Teamcommunicatienormen

Samenwerken met mensen met verschillende communicatiestijlen en in verschillende tijdzones kan lastig zijn. Maak het makkelijker door het eens te worden over communicatienormen voor teams.

Voorbereidingstijd

10 min.

LOOPTIJD

75 min.

Personen

2 tot 10

SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN

Identificeer pijnpunten of uitdagingen in de communicatie van je team.
Bedenk hoe je de manier waarop je team communiceert kunt aanpassen om de timing, inclusiviteit en zichtbaarheid te verbeteren.
Leg beslissingen vast en breng ze in de praktijk om te zien wat goed werkt en wat nog verbeterd moet worden.

WAT JE NODIG HEBT

Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
Digitaal of fysiek whiteboard (zie sjablonen)
Markers, plaknotities en een moment voor persoonlijke vergaderingen

Middelen voor spellen

Spel en sjabloon voor werkovereenkomsten

Team Communication Norms Template

Hoe je communicatienormen voor teams kunt maken

Verbeter de samenwerking, vooral in het geval van verschillende tijdzones, door af te spreken hoe je team onderling met elkaar communiceert.

Wat is een communicatienorm voor teams?

Teamcommunicatienormen zijn verwachtingen voor hoe teamleden zich horen te gedragen en met elkaar om moeten gaan. Ze kunnen aangeven wat je wel en niet moet doen om de communicatie soepel, respectvol en inclusief te houden.

Waarom zou je het spel Teamcommunicatienormen spelen?

Iedereen heeft verschillende communicatiestijlen, wat voor uitdagingen kan zorgen op het gebied van begrip en teamcultuur. Verspreide teams merken dit nog veel meer omdat ze in meerdere tijdzones werken. Om je doelen te bereiken heb je een gemeenschappelijke basis nodig.

Deze snelle, praktische oefening helpt je team om gedeelde normen die de samenwerking verbeteren samen te creëren, ongeacht waar of wanneer je werkt.

Met deze normen kan je team:

De communicatieverwachtingen in verschillende tijdzones verduidelijken
De werktijden respecteren door evenwicht te brengen in beschikbaarheid
Inclusie ondersteunen door iedereen de kans te geven zich uit te spreken
De effectiviteit van het team verhogen door het gebruik van tools op elkaar af te stemmen en vertrouwen op te bouwen door middel van transparante praktijken

Wanneer moet je communicatienormen voor teams opstellen?

Je kunt deze oefening echt altijd doen. Het is vooral handig als teamleden op zijn of als de verwachtingen over hoe en wanneer ze moeten communiceren onduidelijk zijn.

4 voordelen van het vastleggen van communicatienormen voor teams

Het Teamwork Lab van Atlassian heeft een intern experiment uitgevoerd om communicatienormen vast te stellen en meldde het volgende:

Moedig productieve communicatie aan: 74% van de leidinggevenden zegt dat een gebrek aan communicatie de snelheid en kwaliteit van het werk verstoort. Duidelijke communicatienormen helpen iedereen efficiënt en effectief te werken.
Verminder stress en verbeter de productiviteit: onderzoek toont aan dat een gebrek aan evenwicht tussen werk en privéleven of het onvermogen om op tijd te stoppen invloed heeft op het stressniveau en de productiviteit op de werkplek. Het stellen van duidelijke normen en grenzen voor communicatie kan de stress voor het team verminderen en de weg vrijmaken voor impactvolle samenwerking.
Creëer ruimte voor zinvol werk: 65% van de kenniswerkers vindt het belangrijker om snel te reageren op berichten dan om vooruitgang te boeken op het gebied van topprioriteiten. Zonder transparante communicatieafspraken kan het voor werknemers moeilijk zijn om de focustijd in evenwicht te brengen met de samenwerkingsverwachtingen.
Houd het aantal vergaderingen in de gaten: 78% van de werknemers zegt dat er van hen wordt verwacht dat ze zoveel vergaderingen bijwonen dat het moeilijk is om hun werk gedaan te krijgen. Voor verspreide teams helpen duidelijke normen voor asynchrone communicatie en het voldoen aan verwachtingen om tijdzones en werkuren te respecteren, waardoor het voor iedereen gemakkelijker wordt om deel te nemen.

