Нормы коммуникации в команде

Вести совместную работу, когда коллеги общаются по-разному или находятся в разных часовых поясах бывает непросто. Упростите задачу, согласовав нормы коммуникации в команде.

Время на подготовку

10 мин.

Время проведения

75 мин.

Участники

2–10

ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА

Определите проблемы и сложности в общении вашей команды.
Проведите мозговой штурм на тему того, как скорректировать коммуникацию так, чтобы повысить скорость работы, инклюзивность и прозрачность.
Задокументируйте решения и применяйте их на практике. Оцените, что работает хорошо, а что нуждается в дальнейшем улучшении.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ

Видеоконференция с функцией демонстрации экрана или место для собраний
Цифровая или физическая доска (см. шаблоны)
Маркеры, записки и время для личных встреч

Ресурсы для сценария

Сценарий «Рабочие соглашения» и шаблон таких соглашений

Team Communication Norms Template

Как установить нормы коммуникации в команде

Сделайте совместную работу, особенно в разных часовых поясах, более эффективной, договорившись о том, как сотрудники будут общаться друг с другом.

Что такое норма коммуникации внутри команды?

Нормы коммуникации в команде — это требования к поведению участников команды и их взаимодействию друг с другом. В них может быть указано, что нужно (и не нужно) делать, чтобы общение было гладким, уважительным и инклюзивным.

Зачем проводить сценарий «Нормы коммуникации в команде»?

У всех разные стили общения. Это может создать проблемы с пониманием и культурой команды. Распределенные команды чаще сталкиваются с этими трудностями, потому что работают в разных часовых поясах. Для достижения целей необходимо найти точки соприкосновения.

Это простое практическое упражнение поможет вашей команде совместно выработать общие нормы, повышающие эффективность работы независимо от того, где и когда ее ведут.

Следуя этим нормам, ваша команда может:

уточнить ожидания по коммуникации в разных часовых поясах;
сбалансировать доступность в соответствии с рабочими графиками;
поддерживать инклюзивность, создав пространство для всех;
повысить эффективность работы, согласовывая использование инструментов и укрепляя доверие с помощью прозрачных практик.

Когда следует установить нормы коммуникации в команде?

Это упражнение всегда будет к месту. Оно особенно полезно, когда участники команды испытывают выгорание или если ожидания относительно того, как и когда общаться, неясны.

4 преимущества создания норм коммуникации внутри команды

Отдел Teamwork Lab компании Atlassian провел внутренний эксперимент по установлению норм коммуникации и предлагает следующий порядок.

Продуктивное взаимодействие. По мнению 74 % руководителей, недостаток общения влияет на скорость и качество работы. Четкие нормы коммуникации помогают каждому эффективно выполнять свою работу и получать необходимые результаты.
Меньше стресса, выше продуктивность. Как показывают исследования, отсутствие баланса между работой и личной жизнью или необходимость постоянно быть на связи влияют на уровень стресса и производительность на рабочем месте. Четкие нормы и границы в коммуникации могут снизить стресс среди участников команды и стать шагом на пути к эффективному сотрудничеству.
Пространство для важной работы. 65 % работников умственного труда считают, что важнее мгновенно отвечать на сообщения, чем продвигаться по приоритетным задачам. Без прозрачных правил коммуникации трудно сохранять баланс между временем для сосредоточенной работы и ожиданиями от взаимодействия.
Сокращение количества собраний: 78 % работников говорят, что из-за количества собраний, на которых они должны присутствовать, им трудно делать свою работу. Четкие нормы асинхронного общения и договоренности о встречах у распределенных команд позволяют учитывать часовые пояса и рабочее время, что создает комфортные условия для каждого участника.

1. Запланируйте собрание

Ожидаемое время: 5 мин

В календаре отправьте приглашение на собрание с участниками команды длительностью 1 час. Обязательно укажите тему разговора в качестве контекста.

Пример сценария

Запрос.

В первую очередь для Марии и Алисы.
Просмотрите мою страницу и оставьте комментарии, в частности о читаемости страницы и ясности ее содержания.

Контекст.

Это моя страница с подробным описанием нашего решения изменить направление работы по последнему проекту.
Информацию из нее необходимо предоставить заинтересованным лицам, а именно Юлии и Дарье, чтобы они были в курсе.
У нас большая конкуренция за их внимание, так что все должно быть в лучшем виде.

Подробности.

Эта страница посвящена новому направлению проекта.
Мы переходим от старой функции к новой из-за недавних отзывов руководства.
Новое направление требует небольшой смены ролей, в частности для Марии и Алисы.

Подсказка. Попросите помощь в написании

Используйте агента Rovo «Мастер связи», чтобы составить черновик плана и/или сценария.

2. Подготовьте доску

Ожидаемое время: 2 МИН.

Подготовьте цифровую или физическую доску, чтобы направлять обсуждение. На ней должно быть пять разделов:

Правильное время для общения
Ожидания от ответа
Инклюзивность
Обзорность
Нормы коммуникации в команде

Примечание об участниках команды на дежурстве: ротации дежурств — это особый случай. Поскольку они требуют доступности в нерабочее время, они не рассматриваются в данном упражнении.

