Cómo obtener una colaboración fluida para lograr grandes lanzamientos de productos con Teamwork Collection
Has llegado al último hito de la hoja de ruta de tu producto: el nuevo producto está en el mercado y la campaña se ha lanzado. Desafortunadamente, los resultados no dan en el clavo ni cumplen con las metas que tú y tu equipo planeabais alcanzar. Los clientes están confundidos acerca de las ventajas del producto. La adopción va a la zaga de las expectativas. Además, el equipo interno no está preparado para responder a la avalancha de preguntas de asistencia al cliente.
Los lanzamientos de productos y funciones suelen enfrentarse a desafíos cuando los equipos de productos y marketing operan de forma aislada y no colaboran de forma eficaz. Si bien los esfuerzos aislados son un problema conocido, los resultados de estos silos son el problema más importante.
Los equipos de alto rendimiento saben que la estrecha colaboración no es solo opcional. Es la diferencia entre una implementación desconectada y un lanzamiento de éxito que repercute en los clientes.
¿Cómo lo hacen los equipos de alto rendimiento? En esta guía se describen las herramientas y tácticas que utilizan en Confluence, Jira y Loom para mantenerse alineados, generar impulso y lanzar al mercado una historia de producto unificada.
Lo que aprenderás en esta guía:
- Un marco de colaboración táctica desde la planificación hasta después del lanzamiento
- Estrategias reales que utilizan equipos de éxito
- Pasos específicos para usar las aplicaciones de Atlassian y hacer los planes realidad
Del trabajo aislado a la sinergia: por qué es importante una colaboración clara
¿Por qué todos los equipos deben trabajar juntos para realizar el lanzamiento de un producto? Piensa en la NASA cada vez que un nuevo cohete sale de la Tierra: el comando de la base se asegurará de que todos los equipos estén listos antes de ordenar la salida. Los motores no se encienden hasta que todos los equipos estén alineados con el comando de la misión.
(Dato curioso: no es solo una metáfora. La NASA usa Confluence y Jira para mantener la sintonía).
Lo mismo ocurre con el lanzamiento de tu producto. Trabajar juntos como un solo equipo garantiza que todo lo relacionado con tu nuevo producto esté listo para el lanzamiento. Nadie quiere estar en la situación de contarle al jefe que tenemos un problema.
Por lo tanto, para evitar interrupciones y problemas de comunicación el día del lanzamiento, empieza con estos enfoques básicos para planificar las metas, el personal y las expectativas:
- Desarrollo de una estrategia de producto compartida: brinda a todo el mundo una fuente de información fiable para los mensajes sobre los productos y una ejecución más eficaz de comercialización.
- Roles claros y planificación alineada: cuando cada persona conoce su rol dentro de la estrategia general, surgen decisiones más rápidas y seguras.
- Alineación interna: cuando cada equipo entienda las complejidades del producto, los clientes también lo sabrán. Esto crea una mejor adopción externa y una mejor comprensión por parte del cliente.
"Es fácil para los equipos perderse en la ejecución y olvidar si están resolviendo los mismos problemas. Por eso, la claridad en cuanto a las metas, el conocimiento compartido del público y un lenguaje común son fundamentales para una colaboración exitosa". - Andrew Stillman, director de Marketing de Productos de Teamwork Collection de Atlassian
Todo eso suena genial; y lo es. Sin embargo, ten en cuenta que el éxito del lanzamiento de un producto también implica evitar errores que pueden preverse y planificarse para que no ocurran:
- Retrasos en el lanzamiento debido a planes poco claros o desalineados y a la falta de comunicación.
- Narrativas contradictorias o mensajes inconexos en todos los canales, lo que hace que los clientes comprendan peor por qué el producto es útil.
- Pérdida de tiempo, especialmente cuando se buscan documentos o se duplica trabajo que podría haberse evitado.
- Pérdida de información y oportunidades de mercado perdidas porque los esfuerzos aislados crean puntos ciegos dentro del equipo.
