Lepsze zarządzanie wiedzą dzięki Atlassian Teamwork Collection

Najważniejsze informacje

• Atlassian Teamwork Collection przekształca rozproszoną wiedzę w połączony system, który jest łatwy do przeszukiwania, aktualny i powiązany z wykonywaną pracą.

• Usługa Confluence pozostaje aktualna, ponieważ jest bezpośrednio połączona z miejscem, w którym toczy się praca.

• Jira zapewnia pełny obraz sytuacji: każde rozwiązane zgłoszenie, wdrożoną funkcję i działanie agenta — wraz z dokumentacją.

• Loom nadaje złożonej wiedzy ludzki wymiar. Możesz dodawać przewodniki wideo, aby zespół mógł pokazywać, a nie tylko opowiadać.

• Rovo przeszukuje jednocześnie usługi Confluence, Jira i Loom w ramach jednego zapytania. Jedno pytanie, jedna odpowiedź i łącza do źródeł.

• Najlepsza baza wiedzy to taka, z której zespół faktycznie korzysta. Twórz ją z myślą o łatwości wyszukiwania, a nie tylko o kompletności.

Twój zespół zna już odpowiedzi, ale obecnie są one rozproszone po dokumentach, wątkach i głowach kilku osób. Gdy wiedza nie jest powiązana z pracą, dezaktualizuje się, ginie i spowalnia wszystkich. Atlassian Teamwork Collection stworzono po to, aby położyć kres niekończącym się poszukiwaniom i zapewnić Twojemu zespołowi system zarządzania wiedzą, w którym wszystko pozostaje powiązane z pracą:

• Confluence umożliwia gromadzenie i porządkowanie dokumentacji.

• Jira łączy je z pracami w toku.

• Loom umożliwia dodawanie kontekstu dzięki przewodnikom wideo.

• Rovo przeszukuje wszystko, dzięki czemu nikt nie musi pytać „Gdzie było to łącze?”.

Jeden system pozwala zapewnić, że wiedza zespołu jest zawsze aktualna, dostępna i łatwa do odnalezienia.

Jak zbudować powiązany system wiedzy

Krok 1. Stwórz bazę wiedzy, z której użytkownicy faktycznie korzystają

Większość baz wiedzy dezaktualizuje się, ponieważ funkcjonują one w oderwaniu od pracy. Usługa Confluence wyróżnia się tym, że jest zintegrowana z pozostałymi elementami Teamwork Collection. Gdy dodasz aktualizowany na bieżąco harmonogram Jiry na stronie projektu, zmiany będą odświeżane automatycznie. Jeśli za pomocą Loom nagrasz spotkanie dotyczące planowania, notatki automatycznie pojawią się w Confluence, przy czym zadania do wykonania zostaną przesłane do Jiry. Celem nie jest tworzenie dodatkowej dokumentacji. To właściwa dokumentacja — zawsze dostępna i aktualna.

Struktura ułatwiająca wyszukiwanie

Nawet najlepsza dokumentacja nie spełnia swojej roli, jeśli nikt nie może jej znaleźć. Treści można porządkować według zespołu, projektu lub funkcji, a nie według daty. Możesz też korzystać z drzew stron, etykiet i przestrzeni, aby użytkownicy mogli swobodnie przeglądać zawartość, zamiast szukać i mieć nadzieję na znalezienie potrzebnych informacji. Dobrze uporządkowana przestrzeń Confluence pozwala nowemu koledze z zespołu szybko odnaleźć się w pierwszym tygodniu pracy, bez konieczności proszenia kilku osób o przesłanie łączy.

Łatwiejsze i szybsze aktualizowanie dokumentacji

Nieaktualna dokumentacja podważa zaufanie. Osadzanie aktualnych widoków Jiry na stronach Confluence to najprostsze rozwiązanie — status aktualizuje się automatycznie wraz z postępem pracy w Jirze. Dzienniki decyzji można powiązać z epikami Jiry, które z nich wynikły — a gdy praca będzie ewoluować, dokumentacja to odzwierciedli. Nikt nie musi co piątek ręcznie aktualizować strony wiki.

Wskazówka: dokumentuj decyzje, a nie tylko rezultaty. Strona wyjaśniająca, dlaczego zespół wybrał określony kierunek, będzie za sześć miesięcy cenniejsza niż strona opisująca tylko to, co zostało wdrożone.

