团队沟通规范

通过说明团队开会的原因，并营造安全的讨论氛围来开启对话。由领导者进行此类开场介绍，有助于争取团队成员的支持，并传递此次讨论的重要性。

在开场介绍中，需重点提及团队成员面临的部分挑战（例如，在非工作时间仍需回复消息的压力），或明确团队在改善沟通方面的目标（例如，清晰传达预期要求、在决策过程中更注重包容性）。

为了让讨论尽可能富有成效，还应同步告知团队几条共同约定，例如：

• 以开放的心态倾听。
• 打破常规去思考。本次会议中没有错误的答案。
• 分享您感到自在的内容即可。
• 请记住，每个人的经历都是合理的。
• 对潜在的问题和风险要诚实坦率。
• 提出批评意见时，应聚焦于改进方法而非指责他人，让反馈更具建设性。

首先，探究部分团队成员为何会在下班后仍感觉没有脱离工作状态。若您未使用 Confluence 白板模板，请在面板上写下以下三个问题：

1. 当您在非工作时间收到消息时，是否会觉得必须立即回复？
2. 工作日结束后，您是否会担心重要决策在没有您参与意见的情况下就被做出？
3. 您是否曾觉得，在核心工作时间不回复消息会显得不够投入？

给团队 10 分钟时间回答这些问题：若使用数字白板，可借助“是”或“否”贴纸标记答案；若使用实体白板，则用绿色和红色马克笔进行标注。

这些反馈将决定哪种沟通规范对团队最有帮助：

• 若有几个人对问题 1 的回答为“是”，则尝试开展练习 A、练习 B 和练习 D。
• 若有几个人对问题 2 的回答为“是”，则尝试开展练习 C。
• 若有几个人对问题 3 的回答为“是”，则尝试开展练习 A、练习 B 和练习 D。

将每个练习拆分为两个环节：
* 头脑写作（3 分钟）：让团队成员在便利贴上写下对提示问题的回答。（每张便利贴仅记录一个回答或一个想法。）

2. 讨论与承诺（7 分钟）：团队共同讨论收集到的回答，并确定团队后续的工作流程与沟通规范。将这些决策记录在便利贴上，并贴到名为“我们的团队沟通规范”的区域中。

向小组提问：

发送团队沟通消息的最佳时机是什么时候？

是否应该随时发送私信，还是留到对方一天工作开始时再发？

请再次按照“3 分钟头脑写作 + 7 分钟讨论与承诺”的流程进行。

向小组提问：

团队伙伴在核心工作时间之外，应多久回复消息？

理想情况下，人们应在何时阅读并回复消息？

请再次按照“3 分钟头脑写作 + 7 分钟讨论与承诺”的流程进行。

向小组提问：

我们该如何收集所有人的意见？

无论身处哪个时区，如何让所有人都能参与重要讨论？

决策流程会如何根据需制定的决策类型而变化？

请再次按照“3 分钟头脑写作 + 7 分钟讨论与承诺”的流程进行。

向小组提问：

如何标记时效性信息以确保其被注意到？

将沟通消息标记为“关键”或“紧急”的最佳方式是什么？

我们应将重要更新发布在何处，才能让人们一登录就能看到？

请再次按照“3 分钟头脑写作 + 7 分钟讨论与承诺”的流程进行。

当团队完成每一项练习时，需将各个主题下的决策内容添加到下方对应版块，以制定关于以下方面的规范：

• 团队沟通消息将在何时发送
• 期望大家在何时阅读并回复消息
• 我们该如何收集所有人的意见
• 我们如何分享时效性信息
• 讨论过程中提出的其他团队沟通规范

记录团队达成的共识，确保会议结束后这些规范不被遗忘。

• 在团队的共享工作区（如 Confluence 页面或 Slack 频道）中记录决策。
• 通过置顶 Slack 消息或在团队聊天频道中为页面添加书签，让信息易于查找。