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Projets ridiculement complexes


Vous devez gérer un projet de développement qui regroupe des produits, des plateformes et des équipes interfonctionnelles. Voici les principes et les pratiques nécessaires pour mener à bien un projet ridiculement complexe.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Démarrer sur les chapeaux de roue et assurez une dynamique positive.

Multiplier vos chances de livrer un projet unique et révolutionnaire.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune ou la vélocité par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Votre entreprise vous a demandé de diriger un projet technologique stratégique et ultra-complexe. Ce projet hante les nuits de votre PDG et implique probablement l'un ou plusieurs des éléments suivants :

  • intégration d'une plateforme ou d'un composant partagé dans plusieurs produits
  • collaboration entre plusieurs équipes ou services (certains n'ayant jamais travaillé ensemble)
  • risques techniques importants
  • grandes dépendances entre les différentes équipes
  • équipes dans plusieurs fuseaux horaires
  • calendrier exigeant
  • examen minutieux des principales parties prenantes

Vous êtes en charge d'un projet à grande échelle et à forte visibilité et nous vous en félicitons ! Vous êtes un peu en territoire inconnu – Seuls les braves osent y entrer, et seuls les fous en sortent vivants. Jouons donc un scénario à rebondissement !

QUI PARTICIPE ?

En tant que gestionnaire de projet, parcourez ce scénario et repensez vos plans de projet en vous concentrant sur les points essentiels.

Passez-le ensuite en revue avec les parties prenantes et le sponsor de votre projet (pour qu'ils sachent que vous jouez pour gagner).

Certains projets de développement sont si complexes que vous pourriez penser que c'est une blague. Voici comment les gérer.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

1

Chronomètre
Durée

60 min

Difficulté Simple
Difficulté

Élevée

Déroulement du scénario

Prenez une heure pour vous préparer à aller plus loin que la gestion de projets standard, à accepter les défis et à les affronter !

Matériel

Vos plans existants

Stylo rouge

Optimisme

PRINCIPE 1

Collaboration consciente

Planifiez dans la même pièce – Chaque équipe de projet doit participer au processus de planification, et tous les membres doivent être présents dans la pièce. Les frais de déplacement sont une goutte d'eau dans l'océan par rapport aux coûts qu'engendrerait un produit inadapté.

Fixez les règles d'engagement à l'avance – Répondez à des questions telles que « Les équipes de la plateforme s'occuperont-elles de l'intégration ? » et « Comment impliquer les équipes, notamment marketing, opérationnelles et de support ? »

Pollinisation croisée des équipes – détachements, rotations, équipes intégrées ou combinées sont autant de méthodes efficaces pour réduire les risques et faire le travail. L'empathie et la confiance qui en découlent sont également très positives.

Planifiez le déploiement, la migration et/ou l'adoption – Ne perdez pas de vue le mode de livraison de ce projet aux clients. Communiquez vos plans à l'équipe et aux parties prenantes, et tenez-les à jour. Points bonus : organisez une simulation du déploiement pour tester le processus et prendre confiance.

Accompagnez et récompensez l'adoption – Il y aura des problèmes à détecter et des corrections à apporter. Si vous créez un service de plateforme, réservez de la bande passante pour aider les premières équipes côté produit qui l'adoptent.

Remettez en cause l'organigramme – Rassemblez les équipes de l'entreprise dans une organisation de projet dédiée pour la durée du projet.

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Perte de temps en essayant de réaligner les feuilles de route et les priorités entre les équipes
  • Tâches casées au chausse-pied dans des équipes supplémentaires une fois les plans élaborés
  • Réunions improductives
  • Prise de décision bien trop longue
  • Doutes quant au fonctionnement de la plateforme
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les équipes se font confiance
  • Les objectifs et les feuilles de route des équipes sont alignés
  • Les modèles d'engagement et la planification des ressources entre les équipes sont bien compris
PRINCIPE 2

Compréhension commune

Clarifiez le « quoi » et le « pourquoi » – Définissez les objectifs ensemble comme une équipe faite d'équipes pour garantir la cohérence. Si possible, les équipes de plateforme doivent formuler des initiatives en termes de valeur métier afin qu'elles aient la priorité sur les initiatives de produit.

Assurez la visibilité du périmètre et de l'avancement – Partagez votre feuille de route et tenez-la à jour. Informez de manière proactive votre équipe des changements apportés au périmètre et/ou au calendrier (et il y en aura beaucoup !)

