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RACI-Diagrammvorlage

Erstellt von:

Klare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten für den gesamten Projektlebenszyklus

Vorlage verwenden

Kategorien

Projektmanagement
Human Resources
Whiteboard-Vorlage

Wichtige Features

Abstimmung mit Stakeholdern
Aufgabenverfolgung
Zusammenarbeit im Team

Warst du schon einmal an einem Projekt beteiligt, bei dem, niemand seinen genauen Verantwortungsbereich kannte? Oder, noch schlimmer, wo jeder der Meinung war, jemand anderes würde sich um die anstehende Aufgabe kümmern? Mit einer RACI-Diagrammvorlage löst du dieses häufige Problem. Sie legt genau fest, wer an den Projektaktivitäten beteiligt ist und was die jeweilige Aufgabe ist.

In der Vorlage legst du für jede Aufgabe fest, wer "Responsible", "Accountable", "Consulted" und "Informed" ist, welche Personen also für die Aufgabe zuständig und entscheidungsbefugt sind bzw. zur Durchführung befragt und informiert werden müssen. So entsteht eine visuelle Roadmap, die für Klarheit sorgt, doppelte Arbeit reduziert und sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Der beste Teil? Du kannst in Confluence ganz einfach dein eigenes RACI-Diagramm erstellen, um dein Team vom Startschuss bis zum Abschluss auf dem Laufenden zu halten.

Was ist eine RACI-Diagrammvorlage?

Eine kostenlose RACI-Diagrammvorlage ist ein Tool zur Ressourcenplanung, mit dem Teams die Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe in einem Projekt klar definieren und dokumentieren können. Betrachte es als eine Art Zuständigkeitsplan für dein Projekt, aus dem auf einen Blick erkennbar wird, wer die Arbeit ausführt, wer Entscheidungen trifft, wer Input liefern muss und wer einfach nur informiert werden muss.

Die Vorlage bietet ein einheitliches Format für die Erfassung dieser Rollenzuweisungen in verschiedenen Projekten, was die Festlegung von Verantwortlichkeiten erleichtert und sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Während viele Projektmanagement-Tools kompliziert werden, bleibt ein RACI-Diagramm erfrischend einfach: In der Regel handelt es sich um eine Matrix mit Aufgaben auf der einen Seite und Teammitgliedern auf der anderen Seite, mit der entsprechenden RACI-Bezeichnung an jeder Schnittstelle.

Wofür steht RACI?

Die Abkürzung RACI steht für die vier Kernverantwortungstypen, die Teammitgliedern zugewiesen werden können:

R – Responsible (Zuständig): Die Person (bzw. Personen), die die Arbeit zur Fertigstellung einer Aufgabe erledigt (bzw. erledigen). Für jede Aufgabe ist mindestens eine zuständige Person erforderlich.
A – Accountable (Verantwortlich): Die Person, die für das Endergebnis verantwortlich ist und die oberste Entscheidungsbefugnis hat. Für jede Aufgabe sollte genau eine Person verantwortlich sein.
C – Consulted (Konsultiert): Personen, deren Beiträge, Fachwissen oder Meinungen eingeholt werden, bevor Entscheidungen oder Maßnahmen getroffen werden. Die Kommunikation erfolgt dabei in der Regel bidirektional.
I – Informed (Informiert): Personen, die über Fortschritte oder Entscheidungen auf dem Laufenden gehalten werden, aber keinen Beitrag leisten müssen. Hier handelt es sich um eine einseitige Kommunikation.

Wofür wird ein RACI-Diagramm verwendet?

RACI-Diagramme werden in komplexen Projekten verwendet, bei denen mehrere Teams oder Abteilungen effizient zusammenarbeiten müssen. Sie stellen ganz klar visuell dar, wer was macht, damit es keine Missverständnisse gibt. Die gefürchteten "Ich dachte, du machst das"-Situationen werden somit vermieden.

Teams verwenden RACI-Diagramme, um Workflows zu optimieren, indem sie klar identifizieren, wer in jeder Projektphase involviert werden muss. Diese Klarheit verbessert die Projektzusammenarbeit, indem die Erwartungen an den Grad der Beteiligung jeder Person im Voraus festgelegt werden. Anstatt endlose E-Mail-Ketten zu durchforsten, um herauszufinden, wer für eine Projektleistung zuständig ist, können Teammitglieder das RACI-Diagramm einsehen und wissen sofort, an wen sie sich wenden müssen.

