Teamkommunikationsnormen
Kulturelle Eigenheiten und Zeitzonen wirken sich auf die Teamkommunikation aus und erschweren sie oft. Deshalb ist es wichtig, dass Teams sich auf Kommunikationsnormen einigen.
Vorbereitungszeit
10 Min.
LAUFZEIT
75 Min.
Teilnehmer
2–10
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Zuerst solltest du die Pain Points und die Herausforderungen in der Teamkommunikation identifizieren.
- Überlege, wie sich die Kommunikation deines Teams anpassen lässt, um Timing, Beteiligung und Sichtbarkeit zu verbessern.
- Dokumentiert eure Entscheidungen und setzt sie um. Beobachte dann, was gut funktioniert und was weiter verbessert werden muss.
DAS BRAUCHST DU
- Videokonferenz mit Bildschirmübertragung oder einen Meetingraum
- Digitales oder physisches Whiteboard (siehe Vorlagen)
- Marker, Notizzettel und ein Besprechungstermin
Spiel-Ressourcen
So entwickelst du Teamkommunikationsnormen
Verbessere die Zusammenarbeit, vor allem über Zeitzonen hinweg, indem du Normen für die Teamkommunikation festlegst.
Was ist eine Teamkommunikationsnorm?
Teamkommunikationsnormen regeln die Erwartungen daran, wie sich Teammitglieder verhalten und miteinander umgehen. Sie können Verhaltensregeln umfassen, um eine reibungslose, respektvolle und integrative Kommunikation zu gewährleisten.
Was bringt das Spiel für Teamkommunikationsnormen?
Es gibt so viele Kommunikationsstile wie Menschen, was zu Herausforderungen in Bezug auf gegenseitiges Verständnis und Teamkultur führen kann. Das trifft umso mehr auf verteilte Teams zu, weil sie in mehreren Zeitzonen arbeiten. Um die Ziele zu erreichen, muss man Gemeinsamkeiten finden.
Diese schnelle, praktische Übung hilft deinem Team dabei, gemeinsam Normen zu entwickeln, die die Zusammenarbeit verbessern – unabhängig davon, wo und wann ihr arbeitet.
Mit diesen Normen kann dein Team:
- Kommunikationserwartungen bei verschiedenen Zeitzonen klären
- Arbeitszeiten respektieren, indem die Verfügbarkeit abgestimmt wird
- Die Beteiligung fördern, indem Raum für alle Stimmen geschaffen wird
- Die Effektivität des Teams steigern, indem die Nutzung von Tools abgestimmt und Vertrauen durch transparente Praktiken aufgebaut wird
Wann solltest du Teamkommunikationsnormen erstellen?
Es gibt keine schlechte Zeit für diese Übung. Sie ist besonders hilfreich, wenn Teammitglieder unter Burn-out leiden oder wenn die Erwartungen zur Art und Weise und zum Zeitpunkt der Kommunikation unklar sind.
4 Vorteile der Festlegung von Teamkommunikationsnormen
Das Teamwork Lab von Atlassian führte ein internes Experiment zur Festlegung von Kommunikationsnormen durch und berichtete Folgendes:
-
Produktive Kommunikation fördern: 74 % der Führungskräfte sagen, dass mangelnde Kommunikation das Tempo und die Qualität der Arbeit beeinträchtigt. Klare Kommunikationsnormen helfen allen, Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.
-
Stress reduzieren und die Produktivität steigern: Untersuchungen zeigen, dass ein Mangel an Work-Life-Balance oder die Unfähigkeit, abzuschalten, sich auf das Stressniveau und die Produktivität am Arbeitsplatz auswirkt. Das Setzen klarer Normen und Grenzen für die Kommunikation kann das Team entlasten und den Weg für eine wirkungsvolle Zusammenarbeit ebnen.
-
Raum für sinnvolle Arbeit schaffen: 65 % der Wissensarbeiter geben an, dass es wichtiger ist, schnell auf Nachrichten zu antworten, als Fortschritte bei den wichtigsten Prioritäten zu erzielen. Ohne klare Kommunikationsvorgaben kann es für Mitarbeiter schwierig sein, mit Teamanfragen so umzugehen, dass genügend Zeit bleibt, um sich auf die eigene Arbeit zu konzentrieren.
-
Die Anzahl der Meetings reduzieren: 78 % der Beschäftigten geben an, dass sie an so vielen Meetings teilnehmen müssen, dass es schwierig ist, die eigentliche Arbeit zu erledigen. Verteilte Teams profitieren von klaren Vorgaben bezüglich asynchroner Kommunikation und der Erfüllung von Erwartungen. Zeitzonen und Arbeitszeiten werden respektiert, was Druck von allen Teammitgliedern wegnimmt.
