Plantilla de tabla de RACI
Creado por:
Mejora la forma de indicar los roles y las responsabilidades a lo largo del ciclo de vida de tus proyectos
Categorías
- Gestión de proyectos
- Recursos humanos
FUNCIONES CLAVE
Alineación de las partes interesadas
Supervisión de tareas
Colaboración en equipo
¿Has participado alguna vez en un proyecto en el que nadie sabía cuál era su responsabilidad? O, peor aún, ¿en el que todos pensaban que otra persona se estaba ocupando de una tarea crítica? Una plantilla de tabla de RACI resuelve estos quebraderos de cabeza comunes del lugar de trabajo al determinar quién participa en cada actividad del proyecto y su función exacta.
Al documentar quiénes son el responsable, el aprobador, el consultor y los destinatarios de la información de cada tarea, se crea una hoja de ruta visual que evita la confusión, reduce la duplicación del trabajo y garantiza que nada se pase por alto. Lo mejor de todo es que puedes crear fácilmente tu propia tabla de RACI en Confluence para mantener a tu equipo coordinado desde el inicio hasta el final.
¿Qué es una plantilla de tabla de RACI?
Una plantilla gratuita de tabla de RACI es una herramienta de planificación de recursos que ayuda a los equipos a definir y documentar con claridad las funciones y responsabilidades de cada tarea de un proyecto. Piensa en ello como el mapa de responsabilidades de tu proyecto, que muestra de un vistazo quién hace el trabajo, quién toma las decisiones, quién tiene que dar su opinión y quién no necesita más que actualizaciones.
La plantilla proporciona un formato coherente para recopilar estas asignaciones de funciones en distintos proyectos, lo que hace que sea más fácil establecer las responsabilidades y garantiza que no se pase por alto nada. Aunque muchas herramientas de gestión de proyectos pueden llegar a ser complicadas, las tablas de RACI son muy sencillas: suele tratarse de una matriz con las tareas por un lado y los miembros del equipo en la parte superior, con la designación de RACI adecuada en cada intersección.
¿Qué significa RACI?
Las siglas RACI se refieren a los cuatro tipos de responsabilidades principales que se pueden asignar a los miembros del equipo:
R - Responsable: la persona (o personas) que hace el trabajo para completar la tarea. Cada tarea necesita al menos una persona responsable, pero puede haber más de una.
A - Aprobador: la persona propietaria del resultado final y con la máxima autoridad para tomar decisiones. Cada tarea debe tener exactamente un aprobador para mantener la propiedad clara.
C - Consultor: personas cuyas aportaciones, experiencia u opiniones se solicitan antes de tomar decisiones o medidas. Normalmente, se trata de una comunicación bidireccional.
I - Informado: personas que necesitan mantenerse informadas sobre el progreso o las decisiones, pero que no necesitan dar su opinión. Se trata de una comunicación unidireccional.
¿Para qué se usa una tabla RACI?
Las tablas RACI se utilizan en proyectos complejos en los que varios equipos o departamentos deben colaborar de forma eficiente. Proporcionan una referencia visual sencilla que evita confusiones sobre quién hace qué, eliminando las temidas conversaciones como "Pensaba que eso estabas gestionándolo tú".
Los equipos utilizan las gráficas de RACI para agilizar los flujos de trabajo al identificar claramente quién tiene que participar en cada fase del proyecto. Esta claridad mejora la colaboración en proyectos al definir las expectativas sobre el nivel de participación de cada persona desde el principio. En lugar de tener un sinfín de cadenas de correos electrónicos para averiguar quién es el responsable de una entrega, los miembros del equipo pueden consultar la tabla de RACI y saber inmediatamente con quién ponerse en contacto.
Tipos de plantillas de tabla de RACI
Aunque el modelo de RACI estándar funciona en la mayoría de los equipos, puedes adaptar tu plantilla para que se ajuste a las distintas necesidades del proyecto:
RACI básico: el modelo clásico de cuatro roles que funciona en la mayoría de los proyectos y equipos.
RASCI: Añade una S de "soporte": personas que ayudan al responsable pero que no son las principales responsables.
RACI-VS: Añade las funciones "Verificar" y "Validar" para los sectores regulados con requisitos de aprobación estrictos.
Al crear tu propia tabla de RACI en Confluence, puedes empezar con una plantilla básica y personalizarla según las necesidades de tu equipo.
Ventajas de usar una tabla de RACI
Aclara los roles y las responsabilidades
Una tabla de RACI elimina la ambigüedad al definir claramente quién es responsable de qué. Cuando los roles se asignan de forma explícita, todos conocen sus responsabilidades, lo que reduce las posibilidades de duplicación o, lo que es peor, de que nadie asuma la propiedad. A cada tarea se le asigna una persona responsable, lo que garantiza una propiedad clara de principio a fin.
Los equipos también pueden utilizar una plantilla de roles y responsabilidades para complementar la tabla de RACI y definir con más detalle las funciones más amplias que van más allá de las tareas específicas.