Arten von RACI-Diagrammvorlagen

Das Standard-RACI-Modell funktioniert zwar für die meisten Teams, aber du kannst deine Vorlage an unterschiedliche Projektanforderungen anpassen:

RACI allgemein: Das klassische Modell mit vier Rollen, das für die meisten Projekte und Teams funktioniert.
RASCI: Sieht zusätzlich ein "S" für Support (Unterstützung) vor: Personen, die die zuständige Person unterstützen, aber selbst nicht zuständig sind.
RACI-VS: Sieht zusätzlich die Rollen "Verify" (Verifizieren) und "Sign-off" (Absegnen) für regulierte Branchen mit strikten Genehmigungsanforderungen vor.

Wenn du dein eigenes RACI-Diagramm in Confluence erstellst, kannst du eine einfache Vorlage verwenden und sie an die Bedürfnisse deines Teams anpassen.

Vorteile eines RACI-Diagramms

Klare Rollen und Zuständigkeiten

Ein RACI-Diagramm beseitigt Unklarheiten, indem es klar definiert, wer wofür verantwortlich ist. Wenn explizite Rollen vergeben werden, kennt jeder seine Zuständigkeiten, was die Wahrscheinlichkeit reduziert, dass Aufgaben doppelt oder – noch schlimmer – gar nicht erledigt werden. Jeder Aufgabe wird eine verantwortliche Person zugewiesen, wodurch eine klare Zuständigkeit von Anfang bis Ende gewährleistet ist.

Teams können auch eine Vorlage für Rollen und Zuständigkeiten nutzen, um das RACI-Diagramm zu ergänzen und umfassendere Rollen zu definieren, die über spezifische Aufgaben hinausgehen.

Mehr Verantwortungsbewusstsein

Wenn klare Rollen und Zuständigkeiten zugewiesen werden, ist es wahrscheinlicher, dass die Teammitglieder ihren Verpflichtungen nachkommen. Dank der Transparenz eines RACI-Diagramms ist außerdem leichter nachzuvollziehen, wer für Verzögerungen oder Hindernisse verantwortlich ist, was eine schnellere Lösung ermöglicht. Manager können sofort die richtige Person für die Lösung eines Problems identifizieren, sodass das Rätselraten bei der Entscheidung, wer Maßnahmen ergreifen sollte, entfällt.

Verbesserte Kommunikation

Ein RACI-Diagramm gibt klare Erwartungen dafür vor, wer in welche Gespräche und Entscheidungen einbezogen werden sollte. Indem du festlegst, welche Personen aktiv einbezogen und welche nur informiert werden müssen, vermeidest du, dass entweder zu viel Kommunikation (alle erhalten alle E-Mails) oder zu wenig Kommunikation (wichtige Stakeholder bleiben außen vor) stattfindet.

Dieser gezielte Kommunikationsansatz fördert eine Kultur der Zusammenarbeit, in der Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergegeben werden.

Rationalisierung der Entscheidungsfindung

Eines der größten Hindernisse für die zügige Projektabwicklung ist Unklarheit über Entscheidungsbefugnisse. RACI-Diagramme lösen dieses Problem, indem sie definieren, wer für welches Ergebnis verantwortlich ist. Diese Person hat das letzte Wort, was Unklarheiten und Verzögerungen im Genehmigungsprozess reduziert. Teams, die regelmäßig komplexe Entscheidungen treffen müssen, können zusätzlich von einem Entscheidungsdokument zum Formalisieren ihres Prozesses profitieren.

Höhere Projekteffizienz

RACI-Diagramme tragen zur Minimierung redundanter Aufgaben bei und ermöglichen eine klare Definition der Rollen in jeder Phase eines Projekts, damit Teams effizienter arbeiten können. Wenn alle genau wissen, wofür sie zuständig sind, können sie sich ganz auf ihre eigenen Aufgabenbereiche konzentrieren. Diese Abstimmung führt zu einem reibungsloseren Workflow, was die Einhaltung von Fristen und das Erreichen der bei der Planung festgelegten Ziele erleichtert.

