Configura tu sitio y tus espacios

Antes de comenzar este tutorial, regístrate para obtener una versión de prueba gratuita de Confluence Cloud. Esta guía te ayudará a configurar tu primer proyecto, así que no cierres esta pestaña mientras te registras. Aquí te esperamos.

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Bombilla sobre un libro

Si eres usuario de Confluence Data Center o Server, consulta este tutorial sobre cómo crear y editar páginas en Confluence.


Paso 1: conocer los espacios

Tu sitio de Confluence se organiza en espacios. Los espacios son colecciones de páginas relacionadas en las que trabajáis juntos tú y otros miembros de tu equipo u organización. La mayoría de las organizaciones usan una mezcla de espacios de equipos, espacios de proyectos de software, espacios de documentación y espacios de bases de conocimientos:

  • Utiliza espacios de equipos para animar a los miembros del equipo a trabajar juntos a fin de lograr objetivos y resultados clave a gran escala. Por ejemplo, puedes crear un espacio de este tipo para que tu equipo de marketing se adapte a los objetivos y resultados clave, para que esté al tanto de las directrices de la marca y pilares de mensajería, y para obtener información sobre la estrategia de alto nivel de tu organización de marketing.

  • Utiliza espacios de proyectos de software para llevar un seguimiento de las iniciativas y proyectos individuales. Por ejemplo, puedes crear un espacio de proyecto como fuente de información única para todo lo relacionado con una nueva función que esté desarrollando tu empresa, desde los requisitos de productos y especificaciones de funciones hasta las notas de reuniones y retrospectivas.

  • Utiliza espacios de documentación para crear y organizar la documentación técnica para tus productos y servicios, de forma que todo el mundo pueda usarlos fácilmente.

  • Utiliza espacios de bases de conocimientos para almacenar y consultar respuestas a preguntas comunes, como las aclaraciones de políticas y soluciones de TI. Si tienes una suscripción a Jira Service Desk, puedes integrarla en tu sitio de Confluence para compartir artículos de bases de conocimientos con los clientes.

  • Utiliza tu espacio personal como espacio aislado para organizar tus notas, llevar un seguimiento de los objetivos y resultados clave personalizados, y elaborar propuestas de proyectos de cara a la creación de la hoja de ruta. Para conectar con tu equipo, redacta entradas de blog para presentarte o comparte en qué estás trabajando.

Antes de profundizar en la creación de una serie de espacios, piensa en cómo tu organización utilizará Confluence Cloud. Estos son algunos casos prácticos habituales:

Nombre

Descripción

Ejemplos

Gestión de conocimientos

Descripción

Deja que Confluence sea la fuente de información importante de tu empresa. Estos son algunos ejemplos de casos prácticos de gestión de conocimientos:

  • Documentar políticas legales y de RR. HH., procedimientos y prácticas recomendadas, y conocimientos técnicos.
  • Redactar artículos de resolución de problemas, tutoriales e instrucciones, y compartirlos con los clientes.
  • Informar a los clientes de los cambios en los productos, API y otros servicios.

Ejemplos

Estas son algunas formas en las que puedes configurar tu sitio de Confluence para la gestión de conocimientos:

  • Si utilizas Confluence para compartir procedimientos y políticas internas, puede que quieras crear un espacio de documentación independiente para cada área de dominio (como RR. HH., legal y TI).
  • Si utilizas Confluence para compartir artículos con tus clientes, sopesa la idea de crear un espacio de documentación y uno de base de conocimientos para cada producto o servicio.

Activa el acceso anónimo a los espacios o contenidos que quieres que vean los clientes. También puedes vincular espacios a Jira Service Desk para adjuntar artículos a las solicitudes.

Colaboración de proyectos

Descripción

Colabora con partners multifuncionales para gestionar proyectos, lanzar iniciativas estratégicas, implementar productos y funciones, etc. Estos son algunos ejemplos de casos prácticos de colaboración de proyectos:

  • Gestores de proyectos, diseñadores y desarrolladores que definen los requisitos de los productos y especificaciones técnicas.
  • Equipos de marketing y productos que crean un plan de comunicaciones con el cliente para la próxima publicación.
  • Investigadores que aportan planes para un estudio de usuarios y que comparten los resultados con los interesados.

Ejemplos

Estas son algunas formas en las que puedes configurar tu sitio de Confluence para la colaboración de proyectos:

  • Crea espacios para cada producto y crea una página para cada ciclo o lanzamiento de publicación.
  • Crea un espacio para cada equipo funcional y crea una página para cada iniciativa o proyecto importante.
  • Adopta un enfoque combinado. Utiliza espacios de equipos para grandes iniciativas estratégicas (por ejemplo, un importante cambio de marca) y usa espacios de proyectos para publicaciones y proyectos prácticos.

Asegúrate de que todos los que trabajan en un proyecto cuentan con los permisos necesarios para colaborar de forma eficaz.

Compromiso de los empleados

Descripción

Crea una intranet vibrante y moderna en la que tú y tu equipo podáis comunicaros, compartir vuestras perspectivas y celebrar las victorias juntos. Estos son algunos ejemplos de casos prácticos de compromiso con los clientes:

  • Compartir anuncios sobre Confluence para fomentar una cultura abierta y mantener a todo el mundo informado.
  • Escribir entradas de blog para presentarte a tu nuevo equipo, compartir lo aprendido de un seminario web o conferencia, o hablar con tus compañeros sobre tu trabajo.
  • Ponerte al día con las páginas populares y entradas de blog para hacerte una idea de cómo se siente la gente de tu empresa y qué es lo que le importa ahora mismo.

Ejemplos

Estas son algunas formas en las que puedes configurar tu sitio de Confluence para el compromiso de los empleados:

  • Configura blogs en todos los espacios y anima a las personas a usarlos para hablar sobre su trabajo.
  • Pide a los nuevos empleados que escriban una presentación en el blog como parte de su incorporación.
  • Utiliza el mensaje de bienvenida para publicar anuncios en la página de inicio de tu sitio de Confluence.

Instala aplicaciones de Atlassian Marketplace para insertar fuentes de Slack, videollamadas y mucho más en tu sitio de Confluence Cloud.


Paso 2: crear un espacio

Cuando conozcas los tipos de espacios que necesitará tu organización, es hora de crear tu primer espacio.

  1. Ve a tu sitio de Confluence.
  2. En la pantalla de inicio, selecciona Crear espacio.
  3. Selecciona el tipo de espacio que deseas crear.
  4. Rellena los campos Nombre del espacio, Clave del espacio y demás datos.
  5. Establece los permisos para tu espacio.
  6. Selecciona Crear.

Cuando hayas terminado, se te llevará al espacio Presentación. Es aquí donde puedes informar a los miembros de tu organización de en qué consiste tu espacio y quién lo usa. En el siguiente paso, aprenderás a personalizar la presentación de tu nuevo espacio.


Paso 3: personalizar la presentación de tu espacio

Cada espacio viene con una presentación que sirve para informar a los miembros del equipo y demás interesados sobre el propósito de tu espacio y sobre lo que encontrarán en él. Si has creado tu espacio a partir de una plantilla de espacio, tu presentación vendrá con funciones incorporadas para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu espacio. Aun así, verás que darle un toque personal te permite convertir la presentación en el centro perfecto para todo lo que necesita tu equipo.

Icono de lápizPara personalizar tu presentación, selecciona el icono del lápiz (Pencil icon) y edítala como lo harías con cualquier otra página.

  • Prueba estos trucos para hacer destacar tu presentación:
  • Cargar un banner o logotipo para que la gente identifique tu espacio con solo un vistazo
  • Describir la misión y los objetivos de tu equipo, y añadir enlaces a las páginas clave
  • Añadir una tabla de contenidos, calendario de equipos u hoja de ruta

Para obtener más información sobre cómo elaborar una gran página de presentación, consulta la documentación de Confluence Cloud o esta entrada de blog.

Página de inicio en el navegador

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Paso 4: organizar tu contenido

Ahora que has creado tu primer espacio, es hora de organizarse. El objetivo es facilitar la navegación en tu espacio para que los miembros del equipo y demás interesados puedan encontrar rápidamente el contenido que buscan.

Para obtener más información sobre la navegación, consulta la Guía 4: navegar por Confluence.

Usar las páginas principales para agrupar contenidos similares

En Confluence puedes anidar páginas debajo de otras y, de este modo, crear una jerarquía de contenido en cada espacio. Esta jerarquía se refleja en el árbol de página, que aparece en la barra lateral del espacio, a la izquierda de la página activa.