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Équipes peu engagées dans le projet
  • Retards dans les décisions ou erreurs lors des négociations
  • Ressources insuffisantes pour le périmètre convenu
  • Problèmes de coordination quotidiens, comme le travail ou les efforts superflus
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Chaque membre de l'équipe connaît l'argumentaire éclair par cœur
  • Les équipent consultent votre affiche de projet pour s'assurer qu'elles sont sur la bonne voie
  • La tendance des sessions de contrôle de santé va vers le vert
  • Les révisions des plans partagés sont fréquentes et se déroulent sans accroc
Principe 3

Responsabilité claire

L'aspect « administratif » – Désignez un Project Owner à temps plein (si vous lisez ces lignes, c'est probablement vous !). Demandez à votre sponsor exécutif de promouvoir le projet en interne, et soyez prêt à débloquer les éventuels goulots d'étranglement.

L'aspect technique – incluez un architecte multiproduits dans votre équipe de projet de façon à résoudre les problèmes généraux de design et d'implémentation. Déterminez le responsable de l'expérience client globale (p. ex., plateforme ou produit), ainsi que le responsable de chaque livrable majeur.

Planification – Exécutez le scénario Rôles et responsabilités avec l'ensemble de l'équipe de projet (ou les représentants de chaque sous-équipe). Points bonus : lancez aussi le scénario avec chaque sous-équipe.

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Membres de l'équipe empiétant sur les plates-bandes des autres
  • Goulots d'étranglement fréquents
  • Travail passant à travers les mailles du filet
  • Sponsors féroces qui n'ont pas été informés d'une modification du périmètre ou du calendrier
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les décisions sont prises rapidement
  • Les parties prenantes savent qui contacter si elles ont des questions
  • Le responsable à temps plein communique les mises à jour chaque semaine
  • Les livrables sont livrés dans les temps
Principe 4

Confiance

Faites appel aux personnes compétentes – Rassemblez vos meilleurs agents de communication et d'intégration, qui gagnent rapidement la confiance et adoptent une attitude positive. Vous avez besoin de personnes qui accordent une attention particulière aux détails et aux urgences.

Échangez des secrets commerciaux – Encouragez les équipes de plateforme à exploiter les connaissances des équipes produit concernant vos clients. Informez les équipes produit sur le travail lié à la plateforme grâce à des présentations informelles, des blogs internes, ou encore des déjeuners.

Créez une dynamique – Prenez des mesures à effet rapide dès le début pour stimuler le moral des troupes et renforcer la confiance mutuelle au sein de l'équipe. Et n'oubliez pas d'organiser des sessions de contrôle de santé tous les mois !

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Obstacles fréquents et promesses non tenues

  • Résolution de problèmes en manque d'inspiration

  • Moral en berne

Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les équipes aiment travailler ensemble
  • Les étapes sont célébrées et communiquées conjointement
  • Les problèmes interpersonnels et collaboratifs sont abordés ouvertement et résolus rapidement.
Principe 5

Étapes partagées

Suivez votre avancement – Communiquez le calendrier de votre projet et utilisez-le comme source de référence unique. Tenez-le à jour pour refléter la réalité, même si cela implique des ajustements hebdomadaires. Ce qui sera sûrement le cas.

Livrez (et célébrez) par petits incréments – Demandez à des membres de l'équipe d'agir en tant que meneurs, dont le rôle sera de maintenir une vélocité et un moral élevés.

Partagez la responsabilité de la qualité – Prévoyez une intégration et des temps de test dans le plan, et assurez-vous que votre « définition du travail accompli » est acceptée et documentée.

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Surprises au cours des tests
  • Progression lente (voire inexistante)
  • Livrables et dates de livraison mal alignés
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les parties prenantes sont ravies de votre progression stable

  • Les clients commencent à récolter les fruits bien avant la fin du projet

  • Vous dégagez une valeur ajoutée de la plateforme plus vite que prévu, en limitant la charge de travail

Principe 6

Décisions efficaces

Réfléchissez – Tenez compte des implications à long et à court terme. Désignez soigneusement la personne qui prendra les décisions. Ne vous contentez pas de supposer que le responsable à temps plein ou le sponsor exécutif sont les plus qualifiés.

