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Extrem komplexe Projekte


Du musst ein Softwareprojekt managen, das Produkte, Plattformen und funktionsübergreifende Teams umfasst? Wir haben hier ein paar Prinzipien und Praktiken zusammengestellt, mit denen du extrem komplexe Projekte meistern kannst.

ZWECK DIESES SPIELS

Lege einen guten Start hin und behalte die Dynamik bei.

Erhöhe deine Chancen, ein bahnbrechendes Projekt abzuschließen, das dir nur einmal in deiner Karriere begegnet.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis oder Velocity beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Du wurdest also darum gebeten, ein superkomplexes, erfolgskritisches Technologieprojekt für dein Unternehmen zu leiten. Es ist das Projekt, das deinen CEO nachts um den Schlaf bringt und mindestens einen der folgenden Punkte beinhaltet:

  • Integration einer Plattform oder gemeinsam genutzten Komponente in mehrere Produkte
  • Zusammenarbeit über mehrere Teams oder Abteilungen hinweg (einige davon haben vorher noch nicht zusammengearbeitet)
  • Beträchtliche technische Risiken
  • Zahlreiche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Teams
  • Teams in mehreren Zeitzonen
  • Ein anspruchsvoller Zeitrahmen
  • Intensive Kontrolle durch höherrangige Stakeholder

Glückwunsch, dass dir ein so großes Vorzeigeprojekt anvertraut wurde! Das ist unbekanntes Territorium und nur die Mutigen wagen es zu betreten – und nur die etwas Verrückten kommen wieder lebend heraus. Da wäre doch eine Übung mit einem besonderen Kniff angezeigt!

BETEILIGTE

Wenn du der Projektmanager bist, lies dir diese Übung eigenständig durch und überarbeite dann deine Projektpläne mit Blick auf das Wesentliche.

Gehe es anschließend mit deinem Projektträger und den Stakeholdern durch (damit sie wissen, dass du dich voll dafür einsetzen wirst).

Einige Softwareprojekte sind derart komplex, man könnte sie fast für einen schlechten Scherz halten. Hier erfährst du, wie du sie managst.
Team-Symbol
Mitarbeiter

1

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Leicht
Schweregrad

Hoch

Durchführung

Nimm dir eine Stunde lang Zeit, um dich auf mehr als standardmäßiges Projektmanagement vorzubereiten. Nimm die Herausforderung an, um sie mit Bravour zu bestehen!

Materialien

Deine vorhandenen Pläne

Roter Stift

Optimismus

PRINZIP 1

Bewusste Zusammenarbeit

Plane im selben Raum – Jedes am Projekt beteiligte Team sollte am Planungsprozess teilhaben und sich buchstäblich im selben Zimmer befinden. Im Vergleich zu den Kosten, die durch einen falschen Plan entstehen können, sind die Reisekosten ein Klacks.

Lege gleich am Anfang die Teamregeln fest – Beantworte Fragen wie "Werden sich Plattformteams um die Integrationsaufgaben kümmern?" und "Wie binden wir Teams beispielsweise aus dem Marketing, Support und Betrieb ein?".

Sorge für eine teamübergreifende Zusammenarbeit – Abordnungen, Tätigkeitswechsel, integrierte Teams oder auch kombinierte Teams sind eine effektive Methode, um Risiken zu reduzieren und den Job zu erledigen. Es schadet auch nicht, dass dabei gegenseitige Empathie und Vertrauen aufgebaut wird.

Plane eine Einführung, Migration und/oder Übernahme ein – Verliere aber nicht aus den Augen, wie dieses Projekt zum Kunden kommt. Teile deine Pläne dem Team und den Stakeholdern mit und halte sie auf dem Laufenden. Es gibt Bonuspunkte für die Ausführung einer Einführungssimulation, um Tests durchzuführen und das Vertrauen zu stärken.

Unterstütze und belohne die Übernahme – Es wird Probleme geben, die behoben werden müssen. Wenn du einen Plattformservice erstellst, dann spare etwas Bandbreite ein, um die produktseitigen Teams zu unterstützen, welche die Lösung als Erste übernehmen.

