responsabile del "cosa" e del "come" del prodotto. È responsabile di ciò che il team sta creando e si assicura che soddisfi le esigenze dei clienti. Inoltre fa da portavoce dei partner che si occupano dell'ingegneria e della progettazione, riportando le decisioni sui prodotti al team tecnico in modo chiaro e contestuale.
- PMM: è responsabile del "cosa" e del "come" della narrazione. È responsabile del posizionamento del prodotto sul mercato. I PMM spesso agiscono come direttori generali della strategia di commercializzazione, allineandosi con i team che si occupano dei contenuti social, web e a pagamento, delle pubbliche relazioni e dell'abilitazione per garantire che il messaggio arrivi alle persone giuste.
Questa è la panoramica generale. Ma è qui che avviene la vera magia: allineando PM e PMM ti assicuri che la giusta narrazione si estenda a ogni altra funzione. Quando queste due figure lavorano in sinergia, i team di ingegneria, progettazione e marketing possono muoversi tutti nella stessa direzione, senza confusione o messaggi contrastanti.
Promuovi la stratificazione nel processo di pianificazione. I PMM devono comprendere la roadmap del prodotto e gli eventuali compromessi tecnici che potrebbero influire sulla story, mentre i PM devono pensare al valore che viene offerto al cliente, al posizionamento e al modo in cui le loro decisioni modellano la narrazione.
"I migliori product marketer agiscono come direttori generali della strategia di commercializzazione. Non si tratta solo della comunicazione: si tratta di gestire l'intero percorso del cliente su tutti i canali." - Jefferson Taylor, Head of Product, Confluence, Atlassian
4. Pianifica il lancio dei prodotti con flessibilità e lungimiranza
Anche il programma di lancio meglio orchestrato si evolverà nel tempo. Un team dedicato al lancio di un prodotto ha bisogno sia di struttura che di adattabilità per eseguire un lancio di successo.
Se ti sembra difficile trovare un equilibrio, di seguito ti forniamo qualche spunto sulla base di ciò che abbiamo visto fare ai leader di settore:
- Creazione di un calendario del lancio con collegamenti a eventi reali, come conferenze di settore o trimestri fiscali. Questo sistema ti fornisce delle scadenze rigide e incoraggia tutti i membri del team a dare la propria approvazione.
- Assegnazione di lead dedicati a ciascun team per promuovere la collaborazione interfunzionale di cui parliamo.
- Utilizzo di modelli per i vari livelli di lancio o creazione di guide operative specifiche per livello all'interno di Confluence. In questo modo potrai vedere cosa funziona e cosa no e ripetere le abitudini migliori.
Tuttavia, non puoi pianificare tutto e un disallineamento può facilmente insinuarsi e far deragliare un progetto di questa portata. Perciò, per quanto ti prepari, potresti comunque dover affrontare alcuni di questi problemi comuni mentre lavori al tuo progetto di lancio del prodotto.
Per evitare stress non necessario, ecco una serie di problemi e rapide soluzioni che tu e il tuo team dovreste conoscere per cercare di mitigare gli ostacoli:
→ Disallineamento sull'ambito o sugli obiettivi rispetto al risultato. Se non siete d'accordo sul finale della storia, probabilmente non sarete d'accordo sui capitoli che lo precedono.
Soluzione: programma una riunione iniziale adeguata con gli stakeholder per discutere gli obiettivi, allinearvi sugli obiettivi e definire i rituali appropriati.
→ Brainstorming in silos che avviene senza una struttura o delle azioni successive. Quando si fa brainstorming, è facile entusiasmarsi per un'idea. Tuttavia, se la stessa sessione di brainstorming avviene in maniera isolata e il team non comunica queste idee per farle approvare prima di passare all'esecuzione, si rischia di incorrere in problemi gravi.
