Complexe softwareprojecten beheren
Jij hebt de taak gekregen om een softwareproject te beheren waar producten, platforms en multifunctionele teams moeten samenkomen, maar hoe pak je dit aan? Hieronder vind je een aantal uitgangspunten en strategieën die je helpen een waanzinnig ingewikkeld project in goede banen te leiden.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Een goede start te maken en het tempo erin te houden.
Je kansen op een geslaagd en baanbrekend project te vergroten.
Als uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met of , kan het helpen om dit spelletje te spelen.
Mensen
1
Tijd
60 min.
Moeilijkheid
Moeilijk
Het spel spelen
Trek een uur uit om verder te kijken dan het standaard projectmanagement. Bereid je voor om de uitdaging aan te gaan.
Materiaal
Je bestaande plannen
Een rode pen
Positieve energie
Principe 1
Bewuste samenwerking
Plan in dezelfde ruimte — Elk team van het project maakt deel uit van het planningsproces. Daarom is het beter als ze ook echt in dezelfde ruimte aanwezig zijn. Vergeleken met de kosten voor het opbouwen van een verkeerd project zijn reiskosten een druppel op een gloeiende plaat.
Maak vooraf afspraken over de spelregels – Beantwoord vragen als: "Doen de platformteams de integratie?" en "Hoe betrekken we teams als marketing, support en operations?"
Kruisbestuiving tussen teams – Detacheringen, rotaties, geïntegreerde of zelfs gecombineerde teams zijn effectief om risico's te beperken en de klus geklaard te krijgen. Je hebt veel baat bij het inlevingsvermogen en vertrouwen die worden opgebouwd.
Plan de uitrol, migratie en/of implementatie – Het is belangrijk dat je niet uit het oog verliest hoe het project bij de klant terechtkomt. Deel je plannen met het team en belanghebbenden en houd ze op de hoogte. Je scoort extra punten als je een simulatie uitrolt om het ontwerp te testen. Dat komt het vertrouwen in je project ten goede!
Ondersteun en stimuleer de implementatie – Je komt gegarandeerd problemen tegen die je moet oplossen.Als je een platformdienst bouwt, houd dan wat speelruimte over voor de ondersteuning van de eerste teams aan de productzijde die het platform gebruiken.
Betrek de hele organisatie - Breng gedurende het hele project teams uit het hele bedrijf samen voor een speciaal georganiseerd project.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Je tijd verspilt aan het afstemmen van de roadmap en prioriteiten tussen de teams
- Je je tussen andere teams wringt nádat de plannen zijn gemaakt
- Er onproductieve vergaderingen plaatsvinden
- Het lang duurt om tot een besluit te komen
- Je twijfelt of het platform daadwerkelijk zal werken
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- De teams elkaar vertrouwen
- De doelen en roadmaps van de teams op één lijn komen te liggen
- Samenwerkingsmodellen en kaderplannen tussen de teams op elkaar zijn afgestemd
Principe 2
Gedeeld begrip
Verduidelijk de vragen 'wat?' en 'waarom? – Stel als een team van teams samen doelen, zodat jullie allemaal op één lijn zitten. Platformteams moeten, waar mogelijk, initiatieven voorstellen met betrekking tot de bedrijfswaarde, zodat ze gemakkelijk prioriteit krijgen ten opzichte van productinitiatieven.
Maak de scope en voortgang zichtbaar – Deel je roadmap en werk deze voortdurend bij. Laat je team proactief weten wanneer de scope en/of de tijdlijnen worden gewijzigd (dat gaat vaak gebeuren!).
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Teams niet in het project geloven
- Beslissingen worden uitgesteld of fouten worden gemaakt bij afwegingen
- Er onvoldoende resources beschikbaar zijn voor de scope waarmee je akkoord bent gegaan
- Je problemen krijg in je communicatie, wat leidt tot verspilde moeite of dubbel werk
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- Iedereen in het team de elevator pitch van buiten kent
- De teams de projectposter raadplegen om er zeker van te zijn dat ze op koers liggen
- De gezondheidsmonitorsessies populair zijn
- Gedeelde plannen vaak en moeiteloos worden geëvalueerd
Principe 3
Een heldere eigendomsstructuur
Administratieve zaken – Wijs voor het project een voltijdse eigenaar aan. (Als je dit leest, ben jij dat waarschijnlijk!) Laat je executieve sponsor het project intern promoten en sta paraat om knelpunten op te lossen als deze opduiken.
