Zarządzanie złożonymi projektami oprogramowania

CEL GRY

Silny impet i utrzymanie tempa.

Zwiększ swoje szanse na udaną realizację przełomowego projektu życia.

Świadoma współpraca

Niech planowanie przebiega w jednym pomieszczeniu — każdy zespół uczestniczący w projekcie powinien być częścią procesu planowania w dosłownym tego słowa znaczeniu, czyli przebywać w tym samym pomieszczeniu. Koszty podróży to kropla w morzu w porównaniu z kosztami naprawy wadliwej konstrukcji.

Z wyprzedzeniem uzgodnij zasady zaangażowania — odpowiedz między innymi na następujące pytania: „Czy zespoły platformowe wykonają pracę integracyjną?” lub „Czy i w jaki sposób zaangażujemy zespoły reprezentujące działy takie jak marketing, pomoc techniczna czy działalność operacyjna?”

Wymiana wiedzy i doświadczeń między zespołami — przeniesienia, rotacje, zespoły osadzone lub zespoły łączone to skuteczne sposoby na zmniejszenie ryzyka i sprawną realizację zadań. Te formy współpracy kształtują także empatię i wzmacniają zaufanie.

Zaplanuj wdrożenie i/lub migrację — Nie strać z oczu sposobu, w jaki zamierzasz dostarczyć projekt klientom. Podziel się swoimi planami z zespołem i z interesariuszami oraz informuj ich na bieżąco o zmianach. Jeszcze lepiej, jeśli przygotujesz symulację wdrożenia, która umożliwi przetestowanie wdrażanego rozwiązania i upewni Cię w tym, że projekt się powiedzie.

Wspieraj zespół podczas wdrożenia i nagradzaj sukcesy — Z pewnością pojawią się problemy do wyeliminowania i poprawki do wykonania. Jeśli budujesz usługę platformy, przeznacz część mocy przerobowych na pomoc pierwszym zespołom produktowym, które wdrożą rozwiązanie.

Rzuć wyzwanie schematowi organizacyjnemu — Zbierz zespoły z całej firmy na cały cykl projektu w ramach dedykowanej organizacji projektowej.

Dzięki temu unikniesz…

• marnowania czasu na próby uzgodnienia planów działań i priorytetów między zespołami
• angażowania dodatkowych zespołów po utworzeniu planów
• bezproduktywnych spotkań
• boleśnie przedłużającego się procesu podejmowania decyzji
• wątpliwości, czy platforma będzie prawidłowo działać

Powszechne zrozumienie

Określ przyczyny i zakres projektu — Ustalaj cele w porozumieniu z innymi zespołami, co zapewni skuteczną koordynację. Tam, gdzie to możliwe, zespoły platformowe powinny proponować inicjatywy dotyczące wartości biznesowej, aby można je było z łatwością zestawić z inicjatywami dotyczącymi produktów.

Uwidocznij zakres i postęp — udostępnij swoją mapę drogową i aktualizuj ją. Informuj zespół na bieżąco o zmianach w zakresie i/lub harmonogramie (będzie ich mnóstwo!).

Dzięki temu unikniesz…

• niechęci zespołów do projektu
• opóźnionych decyzji lub błędów w dyskusjach nad kompromisem
• niewystarczających zasobów dla uzgodnionego zakresu
• codziennych problemów koordynacyjnych, takich jak zmarnowana praca lub powielony wysiłek

Wyraźny podział odpowiedzialności

Sprawy administracyjne — Przypisz pełnoetatowego właściciela do projektu (jeśli to czytasz, to prawdopodobnie Ty!). Poproś opiekuna należącego do kadry kierowniczej o wewnętrzną promocję projektu i bądź w gotowości, aby odblokować ewentualne wąskie gardła.

Sprawy techniczne — Dołącz do zespołu projektowego architekta różnych produktów, aby mógł zajmować się problemami związanymi z projektowaniem i wdrożeniem na ogólnym poziomie. Wskaż osoby odpowiedzialne za ogólną obsługę klienta (np. w przypadku platformy lub produktu), a także osoby odpowiedzialne za każde większe zadanie.

