Monitor de estado del equipo de proyecto


El Monitor de estado del equipo de proyecto ayuda a que tu proyecto (y, lo que es más importante, tu equipo de proyecto) funcione de la forma más eficaz posible para que puedas centrarte en alcanzar sobradamente tus metas.

USA EL MONITOR DE ESTADO PARA...
  • Conocer vuestros puntos fuertes y débiles como equipo de servicio.
  • Identificar las estrategias que tu equipo debería poner en marcha (y por qué).
Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Empiezas los proyectos con la mejor de las intenciones, y cuando todo sale conforme a lo previsto, la vida es maravillosa. Cuentas con personas capaces de realizar un trabajo excepcional. La cultura de tu equipo se basa en la colaboración, el dinamismo y la mejora continua. El resultado es que se te da bien sacar el trabajo adelante, o lo que es lo mismo: Getting $#!τ Done™.

Pero todos hemos trabajado en equipos de proyecto que no funcionan como deberían. Y es frustrante. Queremos que todos los miembros de nuestro proyecto tengan un objetivo que perseguir y que no tengan limitaciones, de modo que puedan ofrecer su mejor capacidad de trabajo todos y cada uno de los días. Por eso, te presentamos el Monitor de estado.

Con el tiempo, hemos observado ocho atributos comunes a todos los equipos de proyecto que funcionan bien. Este Monitor de estado le da a tu equipo la oportunidad analizarlos todos y cada uno de ellos para, por así decirlo, comprobar sus constantes vitales. Con esta información, puedes poner en práctica estrategias diferentes para cambiar la forma en que trabajas, de modo que puedes reforzar tus puntos débiles y realizar un seguimiento de tu progreso con controles rápidos.

QUIÉN DEBE PARTICIPAR

Reúne al equipo de proyecto principal: el propietario del proyecto, el responsable de aprobación y todos los miembros que trabajan a diario para hacerlo realidad. En esta ocasión, no participan otras partes interesadas ni aquellas personas a quienes informas del proyecto: es una sesión del grupo y para el grupo.

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People

Your team

Prep time

5 min

Time

1 hr

MONITOR DE ESTADO DE UN VISTAZO
  1. Lee con tu equipo las definiciones de cada atributo (que se muestran a continuación) que deben tener los equipos de alto rendimiento en buen estado. A la de tres, todo el mundo debe puntuar cómo creen que lo está haciendo el equipo según cada definición (pulgar arriba o verde, pulgar horizontal o amarillo, o pulgar abajo o rojo). Registra los resultados de cada puntuación de los atributos del equipo en la tabla del Monitor de estado.
  2. Elige uno o dos atributos con puntuación en rojo o amarillo. Selecciona las estrategias que reforzarán estas áreas.
  3. Planifica el próximo control del Monitor de estado (recomendamos que se hagan una vez al mes).
PREPARACIÓN: Lo que necesitas para cumplimentar un monitor de estado

Obtención de una tabla de monitor de estado

Una tabla del Monitor de estado sirve para registrar las puntuaciones del equipo con respecto a cada atributo. Siempre es bueno guardar como referencia las puntuaciones anteriores del Monitor de estado para poder ver cómo cambian los resultados con el tiempo. Puedes dibujar la tabla en una pizarra, descargar un PDF o establecerla como página de Confluence mediante nuestro plano. Consulta un ejemplo de una tabla del Monitor de estado completada.

Descargar la tabla en blanco del Monitor de estado en formato PDF o Usar el plano de la tabla del Monitor de estado de Confluence

¿Estás moderando la sesión?

Consulta una serie de consejos para usar correctamente el Monitor de estado.

PASO 1

Evaluación del estado del equipo (entre 10 y 40 minutos)

Lee el nombre y la definición del primer atributo en voz alta para que lo escuche el grupo. 

Pulgar arriba (verde): "Nuestro estado es bueno"

Pulgar horizontal (amarillo): "Vamos bien, pero un poco justos"

Pulgar abajo (rojo): "Nuestro estado no es bueno"

Repite el proceso con cada atributo.

N.º de atributo1
1 de 8
Full-time owner

There is one lead who is accountable for the result of this project. This needs to be someone whose time is at least 80% dedicated to it, and who can champion the mission inside and outside of the team.

N.º de atributo2
2 de 8
Balanced team

Roles and responsibilities are clear and agreed upon. The project has people with the right blend of skill set. Acknowledge that team members can change by stage.

N.º de atributo3
3 de 8
Shared understanding

The team has a common understanding of why they're here, the problem/need, are convinced about the idea, confident they have what they need, and trust each other.

N.º de atributo4
4 de 8
Value and metrics

It's clear what success means from a business and user's perspective, and there is a unique value proposition in place for the target users and to the business. Success is defined, with a goal, and how it will be measured.

