Asynchrone Zusammenarbeit mit der Atlassian Teamwork Collection
Erkenntnisse:
- Mit der Atlassian Teamwork Collection ist die asynchrone Zusammenarbeit der Standard und keine Notlösung.
- Loom holt die Konversation aus dem Kalender heraus. Entscheidungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Updates werden einmal aufgezeichnet und können jederzeit angesehen werden.
- Jede Loom-Aufzeichnung bleibt mit dem Vorgang verknüpft, um den es geht, ist in Confluence-Seiten eingebettet und mit Jira-Projekten verlinkt.
- Aufzeichnungen enthalten automatisch Transkripte, Zusammenfassungen und Kapitel. Loom erfasst Live-Meetings in Confluence und erstellt Aufgaben in Jira.
- Jira und Confluence sorgen dafür, dass das Fundament über Zeitzonen hinweg sichtbar bleibt und Rovo und Agenten schließen die Lücken dazwischen.
Es ist 15:00 Uhr, und die Person, deren Input du brauchst, ist in ihre Arbeit versunken, befindet sich in einer anderen Zeitzone oder ist einfach offline. Du könntest einen Slack-Thread senden, die Arbeit auf später verschieben oder ohne den Input weitermachen. Nichts davon bringt dich einer Antwort näher.
Die Atlassian Teamwork Collection ist so konzipiert, dass asynchrone Zusammenarbeit der Standard ist und keine Notlösung. Jira und Confluence sorgen dafür, dass Vorgänge und Entscheidungen sichtbar bleiben, unabhängig davon, wer online ist. Loom schließt die Lücken und ersetzt Meetings, die nicht live stattfinden mussten, durch Videos, die dein Team sich ansehen kann, wenn es gerade Zeit hat. Zusammen ermöglichen es die Tools deinem Team, voranzukommen, ohne aufeinander warten zu müssen.
So arbeitet ihr im Team asynchron zusammen
Mit Loom werden Dinge, für die früher ein Termin vereinbart werden musste, einfach einmal aufgezeichnet und können dann jederzeit angesehen werden: Entscheidungen, Anleitungen, Statusaktualisierungen. Dank des Videoformats werden auch Tonfall, Gesten und Argumentation vermittelt.
1. Schritt: Wann solltest du Aufzeichnungen nutzen und wann solltest du Meetings ansetzen?
Meetings haben ihre Berechtigung, wenn Interaktion im Mittelpunkt steht: Brainstormings, sensibles Feedback oder Entscheidungen, die echte Diskussionen erfordern. Alles Übrige kann in einem Loom-Video kommuniziert werden. Wenn etwas geteilt oder erklärt werden soll, aber nicht diskutiert werden muss, geht das mit einer Aufzeichnung schneller, erreicht mehr Menschen und ist auch später noch verfügbar. Statusaktualisierungen erreichen Personen, die nicht teilnehmen konnten. Anleitungen stehen auch sechs Monate später noch neuen Mitarbeitern zur Verfügung. Onboarding-Aufzeichnungen, für die sonst eine Live-Sitzung erforderlich wäre, können bei Bedarf immer wieder angesehen werden. Die Überlegungen zu einer Entscheidung geraten nach dem Meeting nicht in Vergessenheit.
Tipp: Bevor du ein Meeting planst, stell dir zunächst die Frage: "Könnte das ein Loom-Video sein?" Wenn die Antwort ja lautet (und das ist bei Statusaktualisierungen, Anleitungen und Mitteilungen oft der Fall), erstellst du stattdessen eine Aufzeichnung.
2. Schritt: Was lässt sich durch ein Loom-Video gut ersetzen?
Es geht nicht in erster Linie darum, Meetings zu ersetzen, für die eine E-Mail ausgereicht hätte. Loom-Videos ersetzen Kommunikation, die in keinem anderen Format funktioniert hat. Wo ein Loom-Video besser funktioniert:
- Fehlerberichte: Statt Schritte zur Reproduktion zu schreiben und zu hoffen, dass sie jemand nachvollziehen kann, zeichnest du deinen Bildschirm auf, um das Problem zu zeigen. Loom erstellt direkt einen Jira Vorgang mit dem vollständigen angehängten visuellen Kontext. Eine Aufzeichnung ersetzt langes Hin und Her.
- Design- und Code-Reviews: Wenn du eine Figma-Datei oder eine Pull-Anfrage auf dem Bildschirm durchgehst und erläuterst, was sich geändert hat und warum, werden auch Aspekte abgedeckt, die von Kommentaren allein nicht erfasst werden würden. Reviewer antworten zeitlich flexibel mit ihren eigenen Anmerkungen, während der ursprüngliche Walkthrough am Vorgang angehängt bleibt, damit alle später bei Bedarf darauf zugreifen können.
- Statusaktualisierungen mit mehr Nuancen: Wenn das Update mehr als einen Satz umfasst, wenn es einen Grund für eine Verzögerung gibt oder ein erklärungswürdiger Kompromiss dahintersteht, vermittelt ein Loom-Video all das in wenigen Minuten. Dein Team erhält Inhalte, nicht nur eine Überschrift.
- Projektstart: Zeichne den Projektstart einmalig auf und teile ihn mit dem gesamten Team. Alle erhalten denselben Kontext, unabhängig davon, wann sie ihn ansehen, und Loom überträgt Aufgaben direkt an Jira, sodass das Projekt schon vor der ersten Antwort in Gang kommt.
