Close

Нелепо сложные проекты


Итак, вам выпало управлять проектом по разработке ПО, в котором задействовано несколько продуктов, платформ и многофункциональных команд. Ниже описаны принципы и подходы, которые вам понадобятся, чтобы справиться с нелепо сложным проектом.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Начать с отличного старта и поддерживать высокий темп работы.

Повысить шансы на успех уникального революционного проекта.

Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с общим пониманием или скоростью в результате оценки работоспособности.

Узнайте больше
И ПОЧЕМУ МНЕ ЭТО НУЖНО?

Итак, вас попросили возглавить сверхсложный, критически важный технологический проект для вашей компании. Этот проект не дает спать ночами вашему управляющему директору и, вероятно, характеризуется одним или несколькими следующими качествами:

  • наличие интегрированной платформы или общего компонента для нескольких продуктов;
  • взаимодействие между несколькими командами или отделами (некоторые из которых прежде никогда не работали вместе);
  • значительный технический риск;
  • много зависимостей между разными командами;
  • команды в нескольких часовых поясах
  • жесткие сроки;
  • пристальное внимание вышестоящих заинтересованных лиц.

Поздравляем с масштабным и ответственным проектом! Вы вступаете на неизведанную территорию. На такое решаются только настоящие храбрецы, и лишь тем, кто готов выйти за привычные рамки, удается справиться со всеми испытаниями. Поэтому и игра должна быть необычная!

КТО ДОЛЖЕН УЧАСТВОВАТЬ?

Сначала прочитайте правила этой игры самостоятельно, как менеджер проекта, и пересмотрите свой план, сосредоточившись на том, что действительно важно.

Затем пройдитесь по нему вместе со спонсором и заинтересованными лицами (так они будут в курсе, что вы нацелены на победу!).

Иногда проекты бывают настолько сложными, что это кажется дурной шуткой. Вот как справиться с ними.
Команда пользователей
Сотрудники

1

Часы, ведущие отсчет времени
Время

60 минут

Низкая сложность
Сложность

Высокая

Проведение игры

Выделите час и приготовьтесь выйти за рамки стандартного управления проектами, принять вызов и добиться отличных результатов!

Материалы

Ваши существующие планы

Красная ручка

Оптимизм

ПРИНЦИП 1

Сознательная совместная работа

Планируйте в одной комнате. Все задействованные команды должны принимать участие в планировании, буквально находясь в одном помещении. Транспортные расходы — капля в море по сравнению с возможными потерями при провале проекта.

Заранее договоритесь о правилах взаимодействия. Ответьте на такие вопросы, как «Будут ли команды разработчиков платформ работать над интеграцией?» и «Как мы будем привлекать к работе команды, маркетинга, поддержки и эксплуатации?».

Наладьте взаимный обмен с другими командами. Временно передавайте сотрудников в распоряжение другой команды, проводите ротации, встраивайте одну команду в другую или объединяйте их. Все это поможет снизить риски и закончить работу. Доверительные отношения и чувство сопричастности, которые при этом складываются, тоже не повредят.

Планируйте развертывание, миграцию и/или внедрение. Не упускайте из виду то, каким образом вы собираетесь доставлять проект клиентам. Поделитесь своими планами с командой и заинтересованными сторонами и держите их в курсе. Будет здорово, если вы также выполните симуляцию развертывания, чтобы протестировать проект и повысить свою уверенность.

Способствуйте внедрению и поощряйте его. Придется прояснять проблемы и исправлять неполадки. Если вы создаете сервис платформы, обеспечьте резерв пропускной способности, чтобы облегчить работу первых команд на стороне продукта, которые будут внедрять этот сервис.

Бросьте вызов организационной структуре. Собирайте вместе команды со всей компании в течение срока жизни проекта в рамках специально созданной проектной структуры.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Трата времени на перестройку дорожных карт и приоритетов между командами
  • Втискивание в работу дополнительных команд, когда планы уже составлены
  • Непродуктивные собрания
  • Мучительно долгое принятие решений
  • Сомнения в успехе будущей платформы
Все работает, если…
  • Команды доверяют друг другу.
  • Дорожные карты команд согласованы с целями.
  • Разные команды четко понимают модели взаимодействия и планы предоставления ресурсов.
ПРИНЦИП 2

Общее понимание

Поясните, «что» и «почему». Ставьте цели вместе. Хотя вас много, вы одна команда, и ваши действия должны быть согласованы. Команды по платформе должны по возможности вносить предложения с точки зрения ценности для бизнеса. Так проще определить приоритет этих предложений относительно инициатив по продуктам.

