Współpraca asynchroniczna dzięki kolekcji Atlassian Teamwork Collection
Najważniejsze informacje
- Kolekcja Atlassian Teamwork Collection sprawia, że współpraca asynchroniczna staje się standardem, a nie tylko rozwiązaniem zastępczym.
- Loom umożliwia prowadzenie rozmów bez konieczności ustalania terminów w kalendarzu. Decyzje, przewodniki i komunikaty są rejestrowane jednorazowo i można je odtworzyć w dowolnym momencie.
- Każde nagranie Loom pozostaje połączone z pracą, której dotyczy — osadzone na stronach Confluence i powiązane z projektami Jiry.
- Nagrania zawierają automatyczne transkrypcje, podsumowania i rozdziały. Loom rejestruje spotkania na żywo w Confluence, dodając czynności do wykonania w Jirze.
- Aplikacje Jira i Confluence zapewniają widoczność podstawowych informacji niezależnie od stref czasowych, a Rovo i agenty uzupełniają wszelkie luki.
Jest godzina 15:00, a osoba, której opinii potrzebujesz, jest zajęta, znajduje się w innej strefie czasowej lub po prostu jest offline. Możesz wysłać wiadomość w aplikacji Slack, zaplanować rozmowę na później lub kontynuować bez udziału tej osoby. Żadne z tych rozwiązań nie zapewni Ci odpowiedzi.
Kolekcja Atlassian Teamwork Collection została zaprojektowana tak, aby współpraca asynchroniczna była standardem, a nie tylko rozwiązaniem zastępczym. Aplikacje Jira i Confluence zapewniają widoczność pracy oraz podejmowanych decyzji, niezależnie od tego, kto jest aktualnie online. Loom uzupełnia kolekcję, zastępując spotkania, które nie musiały odbywać się na żywo, filmami, które członkowie zespołu mogą obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie. Dzięki tym połączonym rozwiązaniom Twój zespół może działać dalej bez konieczności czekania na siebie nawzajem.
Jak sprawić, by współpraca asynchroniczna przyniosła korzyści Twojemu zespołowi
Dzięki Loom wszystko, co wcześniej wymagało zaproszenia w kalendarzu, można teraz nagrać raz i obejrzeć w dowolnym momencie: decyzje, przewodniki, komunikaty o stanie prac. A ponieważ jest to film, ton wypowiedzi, gesty i tok rozumowania pozostają niezmienione.
Krok 1: Kiedy nagrywać, a kiedy planować
Spotkania mają sens, gdy chodzi o interakcję: wspólne burze mózgów, informacje zwrotne dotyczące poufnych kwestii lub decyzje wymagające prawdziwej dyskusji. Wszystko inne można załatwić za pomocą filmu Loom. Gdy celem jest przekazanie informacji lub wyjaśnienie czegoś, a nie dyskusja, nagranie pozwala zrobić to szybciej i dotrzeć do większej liczby osób, a także pozostawia trwały zapis. Komunikaty o stanie prac docierają do osób, które nie mogły uczestniczyć. Przewodniki są nadal dostępne dla nowo zatrudnionej osoby nawet po sześciu miesiącach. Nagrania onboardingowe, które normalnie wymagałyby udziału w sesji na żywo, można wielokrotnie odtwarzać na żądanie. Uzasadnienie podjętej decyzji nie znika wraz z zakończeniem spotkania.
Wskazówka: Przed zaplanowaniem spotkania warto zadać sobie pytanie: „Czy nie wystarczy film Loom?” Jeżeli odpowiedź brzmi „tak” (a często tak właśnie jest w przypadku komunikatów o stanie prac, przewodników czy przekazywania informacji), lepiej jest to nagrać.
Krok 2: Co Loom skutecznie zastępuje
Największe korzyści nie wynikają z zastępowania spotkań, które można było przeprowadzić za pomocą e-maili. Wynikają one z zastąpienia komunikacji, która nie sprawdzała się w żadnej formie. Gdzie Loom sprawdza się lepiej:
- Zgłoszenia błędów: Zamiast opisywać kroki pozwalające odtworzyć błąd i liczyć na to, że ktoś z nich skorzysta, nagraj zawartość ekranu, prezentując problem. Loom utworzy zgłoszenie bezpośrednio w Jirze, dołączając pełny kontekst wizualny. Jedno nagranie zastępuje wątek z licznymi wiadomościami.
- Przeglądy projektów i kodu: Prezentacja pliku Figma lub pull requestu na ekranie, z wyjaśnieniem wprowadzonych zmian i ich powodów, pozwala uchwycić to, czego same komentarze nie oddają. Recenzenci odpowiadają w dogodnym dla siebie czasie, dodając własne adnotacje, a oryginalny przegląd pozostaje przypięty do zgłoszenia, aby każdy mógł z niego skorzystać w przyszłości.
- Komunikaty o stanie prac z uwzględnieniem niuansów: Gdy komunikat składa się z więcej niż jednego zdania, gdy za opóźnieniem kryje się jakiś powód lub gdy warto wyjaśnić pewne kompromisy, Loom pozwala przekazać to wszystko w ciągu kilku minut. Twój zespół otrzymuje wszystkie istotne informacje, a nie tylko nagłówek.