1. Plan een vergadering

Geschatte tijd: 5 MIN.

Stuur een agenda-uitnodiging voor een vergadering van een uur met je teamgenoten. Voeg context toe over het onderwerp van de vergadering.

Voorbeeldscript

Ze vragen:

Voornamelijk voor Molly en Allison.
Bekijk mijn pagina en laat opmerkingen achter, vooral met betrekking tot de leesbaarheid van de pagina en de duidelijkheid van de inhoud.

De context:

Ik heb een pagina gemaakt met informatie over onze beslissing om bij het laatste project van richting te veranderen.
Deze moet worden gedeeld met belanghebbenden Jolene en Dolly om ze op de hoogte te houden.
Ze hebben veel concurrentie om aandacht, dus dit moet helder zijn.

Graaf dieper:

De pagina gaat over de nieuwe richting van het project.
We zijn overgestapt van de oude functie naar een nieuwe vanwege recente feedback van het management.
De nieuwe richting vereist een kleine verandering van rollen, vooral voor Molly en Allison.

Tip: krijg hulp bij het schrijven

Gebruik de Rovo-Agent Comms Crafter om je schets en/of script op te stellen.

2. Zet een whiteboard op

Geschatte tijd: 2 MIN.

Zet een digitaal of fysiek whiteboard op ter verduidelijking van je boodschap met vijf secties:

Timing van je berichten
Verwachtingen van antwoorden
Inclusiviteit
Zichtbaarheid
Teamcommunicatienormen

Een opmerking over teamgenoten op afroep: roulaties op afroepbasis zijn een speciaal geval. Aangezien zij om beschikbaarheid buiten de reguliere werkuren vragen, worden ze beschouwd als buiten de scope van deze oefening.

3. Zet de toon

Geschatte tijd: 5 minuten

Open het gesprek door uit te leggen waarom het team bijeenkomt en door een veilige plek te creëren voor discussie. Als je een leider hebt om deze introductie te doen, kan dat helpen om steun te krijgen en het belang van het gesprek duidelijk te maken.

Benadruk tijdens de intro een paar uitdagingen die teamleden hebben ondervonden, zoals de druk voelen om buiten de werkuren te reageren, of doelen die je hebt om de communicatie te verbeteren, zoals duidelijkheid geven over de verwachtingen en meer inclusiviteit bij het nemen van beslissingen.

Om het gesprek zo productief mogelijk te maken, kun je mensen ook vragen om:

Open te staan voor wat er wordt gezegd.
Buiten bestaande kaders te denken. Er zijn geen foute antwoorden tijdens deze bijeenkomst.
Zoveel te delen als iemand wilt.
Niet te vergeten dat ieders inbreng ertoe doet.
Eerlijk en openhartig te zijn over mogelijke problemen en risico's.
Constructieve kritiek te geven door je te concentreren op hoe iets kan worden verbeterd in plaats van met de vinger te wijzen.

4. Identificeer uitdagingen om aan te pakken

Geschatte tijd: 10 minuten

Ontdek eerst waarom sommige teamleden het gevoel hebben dat ze na werktijd niet de stop erop kunnen zetten. Als je de whiteboardsjabloon van Confluence niet gebruikt, schrijf dan deze drie vragen op het bord:

Als je berichten krijgt buiten je werkuren, heb je dan het gevoel dat je meteen moet reageren?
Ben je bang dat er na het einde van je werkdag mogelijk belangrijke beslissingen zonder jouw inbreng worden genomen?
Heb je ooit het gevoel dat als je niet reageert tijdens je normale uren je misschien minder toegewijd lijkt?

Geef het team 10 minuten om deze vragen te beantwoorden met 'Ja'- en 'Nee'-stickers voor een digitaal whiteboard of groene en rode stiften voor fysieke whiteboards.