Stwórz plan — Przeprowadź grę Role i obowiązki z całym zespołem projektowym (lub przedstawicielami każdej z podgrup). Jeszcze lepiej, jeśli przeprowadzisz ją również w każdej podgrupie.

Dzięki temu unikniesz…

• wzajemnego przeszkadzania sobie przez członków zespołu
• powstawania wąskich gardeł
• marnowania efektów pracy
• furii sponsorów, którzy nie otrzymali najnowszych informacji o zmianach zakresu lub harmonogramu

Zaufanie

Rekrutacja właściwych ludzi — Zbierz najbardziej komunikatywne i sprawnie budujące relacje osoby, które wzbudzają zaufanie i mają pozytywne nastawienie. W szczególności poszukaj ludzi przywiązujących dużą wagę do szczegółów i terminów.

Wymiana fachowej wiedzy — Zachęć zespoły platformowe do czerpania wiedzy o klientach od zespołów produktowych. Przyspiesz pracę zespołów produktowych na platformie dzięki prezentacjom, wewnętrznym blogom, spotkaniom na lunch itp.

Małe sukcesy jako motywacja — Na początku daj zespołom krótkie wspólne zadanie, którego udana realizacja zwiększy morale i umocni zaufanie do siebie nawzajem. Nie zapomnij co miesiąc przeprowadzać sesji monitorowania wydajności!

Dzięki temu unikniesz…

• częstych przeszkód i złamanych obietnic

• sztampowego rozwiązywania problemów

• niskiego morale

Wspólne kamienie milowe

Śledź postępy — Udostępnij harmonogram projektu i traktuj go jako jedyne źródło prawdy. Aktualizuj harmonogram, aby uwzględnić w nim bieżące zmiany, nawet jeśli miałoby to następować co tydzień. Bo tak właśnie będzie.

Świętuj małe sukcesy — Niech w zespole projektowym będą osoby pełniące rolę kibiców pomagających utrzymać wysokie morale i zachować tempo pracy.

Wspólnie wypracowana jakość — Uwzględnij w planie czas na integrację i testowanie oraz pamiętaj, aby ustalić i udokumentować swoją definicję słowa „gotowe”.

Dzięki temu unikniesz…

• niespodzianek podczas testów
• zbyt powolnych postępów lub ich braku
• niewłaściwie wykonanych zadań i niedotrzymanych terminów

Skuteczne decyzje

Rozwaga — Weź pod uwagę zarówno długoterminowe, jak i krótkoterminowe implikacje. Zastanów się dobrze, kto powinien podjąć decyzję. Nie zakładaj, że najlepiej nadaje się do tego pełnoetatowy właściciel lub opiekun z kadry kierowniczej.

Optymalizacja prowadząca do wydajności — Przeprowadź grę Suwaki ważności, aby zachęcić pojedyncze osoby i zespoły do samodzielnego podejmowania codziennych decyzji. W przypadku istotnych decyzji użyj macierzy DACI.

Organizacja i komunikacja — Załóż rejestr decyzji, aby śledzić, jakie decyzje są podejmowane (lub zostały już podjęte), i używać go jako punktu odniesienia w cotygodniowych komunikatach dotyczących projektu.

Dzięki temu unikniesz…

• rosnącej niepewności zespołów przy podejmowaniu każdej decyzji, spowodowanej brakiem pewności siebie
• brania pod uwagę rozwiązania lub harmonogramu opartego na nieaktualnych lub nieprawidłowych informacjach
• wielokrotnych zmian tych samych decyzji

Zarządzanie zależnościami

Przewiduj wąskie gardła — Stwórz tabelę lub schemat przedstawiający układ podmiotów, na których polega Twój zespół, i układ podmiotów, które polegają na Twoim zespole.

Miej wszystko na oku — Przypisz jednego właściciela z każdej strony do nadzorowania określonej zależności. Dopilnuj, aby osoby nadzorujące zależności rozumiały i informowały wszystkie zespoły wyższego i niższego szczebla o oddziaływaniu zmian.

Dzięki temu unikniesz…

• opóźnień i nieosiągniętych kamieni milowych
• frustracji i załamywania rąk