Normy komunikacji zespołowej

Współpraca z osobami z różnych stref czasowych i wykorzystującymi różne style komunikacji może być trudna. Ułatw to, uzgadniając normy komunikacji zespołowej.

Przygotowanie

10 min

Czas trwania

75 min

Osoby

2–10

5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE

Zidentyfikuj bolączki lub wyzwania związane z komunikacją w Twoim zespole.
Przeprowadź burzę mózgów na temat dostosowania sposobu komunikacji zespołu, aby poprawić określanie terminów, inkluzywność i widoczność.
Dokumentuj decyzje i wdrażaj je w praktyce, aby zobaczyć, co działa dobrze, a co wymaga dalszej poprawy.

POTRZEBNE ELEMENTY

Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
Tablica cyfrowa lub fizyczna (patrz szablony)
Markery, karteczki samoprzylepne i czas na spotkania osobiste

Zasoby do gry

Gra Uzgodnienia dotyczące współpracy i szablon

Team Communication Norms Template

Jak stworzyć normy komunikacji zespołowej

Usprawnij współpracę, zwłaszcza w różnych strefach czasowych, uzgadniając, w jaki sposób członkowie Twojego zespołu będą się ze sobą komunikować.

Czym jest norma komunikacji zespołowej?

Normy komunikacji zespołowej to oczekiwania co do tego, jak członkowie zespołu się zachowują i wchodzą ze sobą w interakcje. Mogą one obejmować instrukcje, co należy, a czego nie należy robić, aby komunikacja była płynna, oparta na wzajemnym szacunku i inkluzywna.

Czemu ma służyć gra Normy komunikacji zespołowej?

Każdy ma własny styl komunikacji, co może rodzić wyzwania związane ze zrozumieniem i kulturą zespołu. Zespoły rozproszone często odczuwają te bolączki jeszcze bardziej, ponieważ pracują w kilku strefach czasowych. Osiąganie celów wymaga znalezienia wspólnej płaszczyzny.

To szybkie ćwiczenie praktyczne pomaga zespołowi tworzyć wspólne normy, które usprawniają współpracę — niezależnie od miejsca i czasu pracy.

Dzięki tym normom zespół może:

objaśniać oczekiwania dotyczące komunikacji w różnych strefach czasowych;
uwzględniać godziny pracy przez równoważenie dostępności;
wspierać integrację, tworząc przestrzeń dla wszystkich głosów;
zwiększać swoją efektywność, dostosowując wykorzystanie narzędzi i budując zaufanie dzięki przejrzystym praktykom.

Kiedy należy stworzyć normy komunikacji zespołowej?

Zawsze jest dobry moment na wykonanie tego ćwiczenia. Jest ono szczególnie pomocne, gdy członkowie zespołu doświadczają wypalenia lub gdy niejasne są oczekiwania dotyczące tego, jak i kiedy się komunikować.

4 korzyści z ustalenia norm komunikacji zespołowej

Grupa Teamwork Lab z firmy Atlassian przeprowadziła wewnętrzny eksperyment dotyczący ustalenia norm komunikacyjnych i przedstawiła następujące wnioski:

Sprzyjanie produktywnej komunikacji: 74% członków kierownictwa twierdzi, że brak komunikacji ogranicza szybkość i jakość pracy. Jasno sprecyzowane normy komunikacji pomagają wszystkim wykonywać pracę sprawnie i efektywnie.
Ograniczenie stresu i poprawa produktywności: badania pokazują, że brak równowagi między życiem zawodowym i prywatnym lub brak umiejętności rozgraniczenia pracy od życia prywatnego wpływa na poziom stresu i produktywność w miejscu pracy. Wyznaczenie jasnych norm i granic komunikacji może rozładować stres w zespole i utorować drogę do skutecznej współpracy.
Stworzenie przestrzeni do sensownej pracy: 65% pracowników wiedzy twierdzi, że szybkie reagowanie na wiadomości jest ważniejsze niż robienie postępów w realizacji najważniejszych priorytetów. Bez przejrzystych umów dotyczących komunikacji pracownikom może być trudno zrównoważyć czas skupienia z oczekiwaniami dotyczącymi współpracy.
Ograniczenie liczby spotkań: 78% pracowników twierdzi, że oczekuje się od nich uczestnictwa w tak wielu spotkaniach, iż trudno im wykonywać swoją pracę. W przypadku zespołów rozproszonych jasne normy dotyczące komunikacji asynchronicznej i oczekiwań związanych z udziałem w spotkaniach pomagają dostosować się do stref czasowych i godzin pracy, ułatwiając wszystkim uczestnictwo.

