Согласование стратегии с помощью Atlassian Teamwork Collection
Основные моменты
- Atlassian Teamwork Collection позволяет сделать согласование стратегии структурированным процессом вместо череды собраний и отчетов о состоянии дел.
- Проекты в Jira напрямую связываются со стратегическими целями.
- На странице стратегии в Confluence обоснование связывается с соответствующим приоритетом.
- Инструменты автоматизации Jira и агенты Rovo отслеживают расхождения в реальном времени и выявляют отклонения на ранней стадии.
- Loom делает обновления статусов доступными для просмотра по запросу, и заинтересованные стороны могут ознакомиться с ними в любое удобное время.
У каждой команды есть стратегия. Стратегии по большей части хранятся где-то в документах и никак не связаны с перечисленными в них задачами. Разрыв между «вот к чему мы стремимся» и «вот что мы делаем на самом деле» приводит к нарушению согласованности целей и действий. Обычно все остается в таком состоянии, пока месяца через три кто-нибудь не спросит: «Постойте, а зачем мы это делаем?»
Atlassian Teamwork Collection помогает структурировать согласование. Не за счет увеличения количества собраний или отчетов о состоянии дел, а посредством связывания целей и задач по их достижению. Согласованность становится основой для работы команды, а не чем-то, что добавляется задним числом.
Как связать цели с задачами по их достижению
Когда приоритеты задокументированы и с ними могут ознакомиться все сотрудники организации, каждая команда видит, что имеет первостепенное значение. Но одной лишь информированности недостаточно. Чтобы обеспечить согласованность, необходимо связать все цели и задачи.
Совет. Для этого создано специальное приложение «Цели» Atlassian. С его помощью можно в одном представлении распределять приоритеты по уровням, от самого высокого до целей отдельных команд.
Шаг 1. Сделайте цели видимыми в задачах
Связывание целей и задач начинается в Jira. Свяжите проекты с целями, которые в них реализуются, и проектные задачи трансформируются в отчет о состоянии дел. Вы увидите, какие задачи находится в работе, какие заблокированы, какие выполняются в срок, а какие — нет. Просматривая ту или иную цель, можно видеть, какие проекты способствуют ее достижению, на какой стадии находится их реализация и соответствует ли выполнение задач хронологии проекта.
Или пропустите этот шаг и просто спросите Rovo: «Какие задачи способствуют достижению цели по удержанию клиентов в третьем квартале?». Ответы будут подкреплены данными, полученными из связей, уже установленных системой. Проблемные цели выявляются на ранней стадии, а не в квартальном отчете.
Confluence дает обоснование. На страницах стратегии есть прямые ссылки на соответствующие цели, поэтому посмотреть контекст каждого приоритета можно с помощью всего одного щелчка мышью. Спецификации, журналы решений и пресс-релизы также хранятся в Confluence и связаны с проектами и задачами Jira, для которых они необходимы. Ответ на вопрос «что там с этой задачей?» никогда не должен храниться у кого-то в голове или в записи собрания за прошлый квартал.
Совет. Выберите в Jira один из активных проектов команды. Найдите цель, которая должна быть достигнута в результате его реализации, и свяжите их. Теперь спросите Rovo: «Какие задачи способствуют достижению этой цели?». Посмотрите результаты.
Шаг 2. Отметьте несогласованность, пока она не усугубилась
Даже если цели связаны с задачами, отклонения все равно возможны. Поступают новые запросы, область проекта расширяется, приоритеты меняются в середине квартала. К тому времени как на это обратят внимание, выполняемые задачи уже будут отличаться от того, что команда планировала делать изначально.
Средства автоматизации Jira отслеживают очевидные случаи по мере их возникновения в соответствии с правилами, установленными для вашей команды. Агенты Rovo идут еще дальше: они отмечают заблокированные задачи, сообщают владельцам целей о рисках и выявляют изменившиеся зависимости. Несогласованность выявляется системой, а не руководителем проекта во время проверки.
Шаг 3. Предоставьте заинтересованным сторонам возможность самостоятельно отслеживать состояние дел
Даже когда задачи выполняются по графику, заинтересованные стороны хотят знать, что происходит. Loom дает им возможность самостоятельно просматривать обновления статусов: трехминутное видео от руководителя команды, встроенное в задачу Jira или на страницу Confluence, поможет заинтересованным сторонам понять нюансы, которые невозможно отразить на дашбоардах. В видеозаписи можно рассказать, почему сдвинулся срок, чему команда научилась в последнем спринте или где требуется вмешательство руководства. В Loom доступны автоматические расшифровки видео, сводки и главы, поэтому, если у кого-то мало времени, он может прочитать сводку основных событий или перейти к нужному разделу.
Совет. Замените следующее собрание по статусу проекта на видео Loom. Разместите его на странице стратегии в Confluence. Посмотрите, как реагируют заинтересованные стороны и участники команды.
Видео с обновлением статуса находится рядом с задачами, к которым оно относится, и доступно в любой момент. Не нужно никаких собраний по статусу проекта и приглашений в календаре, которые потом придется искать. Команда предоставляет обновление статуса. Заинтересованные стороны изучают видео в любое удобное время.
продолжение темы
Возможность работать в разных часовых поясах без бесконечных собраний