So ermöglichst du mit der Teamwork Collection eine nahtlose Zusammenarbeit für erfolgreiche Produkteinführungen
Du hast den letzten Meilenstein in deiner Produkt-Roadmap erreicht – dein neues Produkt ist auf dem Markt und die Kampagne wurde gestartet! Leider bleiben die erwarteten Ergebnisse aus oder du und dein Team könnt die gesetzten Ziele nicht erreichen. Unter den Kunden herrscht Verwirrung in Bezug auf die Produktvorteile. Die Akzeptanz hinkt den Erwartungen hinterher. Und das interne Team ist nicht in der Lage, die Flut von Kundensupportanfragen zu beantworten.
Bei Produkt- und Funktionseinführungen kommt es häufig zu Herausforderungen, wenn Produkt- und Marketingteams voneinander isoliert und ineffektiv zusammenarbeiten. Obwohl isolierte Anstrengungen ein bekanntes Problem sind, stellen die Ergebnisse dieser isolierten Zusammenarbeit das größere Problem dar.
Leistungsstarke Teams wissen, dass eine enge Zusammenarbeit kein optionales Konzept ist. Sie macht den Unterschied zwischen einem zusammenhanglosen Rollout und einer erfolgreichen Markteinführung, die bei deinen Kunden Anklang findet.
Aber wie bewerkstelligen leistungsstarke Teams das? In diesem Leitfaden werden die Tools und Taktiken vorgestellt, die sie in Confluence, Jira und Loom verwenden, um sich laufend aufeinander abzustimmen, Dynamik aufzubauen und eine einheitliche Produkt-Story zu vermarkten.
Folgendes wirst du aus diesem Leitfaden mitnehmen:
- Ein Framework für taktische Zusammenarbeit von der Planung bis nach dem Start
- Praxistaugliche Strategien, die von erfolgreichen Teams verwendet werden
- Konkrete Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung mithilfe von Atlassian-Apps
Vom isolierten Arbeiten zu Synergieeffekten: warum eine klare Zusammenarbeit wichtig ist
Warum muss jedes Team für eine Produkteinführung zusammenarbeiten? Denke an die NASA, wenn eine neue Rakete ins Weltall startet: Die Kommandozentrale stellt sicher, dass jedes Team bereit ist, bevor es die Zündung anordnet. Die Triebwerke starten erst, wenn alle Teams auf die Mission ausgerichtet sind.
(Funfact: Das ist nicht nur eine Metapher. Die NASA verwendet tatsächlich Confluence und Jira, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.)
Das Gleiche gilt für deine Produkteinführung. Wenn ihr als Team zusammenarbeitet, wird sichergestellt, dass das neue Produkt "startklar" ist. Niemand möchte die Schuld tragen und den Chef darüber informieren, dass es ein Problem gibt.
Zur Vermeidung von Kommunikationsausfällen und Problemen am Einführungstag solltest du vorab diese wichtigen Ansätze berücksichtigen, um Ziele, Mitarbeiter und Erwartungen zu planen:
- Entwicklung einer gemeinsamen Produktstrategie: Bietet allen Beteiligten eine Informationsquelle für Produktbotschaften und ermöglicht eine effektivere Markteinführung.
- Klare Rollen und abgestimmte Planung: Wenn jeder seine Rolle innerhalb der globalen Strategie kennt, fallen schnellere und sicherere Entscheidungen.
- Interne Ausrichtung: Wenn jedes Team die Feinheiten des Produkts versteht, werden auch die Kunden diese nachvollziehen können. Dies sorgt für eine bessere Annahme außerhalb und für ein besseres Kundenverständnis.
"Teams können sich so schnell in der Ausführung verlieren und vergessen, dass sie dieselben Probleme lösen. Deshalb sind klare Ziele, gemeinsame Zielgruppeneinblicke und eine gemeinsame Sprache die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit." – Andrew Stillman, Head of Produkt Marketing for Teamwork Collection, Atlassian
Das klingt alles positiv und das ist es auch. Denke jedoch daran, dass es bei einer erfolgreichen Produkteinführung auch darum geht, Fehler zu vermeiden, die vorhergesagt und geplant werden können, um Folgendes zu verhindern:
- Verzögerungen bei der Markteinführung aufgrund unklarer oder falsch ausgerichteter Pläne und mangelnder Kommunikation
- Widersprüchliche Narrative oder unzusammenhängende Botschaften auf allen Kanälen, die dazu führen, dass die Kunden die Vorzüge des Produkts weniger verstehen
- Zeitverschwendung, insbesondere bei der Suche nach Dokumenten oder bei doppelter Arbeit, die hätte vermieden werden können
- Verlorene Einblicke und verpasste Marktchancen, weil isolierte Bemühungen zu blinden Flecken in deinem Team führen
3. Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen (und eine Kultur der Zusammenarbeit fördern)
Wer ist wofür zuständig? Diese einfache Frage hat große Auswirkungen auf das Projekt. Unsere Empfehlung lautet, die Aufgaben zwischen PMs und PMMs wie folgt zu verteilen:
- PMs: Sind für das „Was“ und „Wie“ des Produkts zuständig. Sie legen fest, was das Team entwickelt, und stellen sicher, dass es den Kundenbedürfnissen entspricht. Sie sind das Sprachrohr der Techniker und Designer und kommunizieren Produktentscheidungen klar und kontextbezogen an das technische Team.
