Mejora de la gestión del conocimiento con Atlassian Teamwork Collection
Conclusiones
- Atlassian Teamwork Collection convierte el conocimiento disperso en un sistema conectado para que sea fácilmente localizable, se mantenga actualizado y esté vinculado al trabajo.
- Confluence se mantiene siempre actualizado debido a que se conecta directamente al lugar en el que se desarrolla el trabajo.
- Jira te ofrece una visión global, es decir, podrás consultar las actividades resueltas, las funciones lanzadas y las acciones que han llevado a cabo los agentes, junto con tu documentación.
- Loom aporta una dimensión más humana al conocimiento complejo. Inserta guías en vídeo para que tu equipo lo demuestre, y no solo lo cuente.
- Rovo puede hacer búsquedas en Confluence, Jira y Loom con una sola consulta. Con cada pregunta obtendrás una respuesta acompañada de enlaces a la fuente.
- La mejor base de conocimientos es la que tu equipo de verdad utiliza. Con una estructura que permita facilitar la búsqueda, y que no esté destinada únicamente a almacenar la máxima información posible.
Tu equipo ya tiene las respuestas, pero ahora mismo se encuentran dispersas entre los diferentes documentos, hilos y conocimientos de algunas personas. Si el conocimiento no está vinculado al trabajo, se quedará obsoleto, se perderá y ralentizará a todo el mundo. Atlassian Teamwork Collection se ha concebido para acabar con las búsquedas interminables y ofrecer a tu equipo un sistema de gestión del conocimiento donde todo se mantenga vinculado al trabajo:
- Confluence recopila y organiza los documentos.
- Jira los conecta con el trabajo en curso.
- Loom aporta contexto mediante guías en vídeo.
- Rovo permite hacer búsquedas en todos estos recursos, para que nadie tenga que volver a preguntar “¿dónde está este enlace?”.
Un sistema diseñado para mantener el conocimiento de tu equipo actualizado, conectado y fácilmente localizable.
Cómo crear un sistema de conocimientos conectado
Paso 1: Crea una base de conocimientos que realmente utilice todo el mundo
La mayoría de las bases de conocimientos se quedan obsoletas debido a que no están vinculadas con el trabajo. No es el caso de Confluence, ya que este recurso está conectado al resto de las aplicaciones de Teamwork Collection. Inserta una hoja de ruta de Jira en directo en una página de proyecto y esta se actualizará automáticamente. Graba una reunión de planificación con Loom; las notas se almacenarán en Confluence y los elementos de acción se trasladarán a Jira. El objetivo no es almacenar más documentación, sino garantizar su pertinencia, que siempre esté actualizada y que sea fácilmente localizable.
Estructura para facilitar la búsqueda
Aunque tengas la mejor documentación, no te servirá para nada si nadie puede encontrarla. Organízala por equipos, proyectos o funciones, no por fechas. Usa árboles de páginas, etiquetas y espacios para que todo el mundo pueda navegar por ella de forma intuitiva en lugar de buscar sin saber si encontrará lo que necesita. Con un espacio de Confluence bien estructurado, los nuevos compañeros de equipo podrán desenvolverse con solvencia durante su primera semana de trabajo sin necesidad de ponerse en contacto con diferentes personas para pedirles enlaces.
Mantén los documentos actualizados con menos esfuerzo
La documentación obsoleta merma la confianza. Insertar vistas de Jira en tiempo real en las páginas de Confluence es la solución más sencilla, ya que el estado se actualizará automáticamente a medida que la actividad avance a través de Jira. Vincula los registros de decisiones con los epics de Jira que se generaron como resultado y la evolución de la actividad se verá reflejada en los documentos correspondientes. Nadie tendrá que actualizar de forma manual una página wiki todos los viernes.