Breche aus dem Organigramm aus – Bringe Teams aus dem gesamten Unternehmen zusammen, um das Projekt innerhalb einer fest zugeordneten Projektorganisation voranzutreiben.

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Zeitverschwendung bei der Neuausrichtung von Roadmaps und Prioritäten in den Teams
  • Ungewolltes Hinzuziehen weiterer Teams, nachdem Pläne aufgestellt wurden
  • Unproduktive Meetings
  • Eine extrem langwierige Entscheidungsfindung
  • Zweifel darüber, ob die Plattform auch tatsächlich funktionieren wird
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Teams einander vertrauen,
  • Ziele und Roadmaps von Teams aufeinander abgestimmt werden,
  • Beteiligungsmodelle und Ressourcenpläne zwischen Teams eindeutig verstanden werden.
PRINZIP 2

Gemeinsames Verständnis

Kläre das "Warum?" und "Was?" ab – Legt Ziele gemeinsam als ein Team aus mehreren Teams fest, damit ihr alle auf demselben Stand seid. Wo möglich, sollten Plattformteams Initiativen zur Verbesserung des geschäftlichen Nutzens vorschlagen, damit diese einfach vor Produktinitiativen priorisiert werden können.

Mache den Projektumfang und den Fortschritt deutlich – Teile deine Roadmap und halte sie aktuell. Informiere dein Team proaktiv über Änderungen des Projektumfangs und/oder des Zeitrahmens (davon wird es haufenweise geben!).

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Teams, die nicht an das Projekt glauben
  • Verspätete Entscheidungen oder Fehler bei Diskussionen über Kompromisse
  • Zu wenig Ressourcen für den vereinbarten Projektumfang
  • Tägliche Koordinierungsprobleme wie unnötige Aufgaben und doppelten Aufwand
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Jeder im Team die Kurzpräsentation schon auswendig kennt,
  • Teams dein Projektposter ansehen, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind,
  • Gesundheitschecks im grünen Bereich sind,
  • Überarbeitungen von gemeinsamen Plänen häufig und schmerzlos stattfinden.
Prinzip 3

Eindeutige Zuständigkeit

Für das Administrative – Weise dem Projekt einen Projektverantwortlichen zu, der sich in Vollzeit um alles kümmert (falls du dies liest, bist es wahrscheinlich du!). Kümmere dich darum, dass dein zuständiger Vertreter der Führungsetage das Projekt intern fördert, und sei verfügbar, wenn es zu Engpässen kommen sollte.

Für das Technische – Ergänze dein Projektteam mit einem produktübergreifenden Architekten, damit es Design- und Implementierungsprobleme auf hoher Ebene beheben kann. Legt untereinander fest, wer für die Kundenerfahrung insgesamt (z. B. Plattform oder Produkt) bzw. für jedes wichtige Endprodukt verantwortlich ist.

Entwickle einen Plan – Führe das Spiel zu den Rollen und Zuständigkeiten mit dem gesamten Projektteam (oder Vertretern jedes untergeordneten Teams) durch. Es gibt Bonuspunkte, wenn du das Spiel auch in jedem untergeordneten Team durchgehst.

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Teammitglieder, die sich gegenseitig im Weg stehen
  • Das Entstehen von Engpässen
  • Das Übersehen von Aufgaben
  • Verärgerte Vertreter, die nicht über Änderungen am Leistungsumfang oder Zeitplan informiert wurden
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Entscheidungen schnell getroffen werden,
  • Stakeholder wissen, an wen sie sich mit Fragen wenden müssen,
  • Der für das Produkt Verantwortliche wöchentlich über Neuigkeiten informiert,
  • Endprodukte pünktlich ausgeliefert werden.
Prinzip 4

Vertrauen

Engagiere die richtigen Personen – Versammle die besten Kommunikatoren, Integratoren und alle, die schnell Vertrauen aufbauen können und über eine positive Einstellung verfügen. Du brauchst Mitarbeiter, die einen ausgeprägten Sinn für Details und drängende Probleme haben.