3. Define los roles y responsabilidades (a la vez que fomentas una cultura de apoyo)
¿Quién hará qué? Es una pregunta sencilla que implica repercusiones importantes para el proyecto. Te recomendamos que otorgues el mismo nivel de responsabilidad a los gerentes de productos y de marketing de productos. Para ello, atiende a estos dos roles:
- Gerentes de productos: se encargan de definir el "qué" y el "cómo" del producto. Tienen la responsabilidad de supervisar lo que el equipo está desarrollando y de garantizar que el resultado satisfaga las necesidades de los clientes. También actúan como portavoces de sus partners de ingeniería y diseño con vistas a comunicar al equipo técnico las decisiones relativas a los productos de forma clara y contextualizada.
- Gerentes de marketing de productos: se encargan de definir el "qué" y el "cómo" de la narrativa. Tienen la responsabilidad de determinar el futuro posicionamiento del producto en el mercado. Los gerentes de marketing de productos suelen actuar como gerentes generales de la estrategia de comercialización. Para ello, se coordinan con los equipos encargados de las redes sociales, la publicidad de pago, la web, el contenido, las relaciones públicas y la habilitación para garantizar que el mensaje llegue a la audiencia adecuada.
Esto es solo un resumen general. Sin embargo, en este punto, todo cobra sentido: la coordinación entre los gerentes de productos y de marketing de productos permite desarrollar la narrativa correcta y que esta llegue a todas las demás funciones. La sincronización entre estos dos roles permite que las funciones de ingeniería, diseño y marketing avancen en la misma dirección, sin confusiones ni ambigüedades.
Fomenta la convergencia durante el proceso de planificación. Los gerentes de marketing de productos deben entender la hoja de ruta del producto y las compensaciones técnicas que pueden influir en la historia. Los gerentes de productos deben atender al valor del cliente, al posicionamiento y a la forma en que sus decisiones perfilan narrativa.
"Los mejores profesionales del marketing de productos actúan como gerentes generales de la estrategia de comercialización. Su labor va más allá de enviar mensajes, ya que se encargan de gestionar el recorrido del cliente al completo en todos los canales". - Jefferson Taylor, director de productos - Confluence, Atlassian
4. Planifica los lanzamientos de productos con flexibilidad y previsión
Incluso el calendario de lanzamientos mejor organizado sufrirá variaciones con el tiempo. Un buen equipo de lanzamiento de productos necesita organización y capacidad de adaptación para garantizar la correcta puesta en marcha de las iniciativas.
Si te parece difícil lograr este equilibrio, a continuación, hemos recopilado algunas de las acciones que llevan a cabo los que presentan mayor rendimiento:
- Creación de calendarios de lanzamiento sobre la base de eventos reales, como conferencias del sector o trimestres fiscales. Esto te permite fijar plazos estrictos y, al mismo tiempo, fomentar la implicación de todos los equipos.
- Designación de responsables específicos en ambos equipos con vistas a fomentar la colaboración interdisciplinar de la que estamos hablando.
- Uso de plantillas para los diferentes niveles de lanzamiento o creación de "manuales de estrategias" adaptados a cada uno de estos niveles en Confluence para descubrir lo que funciona y lo que no, así como sistematizar las mejores prácticas.
Sin embargo, dado que no se puede planificar todo, es muy plausible que se den casos de falta de coordinación capaces de desbaratar un proyecto de tal envergadura. Así que, por mucho que te prepares, es posible que tengas que afrontar algunos de estos problemas frecuentes durante el proyecto de lanzamiento de tu producto.
Para evitar, en el mejor de los casos, posibles frustraciones para ti y tu equipo, te presentamos algunos problemas comunes y soluciones rápidas que conviene conocer para intentar mitigarlos:
→ Falta de coordinación entre el alcance o las metas y el resultado. Si no podéis poneros de acuerdo en cómo debe terminar la historia, es probable que tampoco podáis llegar a un consenso sobre los capítulos que la preceden.
Solución: planifica una reunión inicial como es debido con las partes interesadas para hablar sobre las metas, establecer una sintonía con respecto a los objetivos y definir las rutinas adecuadas.
