Atlassian Teamwork Collection を利用したより効果的なナレッジ マネジメント
要点
- Atlassian Teamwork Collection では、分散したナレッジが、検索可能で最新かつ作業にリンクした、1 つの連携したシステムに変わります。
- Confluence は作業が行われる場所と直接つながるため、常に最新の状態に保たれます。
- Jira で全体像を把握できます。解決済みの作業項目、リリースされた機能、エージェントのアクションのすべてを、ドキュメントとともに確認できます。
- Loom は、複雑なナレッジをわかりやすいものに変えます。チームは動画のウォークスルーを埋め込み、言葉で説明するだけでなく、実演することができます。
- Rovo は 1 回のクエリで Confluence、Jira、Loom を横断して検索します。1 つの質問に 1 つの回答、情報源へのリンク付きです。
- 最適なナレッジ ベースとは、チームが実際に活用するものです。充分に網羅するだけでなく、見つけやすさを考慮して構成します。
チームは回答を保持しているものの、現在は回答がドキュメント、スレッド、一部のメンバーの頭の中に散在しています。ナレッジは作業と結び付いていないと、古くなり、失われ、全員の作業が遅れてしまいます。Atlassian Teamwork Collection は、際限のない検索をやめて、すべてが作業に結び付いたナレッジ マネジメント システムをチームが利用できるように構築されました。
- Confluence でドキュメントを収集して整理します。
- Jira でユーザーを進行中の作業に結び付けます。
- Loom では、動画のウォークスルーで背景情報を追加します。
- Rovo でナレッジのすべてを検索するため、誰かに「あのリンクはどこにあった?」と聞く必要はありません。
1 つのシステムで、チームのナレッジを最新の状態に保ち、連携し、見つけやすくします。
連携したナレッジ システムを構築する方法
ステップ 1: 実際に活用されるナレッジ ベースを構築する
大半のナレッジ ベースは作業から切り離されているため、古くなってしまいます。Confluence は、Teamwork Collection の他のアプリと連携しているという点で異なっています。プロジェクト ページにリアルタイムの Jira ロードマップを埋め込むと、自動的に更新されます。Loom で計画ミーティングを録画すると、ミーティング議事録が Confluence に保存され、アクション アイテムが Jira にプッシュされます。ドキュメントを増やすことがゴールではありません。適切なドキュメントを常に見つけられる、最新の状態に保つことがゴールです。
見つけやすさを考慮した構造
最適なドキュメントでも、誰も見つけられなければ役に立ちません。日付ではなく、チーム、プロジェクト、または機能ごとに整理します。検索して見つかるのを期待するのではなく、ページ ツリー、ラベル、スペースを使用し、ユーザーが自然に参照できるようにします。Confluence スペースを適切に構成すれば、新しいチームメイトはリンクを 5 人のメンバーに連絡することなく、最初の週に状況を把握できます。
ドキュメントを手間なく最新の状態に保つ
古いドキュメントは信頼を損ないます。Confluence ページにリアルタイムの Jira ビューを埋め込むことで、最も簡単に修正できます。Jira で作業が進むと、ステータスが自動的に更新されます。決定ログを、生成された Jira エピックにリンクします。作業が進展すると、ドキュメントに反映されます。毎週金曜日に wiki ページを手動で更新する必要はありません。
ヒント: 成果だけでなく、決定事項も文書化します。チームがその方向性を選んだ理由を説明するページは、6 か月後には、単にリリースした内容を記載したページよりも有益です。
ステップ 2: ナレッジを作業に結び付ける
大半のナレッジ ベースに欠けているものは、実際に起きたことに関する背景情報です。Confluence でドキュメントを保存します。Jira で作業を追跡します。解決済みの作業項目、リリースした機能、修正済みのバグ、エージェントが実行したアクションのすべてを追跡します。これらを併用すると、単独での使用では得られない全体像を把握できます。
誘因となった Jira 作業項目 に Confluence ランブックをリンクします。問題が発生したスプリントに事後分析を関連付けます。文書化されたバージョンと実際のバージョンを同期します。Rovo が回答を探すと、その両方が見つかります。
ステップ 3: 動画を追加してわかりやすくする
書面でのドキュメントで概要を説明します。しかし、複雑なワークフロー、微妙なニュアンスを伴う決定事項、明白でない選択の根拠など、口頭で説明する方が簡単な場合もあります。Loom を利用すると、Confluence ページに直接ウォークスルーの短い動画を埋め込むことができるため、チームはテキストと動画を 1 か所で確認できます。
- プロセスのウォークスルー: オンボーディング、ツールの設定、特定のワークフローなどの複雑なプロセスに関して Loom ウォークスルーを録画し、Confluence ページに埋め込みます。テキストで説明し、動画で実演します。
- 決定の背景情報: 決定の背後にある根拠を説明する短い Loom を録画し、決定ログに埋め込みます。6 か月後には、チームは文章から推測するのではなく、音声から背景情報を聞き取るようになります。
- オンボーディング: 新入社員は、Loom のウォークスルーが埋め込まれた一連の Confluence ページを入手します。多忙なチームメイトとのセッションを設定するのではなく、自分の都合の良い時間に、自分のペースで作業の進め方を学ぶことができます。
Rovo ではすべての Loom の文字起こしデータをインデックス化するため、チーム リードが 18 か月前に作成した録画は共有ドライブに埋もれたファイルではなく、チームの検索可能なナレッジの一部になります。
ヒント: チームで最もよくある質問を選びます。その質問に回答する Confluence ページを作成します。Loom のウォークスルーを録画して、ページに埋め込みます。次回、他のメンバーに聞かれたら、リンクを共有します。
ステップ 4: Rovo であらゆるものを見つける
適切に整理されたナレッジ ベースでも、限界があります。閲覧するだけですべての回答を見つけることはできません。特に、情報の一部は Confluence ページに、一部は Jira 作業項目に、一部は 3 週間前の Loom 録画に分散している場合はなおさらです。Rovo は 1 回のクエリでそれらすべてを検索し、情報源へのリンクとともに 1 つの回答を返します。
- 「顧客のエスカレーションに対応するプロセスはどのようなものですか?」-> Rovo はランブックを見つけます。
- 「価格階層についての決定事項は何ですか?」-> Rovo は決定ログと、その決定ログにリンクされた Jira エピックを見つけます。
- 「ステージング環境を設定する方法は?」-> Rovo は Confluence のドキュメントと Loom のウォークスルーを見つけます。
タブの切り替えは不要です。Slack で「あのドキュメントの場所、知ってる?」と聞く必要はありません。1 つの質問に 1 つの回答、情報源へのリンク付きです。
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