Normes de communication au sein de l'équipe

Il peut être difficile de collaborer avec des personnes ayant des styles de communication différents et situées dans des fuseaux horaires différents. Facilitez-vous la tâche en convenant de normes de communication au sein de l'équipe.

Personnes travaillant ensemble autour d'une table

Temps de préparation

10 min

Durée

75 min

Personnes

2 à 10

RÉSUMÉ DE 5 SECONDES

Identifiez les difficultés ou les défis liés à la communication au sein de votre équipe.
Brainstormez sur la manière d'ajuster la communication au sein de votre équipe afin d'améliorer le timing, l'inclusivité et la visibilité.
Consignez les décisions prises et mettez-les en pratique afin de déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

CE DONT VOUS AUREZ BESOIN

Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion
Tableau blanc numérique ou physique (voir modèles)
Marqueurs, post-its et temps réservé pour les réunions en personne

Ressources du scénario

Scénario et modèle d'accords de coopération

Team Communication Norms Template

Comment créer des normes de communication au sein d'une équipe

Améliorez la collaboration, en particulier entre les différents fuseaux horaires, en convenant de la manière dont les membres de votre équipe communiqueront entre eux.

Qu'est-ce qu'une norme de communication au sein d'une équipe ?

Les normes de communication au sein d'une équipe sont des attentes concernant le comportement et les interactions des membres de l'équipe. Elles peuvent inclure ce qu'il faut faire et ne pas faire pour garantir une communication fluide, respectueuse et inclusive.

Pourquoi exécuter le scénario Normes de communication au sein d'une équipe ?

Chacun a son propre style de communication, ce qui peut entraîner des difficultés de compréhension et nuire à la culture d'équipe. Les équipes distribuées ressentent souvent ces difficultés encore plus fortement, car elles travaillent sur plusieurs fuseaux horaires. Pour atteindre vos objectifs, vous devez trouver un terrain d'entente.

Cet exercice rapide et pratique aide votre équipe à créer ensemble des normes communes qui améliorent la collaboration, quel que soit le lieu ou l'heure à laquelle vous travaillez.

Grâce à ces normes, votre équipe peut :

clarifier les attentes en matière de communication entre les fuseaux horaires
respecter les horaires de travail en équilibrant la disponibilité
favoriser l'inclusion en laissant de la place à toutes les voix
renforcer l'efficacité de l'équipe en harmonisant l'utilisation des outils et en instaurant la confiance grâce à des pratiques transparentes

Quand devez-vous créer des normes de communication au sein de votre équipe ?

Il n'y a jamais de mauvais moment pour faire cet exercice. Il est particulièrement utile lorsque les membres de l'équipe sont en situation de burnout ou lorsque les attentes concernant la manière et le moment de communiquer ne sont pas claires.

4 avantages à définir des normes de communication au sein de l'équipe

Le Teamwork Lab d'Atlassian a mené une expérience interne sur la définition de normes de communication et a rapporté les résultats suivants :

Encouragement d'une communication productive : 74 % des cadres affirment que le manque de communication nuit à la rapidité et à la qualité du travail. Des normes de communication explicites aident chacun à faire son travail de manière efficace et efficiente.
Réduction du stress et amélioration de la productivité : des recherches montrent que le déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée ou l'incapacité à se déconnecter ont un impact sur le niveau de stress et la productivité au travail. La définition de normes et de limites claires en matière de communication peut réduire le stress au sein de l'équipe et ouvrir la voie à une collaboration efficace.
Création d'un espace pour un travail significatif : 65 % des travailleurs du savoir affirment qu'il est plus important de répondre rapidement aux messages que d'avancer sur les priorités clés. Sans accords de communication transparents, il peut être difficile pour les employés de trouver un équilibre entre le temps consacré à leur travail et les attentes en matière de collaboration.
Réduction de la surcharge de réunions : 78 % des employés déclarent qu'ils sont tenus d'assister à tant de réunions qu'il leur est difficile d'accomplir leur travail. Pour les équipes distribuées, des normes claires en matière de communication asynchrone et d'attentes en matière de réunions permettent de respecter les fuseaux horaires et les heures de travail, ce qui facilite la participation de tous.