So erstellst du ein RACI-Diagramm

1
Projektaufgaben ermitteln
Listen Sie alle wichtigen Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine auf, für die Rollenzuweisungen erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben spezifisch und für den Projektumfang relevant sind. Erwägen Sie die Verwendung eines formellen Projektplans, um Ihre Aufgaben für komplexe Projekte zu organisieren und nachzuverfolgen.
2
Rollen und Stakeholder definieren
Legen Sie fest, welche Teammitglieder für jede Aufgabe die vier RACI-Rollen übernehmen. Legen Sie fest, wer für die Durchführung der Arbeit zuständig ist, wer für Entscheidungen verantwortlich ist, wer konsultiert und wer auf dem Laufenden gehalten werden sollte. Achten Sie darauf, dass diese Aufgaben den tatsächlichen beruflichen Aufgaben und dem Fachwissen aller Personen entsprechen.
3
RACI-Matrix erstellen
Nachdem du deine Aufgaben und Teammitglieder identifiziert hast, erstellst du eine einfache Tabelle oder Matrix. Liste alle Aufgaben auf der linken Seite auf und alle Teammitglieder oben. Trage in den sich überschneidenden Feldern die Buchstaben R, A, C oder I ein, je nachdem, in welchem Maße die jeweilige Person an der Aufgabe beteiligt ist.
4
Aufgaben überprüfen
Sobald Ihr Entwurf fertig ist, überprüfen Sie das Diagramm gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern des Projekts, um sicherzustellen, dass es den Ablauf der Arbeit genau widerspiegelt. Halten Sie Ausschau nach potenziellen Problemen wie überlasteten Teammitgliedern oder Aufgaben ohne klare Verantwortung. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor, um die Verantwortlichkeiten angemessen auszubalancieren.
5
Das Diagramm mit dem Team teilen
Haben Sie Ihr RACI-Diagramm fertiggestellt, teilen Sie es mit allen, die am Projektplanungsprozess beteiligt sind. Erklären Sie, wie es funktioniert, und beantworten Sie alle Fragen. Es wird die Projektdurchführung erheblich verbessern, wenn alle ihre spezifischen Verantwortlichkeiten verstehen.
6
Überwachen und aktualisieren
Denken Sie daran, dass Ihr RACI-Diagramm nicht in Stein gemeißelt ist. Überprüfen und aktualisieren Sie das Dokument regelmäßig im Verlauf Ihres Projekts. Verantwortlichkeiten können sich ändern, wenn Teammitglieder wechseln oder sich der Projektumfang weiterentwickelt, also behandeln Sie es wie ein lebendiges Dokument.
7
Beispiel für ein RACI-Diagramm
Damit Sie die Zusammenstellung Ihrer RACI-Diagrammvorlage verstehen, finden Sie hier ein Beispiel dafür, wie sie für ein Webentwicklungsprojekt aussehen könnte.
In diesem Beispiel können Sie sehen, wie sich Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben verschieben. Der Designer ist für Wireframes und visuelles Design verantwortlich, während der Entwickler die Programmierung beaufsichtigt. Der Marketingleiter ist für mehrere Aufgaben verantwortlich und zeigt damit seine oberste Autorität über die Projektergebnisse.

Erstelle ein RACI-Diagramm mit Confluence-Whiteboards

Confluence macht es einfach, RACI-Diagramme zu erstellen, zu teilen und zu aktualisieren, auf die dein gesamtes Team in Echtzeit zugreifen kann. Mit Confluence-Whiteboards kannst du interaktive RACI-Diagramme erstellen, die zu dynamischen Dokumenten werden und sich mit dem Projektfortschritt weiterentwickeln.

Die visuelle Natur von Whiteboards macht es einfach, Verantwortlichkeiten farblich zu kodieren oder zusätzlichen Kontext durch Haftnotizen und Kommentare hinzuzufügen. Du kannst Aufgaben sogar direkt mit deinem Aktionsplan oder einer anderen Projektdokumentation verknüpfen und so einen verbundenen Arbeitsbereich erstellen, in dem alle Projektinformationen zusammengeführt werden.

Verbessere die Projektzusammenarbeit mit Confluence, indem du dein RACI-Diagramm und alle zugehörigen Projektinformationen an einem zentralen Ort aufbewahrst, auf den alle zugreifen können – ganz unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten.