Norme di comunicazione del team

Inizia la conversazione spiegando perché il team sta partecipando alla riunione e creando uno spazio sicuro per discutere. Incaricare un leader di fare questa introduzione può aiutare a ottenere il consenso e a comunicare l'importanza della conversazione.

Durante l'introduzione, evidenzia alcune sfide che riscontrano i membri del team, come la pressione a dover rispondere al di fuori dell'orario di lavoro, o gli obiettivi che avete stabilito per migliorare la comunicazione, come spiegare le aspettative in modo chiaro ed essere più inclusivi nei processi decisionali.

Per rendere la conversazione il più produttiva possibile, condividi anche alcuni accordi reciproci, come:

• Ascolta con la mente aperta.
• Pensa fuori dagli schemi. Non ci sono risposte sbagliate durante questa riunione.
• Esprimiti in base a quanto ti senti a tuo agio.
• Ricorda che l'esperienza di ognuno è valida.
• Parla in modo onesto e sincero di potenziali problemi e rischi.
• Rendi le critiche costruttive concentrandoti sui modi per migliorare piuttosto che sull'incolpare.

Per prima cosa, scopri perché alcuni membri del team potrebbero sentire di non riuscire a scollegarsi dal lavoro a fine giornata. Se non stai usando il modello di lavagna Confluence, scrivi queste tre domande sulla lavagna:

1. Quando ricevi messaggi al di fuori dell'orario di lavoro, senti di dover rispondere immediatamente?
2. Al termine della giornata lavorativa, temi che possano essere prese decisioni importanti senza il tuo contributo?
3. Ti capita mai di pensare che se non rispondi durante l'orario di lavoro canonico dai l'impressione di essere poco interessato/a?

Dai al team 10 minuti per rispondere a queste domande usando degli adesivi con la scritta "Sì" o "No" per la lavagna digitale o dei pennarelli verdi e rossi per la lavagna fisica.

In base alle risposte potrai determinare quali norme di comunicazione sarebbero più utili per il team:

• Se diverse persone hanno risposto "Sì" alla domanda 1, prova gli esercizi A, B e D.
• Se più persone hanno risposto "Sì" alla domanda 2, prova l'esercizio C.
• Se diverse persone hanno risposto "Sì" alla domanda 3, prova gli esercizi A, B e D.

Dividi ogni esercizio in due sezioni:
* Brainwriting (3 minuti): chiedi ai membri del team di aggiungere le proprie risposte alle domande sulle note adesive (una risposta o un'idea per nota adesiva).

2. Discussione e impegno (7 minuti): commenta le risposte assieme al team e stabilite il vostro processo e le vostre norme di comunicazione. Scrivi le decisioni su delle note adesive nella sezione chiamata "Le norme di comunicazione del nostro team".

Chiedi al gruppo:

Qual è il momento migliore per inviare comunicazioni al team?

È giusto inviare messaggi diretti in qualsiasi momento della giornata o è meglio salvarli per poi inviarli all'inizio della giornata lavorativa del destinatario?

Di nuovo, dedica tre minuti al brainwriting e sette minuti alla discussione e alla definizione degli impegni.

Chiedi al gruppo:

Con che rapidità dovrebbero rispondere ai messaggi i membri del team al di fuori dell'orario lavorativo prestabilito?

Idealmente, entro quanto bisognerebbe leggere e rispondere ai messaggi?

Di nuovo, dedica tre minuti al brainwriting e sette minuti alla discussione e alla definizione degli impegni.

Chiedi al gruppo:

Come possiamo raccogliere il contributo di tutti?

Come possiamo assicurarci che tutti intervengano su discussioni importanti, indipendentemente dal fuso orario in cui lavorano?

In che modo potrebbe cambiare il processo a seconda del tipo di decisione da prendere?

Di nuovo, dedica tre minuti al brainwriting e sette minuti alla discussione e alla definizione degli impegni.

Chiedi al gruppo:

Come possiamo segnalare le informazioni che devono essere visualizzate entro un breve periodo di tempo, in modo che nessuno se le perda?

Qual è il modo migliore per contrassegnare le comunicazioni come critiche o urgenti?

Dove dovremmo pubblicare gli aggiornamenti importanti in modo che tutti li vedano non appena accedono al sistema di lavoro?

Di nuovo, dedica tre minuti al brainwriting e sette minuti alla discussione e alla definizione degli impegni.

Mentre il team svolge ognuno degli esercizi, aggiungi le decisioni prese in merito a ciascun argomento nella sezione appropriata tra quelle riportate di seguito per creare norme su:

• Quando verranno inviate le comunicazioni del team
• Entro quanto ci si aspetta che le persone leggano e rispondano ai messaggi
• Come raccogliamo il contributo di tutti
• Come condividiamo le informazioni che devono essere visualizzate entro breve tempo
• Qualsiasi altra norma di comunicazione del team che emerge durante la conversazione

Acquisisci ciò che è stato concordato dal team per evitare che le norme vengano dimenticate al termine della riunione.

• Documenta le decisioni nello spazio di lavoro condiviso del team, come una pagina Confluence o un canale Slack.
• Semplifica la ricerca aggiungendo il messaggio Slack o contrassegnando la pagina come preferita nel canale di chat del team.