1. Besprechung vereinbaren
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Sende eine Kalendereinladung für eine einstündige Besprechung an deine Teamkollegen. Achte darauf, das Thema der Besprechung anzugeben.
Das Anliegen:
- In erster Linie für Molly und Allison.
Überprüfe meine Seite und hinterlasse Kommentare, insbesondere in Bezug auf die Lesbarkeit der Seite und die Klarheit des Inhalts.
Der Kontext:
- Ich habe eine Seite erstellt, auf der unsere Entscheidung, die Richtung für das aktuelle Projekt zu ändern, detailliert beschrieben wird.
- Sie soll mit den Stakeholdern Jolene und Dolly geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.
Sie haben viel zu tun, daher sollten die Informationen knapp und präzise sein.
Vertiefung:
- Auf der Seite geht es um die neue Projektausrichtung.
- Aufgrund des jüngsten Feedbacks von Führungskräften wechseln wir von der alten Funktion zu einer neuen.
Die neue Ausrichtung erfordert geringfügige Rollenänderungen, besonders für Molly und Allison.
Tipp: Unterstützung beim Verfassen von Texten
Nutze den Rovo-Agenten "Inhaltsersteller", um eine Gliederung und/oder ein Skript zu entwerfen.
2. Whiteboard gestalten
Geschätzte Dauer: 2 MIN.
Gestalte ein digitales oder physisches Whiteboard, um das Gespräch mit fünf Abschnitten zu leiten:
- Timing deiner Nachrichten
- Erwartete Beantwortung
- Beteiligung
- Transparenz
Teamkommunikationsnormen
Hinweis zu Teamkollegen im Bereitschaftsdienst: Der Bereitschaftsdienst ist ein Sonderfall. Da diese Teamkollegen außerhalb der Hauptarbeitszeit verfügbar sein müssen, ist diese Übung für sie ungeeignet.
3. Alles vorbereiten
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Beginne das Gespräch, indem du erklärst, warum sich das Team trifft, und indem du einen sicheren Ort für die Diskussion schaffst. Wenn ein Vorgesetzter diese Einführung übernimmt, kann dies dazu beitragen, Zustimmung zu gewinnen und die Bedeutung des Gesprächs zu betonen.
Gehe in der Einführung auf einige Herausforderungen der Teammitglieder ein, z. B. den Druck, auch außerhalb der Arbeitszeiten zu reagieren, oder auf Ziele, die du zur Verbesserung der Kommunikation hast, z. B. klare Erwartungen zu formulieren und die Teammitglieder bei der Entscheidungsfindung besser einzubinden.
Um das Gespräch möglichst produktiv zu gestalten, sollten auch einige gemeinsame Vereinbarungen getroffen werden, zum Beispiel:
- Höre unvoreingenommen zu.
- Schaue über den Tellerrand hinaus. Bei dieser Besprechung gibt es keine falschen Antworten.
- Teile so viel mit, wie du möchtest.
- Denke daran, dass die Erfahrungen jedes Einzelnen wichtig sind.
- Gehe offen und ehrlich mit möglichen Problemen und Risiken um.
- Übe konstruktive Kritik, indem du dich auf Verbesserungsmöglichkeiten statt Vorwürfe konzentrierst.
4. Herausforderungen identifizieren
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Finde zunächst heraus, warum manche Teammitglieder nach Feierabend nicht abschalten können. Wenn du nicht die Confluence-Whiteboard-Vorlage verwendest, schreibe diese drei Fragen auf das Board:
- Wenn du außerhalb der Arbeitszeit Nachrichten bekommst, hast du dann das Gefühl, dass du sofort antworten musst?
- Machst du dir nach Feierabend Sorgen, dass wichtige Entscheidungen ohne deine Mitwirkung getroffen werden könnten?
- Hast du manchmal das Gefühl, dass du weniger engagiert wirkst, wenn du während der Hauptarbeitszeit nicht antwortest?
Gib dem Team 10 Minuten Zeit, um diese Fragen mit "Ja"- oder "Nein"-Stickern (digitales Whiteboard) oder grünen und roten Markern (physisches Whiteboard) zu beantworten.
Die Antworten zeigen, welche Kommunikationsnormen für das Team am hilfreichsten sind:
- Wenn mehrere Personen Frage 1 mit "Ja" beantwortet haben, probiere die Übungen A, B und D aus.
- Wenn mehrere Personen Frage 2 mit "Ja" beantwortet haben, probiere die Übung C aus.
