Atlassian Teamwork Collection을 활용한 더 효과적인 참조 자료 관리
시사점
- Atlassian Teamwork Collection은 흩어진 참조 자료를 검색이 가능하고 최신 정보를 제공하며 업무와 연결된 통합 시스템으로 바꿔줍니다.
- Confluence는 작업하는 공간과 바로 연결되므로 항상 최신 상태를 유지합니다
- Jira는 전체적인 상황을 보여줍니다. 모든 해결된 업무 항목, 제공된 기능 및 에이전트 작업을 문서와 함께 보여줍니다.
- Loom은 복잡한 참조 자료를 더 쉽게 이해할 수 있도록 돕습니다. 팀이 말로만 설명하지 않고 보여줄 수 있도록 동영상 안내를 포함하세요.
- Rovo는 한 번의 쿼리로 Confluence, Jira 및 Loom 전반을 검색합니다. 하나의 질문에 대해 출처 링크를 포함한 하나의 답변을 제공합니다.
- 최고의 참조 자료는 팀이 실제로 사용하는 것입니다. 완전할 뿐만 아니라 검색하기 쉬운 구조여야 합니다.
팀은 이미 답을 가지고 있지만, 현재 그 정보는 문서, 스레드 및 몇몇 팀원의 머릿속에 흩어져 있습니다. 참조 자료가 업무와 연결되지 않으면 오래된 정보가 되고 사라지며 모두의 업무 속도를 늦춥니다. Atlassian Teamwork Collection은 끝없는 검색을 멈추고 모든 정보가 업무와 연결되어 있는 참조 자료 관리 시스템을 제공합니다.
- Confluence는 문서를 캡처하고 체계화합니다.
- Jira는 문서를 진행 중인 작업에 연결합니다.
- Loom은 동영상 안내를 통해 컨텍스트를 더합니다.
- Rovo는 아무도 "그 링크가 어디 있더라?"라고 물어볼 필요가 없도록 모든 항목을 검색합니다.
팀의 참조 자료를 최신 및 연결된 상태로 유지하고 쉽게 찾을 수 있도록 도와주는 단일 시스템입니다.
연결된 참조 자료 시스템을 만드는 방법
1단계: 팀원들이 실제로 사용하는 참조 자료 만들기
대부분의 참조 자료는 업무와 분리되어 있기 때문에 오래된 정보가 됩니다. Confluence는 Teamwork Collection의 나머지 앱과 연결되어 있기 때문에 다릅니다. 프로젝트 페이지에 라이브 Jira 로드맵을 포함하면 자동으로 업데이트됩니다. Loom으로 계획 미팅을 녹화하면 미팅 메모가 Confluence에 저장되고 작업 항목이 Jira로 푸시됩니다. 목표는 많은 문서를 만드는 것이 아니라, 항상 찾기 쉽고 언제나 최신 상태인 올바른 문서를 만드는 것입니다.
검색하기 쉬운 구조
아무리 훌륭한 문서라도 아무도 찾을 수 없다면 소용이 없습니다. 날짜가 아니라 팀, 프로젝트 또는 기능별로 체계화하세요. 팀원들이 막연히 검색하는 대신 자연스럽게 탐색할 수 있도록 페이지 트리, 레이블 및 스페이스를 사용하세요. 잘 구조화된 Confluence 스페이스가 있으면 신규 팀 동료가 첫 주에 5명에게 링크를 요청할 필요 없이 스스로 적응할 수 있습니다.
더 적은 노력으로 문서를 최신 상태로 유지
오래된 문서는 신뢰를 떨어뜨립니다. 가장 간단한 해결 방법은 Confluence 페이지에 라이브 Jira 보기를 포함하는 것입니다. 그러면 업무를 Jira에서 진행함에 따라 상태가 자동으로 업데이트됩니다. 의사 결정 로그를 해당 로그에서 파생된 Jira 에픽에 연결하면, 업무 진행 상태에 따라 문서에 해당 내용이 반영됩니다. 매주 금요일마다 위키 페이지를 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다.
팁: 결과뿐만 아니라 의사 결정도 문서화하세요. 단순히 무엇을 제공했는지만 알려주는 페이지보다 팀이 특정 방향을 선택한 이유를 설명하는 페이지가 6개월 후에 더 큰 가치가 있습니다.