1. Zaplanowanie spotkania

Szac. czas: 5 MIN

Wyślij zaproszenie na godzinne spotkanie z kolegami z zespołu. Pamiętać, aby zamieścić kontekst dotyczący tematu spotkania.

Przykładowy scenariusz

Prośba:

Głównie do Molly i Allison.
Przejrzyj moją stronę i dodaj komentarze, szczególnie w odniesieniu do czytelności strony i przejrzystości treści.

Kontekst:

Przygotowana przeze mnie strona szczegółowo opisuje naszą decyzję o zmianie kierunku rozwoju najnowszego projektu.
Należy ją udostępnić interesariuszkom Jolene i Dolly, aby były na bieżąco.
O ich uwagę zabiega wiele osób, więc przekaz powinien być wyrazisty.

Wejdź głębiej:

Strona dotyczy nowego kierunku rozwoju projektu.
Pod wpływem ostatnich opinii kierownictwa przechodzimy od starej funkcji do nowej.
Nowy kierunek wymaga niewielkiej zmiany dotyczącej ról, szczególnie w przypadku Molly i Allison.

Wskazówka: Uzyskaj pomoc w tworzeniu tekstów

Użyj agenta Rovo o nazwie Kreator komunikacji, aby sporządzić konspekt i/lub scenariusz.

2. Utworzenie tablicy

Szac. czas: 2 MIN

Na potrzeby rozmowy stwórz cyfrową lub fizyczną tablicę zawierającą pięć sekcji:

Ustalenie terminów wiadomości
Oczekiwania dotyczące odpowiedzi
Inkluzywność
Widoczność
Normy komunikacji zespołowej

Notatka o kolegach z zespołu pełniących dyżury domowe: rotacje dyżurów domowych to szczególny przypadek. Ponieważ wymagają dostępności poza podstawowymi godzinami pracy, nie mieszczą się w zakresie tego ćwiczenia.

3. Przedstawienie kontekstu

Szac. czas: 5 min

Rozpocznij rozmowę, wyjaśniając powód spotkania i tworząc bezpieczne miejsce do dyskusji. Wykorzystanie do tego celu lidera może pomóc w zdobyciu akceptacji i uzmysłowieniu znaczenia rozmowy.

W ramach wprowadzenia zwróć uwagę na kilka wyzwań, przed którymi stoją członkowie zespołu, takich jak presja, aby odpowiadać poza godzinami pracy, lub celów związanych z poprawą komunikacji, takich jak zapewnienie jasności oczekiwań i bardziej inkluzywne podejmowanie decyzji.

Aby rozmowa była jak najbardziej produktywna, podziel się też kilkoma wspólnymi uzgodnieniami, takimi jak:

Słuchaj, zachowując otwarty umysł.
Myśl nieszablonowo. Podczas tego spotkania nie ma złych odpowiedzi.
Udziel takich informacji, jakie uznasz za stosowne.
Pamiętaj, że doświadczenie każdej osoby jest ważne.
Szczerze przedstaw potencjalne problemy i zagrożenia.
Aby krytyka była konstruktywna, skup się na sposobach poprawy, a nie na szukaniu winnych.

4. Określenie wyzwań, którymi należy się zająć

Szac. czas: 10 min

Najpierw sprawdź, dlaczego niektórzy członkowie zespołu mają wrażenie, że nie mogą się „wyłączyć” po godzinach pracy. Jeśli nie używasz szablonu tablicy Confluence, zapisz te trzy pytania na tablicy:

Czy kiedy dostajesz wiadomości poza godzinami pracy, czujesz, że musisz od razu odpowiedzieć?
Czy po zakończeniu dnia pracy martwisz się, że ważne decyzje mogą zapaść bez Twojego udziału?
Czy miewasz wrażenie, że nieodpowiadanie w godzinach pracy mogłoby wskazywać na brak zaangażowania?

Daj zespołowi 10 minut na odpowiedź na te pytania za pomocą naklejek „Tak” lub „Nie” na tablicy cyfrowej albo zielonych lub czerwonych markerów w przypadku tablic fizycznych.