- Wenn mehrere Personen Frage 3 mit "Ja" beantwortet haben, probiere die Übungen A, B und D aus.
5. Zwei Schritte für jede Übung durchgehen
Geschätzte Dauer: 1 Minute
Teile jede Übung in zwei Abschnitte auf:
* Brainwriting (3 Min.): Bitte die Teammitglieder, ihre Antworten auf die Fragen auf Notizzettel zu schreiben. (Eine Antwort oder Idee pro Notizzettel.)
2. Diskussion und Verbindlichkeit (7 Min.): Besprecht die Antworten im Team und legt eure Vorgehensweise und Kommunikationsnormen fest. Haltet diese Entscheidungen auf Notizzetteln im Abschnitt "Unsere Teamkommunikationsnormen" fest.
6. Übung A: Timing deiner Nachrichten
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Frage die Gruppe:
Wann ist der beste Zeitpunkt, um Nachrichten an das Team zu senden?
Sollten Direktnachrichten jederzeit gesendet oder bis zum Tagesbeginn aufgehoben werden?
Nehmt euch erneut drei Minuten Zeit für das Brainwriting und sieben Minuten für die Diskussion und Einigung.
7. Übung B: Erwartete Beantwortung
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Frage die Gruppe:
Wie schnell sollten Teammitglieder außerhalb ihrer Hauptarbeitszeit auf Nachrichten antworten?
Wann sollte jemand idealerweise Nachrichten lesen und beantworten?
Nehmt euch erneut drei Minuten Zeit für das Brainwriting und sieben Minuten für die Diskussion und Einigung.
8. Übung C: Beteiligung
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Frage die Gruppe:
Wie können wir den Input von allen einholen?
Wie können sich alle an wichtigen Diskussionen beteiligen, unabhängig von ihrer Zeitzone?
Wie könnte der Prozess je nach Art der zu treffenden Entscheidung variieren?
Nehmt euch erneut drei Minuten Zeit für das Brainwriting und sieben Minuten für die Diskussion und Einigung.
9. Übung D: Sichtbarkeit
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Frage die Gruppe:
Wie können wir zeitkritische Informationen kennzeichnen, damit sie wahrgenommen werden?
Wie kann man Nachrichten am besten als wichtig oder dringend markieren?
Wo sollten wir wichtige Updates veröffentlichen, damit sie beim Einloggen gesehen werden?
Nehmt euch erneut drei Minuten Zeit für das Brainwriting und sieben Minuten für die Diskussion und Einigung.
10. Teamkommunikationsnormen durchgehen
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Während das Team die einzelnen Übungen durcharbeitet, fügst du Entscheidungen zu jedem Thema in den entsprechenden Abschnitt unten ein, um Normen zu folgenden Fragen zu erstellen:
- Wann Nachrichten an das Team gesendet werden
- Wann wir erwarten, dass Nachrichten gelesen und beantwortet werden
- Wie wir den Input von allen einholen
- Wie wir zeitkritische Informationen teilen
- Andere Teamkommunikationsnormen, die sich im Gespräch ergeben
11. Entscheidungen dokumentieren und hervorheben
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Halte fest, worauf sich dein Team geeinigt hat, damit die Normen nach der Besprechung nicht vergessen werden.
- Dokumentiere die Entscheidungen im gemeinsamen Arbeitsbereich deines Teams, z. B. auf einer Confluence-Seite oder in einem Slack-Channel.
- Mache sie leicht auffindbar, indem du die Slack-Nachricht anheftest oder die Seite im Chat-Kanal deines Teams hervorhebst.
Tipp: Unterstützung der Führungskraft einholen
Wenn diese Übung nicht von einer Führungskraft, sondern von einem Teammitglied geleitet wird, stelle sicher, dass der Vorgesetzte über diese Kommunikationsnormen informiert ist, und bitte ihn, die Durchsetzung dieser Normen zu unterstützen. Seine Unterstützung kann wesentlich dazu beitragen, Vereinbarungen in nachhaltige Gewohnheiten zu verwandeln.
Nachbereitung
Überprüfen und überarbeiten
Überprüfe vierteljährlich, was funktioniert und was angepasst werden muss.
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Die fünf Whiteboard-Abschnitte zur Gesprächsleitung
Fragen zur Ermittlung von Kommunikationsproblemen
Fragen zur Ermittlung von Kommunikationsproblemen
Fragen zur Ermittlung von Kommunikationsproblemen
Fragen zur Ermittlung von Kommunikationsproblemen
Fragen zur Erhöhung der Transparenz
Eine Zusammenfassung der Kommunikationsnormen für Teams