Soluzione: organizza una sessione di lavoro interfunzionale o una riunione di brainstorming per aprire le discussioni e offrire la libertà creativa di condividere le proprie idee. Assicurati di comunicare e condividere il contesto con gli stakeholder e i partecipanti giusti, in modo che siano a conoscenza dello scopo della riunione e possano prepararsi a illustrare le loro idee.
→ Documenti e strumenti sparsi. È difficile mantenere i team allineati quando le informazioni chiave sono sparse in diversi posti e strumenti. Quando documenti vengono condivisi documenti una tantum in Slack o le conversazioni avvengono in maniera isolata è facile che i team si perdano aggiornamenti importanti o decisioni chiave che generano ulteriori disallineamenti in futuro.
Soluzione: disporre degli strumenti e dei processi giusti per la collaborazione può aiutare tutti a comunicare gli aggiornamenti e collaborare in maniera efficace (approfondiremo questo discorso a breve).
→ Responsabilità e diritti decisionali poco chiari. Il lancio di un prodotto funziona meglio quando un project manager è in grado di prendere decisioni chiave. Tutti devono poter dare un contributo, ma deve esserci una persona che si assicuri di mantenere tutto nei tempi previsti.
Soluzione: definisci ruoli e responsabilità chiari e identifica i responsabili delle decisioni. Per rimanere allineati, i PM e i PMM devono stabilire delle aspettative e chiarire i loro ruoli.
Sfida: documenti e strumenti sparsi qua e là rendono difficile trovare ciò che cerco
Generalmente, i lanci di prodotti coinvolgono un team interfunzionale di molte persone, quindi è importante che ognuno sia allineato su obiettivi, priorità, tempistiche e decisioni. Tuttavia, quando la collaborazione si estende a tante persone, è difficile monitorare tutti gli aggiornamenti e le informazioni di cui i team hanno bisogno per completare i task. Si creano situazioni in cui è necessario inviare più volte gli stessi documenti o, peggio ancora, in cui i team lavorano alla cieca e finiscono per disallinearsi nelle fasi successive.
Soluzione: Confluence semplifica la ricerca di documenti e risposte chiave, così potrai sempre ottenere le informazioni più aggiornate e accurate necessarie per proseguire il lavoro senza interruzioni.
Crea un hub di lancio centrale in Confluence in cui raccogliere tutto ciò che serve, dalle informazioni strategiche di alto livello, come obiettivi di lancio e dettagli del progetto, fino agli aspetti più importanti, come la copia dell'e-mail di lancio o le consegne di progettazione. La raccolta di tutte le informazioni in una posizione centralizzata consente ai membri del team di trovare facilmente quello che stanno cercando.
Puoi anche aggiungere link esterni, come schermate di Figma, dispositive in Google, board di progetto in Jira o dashboard degli strumenti di gestione dei dati, in modo da riunire tutti i materiali di lancio correlati per garantirne facilità di ricerca e accesso.
⭐️ Suggerimento: con Rovo, la soluzione di Atlassian basata sull'IA, la scoperta delle conoscenze raggiunge livelli mai visti prima. Rovo riunisce tutti gli strumenti e le connessioni dati, come chat di Slack, registrazioni delle riunioni, le pagine Confluence, progetti Jira e altro ancora, così avrai sempre a disposizione il quadro completo del lavoro in corso.
Fai domande come "Qual è l'ultimo aggiornamento sul lancio?" o "Cosa è emerso dalla riunione stand-up della scorsa settimana?" e Rovo eseguirà un pull da tutte le fonti pertinenti per fornirti le informazioni più precise e aggiornate senza che tu debba andare a cercarle.
Sfida: non riusciamo a rispettare le scadenze a causa delle dipendenze e della scarsa chiarezza sulla responsabilità dei task
Uno dei maggiori ostacoli a un lancio efficace è la confusione: se non si sa chi deve fare cosa e quando, è facile che task e scadenze vadano persi, soprattutto in un team interfunzionale di molte persone.