De antwoorden bepalen welke communicatienormen het nuttigst zijn voor het team:

Als meerdere mensen 'Ja' hebben gezegd op vraag 1, probeer dan de oefeningen A, B en D.
Als meerdere mensen 'Ja' hebben gezegd op vraag 2, probeer dan oefening C.
Als meerdere mensen 'Ja' hebben gezegd op vraag 3, probeer dan de oefeningen A, B en D.

5. Bekijk de twee stappen voor elke oefening

Geschatte tijd: 1 min

Verdeel elke oefening in twee delen:
* Brainwriting (3 minuten): vraag teamleden om hun antwoorden toe te voegen aan de aanwijzingen op plaknotities. (Eén reactie of idee per plaknotitie.)

2. Discussie en betrokkenheid (7 minuten): bespreek de reacties als team en bepaal je proces- en communicatienormen. Leg die beslissingen vast op plaknotities in de sectie genaamd 'Communicatienormen van ons team'.

6. Oefening A: timing van je berichten

Geschatte tijd: 10 minuten

Vraag de groep:

Wat is de beste tijd om teamberichten te sturen?

Kunnen directe berichten op elk moment van de dag worden verzonden of moeten ze worden bewaard voor het begin van iemands dag?

Besteed drie minuten aan brainwriting en zeven minuten aan discussiëren en het maken van commits.

7. Oefening B: verwachtingen van antwoorden

Geschatte tijd: 10 minuten

Vraag de groep:

Hoe snel moeten teamgenoten reageren op berichten buiten hun normale werkuren?

Wanneer moet iemand idealiter berichten lezen en beantwoorden?

Besteed drie minuten aan brainwriting en zeven minuten aan discussiëren en het maken van commits.

8. Oefening C: inclusiviteit

Geschatte tijd: 10 minuten

Vraag de groep:

Hoe kunnen we input van iedereen verzamelen?

Hoe kan iedereen meedoen aan belangrijke discussies, ongeacht tijdzone?

Hoe kan het proces veranderen, afhankelijk van het soort beslissing dat moet worden genomen?

Besteed drie minuten aan brainwriting en zeven minuten aan discussiëren en het maken van commits.

9. Oefening D: zichtbaarheid

Geschatte tijd: 10 minuten

Vraag de groep:

Hoe kunnen we tijdgevoelige informatie markeren zodat deze wordt opgemerkt?

Wat is de beste manier om communicatie als kritiek of urgent te markeren?

Waar moeten we belangrijke updates plaatsen zodat mensen ze kunnen zien zodra ze inloggen?

Besteed drie minuten aan brainwriting en zeven minuten aan discussiëren en het maken van commits.

10. Evalueer de communicatienormen voor teams

Geschatte tijd: 10 minuten

Terwijl het team elk van de oefeningen doorloopt, voeg je beslissingen over elk onderwerp toe aan de betreffende sectie hieronder om normen op te stellen over:

Wanneer de berichten aan het team worden verzonden
Wanneer wordt verwacht dat mensen berichten lezen en erop reageren
Hoe we input van iedereen verzamelen
Hoe we tijdgevoelige informatie delen
Eventuele andere communicatienormen van het team die tijdens het gesprek naar voren komen

11. Documenteer beslissingen en maak er bladwijzers van

Geschatte tijd: 5 minuten

Leg vast wat je team heeft afgesproken, zodat de normen niet worden vergeten wanneer de vergadering eindigt.

Documenteer de beslissingen in de gedeelde workspace van je team, zoals een Confluence-pagina of een Slack-kanaal.
Maak het gemakkelijk te vinden door het Slack-bericht vast te zetten of de pagina in het chatkanaal van je team als bladwijzer te markeren.

Tip: neem managersupport

Als een teamlid deze oefening faciliteert in plaats van een manager, zorg er dan voor dat de leider op de hoogte is van deze communicatienormen en vraag het teamlid om diegene aan te vullen. Deze support kan een grote bijdrage leveren aan het omzetten van overeenkomsten in blijvende gewoonten.