1. Planifier une réunion

Durée estimée : 5 MIN

Envoyez une invitation à vos coéquipiers pour une réunion d'une heure. Veillez à inclure des informations contextuelles sur le sujet de la réunion.

Exemple de script

La demande :

Principalement à l'attention de Molly et d'Allison.
Relisez ma page et laissez des commentaires, notamment sur la lisibilité et la clarté du contenu.

Le contexte :

J'ai créé une page expliquant que nous avons décidé de changer de cap dans le dernier projet.
Elle doit être partagée avec les parties prenantes, Jolene et Dolly, afin de les tenir informées.
Elles ont beaucoup de tâches à gérer, donc le résumé doit être concis.

Allez plus loin :

Cette page porte sur la nouvelle orientation du projet.
Nous remplaçons l'ancienne fonctionnalité par une nouvelle à la suite des récents retours de la direction.
La nouvelle orientation exige un léger ajustement des rôles, en particulier pour Molly et Allison.

Astuce : obtenez de l'aide pour la rédaction

Faites appel à l'Agent Rovo Créateur de contenu pour rédiger votre plan et/ou votre script.

2. Installer un tableau blanc

Durée estimée : 2 MIN

Installez un tableau blanc numérique ou physique pour guider la conversation en cinq sections :

Choisir le moment opportun pour envoyer vos messages
Attentes en matière de réponse
Inclusivité
Visibilité
Normes de communication au sein de l'équipe

Remarque concernant les coéquipiers en astreinte : les rotations d'astreinte constituent un cas particulier. Comme elles nécessitent une disponibilité en dehors des heures de travail normales, elles ne sont pas prises en compte dans le périmètre de cet exercice.

3. Planter le décor

Durée estimée : 5 min

Commencez la conversation en expliquant pourquoi l'équipe se réunit et en instaurant un espace propice à la discussion. Le fait qu'un dirigeant fasse cette introduction peut aider à obtenir l'adhésion de tous et à communiquer l'importance de la conversation.

Au cours de l'introduction, mettez en avant quelques défis auxquels les membres de l'équipe ont été confrontés, comme la pression exercée pour répondre en dehors des heures de travail, ou les objectifs que vous vous êtes fixés pour améliorer la communication, comme clarifier les attentes et être plus inclusif dans la prise de décision.

Pour rendre la conversation aussi productive que possible, partagez également quelques accords communs, par exemple :

Écoutez en gardant l'esprit ouvert.
Sortez des sentiers battus. Il n'y a pas de mauvaises réponses pendant cette réunion.
Partagez autant que vous le souhaitez.
Rappelez-vous que l'expérience de chacun est valable.
Soyez honnête et franc au sujet des problèmes et des risques potentiels.
Formulez des critiques constructives en vous concentrant sur les moyens d'améliorer les choses plutôt que de blâmer.

4. Identifier les défis à relever

Durée estimée : 10 min

Commencez par chercher à comprendre pourquoi certains membres de l'équipe ont l'impression de ne pas pouvoir se déconnecter après le travail. Si vous n'utilisez pas le modèle de tableau blanc Confluence, écrivez ces trois questions sur le tableau :

Lorsque vous recevez des messages en dehors de vos heures de travail, avez-vous l'impression de devoir y répondre immédiatement ?
Une fois votre journée de travail terminée, craignez-vous que des décisions importantes soient prises sans votre avis ?
Avez-vous parfois l'impression que le fait de ne pas répondre pendant les heures de travail peut donner l'impression que vous n'êtes pas suffisamment engagé ?

Donnez à l'équipe 10 minutes pour répondre à ces questions à l'aide d'autocollants « Oui » ou « Non » pour un tableau blanc numérique ou de marqueurs verts et rouges pour les tableaux blancs physiques.