Krok 2. Połącz bazę wiedzy z pracą

Większości baz wiedzy brakuje kontekstu tego, co faktycznie się wydarzyło. Confluence przechowuje dokumentację, Jira śledzi postępy prac. Rejestrowane jest każde rozwiązane zgłoszenie, każda wdrożona funkcja, każdy naprawiony błąd i każde wykonane działanie agenta. Wszystkie te informacje tworzą pełny obraz, którego żadna z tych aplikacji nie jest w stanie przedstawić samodzielnie.

Wykaz procedur z Confluence można powiązać ze zgłoszeniami w Jirze, które go uruchomiły. Analizę post-mortem można powiązać ze sprintem, w którym pojawiły się problemy. Wersja udokumentowana i rzeczywista pozostają zsynchronizowane. Gdy Rovo szuka odpowiedzi, znajduje je obie.

Krok 3. Dodaj filmy wideo, aby nadać wiedzy ludzki wymiar

Dokumentacja pisemna odpowiada na pytanie „Co?”. Niektóre kwestie łatwiej jest jednak wyjaśnić na głos — złożony przepływ pracy, niuanse decyzji, uzasadnienie nieoczywistego wyboru. Loom umożliwia osadzanie krótkich przewodników wideo bezpośrednio na stronach Confluence, dzięki czemu zespół ma dostęp do tekstu i wideo w jednym miejscu.

• Przewodniki po procesach. Nagraj w Loom przewodnik po złożonym procesie, takim jak onboarding, konfiguracja narzędzi lub konkretny przepływ pracy, i osadź go na stronie Confluence. Tekst wyjaśnia, a film pokazuje.

• Kontekst decyzji. Nagraj w Loom krótki film wideo, w którym wyjaśnisz powody podjęcia decyzji, a następnie osadź go w dzienniku decyzji. Za sześć miesięcy Twój zespół usłyszy kontekst wypowiedziany Twoim głosem, zamiast domyślać się go z akapitu tekstu.

• Onboarding. Nowi pracownicy otrzymują zestaw stron Confluence z osadzonymi przewodnikami z Loom. Uczą się, jak wszystko działa, w dogodnym dla siebie czasie i we własnym tempie, bez umawiania się na sesje szkoleniowe z zajętymi kolegami z zespołu.

Rovo indeksuje każdą transkrypcję z Loom, dzięki czemu nagranie wykonane przez lidera zespołu 18 miesięcy temu staje się częścią możliwej do przeszukiwania wiedzy zespołu, a nie plikiem ukrytym gdzieś na dysku współdzielonym.

Wskazówka: wybierz najczęściej zadawane pytanie zespołu. Utwórz stronę w Confluence, która na nie odpowiada. Nagraj przewodnik w Loom i osadź go na stronie. Udostępnij łącze, gdy ktoś następnym razem zapyta o te informacje.

Krok 4. Znajdź wszystko dzięki Rovo

Nawet dobrze zorganizowana baza wiedzy ma swoje ograniczenia. Nie zawsze da się znaleźć odpowiedź, przeglądając zasoby — zwłaszcza gdy część informacji znajduje się na stronie Confluence, część w zgłoszeniu w Jirze, a część w nagraniu Loom sprzed trzech tygodni. Rovo przeszukuje wszystkie te zasoby w jednym zapytaniu i zwraca jedną odpowiedź z łączami do źródeł.

• „Jak wygląda nasz proces obsługi eskalacji klientów?” → Rovo znajduje wykaz procedur.

• „Co ustaliliśmy w sprawie tego planu cenowego?” -> Rovo znajduje dziennik decyzji oraz powiązany z nim epik w Jirze.

• „Jak skonfigurować środowisko staging?” → Rovo znajduje dokument w Confluence oraz przewodnik wideo w Loom.

Bez przełączania się między kartami. Bez pytań na Slacku w stylu: „Hej, czy ktoś wie, gdzie jest ten dokument?”. Jedno pytanie, jedna odpowiedź i łącza do źródeł.

Jak wygląda to w praktyce

Pytania, które warto zadać zespołowi

• Jeśli ktoś dołączy do zespołu w przyszłym miesiącu, w jaki sposób dowie się, jak wszystko działa?

• Gdzie dokumentuje się podjęte decyzje? Czy ktoś je odnajdzie po sześciu miesiącach?

• Ile razy w tygodniu ktoś pyta: „czy ktokolwiek wie, gdzie jest ten dokument?”