- Erläuterungen zu Entscheidungen: In der Zusammenfassung wird nicht nur festgehalten, was entschieden wurde, sondern auch warum, welche Alternativen berücksichtigt wurden und was noch offen ist. Die Begründung bleibt mit der Entscheidung verknüpft, statt in den Notizen einer Person verloren zu gehen.
- Komplexe Erklärungen: Dinge, die du sonst fünfmal fünf verschiedenen Personen in einer Demo zeigen würdest – einen Workflow-Überblick, eine Funktionsspezifikation, ein Einrichtungsleitfaden für ein neues Tool – musst du nur einmal aufnehmen, mit allen teilen, die die Information aktuell benötigen, und dann für alle, die später dazukommen, auffindbar ablegen.
Tipp: Nimm deine nächste Statusaktualisierung als 3-minütiges Loom-Video auf, anstatt ein 30-minütiges Meeting zu planen. Bette es in deine Confluence-Projektseite ein. Sieh dir an, wie dein Team reagiert.
3. Schritt: Loom als Bestandteil deines permanenten Datensatzes etablieren
Ein Loom-Video, das nur im Posteingang von jemandem liegt, ist das asynchrone Äquivalent zu einem Meeting, das niemand aufgezeichnet hat. Der Sinn von asynchroner Arbeit ist, dass die Konversation bestehen bleibt. Deshalb muss die Aufzeichnung an einem Ort gespeichert werden, an dem sie später gefunden, referenziert und genutzt werden kann.
Bette das Loom-Video direkt in die Confluence-Seite ein, auf die es sich bezieht, hänge es an den Jira-Vorgang an, um den es geht, oder beides. Verknüpfe in Loom die zugehörigen Confluence-Seiten und Jira-Vorgänge, damit Anzeigeberechtigte direkt zur Quelle springen können. Die Aufzeichnung wird Teil des Artefakts, das darin behandelt wird, und fungiert als Tor zu den restlichen zugehörigen Vorgängen.
Loom-Videos sind nicht nur eine bloße Aufzeichnung. Aufzeichnungen enthalten standardmäßig automatische Transkripte, Zusammenfassungen und Kapitel: So kann ein Teamkollege, der wenig Zeit hat, einfach Text überfliegen, statt sich das Video anzusehen. Zudem kann Rovo das Transkript wie jede andere Wissensquelle durchsuchen. Loom-Videos können auch direkt in Confluence-Seiten umgewandelt oder in Jira-Vorgänge konvertiert werden, sodass aus einer 5-minütigen Aufnahme eine dokumentierte Entscheidung oder eine nachverfolgte Aktion wird, ohne dass etwas neu eingetippt werden muss.
Sollte ein Meeting doch live stattfinden müssen, erfasst Loom auch dieses. Das KI-Notizentool nimmt an deinem Zoom-, Google Meet- oder Teams-Meeting teil, zeichnet es auf und verwandelt es in eine Confluence-Seite mit Notizen, Zusammenfassung und Aufgaben, die automatisch an Jira übertragen werden. Die Live-Konversation wird trotzdem im selben asynchronen Datensatz wie alles andere gespeichert.
Loom-Aufzeichnungen können auch zu Anweisungen für Rovo-Agenten werden. Geh eine Anforderung oder Designänderung auf dem Bildschirm durch und lass sie anschließend von Loom in Jira-Vorgänge umwandeln, die zur Ausführung an Agenten delegiert werden können. Die Aufzeichnung dient sowohl als Briefing als auch als Ausgangspunkt für die Arbeit – kein erneutes Eintippen, keine separate Ausarbeitung.
4. Schritt: Nachhaltige Teampraktiken etablieren
Sich darauf zu einigen, asynchron zu arbeiten, ist einfach. Aber dauerhaft asynchron zu arbeiten erfordert Disziplin, besonders wenn die Kalender überquellen und die Versuchung, "einfach kurz einen Anruf zu tätigen", wieder aufkommt. Teams, die erfolgreich asynchron zusammenarbeiten, behandeln dies wie ein Betriebsmodell, nicht wie eine individuelle Gewohnheit: Sie einigen sich vorab auf einige Punkte, damit die Praktik Bestand hat.
- Aufbewahrungsort: Entscheidet, wohin die jeweilige Kommunikationsart gehört, z. B. Projektentscheidungen in Confluence, Vorgangsaktualisierungen in Jira und in beide eingebettete Loom-Videos. Wenn alle wissen, wo sie was finden, müssen sie während ihrer asynchronen Arbeit nicht mehr suchen.
- Erwartungen an Antworten: Im Rahmen einer asynchronen Arbeitsweise kommen Antworten nicht immer sofort. Es darf aber auch nicht zu lange dauern. Lege ein Standard-Antwortfenster für nicht dringende Nachrichten fest, damit das Team weiß, was es erwarten kann.
- Aufnahmestandards: Das Ziel sollten 3 bis 5 Minuten lange Videos sein. Beginne mit dem Fazit und verwende Kapitel für alles, was länger ist. Kurze und strukturierte Loom-Videos werden angesehen. Zu lange Videos landen in der Warteschlange und werden vergessen.
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