N.º de atributo5
5 de 8
Proof of concept

Some sort of demonstration has been created and tested, that demonstrates why this problem needs to be solved, and demonstrates its value.

N.º de atributo6
6 de 8
One-pager

The project is summarized in a one-pager and shared with anyone so that they understand the purpose of the project, and its value.

N.º de atributo7
7 de 8
Managed dependencies

Clear understanding of complexity, infrastructure involved, risks, resources, effort, and timeline. Clear understanding of who we depend on, and who depends on us

N.º de atributo8
8 de 8
Velocity

The team is making incremental progress by shipping concrete iterations to stakeholders (and even better to production), learning along the way, and implementing lessons learned, resulting in greater success. 

Fíjate en cuantas puntuaciones rojas, amarillas y verdes hay. A continuación, decide una puntuación y regístrala en la tabla del Monitor de estado. Haz que el debate sea breve y no trates de resolver los problemas todavía. Solo tienes que comprender por qué cada persona ha elegido la puntuación que ha dado.

Con el paso del tiempo, tu tabla del Monitor de estado tendrá un aspecto similar a este:

PASO 2

Pasos siguientes: elección de estrategias para reforzar las áreas amarillas y rojas

Te sugerimos algunas estrategias para mejorar en cada área. No te las tomes como instrucciones. Tú conoces a tu equipo mejor que nadie, así que échales un vistazo, explora otras estrategias y haz lo que consideres más oportuno.

Equipo equilibrado

Propietario a tiempo completo

PASO 3

Planificación del siguiente control del monitor de estado

Los Monitores de estado funcionan mejor cuando se completan de forma periódica; los resultados cambian a medida que lo hacen los proyectos. La mayoría de los equipos programan las sesiones del Monitor de estado una vez al mes. Si tu equipo presenta muchas áreas en rojo, considera realizar controles con una frecuencia de una o dos veces a la semana hasta que la situación mejore un poco. Los controles semanales pueden ser muy rápidos (de entre 15 y 30 minutos), puesto que tu equipo ya dispone de una referencia inicial sobre la que pueden trabajar.

Consejos para moderar la sesión de monitor de estado

Establecimiento del contexto

La finalidad del Monitor de estado es evaluar lo compenetrado que está tu equipo a la hora de trabajar. Aquí, la sinceridad absoluta es la clave. Pero no todo es malo: también pondrás de relieve aspectos positivos y darás algunas palmaditas en la espalda.

Evaluarás vuestro estado estrictamente dentro del contexto del proyecto en el que estáis trabajando. No hay respuestas correctas o incorrectas y todas las opiniones son igual de importantes.

Durante la sesión de monitor del estado

Si tu equipo incluye a ocho o más personas más, puede que quieras dividirlo en grupos secundarios para trabajar en las puntuaciones iniciales de cada atributo. Después, volved a juntaros y poned en común las puntuaciones del equipo al completo. 

Si no estabas familiarizado con el Monitor de estado, te vendrá bien mostrar los nombres y las descripciones de los ocho atributos en una pantalla para que los miembros del equipo los vean con facilidad.

Tu noción de rojo, amarillo y verde debe ser única para todo tu equipo. Usa tu intuición y no te preocupes por establecer un criterio estandarizado para cada color, ya que eso solo hará que se preste menos atención al debate.

Asegúrate de que todo el mundo pueda opinar y contribuir a las valoraciones del grupo de forma individual antes de pasar al debate con el equipo completo.

Si los miembros de tu equipo tienden a conformarse o a dar por buenas cosas que no lo son, asigna el rojo como valoración predeterminada para todos los atributos y haz que los grupos justifiquen su avance hacia la valoración verde.

Resiste la tentación de resolver los problemas y céntrate solo en las observaciones.

Pasos siguientes

Algunos equipos incorporan controles a una rutina de equipo ya existente, como una reunión de equipo semanal. Otros sustituyen rutinas periódicas, como retrospectivas de sprints o reuniones rápidas, por un control. Pero puedes programar los controles por separado si es necesario.

Para el control, saca tu tabla del Monitor de estado. Pídele a todo el equipo que evalúe su rendimiento en cada atributo mediante las mismas valoraciones en rojo, amarillo o verde.

Presta especial atención a los atributos en los que elegisteis centraros durante la sesión completa de Monitor de estado. Cuando uno de ellos cambie a verde, elige un nuevo objetivo y busca estrategias que puedan ayudaros. Recuerda: las estrategias son modos diferentes de afrontar el trabajo diario, lo que significa que puedes ponerlas en práctica incluso aunque no tengas dificultades. La prevención es útil para nuestro equipo igual que lo es para nuestro cuerpo.

¿Aún te quedan dudas por resolver?

No te preocupes. En la siguiente entrada del blog, respondemos a las preguntas más comunes de los usuarios acerca del Monitor de estado para que todo te resulte de lo más sencillo. 

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