→ Lluvias de ideas aisladas que no se someten a ningún tipo de seguimiento ni organización. Al hacer una lluvia de ideas, es probable que te entusiasmes con alguno de los planteamientos. Sin embargo, el hecho de que la sesión de lluvia de ideas se lleve a cabo de manera aislada y el equipo no comparta estas ideas para su aprobación antes de pasar a la ejecución, puede conllevar algunas incidencias importantes.
Solución: organiza una sesión de trabajo interdisciplinar o una reunión de lluvia de ideas para propiciar el debate y la libertad creativa de cara a compartir ideas. Asegúrate de aportar información y contexto a las partes interesadas y los asistentes pertinentes para que estén al tanto del propósito de la reunión y permitir que se preparen con antelación para compartir sus ideas.
→ Dispersión de documentos y herramientas. Resulta difícil mantener la coordinación de los equipos si la información clave está dispersa por diferentes herramientas y sitios. Si se comparten documentos puntuales a través de Slack o las conversaciones se desarrollan de forma aislada, es probable que los equipos no lleguen a enterarse de actualizaciones importantes o decisiones clave, lo que, a la larga, acentúa aún más la falta de coordinación.
Solución: el hecho de disponer de herramientas de colaboración y procesos adecuados puede contribuir a que todo el mundo informe de las actualizaciones y colabore de forma eficaz. A continuación, abordaremos este punto con más detalle.
→ Responsabilidad y poderes de decisión poco claros. El lanzamiento de un producto demuestra mayor eficiencia si se designa un gerente de proyectos con la potestad de tomar decisiones clave. Todo el mundo debería dar su opinión, pero, en última instancia, conviene que haya una persona encargada de que todo vaya según lo programado.
Solución: definir roles y responsabilidades claros e identificar a los responsables de la toma de decisiones. Los gerentes de productos y de marketing de productos deben establecer expectativas y aclarar el alcance de sus roles para mantenerse en sintonía.
Dificultad: la dispersión de documentos y herramientas hace que sea difícil encontrar lo que busco
Los lanzamientos de productos suelen involucrar a un gran equipo interdisciplinar, y es importante alinear a todos en cuanto a las metas, las prioridades, los plazos y las decisiones. Sin embargo, con tantas partes implicadas, es difícil hacer un seguimiento de todas las actualizaciones e información que los equipos necesitan para realizar sus tareas. Esto lleva a mensajes de "¿puedes enviarme ese documento otra vez?" o algo peor: equipos que trabajan sin la información necesaria, lo cual provoca descoordinación en el futuro.
Solución: Confluence facilita la búsqueda de documentos y respuestas clave para que siempre tengas la información más actualizada y precisa que necesitas para seguir trabajando.
Crea un espacio de lanzamiento en Confluence para centralizarlo todo, desde la información estratégica de primer nivel, como las metas de lanzamiento y los detalles del proyecto, hasta los detalles esenciales, como el texto del correo electrónico de lanzamiento o las entregas de diseño. Mantener todo en orden garantiza que, cuando alguien del equipo necesite algo, sepa dónde encontrarlo.
Incluso puedes añadir enlaces externos, como pantallas de Figma, presentaciones en Google, tableros de proyectos en Jira o paneles de tus herramientas de datos, para mantener juntos todos los materiales de lanzamiento relacionados y poder acceder a ellos fácilmente.
⭐️ Consejo avanzado: Rovo, la solución con tecnología de IA de Atlassian, lleva el descubrimiento de conocimientos a un nivel completamente nuevo. Rovo reúne todas tus herramientas y conexiones de datos, como los chats de Slack, las grabaciones de reuniones, las páginas de Confluence, los proyectos de Jira y mucho más, para que siempre tengas el contexto completo de tu trabajo.
Pregúntale cosas como "¿cuál es la última actualización de este lanzamiento?" o "¿qué me perdí de la reunión rápida de la última semana?" y obtendrá información de todas las fuentes pertinentes para ofrecer las respuestas más relevantes y actualizadas, sin que tengas que buscar esa información.