Odpowiedzi określą, który rodzaj norm komunikacji byłby najbardziej pomocny dla zespołu:

Jeśli kilka osób odpowiedziało „Tak” na pytanie 1, spróbuj ćwiczeń A, B i D.
Jeśli kilka osób odpowiedziało „Tak” na pytanie 2, spróbuj ćwiczenia C.
Jeśli kilka osób odpowiedziało „Tak” na pytanie 3, spróbuj ćwiczeń A, B i D.

5. Ocena dwóch kroków w przypadku każdego ćwiczenia

Szac. czas: 1 min

Podziel każde ćwiczenie na dwie sekcje:
* Brainwriting (3 minuty): poproś członków zespołu o dodanie odpowiedzi do podpowiedzi na karteczkach samoprzylepnych. (Jedna odpowiedź lub jeden pomysł na karteczkę).

2. Dyskusja i zaangażowanie (7 minut): omów odpowiedzi w zespole i wybierz dla siebie proces i normy komunikacji. Zapisz te decyzje na karteczkach samoprzylepnych w sekcji „Normy komunikacji naszego zespołu”.

6. Ćwiczenie A: ustalenie terminów wiadomości

Szac. czas: 10 min

Zapytaj grupę:

Kiedy jest najlepszy czas na wysyłanie komunikatów do zespołu?

Czy bezpośrednie wiadomości powinny być wysyłane w dowolnym momencie, czy zapisywane w celu wysłania na początku dnia?

Ponownie poświęć trzy minuty na brainwriting i siedem minut na dyskusję i zaangażowanie.

7. Ćwiczenie B: oczekiwania dotyczące odpowiedzi

Szac. czas: 10 min

Zapytaj grupę:

Jak szybko koledzy z zespołu powinni odpowiadać na wiadomości poza podstawowymi godzinami pracy?

Kiedy najlepiej czytać wiadomości i na nie odpowiadać?

Ponownie poświęć trzy minuty na brainwriting i siedem minut na dyskusję i zaangażowanie.

8. Ćwiczenie C: inkluzywność

Szac. czas: 10 min

Zapytaj grupę:

Jak możemy zebrać informacje od wszystkich?

W jaki sposób każdy może uczestniczyć w ważnych dyskusjach bez względu na strefę czasową?

Jak proces może się zmienić w zależności od rodzaju decyzji, którą należy podjąć?

Ponownie poświęć trzy minuty na brainwriting i siedem minut na dyskusję i zaangażowanie.

9. Ćwiczenie D: widoczność

Szac. czas: 10 min

Zapytaj grupę:

Jak możemy oznaczać pilne informacje, aby zostały zauważone?

Jaki jest najlepszy sposób na oznaczenie komunikatu jako krytycznego lub pilnego?

Gdzie powinniśmy publikować ważne aktualizacje, aby ludzie zobaczyli je zaraz po zalogowaniu?

Ponownie poświęć trzy minuty na brainwriting i siedem minut na dyskusję i zaangażowanie.

10. Ocena norm komunikacji zespołowej

Szac. czas: 10 min

Gdy zespół wykonuje poszczególne ćwiczenia, dodawaj decyzje z każdego tematu do odpowiedniej sekcji poniżej, aby stworzyć normy dotyczące następujących kwestii:

Kiedy komunikaty będą wysyłane do zespołu
Kiedy oczekujemy odczytywania wiadomości i odpowiadania na nie
Jak zbieramy informacje od wszystkich
Jak udostępniamy pilne informacje
Wszelkie inne normy komunikacji zespołowej, które pojawią się podczas rozmowy

11. Udokumentowanie decyzji i dodanie do nich zakładek

Szac. czas: 5 min

Zapisz uzgodnienia swojego zespołu, aby normy nie zostały zapomniane po zakończeniu spotkania.

Dokumentuj decyzje we wspólnej przestrzeni roboczej zespołu, na przykład na stronie Confluence lub kanale Slack.
Ułatw wyszukiwanie, przypinając wiadomość na Slacku lub dodając stronę do zakładek na kanale czatu zespołu.

Wskazówka: Uzyskaj wsparcie menedżera

Jeśli to członek zespołu prowadzi ćwiczenie zamiast menedżera, upewnij się, że lider jest świadomy tych norm komunikacji, i poproś go o wzmocnienie ich przestrzegania. Takie wsparcie może znacząco pomóc w przełożeniu wspólnych ustaleń w nawyki.