Technische zaken – Betrek een productoverschrijdende architect in je projectteam die zich op een hoger niveau richt op ontwerp en implementatie. Spreek af wie verantwoordelijk is voor de algemene klantervaring (bijvoorbeeld voor het platform of product) en wie verantwoordelijk is voor de belangrijkste resultaten.
Breng het in kaart – Voer de rollen en verantwoordelijkheden uit met het hele projectteam (of met de vertegenwoordigers van elk subteam). Extra punten als je dit ook binnen elk subteam doet!
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Teamleden elkaar in de weg zitten
- Er knelpunten optreden
- Al je werk verloren gaat
- Nieuwsgierige sponsors niet worden geïnformeerd over wijzigingen in de scope of planning
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- Er snel beslissingen worden genomen
- Belanghebbenden weten bij wie ze terecht kunnen bij vragen
- De voltijdse eigenaar elke week iedereen op de hoogte houdt
- De te leveren producten op tijd worden verzonden
Principe 4
Vertrouwen
Neem de juiste mensen aan – Kies werknemers die uitstekend communiceren en coördineren; iedereen bij wie snel vertrouwen ontstaat en die een positieve houding heeft. Je hebt mensen nodig met oog voor detail en die goed kunnen omgaan met urgente taken.
Wissel bedrijfsgeheimen uit — Moedig de platformteams aan om gebruik te maken van de kennis van productteams over je klanten. Die kennis is namelijk enorm waardevol. Houd de productteams ook up-to-date over de platformwerkzaamheden tijdens informele bedrijfsvergaderingen, lunchafspraken of met interne blogs enz.
Kom op gang – Probeer al in een zo vroeg mogelijk stadium gezamenlijke winst te behalen. Zo motiveer je de teams en wordt het vertrouwen in elkaar versterkt. Vergeet ook niet elke maand gezondheidsmonitorsessies te organiseren.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
-
Je constant beren op te weg ziet en beloften breekt
-
Problemen worden opgelost zonder creativiteit
-
Een laag moreel ontstaat
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- Teams graag met elkaar samen werken
- Mijlpalen worden gevierd en onderling gecommuniceerd
- Interpersoonlijke problemen of problemen met de samenwerking open worden besproken en snel worden opgelost
Principe 5
Gedeelde mijlpalen
Houd je voortgang bij – Deel de tijdlijn van je project en gebruik die als enige bron van waarheid. Werk deze steeds bij en houd rekening met de situatie, zelfs als dit betekent dat de tijdlijn wekelijks aangepast moet worden. En de kans is groot dat dit moet gebeuren.
Vier de kleine overwinningen – Zorg ervoor dat leden van het projectteam elkaar blijven aanmoedigen. Zo help je de snelheid en het moreel hoog te houden.
Samen verantwoordelijk voor kwaliteit – Houd in je plan rekening met de tijd die nodig is om het project te integreren en te testen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is met jullie definitie van 'voltooid' en dat deze is vastgelegd.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Er onverwachte verrassingen optreden tijdens het testen
- Er langzaam of geen vooruitgang wordt geboekt
- De af te leveren producten en leverdatums verkeerd worden afgestemd
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
-
Belanghebbenden tevreden zijn met je gestage vooruitgang
-
De klanten de vruchten beginnen te plukken ruim voordat het project is afgerond
-
Je sneller dan verwacht en met weinig overhead meerwaarde uit het platform haalt
Principe 6
Effectieve beslissingen nemen
Denk goed na – Houd rekening met alle gevolgen van het project, zowel op korte als op lange termijn. Overweeg zorgvuldig wie de knopen doorhakt. Laat dit niet automatisch over aan een voltijdse eigenaar of hoofdsponsor.
Optimaliseer voor efficiëntie – Speel het spel Compromissen verschuiven, zodat iedereen afzonderlijk en in teamverband zelfstandig dagelijkse beslissingen kan nemen. Gebruik voor de belangrijkste beslissingen het DACI-framework.
Organiseer en communiceer – Houd in een beslissingsregister bij wat er (al) is besloten en verwijs hier wekelijks naar als je over het project communiceert.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Teams onzekerder worden met elke beslissing die ze nemen, omdat er te veel onduidelijke informatie is
- Er een oplossing of tijdschema wordt overwogen op basis van verouderde of onjuiste informatie
- Je meerdere keren dezelfde beslissing bijstelt en bespreekt
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- Er snel beslissingen worden genomen
- Er verschillende standpunten worden gehoord vóórdat wordt ingestemd met een enkel besluit
- Beslissingen niet worden teruggedraaid of betwist
Principe 7
Afhankelijkheden beheren
Anticipeer op knelpunten – Maak een tabel of diagram waarmee je in kaart brengt op wie je team vertrouwt en wie op je team vertrouwt.