Обеспечьте наглядное представление объема работ и текущего прогресса. Откройте общий доступ к своей дорожной карте и регулярно обновляйте ее. Без промедления сообщайте своей команде об изменениях области проекта и (или) графиков (таких изменений будет много!).

Это поможет вам избежать следующего:

  • Уклонение команд от участия в проекте
  • Отложенные решения или ошибки в обсуждениях приоритетов
  • Недостаточные ресурсы для согласованного объема работ
  • Проблемы с повседневной координацией действий, например напрасная работа или дублирование задач
Все работает, если…
  • Каждый участник команды знает речь в лифте наизусть.
  • Команды обращаются к карте проекта, чтобы убедиться, что работа идет по плану
  • На сеансах оценки работоспособности выявляются преимущественно «зеленые» результаты
  • Общие планы пересматриваются часто и безболезненно.
Принцип 3

Ясность в вопросах владения

Административные вопросы. Назначьте штатного владельца для проекта (если вы это читаете, то возможно, это вы!). Попросите исполнительного спонсора поспособствовать продвижению проекта внутри организации и будьте на связи для устранения узких мест, когда они возникнут.

Технические вопросы. Добавьте в проектную команду архитектора с опытом межпродуктной работы. Он сможет решить общие вопросы с проектированием и внедрением. Согласуйте, кто контролирует общее качество проекта (например, команда по платформе или команда по продукту) и кто отвечает за каждый крупный промежуточный результат.

Составьте карту. Проведите игру «Роли и обязанности» со всей проектной командой (либо с представителями каждой подкоманды). Будет отлично, если также получится провести ее внутри каждой подкоманды.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Участники команды наступают друг другу на ноги
  • Возникновение узких мест (в большинстве случаев)
  • Упущения в работе
  • Разъяренные спонсоры, которых не уведомили об изменениях объема работы или сроков выполнения
Все работает, если…
  • Решения принимаются быстро.
  • Заинтересованные стороны знают, к кому обращаться с вопросами.
  • Штатный владелец сообщает новости каждую неделю.
  • Результаты поставляются вовремя.
Принцип 4

Доверие

Найдите нужных людей. Соберите лучших экспертов в области коммуникации и интеграции, которые легко завоевывают доверие и обладают позитивным мышлением. Вам нужны специалисты, внимательно относящиеся к деталям и понимающие срочность задач.

Обменивайтесь профессиональными секретами. Способствуйте тому, чтобы команды, работающие над платформой, перенимали богатые знания о клиентах у команд по продукту. Кроме того, ускорьте связанную с платформой работу команд по продукту с помощью неформальных презентаций, внутренних блогов, деловых обедов и т. д.

Создайте импульс. Поставьте целью быстрое достижение общего успеха на одном из начальных этапов, чтобы повысить моральный дух и укрепить доверие команд друг к другу. И не забывайте проводить сеансы оценки работоспособности каждый месяц!

Это поможет вам избежать следующего:

  • Частые попадания в тупик и невыполнение обещаний

  • Неоригинальное устранение проблем

  • Упадок духа в команде

Все работает, если…
  • Командам нравится работать друг с другом.
  • О контрольных точках сообщается всем, и они торжественно отмечаются всеми участниками.
  • Сложности в общении и совместной работе открыто обсуждаются и быстро решаются.
Принцип 5

Общие контрольные точки

Отслеживайте прогресс. Откройте общий доступ к графику проекта и используйте его как единый достоверный источник информации. Обновляйте его, чтобы отражать реальное положение дел, даже если для этого потребуются еженедельные корректировки (а они обязательно потребуются).

Поставляйте продукт небольшими инкрементальными частями (и торжественно отмечайте каждую поставку). Создайте из участников проектной команды группу поддержки, чтобы она помогала держать на высоте скорость работы и моральный дух.

Коллективная ответственность за качество. Включите в план время на интеграцию и тестирование. Обязательно согласуйте и задокументируйте, что считать выполненной работой.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Неприятные сюрпризы во время тестирования
  • Медленный прогресс или его отсутствие
  • Сдача готовых результатов не в срок
Все работает, если…
  • Заинтересованные стороны в восторге от вашего устойчивого прогресса.

  • Клиенты начинают получать пользу задолго до завершения проекта.

  • Вы получаете выгоду от платформы быстрее, чем ожидалось, и с небольшими накладными расходами.

Принцип 6

Действенные решения

Мыслите широко. Принимайте во внимание последствия в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Тщательно обдумайте, кто будет ответственен за решения. Не обязательно это штатный владелец или исполнительный спонсор.