3. Обрисуйте картину

Ожидаемое время: 5 мин

Начните разговор с объяснения того, зачем команда собралась, и создайте безопасное пространство для обсуждения. Если такое вступление проведет руководитель, это поможет заручиться поддержкой и подчеркнуть важность беседы.

Во вступлении расскажите о каких-либо трудностях, с которыми сталкиваются участники команды, например что им приходится отвечать в нерабочее время. Также можно рассказать о поставленных целях по улучшению коммуникации, таких как прояснение ожиданий и повышение инклюзивности в принятии решений.

Чтобы сделать разговор максимально продуктивным, предложите несколько взаимных договоренностей, таких как:

Воспринимать информацию непредвзято.
Мыслить вне шаблонов. На этом собрании нет неправильных ответов.
Делиться только тем, чем готовы поделиться.
Помнить, что все точки зрения имеют значение.
Рассказывать о потенциальных сложностях и рисках честно и прямо.
Критиковать конструктивно, сосредоточившись на способах улучшения, а не на обвинениях.

4. Определите проблемы, которые необходимо решить

Ожидаемое время: 10 мин

Для начала выясните, почему некоторым участникам команды может казаться, что им нужно оставаться на связи даже в нерабочее время. Если вы не используете шаблон доски Confluence, напишите на доске следующие три вопроса:

Если вы получаете сообщения в нерабочее время, считаете ли вы, что должны ответить немедленно?
Опасаетесь ли вы, что после окончания рабочего дня важные решения могут принять без вашего участия?
Если вы не отвечаете в рабочее время, появляется ли ощущение, что кто-то может подумать, что вам все равно?

Дайте команде 10 минут, чтобы ответить на эти вопросы, используя наклейки «Да» или «Нет» на цифровой доске или зеленые и красные маркеры на физической.

Ответы определят, какие нормы коммуникации будут наиболее полезны для команды.

Если несколько человек ответят «Да» на вопрос 1, попробуйте упражнения A, B и D.
Если несколько человек ответят «Да» на вопрос 2, попробуйте упражнение C.
Если несколько человек ответят «Да» на вопрос 3, попробуйте упражнения A, B и D.

5. Познакомьтесь с двумя шагами каждого упражнения

Ожидаемое время: 1 мин

Разделите каждое упражнение на два раздела.
* Брейнрайтинг (3 мин.): попросите участников команды добавить свои ответы на вопросы на записках. (По одному ответу или идее на каждой записке.)

2. Обсуждение и решения (7 мин.): обсудите ответы с командой и определитесь с процессом и нормами коммуникации. Зафиксируйте эти решения на записках в разделе «Нормы коммуникации в нашей команде».

6. Упражнение A: правильное время для общения

Ожидаемое время: 10 мин

Задайте вопрос группе:

Когда лучше всего отправлять сообщения команде?

Можно ли отправлять личные сообщения в любое время или следует подождать до начала рабочего дня адресата?

Снова оставьте три минуты на брейнрайтинг и семь минут на обсуждение и принятие решений.

7. Упражнение B: ожидания к ответу

Ожидаемое время: 10 мин

Задайте вопрос группе:

Как быстро коллеги по команде должны отвечать на сообщения в нерабочее время?

Когда лучше всего читать сообщения и отвечать на них?

Снова оставьте три минуты на брейнрайтинг и семь минут на обсуждение и принятие решений.

8. Упражнение C: инклюзивность

Ожидаемое время: 10 мин

Задайте вопрос группе:

Как собрать мнение каждого участника?

Как всем участвовать в важных обсуждениях, независимо от часового пояса?

Как процесс может измениться в зависимости от типа решения, которое необходимо принять?

Снова оставьте три минуты на брейнрайтинг и семь минут на обсуждение и принятие решений.

9. Упражнение D: наглядность

Ожидаемое время: 10 мин

Задайте вопрос группе:

Как сделать срочную информацию заметной?

Как лучше всего помечать критические или срочные сообщения?

Где публиковать важные обновления, чтобы коллеги сразу видели их, когда заходят в систему?

Снова оставьте три минуты на брейнрайтинг и семь минут на обсуждение и принятие решений.

10. Изучите нормы коммуникации в команде

Ожидаемое время: 10 мин

Пока команда выполняет каждое упражнение, добавьте решения по каждой теме в соответствующий раздел ниже, чтобы разработать нормы по следующим вопросам.

Когда будут отправляться сообщения в команде
Когда коллегам ждать прочтения сообщений и ответа на них
Как собрать мнение всех участников команды
Как делиться срочной информацией внутри команды
Прочие нормы коммуникации в команде, упомянутые во время разговора

11. Задокументируйте и закрепите решения

Ожидаемое время: 5 мин

Запишите, о чем договорилась команда, чтобы не забыть о нормах по окончании собрания.

Задокументируйте решения в общем рабочем пространстве команды, например на странице Confluence или в канале Slack.
Упростите поиск, закрепив сообщение Slack или добавив страницу в закладки в канале чата.

Совет: обратитесь за поддержкой к руководителю

Если выполнение этой задачи координирует участник команды, а не руководитель, обязательно ознакомьте руководителя с этими нормами коммуникации и попросите его содействовать их продвижению. Такая поддержка может во многом способствовать превращению соглашений в прочную привычку.