- PMMs: Sind für das „Was“ und „Wie“ des Narrativs zuständig. Sie entscheiden, wie das Produkt auf dem Markt positioniert wird. PMMs agieren häufig als „Geschäftsführer“ der Go-to-Market-Strategie und stimmen sich mit den Teams für Social-Media, Bezahlservices, Web, Content, PR und Enablement ab, um sicherzustellen, dass die Botschaft die richtige Zielgruppe erreicht.
Das ist die generelle Rollenverteilung. Die wahre Magie findet aber bei der Abstimmung zwischen PM und PMM statt, die dafür sorgen, dass das richtige Narrativ in alle anderen Features einfließt. Wenn die beiden Rollen ineinandergreifen, ziehen die Bereiche Technik, Design und Marketing an einem Strang, ohne dass es zu Missverständnissen oder gemischten Signalen kommt.
Überschneidungen im Planungsprozess sind willkommen. PMMs sollten die Produkt-Roadmap und alle technischen Kompromisse verstehen, die sich auf die Story auswirken könnten. PMs sollten über den Kundennutzen, die Positionierung und die Art und Weise nachdenken, wie ihre Entscheidungen das Narrativ prägen.
„Die besten Produktvermarkter agieren wie die Geschäftsführer ihrer Go-to-Market-Strategie. Nicht die Botschaft allein steht im Mittelpunkt, es geht darum, die gesamte Customer Journey über alle Kanäle hinweg zu steuern.“ – Jefferson Taylor, Head of Product, Atlassian
4. Produkteinführungen mit Flexibilität und Voraussicht planen
Selbst der am besten koordinierte Markteinführungsplan wird sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Ein gutes Produkteinführungsteam benötigt sowohl eine Struktur als auch Anpassungsfähigkeit, um erfolgreich live zu gehen.
Um ein gutes Gleichgewicht zu finden, gehen die Top-Performer unserer Erfahrung nach wie folgt vor:
- Einen Kalender für die Markteinführung führen, der an reale Ereignisse wie Branchenkonferenzen oder Geschäftsquartale anknüpft. Vorteile: harte Deadlines und alle im Team können sich darauf einlassen.
- Aus beiden Teams Verantwortliche bestellen, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, die wir so betonen.
- Mit Vorlagen für verschiedene Launch-Stufen arbeiten oder stufenbasierte „Playbooks“ in Confluence erstellen. So lernst du, was funktioniert und was nicht, und du kannst erfolgreiche Strategien wiederverwenden.
Es ist utopisch, alles haarklein zu planen. Abweichungen können sich schnell einschleichen und ein Projekt dieser Größenordnung zum Scheitern bringen. Egal, wie viel Arbeit du in die Vorbereitung steckst, es ist nicht ausgeschlossen, dass du bei deinem Produkteinführungsprojekt auf einige dieser Probleme stößt.
Um dich und dein Team vor Frust zu bewahren, findet ihr hier einige typische Probleme und Lösungen zur schnellen Abhilfe:
→ Unstimmigkeiten bezüglich des Projektumfangs oder Endergebnisses. Wenn ihr euch nicht auf das Ende der Geschichte einigen könnt, dann werden auch die Kapitel davor Probleme bereiten.
Lösung: Plane ein Auftaktgespräch mit den Stakeholdern, um die Ziele zu besprechen, zu vereinbaren und Rituale festzulegen.
→ Isoliertes Brainstorming ohne Follow-up. Beim Brainstorming begeistert man sich schnell für eine Idee. Wenn das Meeting aber isoliert stattfindet und das Team keine Freigabe zur Umsetzung seiner Ideen einholt, ist der Ärger vorprogrammiert.