Tausche Betriebsgeheimnisse aus – Ermutige Plattformteams dazu, sich die umfassenden Kenntnisse des Produktteams über unsere Kunden zunutze zu machen. Und informiere Produktteams über Arbeiten an der Plattform durch ungezwungene Präsentationen in der Mittagspause, interne Blogs, Verabredungen zum Lunch usw.

Schaffe eine Dynamik – Entscheide dich für einen schnellen gemeinsamen Erfolg, um die Stimmung zu fördern und das gegenseitige Vertrauen der Teams zu festigen. Und denke auch daran, jeden Monat Gesundheitschecks durchzuführen!

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Häufige Hindernisse und gebrochene Versprechen

  • Einfallslose Problemlösung

  • Schlechte Stimmung

Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Teams gern mit anderen Teams zusammenarbeiten,
  • Meilensteine gemeinsam gefeiert und kommuniziert werden,
  • Zwischenmenschliche oder die Zusammenarbeit betreffende Probleme offen diskutiert und gelöst werden.
Prinzip 5

Gemeinsame Meilensteine

Verfolge deinen Fortschritt – Teile deine Projektzeitachse und verwende sie als deine zentrale Informationsquelle. Aktualisiere sie regelmäßig, um das tatsächliche Vorankommen anzuzeigen, auch wenn das wöchentliche Anpassungen erfordern sollte. Und das wird es auch.

Liefere in kleinen Schritten aus (und feiere diese Erfolge) – Engagiere Mitglieder des Projektteams, die die Velocity und Moral im Team mit ihrem Enthusiasmus hochhalten.

Steht alle gemeinsam für Qualität ein – Baue die Integration und Tests in den Plan ein und stelle sicher, dass deine Vorstellung von der Fertigstellung vereinbart und dokumentiert wird.

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Überraschungen in der Testphase
  • Langsamen (oder keinen) Fortschritt
  • Schlecht aufeinander abgestimmte Endprodukte und Lieferdaten
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Stakeholder sich über deinen steten Fortschritt freuen,

  • Kunden schon lange vor Abschluss des Projekts Nutzen daraus ziehen können,

  • Du schneller als erwartet einen Mehrwert aus der Plattform erzielen kannst und nur ein geringer Mehraufwand nötig war.

Prinzip 6

Effektive Entscheidungen

Sei bedachtsam – Rechne damit, dass es langfristige und kurzfristige Probleme geben kann. Überlege genau, wer Entscheidungen treffen soll. Gehe nicht einfach davon aus, dass der Projektverantwortliche oder der zuständige Vertreter der Führungsetage am besten dafür geeignet ist.

Optimiere Prozesse zur Verbesserung der Effizienz – Führe das Spiel mit den Kompromissschiebereglern durch, um Einzelpersonen und Teams zu motivieren, alltägliche Entscheidungen eigenständig zu treffen. Verwende für wichtige Entscheidungen das DACI-Framework.

Organisiere und kommuniziere – Erstelle ein Entscheidungsregister, um darüber auf dem Laufenden zu bleiben, was entschieden wird (oder wurde), und beziehe dich bei deinen wöchentlichen Projektbesprechungen darauf.

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Teams, die mit jeder ihrer Entscheidung unsicherer werden, weil es zu viele Informationen gibt, auf die sie nicht zugreifen können
  • Die Erwägung von Lösungsansätzen oder Zeitrahmen, die auf veralteten oder falschen Informationen basieren
  • Dass du immer wieder dieselbe Entscheidung nachprüfst und durchkaust
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Entscheidungen schnell getroffen werden,
  • Unterschiedliche Ansichten berücksichtigt werden, bevor eine einzige Entscheidung gefällt wird,
  • Entscheidungen nicht erneut überdacht oder diskutiert werden.
Prinzip 7

Abhängigkeiten verwalten

Rechne mit Engpässen – Erstelle eine Tabelle oder ein Diagramm, in dem festgehalten wird, auf wen sich dein Team verlässt und wer sich auf dein Team verlässt.