Dificultad: no cumplimos con los plazos debido a las dependencias y a la falta de claridad sobre la propiedad de las tareas
Uno de los principales obstáculos para un lanzamiento sin problemas es la confusión: quién hace qué y cuándo, especialmente en un gran equipo interdisciplinar, donde las tareas y los plazos se pierden fácilmente.
Solución: Jira facilita la gestión de proyectos. Divide los lanzamientos complejos en pasos prácticos y asigna responsables y plazos claros para mantener coordinado a todo el equipo interdisciplinar. Puedes gestionar el trabajo a tu manera con listas, tableros y vistas de cronograma para estar siempre al tanto del progreso.
Rovo también te acompaña en cada paso del proceso. Deja que la IA te ayude a crear actividades desde cualquier lugar (por ejemplo, directamente desde Slack o tus páginas de Confluence), a dividir el trabajo en tareas fáciles de gestionar y a vincular los recursos relacionados con las tareas para que las partes interesadas siempre tengan el contexto que necesitan.
Con Rovo en Jira, los lanzamientos de productos prácticamente se gestionan solos, por lo que puedes centrarte en hacer las cosas en lugar de en todo el trabajo que supone gestionar la actividad.
También puedes insertar tableros de Jira directamente en las páginas de Confluence y obtendrás lo mejor de ambos mundos: seguimiento de tareas en tiempo real con visibilidad durante todo el lanzamiento. Confluence se convierte en el espacio de referencia para las actualizaciones de los proyectos, los documentos de estrategia, los activos y el estado general de lanzamiento, sin necesidad de que todos estén en Jira.
⭐️ Consejo avanzado: Para planificar a largo plazo, los equipos que utilicen Metas de Atlassian pueden vincular los objetivos generales del lanzamiento con los proyectos de Jira y las actualizaciones de Confluence, sin perder de vista todos los detalles.
Dificultad: no quiero programar otra reunión, pero no sé de qué otra manera puedo comunicar estas novedades al equipo
Solución: compartirlo en un vídeo de Loom. A menudo, hay momentos en los que es necesario comunicar una novedad, pregunta, solicitud o cambio de un proyecto, pero es necesario algo más que un mensaje a través de Slack, Teams o un correo electrónico. También puede resultar difícil coordinar los horarios de todos para hacer una reunión.
En lugar de coordinar los horarios y solicitar el tiempo de todos para una reunión, puedes compartir estas novedades en un vídeo de Loom. Fija una fecha límite para que todos tengan que verlo y responder a la información del vídeo. Este enfoque ahorra tiempo a todos y ofrece una solución para cualquier persona que no pueda asistir a una reunión pero que necesite formar parte de la toma de decisiones sobre el proyecto. También sirve como artefacto del proyecto para hacer un seguimiento de los cambios y el progreso del proyecto.
A continuación, se puede publicar un vídeo de Loom directamente en una página de Confluence para compartir esa novedad y enviar sus comentarios al cliente.
Estas situaciones son la señal de que tú o un miembro de tu equipo podéis usar Loom en lugar de añadir otra reunión al calendario de todos:
- Hablarás la mayoría del tiempo durante la reunión y, sobre todo, tendrás que compartir novedades sobre el estado o las decisiones que ya se hayan tomado y sobre las que todos deben estar informados.
- Un mensaje en Slack o comentario en Confluence se convertiría en un muro de texto y tardarías mucho tiempo en redactarlo.
- Hablarás sobre un concepto o analizarás muchos elementos visuales, y querrás que otras partes interesadas puedan acceder a esta explicación más adelante.
Para aquellos momentos en los que necesites programar una reunión, deja que la función de toma de notas con tecnología de IA de Loom se encargue de hacerlo por ti. Conecta Loom a tus reuniones de Zoom, Google Meet o Teams y obtén notas con tecnología de IA en Confluence automáticamente. Además, el Agente Rovo Meeting Insights Reporter puede ponerte al día con las notas y los datos relevantes de las reuniones a las que no hayas asistido.
⭐️ Consejo avanzado: Ponte al día con el Agente Rovo Meeting Insights Reporter sobre las conversaciones que te has perdido, las decisiones clave y los elementos de acción de una reunión a la que no pudiste asistir.