2단계: 업무에 연결
대부분의 참조 자료가 놓치고 있는 부분은 실제로 일어난 일에 대한 컨텍스트입니다. Confluence는 문서를 보관하고 Jira는 업무를 추적합니다. 해결된 모든 업무 항목, 제공된 모든 기능, 수정된 모든 버그, 수행된 모든 에이전트 작업을 보여줍니다. 이 도구를 함께 사용하면 어느 하나만으로는 알 수 없는 전체적인 상황을 파악할 수 있습니다.
Confluence 런북을 이것을 트리거한 Jira 업무 항목에 연결하세요. 문제가 발생한 스프린트에 사후 검토를 연결하세요. 문서화된 버전과 실제 버전이 동기화된 상태를 유지합니다. Rovo가 답변을 찾을 때 두 가지 버전을 모두 찾습니다.
3단계: 동영상을 추가하여 더 쉽게 이해할 수 있게 하기
글로 된 문서는 '무엇'에 대한 내용을 다룹니다. 하지만 복잡한 워크플로, 미묘한 의사 결정, 언뜻 이해하기 어려운 선택의 이유와 같이 말로 설명하는 것이 더 쉬운 것이 있습니다. Loom을 사용하면 Confluence 페이지에 바로 짧은 동영상 안내를 포함할 수 있어, 팀은 텍스트 및 동영상을 한곳에서 확인합니다.
- 프로세스 안내. 온보딩, 도구 설정 또는 특정 워크플로와 같은 복잡한 프로세스에 대한 Loom 안내를 녹화하여 Confluence 페이지에 포함하세요. 텍스트는 설명하고 동영상은 보여줍니다.
- 의사 결정 컨텍스트. 의사 결정의 이유를 설명하는 간단한 Loom 동영상을 녹화하여 의사 결정 로그에 포함하세요. 6개월 후에 팀은 단락만 보고 추측하는 대신 목소리를 통해 컨텍스트를 듣습니다.
- 온보딩. 신규 직원은 Loom 안내가 포함된 여러 Confluence 페이지를 받습니다. 바쁜 팀 동료들과 함께하는 세션을 예약하지 않고도 편한 시간에 원하는 속도에 맞춰 업무 방식을 배웁니다.
Rovo는 모든 Loom 대화 기록을 색인화하므로, 팀 리더가 18개월 전에 만든 녹화 동영상은 공유 드라이브에 묻혀 있는 파일이 아니라 팀이 검색할 수 있는 참조 자료의 일부가 됩니다.
팁: 팀에서 가장 자주 묻는 질문을 선택하세요. 그 질문에 대한 답변을 제공하는 Confluence 페이지를 만드세요. Loom 안내 동영상을 녹화하고 페이지에 포함하세요. 다음에 누군가 물어보면 링크를 공유하세요.
4단계: Rovo로 모든 정보 찾기
잘 구성된 참조 자료라도 한계가 있습니다. 모든 답을 탐색만으로 찾을 수 없습니다. 특히 정보가 일부는 Confluence 페이지에, 일부는 Jira 업무 항목에, 일부는 3주 전의 Loom 녹화 동영상에 흩어져 있는 경우에는 더욱 그렇습니다. Rovo는 하나의 쿼리에 이 모든 도구를 검색하고 출처 링크를 포함한 하나의 답변을 반환합니다.
- "고객 에스컬레이션을 처리하는 프로세스는 무엇입니까?" -> Rovo가 런북을 찾습니다.
- "가격 티어에 대해 어떤 결정을 내렸습니까?" -> Rovo가 의사 결정 로그 및 연결된 Jira 에픽을 찾습니다.
- "스테이징 환경을 어떻게 설정합니까?" -> Rovo가 Confluence 문서 및 Loom 안내를 찾습니다.
탭 전환이 필요 없습니다. Slack에서 "그 문서가 어디에 있는지 아는 분 있나요?"라고 물어볼 필요가 없습니다. 하나의 질문에 대해 출처 링크를 포함한 하나의 답변을 제공합니다.
다음 단계
전략을 실행 단계까지 연결