Behalte sie im Auge – Weise einen Verantwortlichen von jeder Seite zu, der sich um jede Abhängigkeit kümmert. Stelle sicher, dass die für die Abhängigkeit zuständigen Personen die Auswirkungen von Änderungen verstehen und diese allen vorherigen und nachfolgenden Teams kommunizieren.

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Nachgelagerte Verzögerungen und nicht erreichte Meilensteine
  • Frustration, Arme über den Kopf zusammenschlagen und Händeringen
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Du über eine präzise, umfassende und eigenständige Methode verfügst, um Abhängigkeiten im Auge zu behalten,

  • Du die Abhängigkeiten als Karte oder Diagramm visualisieren kannst.

Prinzip 8

Kommuniziere, nimm Anpassungen vor und feiere Erfolge!

Erstelle einen gemeinsam genutzten Kommunikationsplan – Wöchentlich: persönliche Meetings für allgemeine Projektberichte. Zweiwöchentlich: Demos, Statusberichte für Stakeholder. Monatlich: Gesundheitschecks, Projekt "alle Mann". Aber das nur so als Beispiel. Beteilige deine technischen Manager, Projektmanager und Architekten, um dir bei der Verbreitung von Mitteilungen zu helfen.

Mache das Beste aus Projektmeetings – Baue eine 10-minütige Demo- oder Problemlösungsrunde in deine wöchentlichen Meetings ein, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

Lagebesprechung – Treffe dich wöchentlich oder alle zwei Wochen mit der Teamleitung oder dem Produktmanager jedes Arbeitsbereichs, um den aktuellen Fortschritt mit deinem Zeitplan zu vergleichen, eventuelle Zeitplanänderungen zu identifizieren, neue Risiken oder Probleme zu besprechen und über die Stimmung im Team zu reden.

Sei gut erreichbar – Richte einen HipChat-Raum oder eine Confluence-Seite als dein Forum für Q&A-Runden und/oder zur Eskalation von Problemen ein.

Feiere auch kleine Erfolge – Sie entwickeln sich schneller zu großen Erfolgen, als du dir vorstellen kannst!

Dadurch vermeidest du Folgendes:

  • Teammitglieder, die das große Ganze aus den Augen verlieren
  • Schlechte Stimmung und Projektverdrossenheit
  • Unkoordinierte, unproduktive Meetings
  • Stakeholder, die von Statusänderungen, Risiken, Meilensteindaten usw. böse überrascht werden
Du weißt, dass es funktioniert, wenn:
  • Sich Stakeholder auf den Erhalt deiner Statusberichte freuen,
  • Teammitglieder das große Ganze im Auge haben,
  • Sich eine Eigendynamik entwickelt, die unaufhaltbar wird.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

  • Gib die Liste der Stakeholder weiter, damit jeder weiß, wer beteiligt ist.
  • Widerstehe der Versuchung, vorhandene unabhängige Pläne zusammenzuführen. Es ist besser, von vorn anzufangen und einen integrierten Plan zu erarbeiten, der alle Teams einbindet.
  • Denke neben gemeinsamen Planungen vorab auch daran, dass während des Projekts auch gemeinsam regelmäßig umgeplant werden muss.
  • Lasse dich nicht vom Organigramm einschränken; stelle es infrage und bringe Teams zusammen.
  • Begrenze die Anzahl der produktübergreifenden Projekte, an denen jedes Team arbeitet.
  • Stelle sicher, dass alle Teams Zeit für Aktivitäten einplanen, die nicht mit dem Projekt zu tun haben (z. B. Konferenzen, Urlaub, Unternehmensveranstaltungen, andere Meetings usw.).

Nachbereitung

Du hast wahrscheinlich einige Lücken in deinen Projektplänen neu organisiert und gute Ideen, wie du deinen Ansatz ändern kannst.

Hierbei kommt es vor allem darauf an, nicht noch mehr Arbeit anzuhäufen!

Sage Aktivitäten oder Meetings ab, die keinen Nutzen bringen und verwende die gewonnene Zeit für Aktivitäten, die du neu begonnen hast.

Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?

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