Maximisez l'efficacité – Exécutez le scénario Curseurs de la négociation pour permettre aux personnes et aux équipes de prendre chaque jour des décisions de manière autonome. Pour les décisions importantes, utilisez le framework DACI.

Organisez et communiquez – Créez un registre des décisions pour garder une trace des décisions prises et vous y reporter dans vos communications hebdomadaires sur le projet.

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Équipes doutant de plus en plus au fil des décisions, en raison d'un trop grand nombre d'informations « sous la ligne de flottaison »
  • Proposition d'une solution ou d'un délai sur la base d'informations obsolètes ou erronées.
  • Blocage fréquent sur une même décision
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les décisions sont prises rapidement
  • Différents points de vue sont pris en compte avant d'accepter une décision
  • Les décisions ne sont pas remises sur la table ou contestées
Principe 7

Gérez les dépendances

Anticipez les goulots d'étranglement – Élaborez un tableau ou un diagramme qui indique les partenaires fiables de votre équipe et les personnes qui font confiance à cette dernière.

Gardez un œil dessus – Nommez un responsable de chaque partie pour s'occuper des dépendances. Assurez-vous que les responsables de dépendance comprennent et communiquent l'impact des modifications à toutes les équipes en amont et en aval.

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Retards en aval et étapes manquées
  • Frustration, tergiversations et débats affligeants
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Vous adoptez une méthode en libre-service concise et complète pour assurer le suivi des dépendances

  • Vous pouvez afficher les dépendances sous forme de carte ou de graphique

Principe 8

Communiquer, s'adapter, célébrer !

Élaborez un plan de communication partagé – Tous les mois : rencontre individuelle pour les mises à jour de projet générales. Toutes les deux semaines : démos, mises à jour sur l'état du projet pour les parties prenantes. Tous les mois : contrôles de santé, projet « All Hands ». Ou quelque chose du genre. Impliquez vos responsables de l'ingénierie, vos chefs de projets et vos architectes pour établir les communications.

Tirez parti des réunions de projet – Incluez une démo de 10 minutes ou une session de résolution des problèmes dans vos réunions hebdomadaires pour stimuler l'engagement.

Entretien individuel – Rencontrez chaque semaine ou toutes les deux semaines le chef d'équipe et le responsable produit de chaque flux de travail pour contrôler l'avancement par rapport à votre calendrier, identifier tout changement apporté à ce dernier, discuter des nouveaux risques ou problèmes, et parler du moral de l'équipe.

Soyez facilement joignable – Créez un groupe Hipchat ou une page Confluence comme forum pour les sessions de questions réponses et/ou la remontée des problèmes.

Célébrez aussi les petites victoires – Elles se transforment en grandes réussites plus vite que vous ne le pensez !

Vous éviterez ainsi les problèmes suivants :

  • Membres de l'équipe perdant de vue la situation globale
  • Moral en berne et taux de burnout élevé
  • Réunions floues et improductives
  • Parties prenantes se sentant lésées par les changements d'états, de risques, de dates clés, etc.
Tout fonctionne dans les cas suivants :
  • Les parties prenantes sont impatientes de recevoir vos mises à jour d'états du projet
  • Les membres de l'équipe ont une parfaite vue d'ensemble
  • Une dynamique s'installe et devient irrésistible

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

  • Communiquez largement la liste des parties prenantes pour que tout le monde sache qui est qui.
  • Résistez à la tentation de rapprocher les plans indépendants existants. Il est préférable de repartir à zéro et d'élaborer un plan intégré qui implique toutes les équipes.
  • Outre une planification commune à l'avance, n'oubliez pas d'adapter ensemble la planification tout au long du projet.
  • Ne vous laissez pas enfermer par l'organigramme – Remettez-le en cause et réunissez les équipes.
  • Limitez le nombre de projets multiproduits sur lesquels chaque équipe travaille.
  • Assurez-vous que toutes les équipes réservent du temps dans leur calendrier pour les tâches hors projet (p. ex. conférences, congés, événements d'entreprise, autres réunions, etc.).

Suivis

Vous avez probablement détecté des lacunes dans vos plans de projet et avez une petite idée de la manière de modifier votre approche.

Veillez cependant à ne pas augmenter la charge de travail !

Annulez les activités ou les réunions qui n'ajoutent aucune valeur et consacrez le temps ainsi récupéré aux activités que vous avez retenues.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.

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