Consejo: Crea un documento que recopile las decisiones, y no únicamente los resultados. Una página donde se explique por qué tu equipo se decantó por un determinado rumbo te resultará más útil dentro de seis meses que una página en la que indiques únicamente lo que habéis lanzado.
Paso 2: Vincúlala con el trabajo
Esto es lo que le falta a la mayoría de las bases de conocimientos: el contexto de lo que sucedió realmente. Confluence almacena los documentos. Jira supervisa el trabajo, es decir, las actividades que se han resuelto, las funciones que se han lanzado, los errores que se han corregido y las acciones que han llevado a cabo los agentes. En conjunto, ofrecen una visión global que ninguno de estos recursos podría brindar de forma independiente.
Vincula los conjuntos de procedimientos de Confluence con las actividades de Jira que los desencadenaron. Establece una conexión entre los análisis retrospectivos y los sprints que no fueron del todo bien. La versión documentada y la versión real se mantendrán en sintonía. Cuando Rovo busque una respuesta, podrá acceder a ambas.
Paso 3: Añade un vídeo para aportar una dimensión más humana
La documentación escrita abarca los aspectos teóricos. Sin embargo, algunas cosas resultan más sencillas de explicar en voz alta: un flujo de trabajo complejo, una decisión con matices, el razonamiento que hay detrás de una elección difícil de entender, etc. Loom te permite insertar breves guías en vídeo directamente en las páginas de Confluence, para que tu equipo pueda acceder a los documentos de texto y vídeo desde un solo lugar.
- Guías de procesos. Graba una guía de un proceso complejo en Loom; por ejemplo, del proceso de incorporación, la configuración de una herramienta o un flujo de trabajo específico, e insértala en la página de Confluence. El texto explica el concepto; el vídeo lo pone en práctica.
- Contexto de la decisión. Graba un breve vídeo de Loom para explicar el razonamiento que hay detrás de una determinada decisión e insértalo en el registro de decisiones. Dentro de seis meses, tu equipo podrá escuchar el contexto de viva voz en lugar de tener que extraerlo de un párrafo.
- Incorporación. Las nuevas contrataciones obtendrán acceso a un conjunto de páginas de Confluence con guías de Loom integradas. Aprenderán cómo funcionan las cosas a su propio ritmo, sin necesidad de programar sesiones con compañeros de equipo ocupados.
Rovo indexa las transcripciones de Loom, por lo que, por ejemplo, una grabación que hizo el responsable del equipo hace 18 meses se integrará automáticamente en el conocimiento con capacidad de búsqueda de tu equipo. De esta forma, ya no será un archivo más oculto en una unidad compartida.
Consejo: Elige la pregunta que más suele plantear tu equipo. Crea una página de Confluence que la responda. Graba una guía de Loom e insértala en la página. Comparte el enlace la próxima vez que alguien haga esa misma pregunta.
Paso 4: Encuentra cualquier cosa con Rovo
Incluso una base de conocimientos bien organizada tiene sus limitaciones. No puedes encontrar todas las respuestas con tan solo navegar por ella, sobre todo si la información se encuentra dispersa entre una página de Confluence, una actividad de Jira y una grabación de Loom de hace tres semanas. Rovo busca en todas estas ubicaciones con una sola consulta y devuelve una única respuesta que incluye enlaces a las fuentes.
- "¿Qué proceso aplicamos para gestionar las derivaciones de los clientes?" -> Rovo encuentra el conjunto de procedimientos.
- "¿Qué decisión hemos tomado en cuanto a los niveles de precios?" -> Rovo encuentra el registro de decisiones y el epic de Jira asociado con él.
- "¿Cómo configuro el entorno de ensayo?" -> Rovo encuentra el documento de Confluence y la guía de Loom correspondientes.
Sin cambiar de pestaña. Sin necesidad de preguntar a nadie a través de Slack dónde están los documentos. Con cada pregunta obtendrás una respuesta acompañada de enlaces a la fuente.
A continuación
Conectar estrategia y ejecución