Soluzione: Jira semplifica la gestione dei progetti. Suddividi i lanci complessi in fasi attuabili e assegna responsabili e scadenze trasparenti per tenere allineato l'intero team interfunzionale. Puoi gestire il lavoro come preferisci, con elenchi, board e visualizzazione timeline, in modo da avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento.
Ad accompagnarti in ogni fase del processo c'è anche Rovo. Lascia che l'IA ti aiuti a creare ticket da qualsiasi strumento, ad esempio direttamente da Slack o dalle pagine Confluence, a suddividere il lavoro in task facili da gestire e a collegare le risorse pertinenti ai singoli task, affinché gli stakeholder abbiano sempre a disposizione il contesto necessario.
Con Rovo in Jira, i lanci dei prodotti si gestiscono praticamente da soli, così puoi concentrarti sul raggiungimento degli obiettivi anziché sui task collaterali.
Puoi anche incorporare le board di Jira direttamente nelle pagine Confluence, per sfruttare i vantaggi di entrambe le soluzioni e ottenere il monitoraggio dei task in tempo reale con visibilità sull'intero lancio. Confluence diventa lo spazio di riferimento per ottenere gli aggiornamenti sul progetto, i documenti strategici, le risorse e lo stato generale del lancio, senza che tutti debbano rimanere sempre all'interno di Jira.
⭐️ Suggerimento: per la pianificazione a lungo termine, i team che usano Obiettivi Atlassian possono associare gli obiettivi di lancio di alto livello ai progetti Jira e agli aggiornamenti di Confluence, affinché ogni dettaglio sia sempre in relazione con il quadro generale.
Sfida: non voglio programmare l'ennesima riunione, ma non so in quale altro modo comunicare questi aggiornamenti al team
Soluzione: condividi le informazioni con un video Loom. Capitano spesso situazioni in cui è necessario comunicare un aggiornamento di progetto, una domanda, una richiesta o una modifica, ma servirebbe più di un messaggio su Slack o su Teams o di un'e-mail. Inoltre, può essere difficile coordinare gli orari di tutti per mettere a calendario una riunione in presenza.
Anziché coordinare gli orari e richiedere a ciascuno il tempo da dedicare a una discussione in diretta, puoi condividere questi aggiornamenti in un video Loom. Imposta una data di scadenza entro la quale tutti dovranno guardarlo e rispondere alle informazioni incluse. Questo approccio fa risparmiare tempo a tutti e offre una soluzione per chi non può partecipare a una discussione dal vivo ma deve contribuire al processo decisionale del progetto. Funge inoltre da artefatto che consente di monitorare le modifiche e lo stato di avanzamento del progetto.
Un video Loom può quindi essere pubblicato direttamente su una pagina Confluence per condividere l'aggiornamento e fornire il feedback al cliente.
Questi scenari indicano che tu o un membro del team potete usare Loom invece di aggiungere un'altra riunione al calendario di tutti:
- La maggior parte del discorso si svolgerà durante la riunione e, in linea di massima, dovrai condividere gli aggiornamenti sullo stato o le decisioni già prese su cui tutti devono essere informati.
- Il messaggio in Slack o il commento in Confluence consisterà in un blocco di testo la cui stesura richiederà parecchio tempo.
- Parlerai di concetti o esaminerai molte immagini a cui vuoi che gli altri stakeholder possano accedere in un secondo momento.
Nel caso in cui sia necessario organizzare una riunione, lascia che sia l'apposita funzionalità di Loom basata sull'IA a prendere appunti al posto tuo. Connetti Loom alle riunioni su Zoom, Google Meet o Teams e ottieni automaticamente note basate sull'IA in Confluence. Grazie all'agente Strumento di segnalazione degli approfondimenti sulle riunioni di Rovo, potrai anche recuperare appunti e informazioni dalle riunioni perse.
⭐️ Suggerimento: usa l'agente Strumento di segnalazione degli approfondimenti sulle riunioni per recuperare le discussioni, le decisioni chiave e gli elementi di azione persi durante una riunione a cui non hai potuto partecipare.