Mejora la rendición de cuentas
Con roles y responsabilidades claras, es más probable que los miembros del equipo cumplan sus compromisos. Gracias a la transparencia de las tablas de RACI, es más fácil llevar un seguimiento de quién es responsable de los retrasos u obstáculos, lo que permite una resolución más rápida. Los gerentes pueden identificar inmediatamente a la persona adecuada para abordar una incidencia, lo que elimina las conjeturas a la hora de determinar quién debe tomar medidas.
Mejora la comunicación
Una tabla de RACI establece expectativas claras sobre quién debe incluirse en las diferentes conversaciones y decisiones. Al designar a las personas a quien se debe consultar y a las que solo necesitan que se les informe, evitas tanto la sobrecomunicación (copiar a todos en todos los correos electrónicos) como la falta de comunicación (excluyendo a las principales partes interesadas).
Este enfoque específico de la comunicación fomenta una cultura colaborativa en la que la información llega a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Agiliza la toma de decisiones
Un obstáculo importante en un proyecto es la autoridad de toma de decisiones poco clara. Las tablas de RACI eliminan este problema al definir quién es responsable de cada entrega. Esta persona tiene la última palabra, lo que reduce la confusión y los retrasos en el proceso de aprobación. Los equipos que toman decisiones complejas con regularidad pueden beneficiarse aún más al utilizar un documento de decisiones para formalizar su proceso.
Aumenta la eficiencia de los proyectos
Al minimizar las tareas redundantes y definir claramente los roles en cada fase, las tablas de RACI ayudan a los equipos a trabajar de forma más eficaz. Cuando todos sepan exactamente de qué son responsables, pueden centrarse en sus tareas sin que se vean arrastrados a áreas en las que no los necesitan. Esta alineación aumenta la fluidez del flujo de trabajo y facilita el cumplimiento de los plazos y la consecución de los objetivos establecidos durante las sesiones de planificación.
Cómo crear una tabla de RACI
- 1
Identificar todas las tareas del proyecto
Enumera todas las tareas, entregas e hitos clave que requieran la asignación de funciones. Asegúrate de que las tareas son específicas y relevantes para el alcance del proyecto. Plantéate utilizar un plan de proyectos formal para organizar y supervisar tus tareas en proyectos complejos.
- 2
Define los roles y las partes interesadas
Determina qué miembros del equipo asumirán los cuatro roles de RACI para cada tarea. Planea quién tendrá que hacer el trabajo, quién tendrá que tomar las decisiones, a quién se tendrá que consultar y quién deberá mantenerse informado. Asegúrate de que estas tareas coincidan con las responsabilidades laborales y la experiencia reales de cada persona.
- 3
Crea la matriz RACI
Una vez identificados los miembros del equipo y las tareas, crea una tabla o matriz sencilla. Coloca todas las tareas en la parte izquierda y todos los miembros del equipo en la parte superior. En cada intersección, indica la designación R, A, C o I adecuada en función de la implicación de cada persona en esa tarea.
- 4
Revisa las tareas
Cuando tu borrador esté completo, revisa el gráfico con las principales partes interesadas del proyecto para comprobar que refleje con precisión cómo debe fluir el trabajo. Busca posibles incidencias, como miembros del equipo sobrecargados o tareas sin una propiedad clara. Haz los ajustes necesarios para equilibrar adecuadamente las responsabilidades.
- 5
Comparte la tabla con el equipo
Cuando termines tu tabla de RACI, compártela con todas las personas involucradas en el proceso de planificación del proyecto. Explica cómo funciona y responde a cualquier pregunta. Garantizar que todos conozcan sus responsabilidades concretas mejorará significativamente la ejecución del proyecto.
- 6
Supervisar y actualizar
Recuerda que tu tabla de RACI puede cambiar. A medida que tu proyecto avance, revisa y actualiza el documento con regularidad. Las responsabilidades pueden cambiar a medida que los miembros del equipo cambien o el alcance del proyecto evolucione, así que trátalo como un documento vivo.
- 7
Ejemplo de tabla de RACI
Para ayudarte a entender cómo crear tu plantilla de tabla de RACI, aquí tienes un ejemplo del aspecto que podría tener en un proyecto de desarrollo web.
En este ejemplo, puedes ver cómo las responsabilidades se transfieren entre las distintas tareas. El diseñador está a cargo de los esquemas y el diseño visual, mientras que el desarrollador supervisa la programación. El director de marketing está a cargo de varias tareas y demuestra su máxima autoridad sobre los resultados del proyecto.
Crea una tabla de RACI con las pizarras Confluence
Con Confluence, es más sencillo crear, intercambiar y actualizar las tablas de RACI, y tu equipo puede acceder a ellas en tiempo real. Con las pizarras de Confluence, puedes crear tablas de RACI interactivas que se conviertan en documentos vivos que evolucionen a medida que avance tu proyecto.
La naturaleza visual de las pizarras hace que sea más fácil codificar por colores las responsabilidades o añadir contexto adicional mediante notas de recordatorio y comentarios. También puedes vincular las tareas directamente a tu plan de acción u otra documentación del proyecto, creando un espacio de trabajo conectado en el que se encuentre toda la información del proyecto.
Mejora la colaboración en proyectos con Confluence manteniendo tu tabla de RACI y toda la información relacionada con el proyecto en un lugar centralizado al alcance de todos, independientemente del lugar desde el que trabajen.
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