Lösung: Veranstalte eine Arbeitssitzung oder ein Brainstorming-Meeting, an dem alle relevanten Personen beteiligt sind, um Diskussionen zu fördern und kreativen Freiraum für den Ideenaustausch zuzulassen. Lade die richtigen Stakeholder und Personen ein und stelle ihnen alle Informationen bereit, damit sie sich auf das Treffens und den Ideenaustausch vorbereiten können.
→ Kein zentraler Zugriff auf Dokumente und Tools. Die Teamkoordination wird zur Herausforderung, wenn wesentliche Informationen über verschiedene Tools und Orte verstreut sind. Wenn einzelne Dokumente in Slack geteilt werden oder Konversationen isoliert geführt werden, verpassen Teams leicht wichtige Updates oder Entscheidungen, was später zu noch mehr Unstimmigkeiten führt.
Lösung: Mit den passenden Kooperationstools und Prozessen bleiben alle auf dem neuesten Stand und können effektiv zusammenzuarbeiten – mehr dazu gleich.
→ Unklare Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse. Eine Produkteinführung funktioniert am besten, wenn ein Projektmanager die wichtigen Entscheidungen treffen kann. Jeder sollte Input erhalten, aber letztendlich muss eine Person Kontrolle über den Zeitplan haben.
Lösung: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren und Entscheidungsträger festlegen. PMs und PMMs sollten ihre Erwartungen und Rollen klären, um das Projekt gemeinsam voranzubringen.
Herausforderung: Verstreute Dokumente und Tools erschweren es mir, das Gesuchte zu finden
An Produkteinführungen ist meist ein großes funktionsübergreifendes Team beteiligt, und es ist wichtig, alle Beteiligten auf Ziele, Prioritäten, Zeitpläne und Entscheidungen abzustimmen. Aber bei so vielen verschiedenen Köchen in der Küche ist es schwierig, den Überblick über alle Updates und Informationen zu behalten, die die Teams benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Das führt zu Anfragen wie "Kannst du mir das Dokument noch einmal schicken?" oder schlimmer noch – Teams arbeiten im Ungewissen, was später zu Unstimmigkeiten führt.
Lösung: Mit Confluence findet ihr wichtige Dokumente und Antworten im Handumdrehen, sodass ihr immer über die aktuellsten und genauesten Informationen verfügt, die ihr für einen reibungslosen Arbeitsablauf benötigt.
Erstelle einen zentralen Einführungs-Hub in Confluence, um alles zu zentralisieren, von strategischen Informationen auf höchster Ebene wie Einführungszielen und Projektdetails bis hin zu den kleinsten Details wie dem Text der Einführungs-E-Mail oder der Designübergabe. Wenn alles an einem Ort aufbewahrt wird, weiß jeder im Team, wo er nachsehen muss, wenn er etwas benötigt.
Du kannst sogar externe Links hinzufügen, wie Figma-Bildschirme, Folien in Google, Projekt-Boards in Jira oder Dashboards aus deinen Datentools, um alle verbundenen Einführungsmaterialien zusammenzuhalten und so die Auffindbarkeit und den Zugriff zu erleichtern.
⭐️ Profi-Tipp: Mit Rovo, der KI-gestützten Lösung von Atlassian, erreicht die Wissensgewinnung eine völlig neue Dimension. Rovo vereint alle deine Tools und Datenverbindungen – wie Slack-Chats, Besprechungsaufzeichnungen, Confluence-Seiten, Jira-Projekte und mehr –, sodass immer der vollständige Kontext deiner Arbeit beachtet wird.
Frage Rovo beispielsweise: "Was ist das neueste Update zu dieser Einführung?" oder "Was habe ich beim Standup-Meeting letzte Woche verpasst?“ und es werden alle relevanten Quellen durchsucht, um die wichtigsten und aktuellsten Antworten zu liefern, ohne dass du selbst nach diesen Informationen suchen musst.
Wir verpassen Termine aufgrund von Abhängigkeiten und unklaren Zuständigkeiten für Aufgaben
Eines der größten Hindernisse für eine reibungslose Einführung ist Unklarheit: Wer macht was und wann? Insbesondere in einem großen funktionsübergreifenden Team gehen Aufgaben und Fristen leicht unter.
Lösung: Jira macht das Projektmanagement zum Kinderspiel. Teile komplexe Einführungen in umsetzbare Schritte auf und weise klare Zuständigkeiten und Fristen zu, damit das gesamte funktionsübergreifende Team an einem Strang zieht. Mit Listen, Boards und der Zeitleistenansicht kannst du deine Arbeit nach deinen Vorstellungen verwalten, sodass du immer den Überblick über den Fortschritt behältst.