Para aprovechar las ventajas del árbol de página, crea una página para cada tarea o proyecto en el que esté implicado tu equipo y anida las páginas secundarias relacionadas debajo de ella. Por ejemplo, si tu equipo lleva a cabo retrospectivas cada 2 semanas, puedes tener una página de alto nivel llamada "Retrospectivas" con una página por cada retrospectiva que has realizado anidada debajo de ella.

En el siguiente ejemplo se muestra cómo un equipo de Atlassian utiliza esta estrategia para organizar su espacio:

Espacio de retrospectivas

Crea atajos para las páginas importantes

Confluence te permite crear exclusivos atajos de espacios: enlaces que se fijan en la barra lateral del espacio, sobre el árbol de página, por cada espacio de tu sitio. Úsalos para resaltar el contenido importante y que sea más fácil de encontrar.

Para crear tu primer atajo para un espacio, navega a tu espacio y selecciona + Añadir atajo en la barra lateral. Para obtener más información sobre los atajos de espacios, incluida la forma de editar o eliminar atajos de espacios existentes, consulta Personalizar tu espacio.

Etiquetar páginas y adjuntos

Gracias a las etiquetas, es muy fácil identificar las páginas y adjuntos relacionados, de modo que los miembros del equipo y demás interesados pueden encontrar lo que buscan.

  1. Abre la página en Confluence.
  2. Selecciona el icono de la etiqueta () abajo a la derecha.*
  3. Introduce el nombre de la etiqueta que quieres aplicar. Si ya existe una etiqueta con ese nombre, aparecerá en el menú de sugerencias automáticas.
  4. Selecciona Añadir para aplicar la etiqueta.
  5. Selecciona Cerrar para salir del cuadro de diálogo.

* Si estás editando la página en lugar de visualizarla, selecciona el menú de más acciones (•••) arriba a la derecha y selecciona Añadir etiquetas.

Asigna nombres claros y significativos a las etiquetas. Por ejemplo, la etiqueta que uses para las notas de reuniones se puede llamar notas-reuniones o reuniones. Si la añades a cada página que usas para capturar notas de reuniones, podrás explorar todas tus notas de reuniones, ya sea en un único espacio o en todo tu sitio de Confluence, con solo seleccionar la etiqueta. También puedes mostrar todas las páginas con la misma etiqueta en una página o buscar contenido por etiqueta para encontrar páginas y adjuntos relevantes con más facilidad. Para obtener más información sobre las etiquetas, consulta Uso de etiquetas para organizar tu contenido.

Consejo de experto

Si aplicas una etiqueta a una plantilla de página, se aplicará automáticamente a cualquier página que crees con esa plantilla.

Mantén el contenido organizado

Deja tiempo para revisar el contenido de tu espacio, elimina o archiva el contenido obsoleto y ve moviendo las páginas para mantener la estructura que quieres. Si eres el administrador de un sitio, prepara tareas de mantenimiento para tu espacio con personas de tu equipo y anima a los administradores de espacios a reservar tiempo para revisar y actualizar sus espacios con las personas que los usan.

  1. Recluta a profesionales que te ayuden a mantener el control de tus espacios.
  2. Inspecciona el contenido del espacio y revisa los análisis.
  3. Identifica las páginas obsoletas o desactualizadas y crea un plan de acción.
  4. Revisa y ajusta tu arquitectura de información para satisfacer las necesidades actuales.

Para obtener más información, consulta esta entrada de blog.


Paso 5: gestionar usuarios y permisos

Como administrador de Confluence o de un sitio con una suscripción de pago a Confluence, puedes gestionar usuarios, grupos y permisos de forma manual, o bien puedes activar el registro público y dejar que los usuarios creen sus propias cuentas. Para obtener información sobre los permisos en el plan Free, consulta nuestra documentación.

Gestionar permisos globales

Consejo de experto

Para gestionar permisos globales, debes contar con el permiso de administrador de Confluence.

Los permisos globales te permiten controlar:

  • Quién puede crear un espacio o espacio personal
  • Si los usuarios sin licencia pueden acceder a tu sitio
  • Quién puede acceder a los perfiles de usuario

Los permisos globales se aplican a todo tu sitio.

  1. Selecciona el icono de configuración arriba a la derecha (junto a tu avatar).
  2. Selecciona Permisos globales (en Seguridad en la barra lateral).
  3. Selecciona Editar permisos arriba a la derecha.
  4. Marca o desmarca las casillas para editar permisos para grupos o usuarios individuales.
  5. Si quieres hacer público tu sitio, marca Usar Confluence en Acceso anónimo.
  6. Cuando hayas acabado, selecciona Guardar todo en la parte inferior de la página.