Houd de vinger aan de pols – Wijs aan elke zijde één eigenaar toe toeziet op elke afhankelijkheid. Zorg ervoor dat deze eigenaren de impact van de wijzigingen begrijpen en deze communiceren met alle upstream- en downstream-teams.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Er vertragingen ontstaan en mijlpalen worden gemist
- Je gefrustreerd raakt, gaat klagen of in de stress schiet
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
-
Je een beknopte, uitgebreide en autonome werkwijze hebt gevonden om afhankelijkheden bij te houden
-
Je de afhankelijkheden kunt visualiseren in een kaart of grafiek
Principe 8
Communiceren, aanpassen, vieren!
Maak een gedeeld communicatieplan – Wekelijks: organiseer een fysieke meeting waarin je de algemene projectupdates bespreekt. Tweewekelijks: gebruik demo's of verstuur statusupdates naar belanghebbenden. Maandelijks: gebruik een gezondheidsmonitor of initieer een project waaraan iedereen mee kan doen. Of iets in die richting. Schakel je technische managers, projectmanagers en architecten in die je kunnen helpen de communicatie te regelen.
Haal het meeste uit projectvergaderingen – Gebruik tijdens de wekelijkse vergadering een demo of houd een tien minuten durende sessie waar moeilijk op te lossen problemen worden aangepakt. Zo blijven je teamleden betrokken.
Afstemmen in een-op-eensessies – Vergelijk wekelijks of tweewekelijks samen met de teamleider en productmanager van iedere werkstroom de voortgang met de planning. Stel tijdens deze sessie eventuele wijzigingen in de planning af, bespreek nieuwe risico's of problemen en peil het moreel van het team.
Zorg ervoor dat je makkelijk te vinden bent – Maak een HipChat of Confluence-pagina die gebruikt kan worden als forum om vragen te beantwoorden of te uit de hand lopende problemen op te lossen.
Vier zelfs de kleine overwinningen – Het zal je verbazen hoe snel kleine overwinningen tot grote overwinningen leiden.
Dit helpt je om te voorkomen dat...
- Je teamleden het grotere geheel uit het oog verliezen
- Er een laag moreel of een hoog aantal burn-outs ontstaan
- Er onproductieve vergaderingen plaatsvinden
- Belanghebbenden zich overrompeld voelen door veranderingen in status, risico's, mijlpalen enz.
JE WEET DAT HET WERKT ALS...
- Belanghebbenden uitkijken naar je statusupdates
- Teamleden bewust worden van het grote geheel
- Het enthousiasme toeneemt en dit niet meer te stoppen is
Is het gelukt?
Zorg ervoor dat je een volledige gezondheidsmonitorsessie of checkpoint organiseert met je team om te zien of er verbetering is.
Variaties
- Deel de lijst met belanghebbenden op grote schaal, zodat iedereen weet wie wie is.
- Weersta de verleiding om bestaande onafhankelijke plannen op elkaar af te stemmen. Het is veel beter om bij nul te beginnen en een geïntegreerd plan op te stellen, waarbij alle teams betrokken zijn.
- Plan niet alleen van tevoren gezamenlijk, maar denk er ook aan om tijdens het project regelmatig samen te komen.
- Voel je niet beperkt door het organigram. Doorbreek alle grenzen en breng teams samen.
- Beperk het aantal productoverschrijdende projecten waaraan elk team werkt.
- Zorg ervoor dat alle teams ook tijd in hun rooster opnemen voor andere zaken dan het project, bijvoorbeeld conferenties, verlof, bedrijfsevenementen, andere vergaderingen enz.
En nu…
Je hebt waarschijnlijk een aantal gaten in je projectplannen ontdekt en hebt ideeën over hoe je het anders gaat aanpakken.
En het belangrijkste is hier: voeg niet meer werk toe aan je to-dolijstje.
Schrap activiteiten en annuleer vergaderingen die geen meerwaarde hebben en gebruik die tijd voor de werkzaamheden die je hebt opgepakt.
Dit werk is gelicentieerd onder een Creative Commons Attribution-Non-Commercial-ShareAlike 4.0 internationale licentie.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.