Les réponses détermineront le type de normes de communication qui serait le plus utile à l'équipe :

Si plusieurs personnes ont répondu « Oui » à la question 1, essayez les exercices A, B et D.
Si plusieurs personnes ont répondu « Oui » à la question 2, essayez l'exercice C.
Si plusieurs personnes ont répondu « Oui » à la question 3, essayez les exercices A, B et D.

5. Passer en revue les deux étapes de chaque exercice

Durée estimée : 1 min

Divisez chaque exercice en deux parties :
1. Brainwriting (3 minutes) : demandez aux membres de l'équipe d'ajouter leurs réponses aux instructions affichées sur des post-its. (Une réponse ou une idée par post-it.)

2. Discussion et engagement (7 minutes) : discutez des réponses en équipe et décidez de votre processus et de vos normes de communication. Notez ces décisions sur des post-its dans la section intitulée « Normes de communication de notre équipe ».

6. Exercice A : Choisir le moment opportun pour envoyer vos messages

Durée estimée : 10 min

Demandez au groupe :

Quel est le meilleur moment pour envoyer des communications à l'équipe ?

Les messages directs doivent-ils être envoyés à tout moment ou conservés pour le début de la journée de chacun ?

Encore une fois, consacrez trois minutes au brainwriting et sept minutes à la discussion et à la prise d'engagement.

7. Exercice B : Attentes en matière de réponse

Durée estimée : 10 min

Demandez au groupe :

Quel délai de réponse les coéquipiers doivent-ils respecter en dehors de leurs heures de travail habituelles ?

Quand faut-il idéalement lire et répondre aux messages ?

Encore une fois, consacrez trois minutes au brainwriting et sept minutes à la discussion et à la prise d'engagement.

8. Exercice C : Inclusivité

Durée estimée : 10 min

Demandez au groupe :

Comment pouvons-nous recueillir les commentaires de tout le monde ?

Comment chacun peut-il participer aux discussions importantes, quel que soit son fuseau horaire ?

Comment le processus pourrait-il changer en fonction du type de décision à prendre ?

Encore une fois, consacrez trois minutes au brainwriting et sept minutes à la discussion et à la prise d'engagement.

9. Exercice D : Visibilité

Durée estimée : 10 min

Demandez au groupe :

Comment pouvons-nous indiquer les informations urgentes afin qu'elles soient remarquées ?

Quelle est la meilleure façon de marquer les communications comme critiques ou urgentes ?

Où devons-nous publier les mises à jour importantes afin que les gens puissent les consulter dès qu'ils se connectent ?

Encore une fois, consacrez trois minutes au brainwriting et sept minutes à la discussion et à la prise d'engagement.

10. Passer en revue les normes de communication au sein de l'équipe

Durée estimée : 10 min

Au fur et à mesure que l'équipe passe en revue chaque exercice, ajoutez les décisions prises pour chaque sujet dans la section appropriée ci-dessous afin d'établir des normes concernant :

Quand les communications de l'équipe seront-elles envoyées ?
Quand attendons-nous que les membres lisent les messages et y répondent ?
Comment recueillons-nous les commentaires de tout le monde ?
Comment partageons-nous les informations urgentes ?
Toute autre norme de communication au sein de l'équipe qui ressort de la conversation

11. Documenter et enregistrer les décisions

Durée estimée : 5 min

Consignez les décisions prises par votre équipe afin que les normes ne soient pas oubliées à la fin de la réunion.

Documentez les décisions dans l'espace de travail partagé de votre équipe, par exemple sur une page Confluence ou dans un canal Slack.
Facilitez la recherche en épinglant le message Slack ou en ajoutant la page aux favoris dans le canal de chat de votre équipe.

Conseil : obtenez le soutien de votre responsable

Si un membre de l'équipe anime cet exercice à la place d'un dirigeant, assurez-vous que les dirigeants connaissent ces normes de communication et demandez-leur de vous aider à les renforcer. Leur soutien peut grandement contribuer à transformer les accords en habitudes durables.