Configura tu sitio y tus espacios

Paso 4: organizar tu contenido

Ahora que has creado tu primer espacio, es hora de organizarse. El objetivo es facilitar la navegación en tu espacio para que los miembros del equipo y demás interesados puedan encontrar rápidamente el contenido que buscan.

Para obtener más información sobre la navegación, consulta la Guía 4: navegar por Confluence.

Usar las páginas principales para agrupar contenidos similares

En Confluence puedes anidar páginas debajo de otras y, de este modo, crear una jerarquía de contenido en cada espacio. Esta jerarquía se refleja en el árbol de página, que aparece en la barra lateral del espacio, a la izquierda de la página activa.

Para aprovechar las ventajas del árbol de página, crea una página para cada tarea o proyecto en el que esté implicado tu equipo y anida las páginas secundarias relacionadas debajo de ella. Por ejemplo, si tu equipo lleva a cabo retrospectivas cada 2 semanas, puedes tener una página de alto nivel llamada "Retrospectivas" con una página por cada retrospectiva que has realizado anidada debajo de ella.

En el siguiente ejemplo se muestra cómo un equipo de Atlassian utiliza esta estrategia para organizar su espacio:

Crea atajos para las páginas importantes

Confluence te permite crear exclusivos atajos de espacios: enlaces que se fijan en la barra lateral del espacio, sobre el árbol de página, por cada espacio de tu sitio. Úsalos para resaltar el contenido importante y que sea más fácil de encontrar.

Para crear tu primer atajo para un espacio, navega a tu espacio y selecciona + Añadir atajo en la barra lateral. Para obtener más información sobre los atajos de espacios, incluida la forma de editar o eliminar atajos de espacios existentes, consulta Personalizar tu espacio.

Etiquetar páginas y adjuntos

Gracias a las etiquetas, es muy fácil identificar las páginas y adjuntos relacionados, de modo que los miembros del equipo y demás interesados pueden encontrar lo que buscan.

1. Abre la página en Confluence.
2. Selecciona el icono de la etiqueta () abajo a la derecha.*
3. Introduce el nombre de la etiqueta que quieres aplicar. Si ya existe una etiqueta con ese nombre, aparecerá en el menú de sugerencias automáticas.
4. Selecciona Añadir para aplicar la etiqueta.
5. Selecciona Cerrar para salir del cuadro de diálogo.

* Si estás editando la página en lugar de visualizarla, selecciona el menú de más acciones (•••) arriba a la derecha y selecciona Añadir etiquetas.

Asigna nombres claros y significativos a las etiquetas. Por ejemplo, la etiqueta que uses para las notas de reuniones se puede llamar notas-reuniones o reuniones. Si la añades a cada página que usas para capturar notas de reuniones, podrás explorar todas tus notas de reuniones, ya sea en un único espacio o en todo tu sitio de Confluence, con solo seleccionar la etiqueta. También puedes mostrar todas las páginas con la misma etiqueta en una página o buscar contenido por etiqueta para encontrar páginas y adjuntos relevantes con más facilidad. Para obtener más información sobre las etiquetas, consulta Uso de etiquetas para organizar tu contenido.

Mantén el contenido organizado

Deja tiempo para revisar el contenido de tu espacio, elimina o archiva el contenido obsoleto y ve moviendo las páginas para mantener la estructura que quieres. Si eres el administrador de un sitio, prepara tareas de mantenimiento para tu espacio con personas de tu equipo y anima a los administradores de espacios a reservar tiempo para revisar y actualizar sus espacios con las personas que los usan.

1. Recluta a profesionales que te ayuden a mantener el control de tus espacios.
2. Inspecciona el contenido del espacio y revisa los análisis.
3. Identifica las páginas obsoletas o desactualizadas y crea un plan de acción.
4. Revisa y ajusta tu arquitectura de información para satisfacer las necesidades actuales.

Para obtener más información, consulta esta entrada de blog.