Оптимизируйте эффективность. Проведите игру Расстановка приоритетов, чтобы дать возможность отдельным участникам и командам принимать ежедневные решения самостоятельно. Для принятия важнейших решений используйте платформу DACI.

Позаботьтесь об организационных вопросах и обмене информацией. Заведите реестр решений, чтобы заносить в него текущие (или прошлые) решения, и обращайтесь к нему каждую неделю в ходе обмена информацией по проекту.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Команды продолжают терять уверенность с каждым новым принятым решением, так как слишком много информации скрыто от глаз.
  • Решения или сроки утверждаются на основе устаревшей или неверной информации.
  • Вы пересматриваете и пересчитываете одно и то же решение по нескольку раз.
Все работает, если…
  • Решения принимаются быстро.
  • Перед принятием одного решения выслушиваются разные мнения.
  • Решения не оспариваются и не пересматриваются.
Принцип 7

Управляйте зависимостями

Найдите узкие места. Постройте таблицу или диаграмму, из которой будет понятно, от кого зависит ваша команда и кто зависит от вашей команды.

Держите руку на пульсе. Назначьте по владельцу от каждой стороны для отслеживания каждой зависимости. Убедитесь, что владельцы зависимостей понимают влияние изменений и сообщают о нем всем командам, работающим как над последующим, так и предшествующим этапом.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Задержки при дальнейшей работе и пропуск контрольных точек
  • Разочарование, отчаяние и заламывание рук
Все работает, если…
  • У вас есть краткий, всеобъемлющий, не требующий обслуживания способ отслеживания зависимостей.

  • Вы можете наглядно изобразить все зависимости в виде карты или диаграммы.

Принцип 8

Общайтесь, адаптируйтесь, празднуйте!

Составьте общий план обмена информацией. Раз в неделю — очное совещание для сообщения общих новостей по проекту. Раз в две недели — презентации, информирование заинтересованных лиц о состоянии проекта. Раз в месяц — оценка работоспособности при участии всего коллектива, работающего над проектом. Или что-то в таком роде. Заручитесь поддержкой технических менеджеров, менеджеров проекта и специалистов по архитектуре, чтобы распространить информацию.

Извлекайте максимум пользы из собраний по проекту. Включите в свои еженедельные собрания 10-минутную демонстрацию или сеанс по решению проблем, чтобы поддерживать интерес участников.

Синхронизация один на один. Встречайтесь еженедельно или раз в две недели с лидером команды и менеджером по продукту каждого рабочего потока, чтобы проверить прогресс на соответствие графику, определить изменения графика, обсудить новые риски или проблемы и поговорить о моральном духе команды.

Организуйте канал связи. Создайте комнату Hipchat или страницу Confluence, где сотрудники смогут получать ответы на вопросы и сообщать о проблемах.

Празднуйте даже маленькие победы. Вы не представляете, как быстро они перерастут в серьезные результаты.

Это поможет вам избежать следующего:

  • Участники команды не видят общую картину происходящего
  • Упадок духа и сильное эмоциональное истощение
  • Хаотичные непродуктивные собрания
  • Изменения статуса, рисков, сроков контрольных точек и т. д. всегда становятся неожиданностью для заинтересованных сторон
Все работает, если…
  • Заинтересованные лица с интересом ждут новостей о работе над проектом.
  • Участники команды видят общую картину происходящего.
  • Темп работы нарастает, и она идет своим чередом без внешних усилий.

Успешно справились?

Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.

Варианты

  • Широко распространите список заинтересованных сторон, чтобы все знали, кто есть кто.
  • Не поддавайтесь искушению согласовать существующие независимые планы. Лучше начать с чистого листа и создать единый план для всех команд.
  • В дополнение к совместному планированию не забывайте совместно перерабатывать прежний план на протяжении всего проекта.
  • Пусть организационная структура не сковывает вас. Бросьте ей вызов и соберите команды вместе.
  • Ограничьте количество межпродуктных проектов для каждой команды.
  • Убедитесь, что в графиках работы всех команд отведено время на дела, не связанные с проектом (например, на конференции, корпоративные мероприятия, встречи, отпуска и т. д.).

Последующие действия

Наверняка вы заметили пробелы в своих планах и у вас появились идеи о том, что поменять.

Хитрость в том, чтобы не добавлять больше работы!

Убирайте активности и отменяйте совещания, которые не приносят пользы, а освободившееся время используйте для выбранных задач.

Нравится Playbook?

Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.

Thanks! Now get back to work.

Получили отзыв?

Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.