- Rozpoczęcia projektów: Nagraj spotkanie inauguracyjne tylko raz i udostępnij je całemu zespołowi. Wszyscy otrzymają ten sam kontekst, niezależnie od tego, kiedy obejrzą film, a Loom prześle czynności do wykonania bezpośrednio do Jiry, dzięki czemu projekt może ruszyć z miejsca jeszcze przed pierwszą odpowiedzią.
- Wyjaśnienia decyzji: Podsumowanie, które zawiera nie tylko informacje o tym, co zostało postanowione, ale także o powodach tej decyzji, rozważanych alternatywach oraz kwestiach, które pozostają otwarte. Argumentacja pozostaje powiązana z decyzją, zamiast ginąć w czyichś notatkach.
- Złożone wyjaśnienia: Kwestie, które w innym przypadku wymagałyby zaprezentowania pięciu osobom osobno. Omówienie przepływu pracy, specyfikacja funkcji, przewodnik konfiguracji nowego narzędzia. Wystarczy nagrać to raz, udostępnić wszystkim, którzy tego teraz potrzebują, i zadbać o to, aby film był łatwo dostępny dla wszystkich, którzy dołączą później.
Wskazówka: Zamiast planować 30-minutowe spotkanie, nagraj kolejny komunikat o stanie prac jako 3-minutowy film Loom. Osadź go na stronie projektu w Confluence. Zobacz, jak zareaguje Twój zespół.
Krok 3: Włączenie filmów Loom do trwałej dokumentacji
Film Loom, który pozostaje wyłącznie w czyjejś skrzynce odbiorczej, jest asynchronicznym odpowiednikiem spotkania, którego nikt nie nagrał. Istotą przejścia na tryb asynchroniczny jest to, że rozmowa pozostaje dostępna, dlatego nagranie musi trafić do miejsca, w którym będzie można je później odnaleźć, odwołać się do niego i podjąć na jego podstawie działania.
Osadź film Loom bezpośrednio na stronie Confluence, której dotyczy, dołącz go do odnośnego zgłoszenia Jiry lub zrób obie te rzeczy. Z poziomu Loom można umieścić łącza do powiązanych stron Confluence i zgłoszeń Jiry, aby oglądający mogli szybko przejść do źródła. Nagranie staje się częścią artefaktu, którego dotyczy, oraz stanowi punkt wyjścia do pozostałych powiązanych prac.
Loom pozwala na dalsze rozszerzenie możliwości. Nagrania domyślnie zawierają automatyczne transkrypcje, podsumowania i rozdziały, dzięki czemu członek zespołu, który ma mało czasu, może je przeczytać, zamiast oglądać, a Rovo może przeszukiwać transkrypcję tak samo jak każde inne źródło wiedzy. Filmy Loom można także bezpośrednio przekształcać w strony Confluence lub zgłoszenia Jira, dzięki czemu 5-minutowe nagranie staje się udokumentowaną decyzją lub śledzoną czynnością — bez potrzeby przepisywania treści.
A gdy spotkanie musi odbyć się na żywo, Loom również może je zarejestrować. Oparte na sztucznej inteligencji narzędzie do robienia notatek dołącza do rozmowy w Zoom, Google Meet lub Teams, nagrywa ją, a następnie tworzy stronę Confluence z notatkami, podsumowaniem oraz czynnościami do wykonania, które są automatycznie przesyłane do Jiry. Rozmowa, która musiała odbyć się na żywo, trafia ostatecznie do tego samej asynchronicznej dokumentacji co wszystko inne.
Nagrania Loom mogą stać się również instrukcjami dla agentów Rovo. Wystarczy omówić na ekranie wymagania lub zmiany w projekcie, a Loom przekształci je w zgłoszenia Jiry, które można przydzielić agentom do wykonania. Nagranie stanowi zarówno brief, jak i punkt wyjścia dla pracy — nie ma potrzeby przepisywania ani tworzenia osobnego opisu.
Krok 4: Wprowadzenie praktyk zespołowych, które zapewnią trwałość zmian
Podjęcie decyzji o przejściu na tryb asynchroniczny to najprostszy krok. Utrzymanie tego trybu wymaga dyscypliny, zwłaszcza gdy kalendarze się zapełniają i pojawia się pokusa, by „po prostu zadzwonić”. Zespoły, które robią to dobrze, traktują pracę asynchroniczną jako model działania, a nie indywidualny nawyk, i już na początku uzgadniają kilka kwestii, aby ta praktyka się przyjęła.
- Gdzie trafiają poszczególne treści: Zdecyduj, gdzie będzie znajdować się każdy rodzaj komunikacji. Decyzje projektowe w Confluence, aktualizacje zgłoszeń w Jirze, a osadzone filmy Loom w obu tych narzędziach. Gdy wszyscy wiedzą, gdzie czego szukać, praca asynchroniczna nie wymaga już wyszukiwania.
- Oczekiwania dotyczące odpowiedzi: Komunikacja asynchroniczna nie oznacza natychmiastowości, ale nie może też oznaczać nieokreślonego czasu oczekiwania. Ustaw domyślne okno odpowiedzi na wiadomości, które nie są pilne, aby zespół wiedział, czego się spodziewać.
- Standardy nagrań: Staraj się, aby trwały od 3 do 5 minut, zacznij od najważniejszych wniosków, a w przypadku dłuższych nagrań skorzystaj z podziału na rozdziały. Krótkie i uporządkowane filmy Loom są chętniej oglądane. Długie trafiają do kolejki i zostają zapomniane.
Następny
Poznaj więcej przewodników z tej serii.