Außerdem begleitet dich Rovo bei jedem Schritt des Prozesses. Mit KI kannst du von überall aus Vorgänge erstellen, z. B. direkt aus Slack oder deinen Confluence-Seiten, die Arbeit in leicht zu bewältigende Aufgaben aufteilen und verwandte Ressourcen mit einzelnen Aufgaben verknüpfen, damit die Stakeholder immer über den erforderlichen Kontext verfügen.
Mit Rovo in Jira laufen Produkteinführungen praktisch von selbst ab, sodass du dich darauf konzentrieren kannst, deine Aufgaben zu erledigen, anstatt dich mit der Arbeit um die Arbeit herum zu beschäftigen.
Du kannst Jira-Boards auch direkt in Confluence-Seiten einbetten und so das Beste aus beiden Welten erhalten: Aufgabenverfolgung in Echtzeit mit Transparenz für die gesamte Einführung. Confluence wird zum zentralen Ort für Projekt-Updates, Strategiedokumente, Assets und den allgemeinen Einführungsstatus, ohne dass alle Mitarbeiter in Jira arbeiten müssen.
⭐️ Profi-Tipp: Für die langfristige Planung können Teams, die Atlassian Ziele verwenden, übergeordnete Einführungsziele mit Jira-Projekten und Confluence-Updates verknüpfen, sodass jedes Detail mit dem Gesamtbild verbunden bleibt.
Herausforderung: Ich möchte nicht noch ein weiteres Meeting ansetzen, weiß aber nicht, wie ich diese Updates dem Team sonst vermitteln soll.
Lösung: Teile es per Loom. Nicht selten gibt es Momente, in denen ein Projekt-Update, eine Frage, eine Anfrage oder eine Änderung kommuniziert werden muss, dafür eine Nachricht über Slack, Teams oder eine E-Mail jedoch nicht ausreicht. Es kann auch schwierig sein, die Zeitpläne aller Beteiligten zu koordinieren, um ein Meeting vor Ort in den Kalendern unterzubringen.
Anstatt die Pläne zu koordinieren und die Zeit aller Beteiligten für eine Diskussion vor Ort zu beanspruchen, kannst du diese Updates in einem Loom-Video teilen. Lege ein Fälligkeitsdatum fest, bis zu dem alle das Video angesehen und auf die darin enthaltenen Informationen reagiert haben müssen. Dieser Ansatz spart allen Zeit und bietet eine Lösung für alle, die nicht an einer Diskussion vor Ort teilnehmen können, aber an der Entscheidungsfindung für das Projekt beteiligt sein müssen. Er dient auch als Projektartefakt, um die Änderungen und Fortschritte des Projekts zu verfolgen.
Ein Loom-Video kann dann direkt auf einer Confluence-Seite gepostet werden, um ein Update zu teilen und dem Kunden Feedback zu geben.
Diese Szenarien sind ein Hinweis darauf, dass du oder ein Mitglied deines Teams Loom nutzen könnt, anstatt ein weiteres Meeting in die Kalender aller einzutragen:
- Du wirst während des Meetings den Großteil der Redezeit übernehmen und musst in erster Linie Status-Updates oder bereits getroffene Entscheidungen mitteilen, über die alle informiert werden müssen.
- Deine Nachricht in Slack oder dein Kommentar in Confluence wird ein sehr langer Text sein und viel Zeit zum Schreiben in Anspruch nehmen.
- Du wirst ein Konzept besprechen oder viele visuelle Elemente durchgehen und möchtest, dass diese später für andere Stakeholder zugänglich sind.
Wenn du doch einmal ein Meeting ansetzen musst, überlass das Notieren einfach den KI-gestützten Notizen von Loom. Verbinde Loom mit deinen Zoom-, Google Meet- oder Teams-Meetings und erhalte automatisch KI-gestützte Notizen in Confluence. Mit dem Rovo-Agenten für Meeting-Einblicke kannst du sogar Notizen und Einblicke aus verpassten Meetings erhalten!
⭐️ Profi-Tipp: Hole verpasste Diskussionen, wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte aus Meetings, an denen du nicht teilnehmen konntest, mit dem Rovo-Agenten für Meeting-Einblicke nach.
Herausforderung: Es gibt zu viel "Arbeit" rund um die Arbeit.
Für jedes produktive Ergebnis, wie das Verfassen der Einführungs-E-Mail oder die Durchführung von Nutzerbefragungen, gibt es damit verbundene Aufgaben, die zwar nicht direkt zum Ergebnis beitragen, aber dennoch deine Zeit in Anspruch nehmen. Denke zum Beispiel an das Einlesen in Projekthintergründe, das Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben, das Nachholen von Kommentaren oder die Suche nach den richtigen Informationen.