Mantén el contenido organizado

Consejo de experto

Para editar los permisos de espacio, debes ser un administrador de espacio. Si eres un administrador de Confluence, puedes recuperar los permisos de administrador para cualquier espacio de tu sitio. Para obtener más información, consulta ¿Qué son los permisos de espacios?

Los permisos de espacios te permiten controlar:

  • Quién puede ver el contenido de un espacio
  • Quién puede comentar en ese contenido
  • Quién puede crear, editar o cargar contenido

Confluence es público de forma predeterminada. Eso significa que, a menos que hagas tus permisos de espacios más restrictivos, cualquiera con acceso a tu sitio de Confluence puede acceder al contenido de cualquier espacio determinado. Los administradores de espacios pueden establecer permisos cuando crean un nuevo espacio y ajustarlos más adelante. Cualquiera que pueda editar una página puede editar sus restricciones.

  1. Ve a la presentación del espacio en Confluence.
  2. Selecciona Configuración de espacio > Permisos.
  3. Selecciona Editar permisos en cualquier encabezado.
  4. Marca o desmarca las casillas de los permisos que quieres cambiar.

Puedes gestionar permisos de espacios para individuos o para grupos enteros. Para obtener más información, consulta Asignar permisos de espacios. Si tu sitio es público, también puedes conceder acceso anónimo a un espacio individual. Para obtener más información, consulta Configurar acceso público.

Aunque algunos clientes de Confluence usan el mismo esquema de permisos para cada espacio de tu sitio, otros establecen permisos de espacios de forma distinta para espacios con diferentes propósitos o casos prácticos.

Caso práctico

Audiencia objetivo

Permisos

Comparte con los clientes información de ayuda y soporte

Audiencia objetivo

  • Clientes

Permisos

  • El acceso anónimo está permitido.
  • Solo los miembros de los equipos de ayuda y soporte pueden crear, editar o comentar en las páginas.

Comparte con tu organización políticas, tutoriales y consejos de resolución de problemas

Audiencia objetivo

  • Todos los miembros de tu organización

Permisos

  • Cualquier miembro de tu organización puede ver.
  • Solo los expertos en la materia pueden crear, editar o comentar en las páginas.
  • El acceso anónimo no está permitido.

Colabora en un proyecto o iniciativa con otras personas

Audiencia objetivo

  • Miembros del equipo
  • Interesados del proyecto

Permisos

  • Cualquier miembro de tu organización puede ver.
  • Los interesados pueden comentar.
  • Solo los miembros del equipo pueden crear o editar páginas.
  • El acceso anónimo no está permitido.

Comparte información confidencial (por ejemplo, sobre el personal, las nóminas o asuntos legales)

Audiencia objetivo

  • Miembros del equipo

Permisos

  • El acceso está limitado a los miembros del equipo principal.
  • Las personas que no forman parte del equipo no pueden ver, editar ni comentar en las páginas.
  • El acceso anónimo no está permitido.

Invita a los miembros del equipo a tu sitio

Una vez que hayas configurado tu sitio y los permisos generales, debes invitar a los miembros del equipo a empezar a usar Confluence Cloud (junto con cualquier otro producto de Atlassian de tu sitio).

  1. Selecciona el icono de configuración arriba a la derecha (junto a tu avatar).
  2. Selecciona Gestión de usuarios en la barra lateral.
  3. Selecciona Invitar usuarios arriba a la derecha.
  4. Introduce la dirección de correo electrónico de cada miembro del equipo al que quieras invitar. Puedes invitar a hasta 10 direcciones de correo electrónico a la vez.
  5. Selecciona una función para cada miembro invitado. Esto determina el nivel de acceso que tienen a tu sitio en general.
  6. Selecciona los productos a los que quieres que tengan acceso los miembros de tu equipo.*
  7. Selecciona los grupos a los que quieres que pertenezcan.
  8. Personaliza tu invitación y selecciona Invitar usuario.

* Esto solo se aplica a los miembros del equipo con la función básica.

Como administrador del sitio, puedes actualizar en todo momento las funciones, el acceso y los grupos de usuarios. Además, puedes eliminar a un usuario revocando el acceso al sitio, desactivando su cuenta o incluso eliminándola (por ejemplo, cuando un empleado abandona la empresa). Para obtener más información, consulta Invitar y eliminar usuarios.

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