Paso 5: gestionar usuarios y permisos

Como administrador de Confluence o de un sitio con una suscripción de pago a Confluence, puedes gestionar usuarios, grupos y permisos de forma manual, o bien puedes activar el registro público y dejar que los usuarios creen sus propias cuentas. Para obtener información sobre los permisos en el plan Free, consulta nuestra documentación.

Usuarios con licencia

Para modificar los permisos globales de usuarios con licencia:

1. En la barra de navegación superior, haz clic en el icono de engranaje y accede a la configuración de tu sitio.
2. En la barra de navegación lateral de la página de configuración, ve a la sección Seguridad y accede a Permisos globales.
3. Asegúrate de que estás en la pestaña Grupos de usuarios (o en la pestaña Acceso de invitado, si quieres gestionar el acceso de los usuarios invitados) y, a continuación, haz clic en Editar.
4. Si quieres conceder permiso, marca la casilla de verificación. De lo contarlo, desmárcala.
5. Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar.

Los cambios en los permisos globales surten efecto después de hacer clic en Guardar.

Mientras estés en el modo de edición puedes buscar y filtrar grupos de usuarios.

Usuarios sin licencia

En Confluence hay dos formas de gestionar a los usuarios que no tienen licencias de Confluence:

Acceso sin licencia de agentes de Jira Service Management

• En la pestaña Acceso a JSM, puedes permitir que agentes de Jira Service Management (JSM) con licencia puedan ver contenido en tu sitio de Confluence, aunque no tengan licencia de Confluence. Más información

Acceso anónimo

• En la pestaña Acceso anónimo, puedes permitir que los administradores de espacios dejen que los usuarios sin licencia (también conocidos como, “usuarios anónimos” o “cualquier usuario de Internet”) puedan acceder a sus espacios. Más información

Para obtener permisos de espacio:

1. Accede al espacio.
2. En la barra lateral de Confluence, selecciona Configuración de espacio.
3. En la página Configuración de espacio, selecciona la pestaña Permisos.

* La pestaña Permisos solo aparecerá si eres administrador de ese espacio.

Puedes gestionar permisos de espacios para individuos o para grupos enteros. Si tu sitio es público, también puedes conceder acceso anónimo a un espacio individual. Para obtener más información, consulta cómo configurar el acceso público.

Para obtener más información sobre todo lo que puedes hacer con los permisos de espacio, consulta cómo asignar permisos de espacios.

Cómo se configuran los permisos de espacio

Aunque algunos clientes de Confluence usan el mismo esquema de permisos para cada espacio de tu sitio, otros establecen permisos de espacios de forma distinta para espacios con diferentes propósitos o casos prácticos.

Invita a los miembros del equipo a tu sitio

Una vez que hayas configurado tu sitio y los permisos generales, debes invitar a los miembros del equipo a empezar a usar Confluence Cloud (junto con cualquier otro producto de Atlassian de tu sitio).

1. Selecciona el icono de configuración arriba a la derecha (junto a tu avatar).
2. Selecciona Gestión de usuarios en la barra lateral.
3. Selecciona Invitar usuarios arriba a la derecha.
4. Introduce la dirección de correo electrónico de cada miembro del equipo al que quieras invitar. Puedes invitar a hasta 10 direcciones de correo electrónico a la vez.
5. Selecciona una función para cada miembro invitado. Esto determina el nivel de acceso que tienen a tu sitio en general.
6. Selecciona los productos a los que quieres que tengan acceso los miembros de tu equipo.*
7. Selecciona los grupos a los que quieres que pertenezcan.
8. Personaliza tu invitación y selecciona Invitar usuario.

* Esto solo se aplica a los miembros del equipo con la función básica.

Como administrador del sitio, puedes actualizar en todo momento las funciones, el acceso y los grupos de usuarios. Además, puedes eliminar a un usuario revocando el acceso al sitio, desactivando su cuenta o incluso eliminándola (por ejemplo, cuando un empleado abandona la empresa). Para obtener más información, consulta Invitar y eliminar usuarios.