Sfida: troppi task collaterali
Per ogni risultato produttivo, come redigere l'e-mail di lancio o condurre interviste con gli utenti, ci sono task correlati che non contribuiscono direttamente al risultato, ma richiedono comunque tempo, come leggere i presupposti del progetto, creare e aggiornare i task, mettersi in pari con i commenti o cercare le informazioni giuste.
Soluzioni: riduci le operazioni ripetitive con Rovo, la soluzione di Atlassian basata sull'IA. Rovo è integrato in tutte le app della Teamwork Collection e offre ai team diverse opzioni per lavorare in modo più rapido ed efficace. Ecco di cosa è capace:
- Riassumere il contenuto delle pagine e i commenti in modo da ottenere un riepilogo rapido.
- Aumentare la qualità del lavoro migliorando con un clic la scrittura e le descrizioni dei ticket Jira.
- Effettuare una ricerca nell'intero stack di strumenti per dare risposte accurate e pertinenti in pochi secondi.
- Fornire definizioni di acronimi aziendali esclusivi e gergo interno.
- Creare task direttamente da strumenti come Slack e pagine Confluence per risparmiare tempo.
- E molti altri!
Rovo offre anche agenti pronti all'uso creati appositamente per task comuni ma specializzati, come la creazione di diagrammi, il brainstorming, la stesura di contenuti con il registro del marchio dell'azienda, il riepilogo delle informazioni sui clienti e altro ancora.
Il futuro della collaborazione è connesso
Quando i team di prodotto e marketing dispongono degli strumenti giusti per collaborare senza ostacoli, ogni operazione risulta più semplice. Il fatto che i team siano al corrente delle stesse informazioni garantisce uno scambio di messaggi più chiaro, che in ultima analisi contribuisce a fornire più valore ai clienti.
Ma la magia avviene quando gli strumenti sono perfettamente adatti al flusso di lavoro.
Grazie alla Teamwork Collection di Atlassian, potrai:
- Lavorare in uno spazio collaborativo che funge da unica origine di riferimento per i documenti di lancio dei prodotti in Confluence.
- Monitorare ogni elemento e priorità usando Jira come strumento di gestione del progetto per i lanci di prodotti.
- Collaborare in modalità asincrona e rendere la comunicazione tra team più efficiente dal punto di vista spazio-temporale con Loom.
- Consentire al team di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto e usare Rovo per lavorare in modo più rapido, efficace e unito con l'IA.
Qual è il passo successivo? Considera questo articolo il tuo progetto più recente. Ecco una checklist con alcune milestone da raggiungere:
- Condividi questa guida con il team responsabile del lancio.
- Crea uno spazio Confluence dedicato per il prossimo rilascio di prodotto.
- Configura la board del progetto di lancio del prodotto in Jira.
- Crea abitudini personali, come sincronizzazioni settimanali, pagine condivise e aggiornamenti Loom.
- Affidati all'IA per agire più rapidamente.
Salva i modelli per trasformare le best practice e i lanci di maggior successo in playbook ripetibili.
Con gli strumenti giusti, un lancio non sembrerà una corsa, poiché gli strumenti giusti creano un allineamento naturale, che garantisce un lancio di successo basato sulla collaborazione.
Approfondimenti
In Jira Software, gli approfondimenti aiutano il team a prendere decisioni basate sui dati senza uscire dal contesto attuale. Gli approfondimenti raccolgono i dati dalle board e dai progetti Jira per presentare visualizzazioni aggregate dell'avanzamento del tuo team e sono attualmente disponibili per le metriche Scrum sia nei progetti gestiti dall'azienda che in quelli gestiti dal team.
Integrazioni
In Jira Software, un'app (a volte chiamata add-on o plug-in) è un componente installabile che integra o migliora la funzionalità delle istanze. Tu e i tuoi team potete dedicare meno tempo alla gestione del lavoro e di più alla creazione di software di elevata qualità con oltre 3000 app Jira Software adattabili a tutti i casi d'uso.