Lösungen: Reduziere den Arbeitsaufwand mit Rovo, der KI-Lösung von Atlassian. Rovo ist in alle Apps der Teamwork Collection integriert und ermöglicht Teams auf vielfältige Weise ein schnelleres und intelligenteres Arbeiten. Rovo kann:
- den Inhalt und Kommentare von Seiten zusammenfassen, damit du schnell einen Überblick erhältst.
- die Qualität deiner Arbeit optimieren, mit Verbesserungen deiner Texte und Jira-Vorgangsbeschreibungen per Klick.
- deinen gesamten Tool-Stack durchsuchen, um dir in wenigen Sekunden genaue, relevante Antworten zu liefern.
- dir Definitionen für unternehmensinterne Akronyme und Fachbegriffe geben.
- Aufgaben direkt von Orten wie Slack und Confluence-Seiten erstellen, um Zeit zu sparen.
- Und mehr!
Rovo bietet auch sofort einsatzbereite Agenten, die speziell für häufige, aber spezialisierte Aufgaben entwickelt wurden. Das umfasst z. B. das Erstellen von Diagrammen, das Brainstorming von Ideen, das Verfassen von Inhalten in der Markensprache des Unternehmens, das Zusammenfassen von Kundeneinblicken und vieles mehr.
Die Zukunft der Zusammenarbeit ist vernetzt
Wenn Produkt- und Marketingteams über die richtigen Tools für eine nahtlose Zusammenarbeit verfügen, läuft alles reibungsloser. Wenn alle Teams an einem Strang ziehen, sorgt das für klarere Botschaften und hilft dir letztendlich dabei, deinen Kunden einen höheren Mehrwert zu bieten.
Und wenn deine Tools zu deinem Workflow passen, dann wird es wirklich magisch.
Die Atlassian Teamwork Collection bietet dir die folgenden Möglichkeiten:
- Arbeite in einem gemeinsamen Bereich, der als zentrale Informationsquelle für deine Dokumente zur Produkteinführung in Confluence dient.
- Behalte den Überblick über alle dynamischen Komponenten und Prioritäten, indem du Jira als Tool für das Projektmanagement bei Produkteinführungen einsetzt.
- Ermögliche eine asynchrone Zusammenarbeit und effizientere Teamkommunikation über Zeit und Raum hinweg mit Loom.
- Erlaube es deinem Team, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, und nutze Rovo, damit dein Team schneller, intelligenter und gemeinsam mit KI arbeiten kann.
Wie sehen also die nächsten Schritte aus? Betrachte diesen Artikel als dein neuestes Projekt – wir haben eine Checkliste mit einigen Meilensteinen, die du erreichen kannst:
- Teile diesen Leitfaden mit deinem Einführungsteam.
- Erstelle einen eigenen Confluence-Bereich für deine nächste Produktveröffentlichung.
- Richte dein Jira-Projektboard für die Produkteinführung ein.
- Entwickle deine eigenen Rituale, wie wöchentliche Besprechungen, gemeinsame Seiten und Loom-Updates.
- Nutze KI, um schneller voranzukommen.
Speichere deine Vorlagen, um deine Best Practices und erfolgreichsten Produkteinführungen in wiederverwendbare Playbooks umzuwandeln.
Mit den richtigen Tools fühlt sich eine Markteinführung nicht wie ein hektisches Unterfangen an. Die richtigen Tools schaffen eine natürliche Abstimmung für eine erfolgreiche, gemeinsame Einführung.
Einblicke
In Jira Software helfen Einblicke Teams dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen, ohne ihren aktuellen Kontext zu verlassen. Einblicke beziehen Daten aus deinen Jira-Boards und -Projekten, um aggregierte Ansichten über den historischen Fortschritt deines Teams darzustellen. Einblicke sind derzeit für Scrum-Metriken sowohl in vom Unternehmen verwalteten als auch vom Team verwalteten Projekten verfügbar.
Integrationen
Eine App (manchmal auch als Add-on oder Plug-in bezeichnet) in Jira Software ist eine installierbare Komponente, die die Funktionalität deiner Instanz ergänzt oder erweitert. Du und deine Teams könnt weniger Zeit mit dem Aufgabenmanagement verbringen und habt dadurch mehr Zeit für die Entwicklung erstklassiger Software: Mehr als 3.000 Jira Software-Apps, die individuell an jeden beliebigen Verwendungszweck angepasst werden können, helfen euch dabei.