Dificultad: gestionar la actividad supone demasiado trabajo
Para cada resultado productivo, como la redacción del correo electrónico de lanzamiento o la realización de entrevistas con los usuarios, existen tareas que no ayudan directamente a la producción, pero que aun así requieren tiempo, como leer los antecedentes de los proyectos, crear y modificar tareas, ponerse al día con los comentarios o buscar la información correcta.
Soluciones: reduce el trabajo pesado con Rovo, la solución de IA de Atlassian. Rovo está integrado en todas las aplicaciones de Teamwork Collection y permite a los equipos trabajar de forma más rápida e inteligente de diferentes maneras. Puede hacer lo siguiente:
- Resumir el contenido y los comentarios de las páginas para obtener el resumen rápidamente
- Con un solo clic, mejorar la calidad de la redacción y las descripciones de las actividades de Jira
- Buscar en todo tu conjunto de herramientas para obtener respuestas precisas y relevantes en segundos
- Proporcionar definiciones de acrónimos únicos de la empresa y jerga interna
- Crear tareas directamente desde sitios como páginas de Slack y Confluence para ahorrar tiempo
- ¡Y mucho más!
Rovo también ofrece agentes listos para usar diseñados específicamente para tareas comunes pero especializadas, como crear diagramas, hacer lluvias de ideas, redactar contenido con la voz de la marca de la empresa, resumir las opiniones de los clientes y más.
El futuro de la colaboración es la conexión
Cuando los equipos de producto y marketing tienen las herramientas adecuadas para una colaboración fluida, todo funciona mejor. El hecho de que los equipos estén en sintonía garantiza que los mensajes sean más claros y, en última instancia, te ayuda a aportar más valor al cliente.
Y cuando tus herramientas se adaptan a tu flujo de trabajo, es cuando realmente ocurre la magia.
Con Teamwork Collection de Atlassian, puedes disfrutar de las siguientes ventajas:
- Trabaja desde un espacio colaborativo que sirva como única fuente de información fiable para los documentos de lanzamiento de tus productos en Confluence.
- Haz un seguimiento de cada elemento en movimiento y cada prioridad con Jira como herramienta de gestión de proyectos para el lanzamiento de productos.
- Colabora de forma asincrónica y haz que la comunicación del equipo sea más eficiente sin importar el tiempo y el espacio con Loom.
- Permite que tu equipo se centre en las actividades de mayor impacto y utiliza Rovo para ayudar al equipo a trabajar de forma más rápida, inteligente y con ayuda de la IA.
Pero ¿qué viene después? Piensa en este artículo como si fuera tu último proyecto. Tenemos una lista con algunos hitos que puedes alcanzar:
- Comparte esta guía con tu equipo de lanzamiento.
- Crea un espacio de Confluence dedicado para tu próximo lanzamiento de producto.
- Configura el tablero del proyecto de lanzamiento del producto en Jira.
- Desarrolla tus rituales, como reuniones de coordinación semanales, páginas compartidas y actualizaciones de Loom.
- Usa la IA para avanzar más rápido.
Guarda tus plantillas para convertir tus prácticas recomendadas y los lanzamientos más exitosos en manuales de estrategias repetibles.
Con las herramientas adecuadas, los lanzamientos no deberían ser caóticos, sino exitosos y colaborativos, ya que dichas herramientas crean una coordinación natural.
Información
En Jira Software, la información ayuda al equipo a tomar decisiones basadas en los datos sin salir de su contexto actual. La información obtiene datos de tus tableros y proyectos de Jira para presentar vistas agregadas del progreso histórico de tu equipo. Actualmente, hay información disponible sobre las métricas de scrum tanto en los proyectos gestionados por la empresa como en los gestionados por el equipo.
Integraciones
En Jira Software, una aplicación (a veces llamada "complemento" o "plugin") es un componente de instalación que complementa o mejora la funcionalidad de la instancia. Tú y tus equipos podéis dedicar menos tiempo a gestionar el trabajo y más tiempo a crear un software excelente con las más de 3000 aplicaciones de Jira Software que se pueden personalizar para adaptarse a casos de uso de todo tipo.