チーム コミュニケーション規範
コミュニケーション スタイルやタイム ゾーンが異なる人々とコラボレーションするのは難しい場合があります。チーム コミュニケーション規範を全員で定めることにより、簡単にコミュニケーションを行えるようにしましょう。
準備時間
10 分
ランタイム
75 分
人数
2 - 10
5 秒の要約
- チーム コミュニケーションの問題点や課題を見つけます。
- チームのコミュニケーション方法をどのように調整すればタイミング、受容性、可視性を向上できるかをブレーンストーミングします。
- 決定事項を文書化して実行に移し、何がうまく機能し、何をさらに改善すべきかを確認します。
プレイのリソース
チーム コミュニケーション規範を作成する方法
チームのコミュニケーション方法について合意することで、特にタイム ゾーンを越えたコラボレーションを改善できます。
チーム コミュニケーション規範とは
チーム コミュニケーション規範とは、チーム メンバーに対して期待される行動や交流の仕方です。たとえば、常に円滑で、礼儀正しく、受容的な方法でコミュニケーションを行うために、すべきこととすべきでないことを含めます。
チーム コミュニケーション規範プレイを実行する理由
コミュニケーション スタイルは人によって異なるため、誤解が生じたり、チームの文化に影響を及ぼしたりすることがあります。特に、複数のタイム ゾーンにまたがって作業している分散チームは、このような問題をいっそう強く感じがちです。ゴールを達成するためには、共通の基盤を見つける必要があります。
この簡単で実践的な演習は、いつどこで作業していてもコラボレーションを改善できる、共通の規範を共同で作成するのに役立ちます。
この規範により、次のことが可能になります。
- タイム ゾーンを超えたコミュニケーションに対する期待を明確化する
- 稼働可能な時間のバランスを取ることで、勤務時間を尊重する
- 全員が意見を述べるためのスペースを作って受容性を推進する
- 使用するツールを統一し、透明性の高いプラクティスを通じて信頼を築くことで、チームの効果を高める
チーム コミュニケーション規範を作成するタイミング
この演習はいつでも実施できます。特に、チーム メンバーが燃え燃え尽き症候群に陥っている場合や、コミュニケーションの方法とタイミングに関する期待が明確でない場合に役立ちます。
チーム コミュニケーションの規範を設定する 4 つのメリット
アトラシアンの Teamwork Lab はコミュニケーション規範の作成に関する社内実験を行い、以下のように報告しています。
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生産的なコミュニケーションの奨励: 経営幹部の 74% が、コミュニケーションの欠如が作業のスピードと質を低下させていると答えています。明確なコミュニケーション規範を設定すれば、誰もが効率的かつ効果的に作業しやすくなります。
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ストレスの軽減と生産性の向上: 調査によると、仕事とプライベートのバランスが取れていない、または仕事とプライベートを切り離せないと、ストレスが溜まり、職場の生産性が低下することがわかっています。コミュニケーションについての明確な規範と境界を設定することで、チームのストレスを和らげ、影響力のあるコラボレーションへの道を開くことができます。
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有意義な作業を行う時間の創出: ナレッジ ワーカーの 65% が、最優先事項に取り組むことよりも、メッセージに迅速に対応することが重要だと答えています。コミュニケーションに関する透明性の高い合意がなければ、最優先事項に集中する時間とコラボレーションに対する期待のバランスをとることが難しくなります。
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ミーティングの負荷の削減: 78% の従業員が、ミーティングが多すぎて期日までに作業を完了できないと答えています。分散チームにとっては、非同期のコミュニケーションとミーティングに対する期待に関する明確な規範を設けることで、タイム ゾーンと勤務時間を尊重し、全員が参加しやすくなります。
1. ミーティングを計画する
予測時間: 5 分
1 時間のミーティングのカレンダ招待をチーム メイトに送ります。ミーティングのトピックに関する背景情報を必ず含めます。
質問:
- 主な対象者は、Molly と Allison です。
マイ ページを確認し、特にページの読みやすさとコンテンツの明確性に関してコメントを残してください。
コンテキスト:
- 最新プロジェクトの方向性を変更するという決定について詳しく説明するページを作成しました。
- これは、関係者である Jolene と Dolly に情報を提供するために共有されます。
彼らは競争を重ねて注目を集めようとしているので、これは明快であるはずです。
さらに詳しく:
- このページは新しいプロジェクトの方向性について説明するものです。
- リーダーからの最近のフィードバックに基づき、古い機能から新しい機能へと方向転換しようとしています。
新しい方向性では、特に Molly と Allison の役割を少し変更する必要があります。
ヒント: 記述の手助けを得る
Comms Crafter Rovo エージェントを使用して、要約やスクリプトのドラフトを作成できます。
2. ホワイトボードを準備する
予測時間: 2 分
会話の指針となるよう、デジタルまたは物理ホワイトボードを次の 5 つのセクションに分けます。
- メッセージを送るタイミング
- 応答に対する期待
- 受容性
- 視認性
チーム コミュニケーション規範
オンコール チーム メイトに関する注意: オンコールのローテーションは例外です。コア勤務時間外にも対応できる必要があるため、この演習のスコープ外とみなします。
3. 場を設定する
予測時間: 5 分
まずは、チーム ミーティングを行う理由を説明し、安心して意見を言える場を創出します。リーダーがこの導入部分を行うことで、賛同を得て、会話の重要性を伝えやすくなります。
導入部分では、勤務時間外に対応しなければならないというプレッシャーを感じているなど、チーム メンバーが経験している課題や、期待を明確にする、意思決定における受容性を高めるなど、コミュニケーションを改善するためのゴールを強調します。
できるだけ生産的な会話を行うために、全員が次のような点に合意します。
- 広く意見を受け入れる気持ちで耳を傾ける。
- 常識に囚われずに考える。このミーティングでは間違った答えはない。
- できる限り意見を述べる。
- 誰の経験にも価値があることを忘れない。
- 潜在的な問題やリスクについて、正直かつ率直に話す。
- 非難するのではなく、どうすれば改善できるかに焦点を当てて、建設的に意見を言う。
4. 対処すべき課題を特定する
予測時間: 10 分
まず、一部のチーム メンバーが勤務時間後も仕事から抜け出せないと感じている理由を探ります。Confluence ホワイトボード テンプレートを使用しない場合は、次の 3 つの質問をボードに書きます。
- 勤務時間外にメッセージが届いたら、すぐに返答しなければいけないと感じますか?
- 勤務時間終了後、自分の意見なしに重要な決定が下されるのではないかと心配ですか?
- 勤務時間中に応答しないと、あまり熱心に取り組んでいないように見えるのではないかと感じたことはありますか?
所要時間は 10 分です。デジタル ホワイトボードの場合は「はい」または「いいえ」のステッカーを、物理的なホワイトボードには緑と赤のマーカーを使って、これらの質問に回答してもらいます。
この回答によって、どのコミュニケーション規範がチームにとって最も役立つかが決まります。
- 質問 1 に「はい」と答える人がいたら、演習 A、B、D を実行してください。
- 質問 2 に「はい」と答える人がいたら、演習 C を実行してください。
- 質問 3 に「はい」と答える人がいたら、演習 A、B、D を実行してください。
5. 各演習について 2 つのステップを確認する
予測時間: 1 分
各演習を 2 つのセクションに分けます。
* ブレーンライティング (3 分): チーム メンバーに、付箋のプロンプトに回答を記入してもらいます。(付箋 1 枚につき 1 つの回答またはアイデアを記入。)
2. ディスカッションと決定 (7 分): 回答について全員で話し合い、プロセスとコミュニケーションの規範を決めます。「私たちのチーム コミュニケーション規範」というセクションの付箋にそれらの決定を記録します。
6. 演習 A: メッセージを送るタイミング
予測時間: 10 分
グループに質問:
チーム コミュニケーションを送るのに最適なタイミングはいつですか?
ダイレクト メッセージはいつでも送信してよいですか、それとも相手の始業時間まで待つべきですか?
再び、3 分間かけてブレーンライティングを行い、7 分間かけてディスカッションと決定を行います。
7. 演習 B: 応答に対する期待
予測時間: 10 分
グループに質問:
勤務時間外は、どのくらいの速さでメッセージに返信すべきですか?
どのタイミングでメッセージを読んで返信するのが理想ですか?
再び、3 分間かけてブレーンライティングを行い、7 分間かけてディスカッションと決定を行います。
8. 演習 C: 受容性
予測時間: 10 分
グループに質問:
どうすれば全員の意見を聞くことができますか?
タイム ゾーンに関係なく全員が重要な議論に参加するにはどうすればよいですか?
下すべき決定の種類によって、プロセスはどのように変わりますか?
再び、3 分間かけてブレーンライティングを行い、7 分間かけてディスカッションと決定を行います。
9. 演習 D: 可視性
予測時間: 10 分
グループに質問:
時間的制約のある情報に注目してもらうにはどうすればよいですか?
コミュニケーションを重要または緊急としてマークする最良の方法は何ですか?
ログイン後すぐに重要な更新情報が表示されるようにするには、その情報をどこに投稿すればよいですか?
再び、3 分間かけてブレーンライティングを行い、7 分間かけてディスカッションと決定を行います。
10. チーム コミュニケーション規範をレビューする
予測時間: 10 分
各演習を進めながら、各トピックの決定事項を該当するセクションに追加して、以下に関する規範を作成します。
- チーム コミュニケーションを送るタイミングはいつか
- 相手はいつメッセージを読んで返信すべきか
- どうやって全員から意見を集めるのか
- 時間的制約のある情報をどのように共有するか
- 会話中に浮上したその他のチーム コミュニケーション規範
11. 決定事項を文書化およびブックマークする
予測時間: 5 分
ミーティングが終わっても規範を忘れないように、合意した内容を記録しておきましょう。
- チームの共有ワークスペース (Confluence ページや Slack チャンネルなど) に決定事項を記録します。
- Slack メッセージをピン留めするか、チームのチャット チャンネルでページをブックマークして、見つけやすくしましょう。
ヒント: マネージャーにサポートを求めましょう
マネージャーではなくチーム メンバーがこの演習の進行役を務める場合は、リーダーにこれらのコミュニケーション規範を認識してもらい、サポートを求めましょう。リーダーからのサポートは、合意を永続的な習慣に変えるのに大いに役立ちます。
フォローアップ
見直す
四半期ごとに定期的なチェックインを設定し、うまくいっている内容、調整が必要な内容をふりかえります。
その他のご質問がある場合は、
他の Atlassian Team Playbook のユーザーと会話を開始したり、サポートを受けたり、フィードバックを提供したりできます。
他のプレイも参照してください
ミーティング
週次チーム アップデート
別のミーティングを予定せずに、進捗を共有できます。
ミーティング
ページ主導のミーティング
より有意義なミーティングにするには、まず目的、期待される結果、主要な論点の概要を 1 ページにまとめます。
コミュニケーション
ユーザー マニュアル
チームメイトがあなたと働く最善の方法を理解するのに役立ちます。
デブリーフィング
ふりかえり
安全なスペースを提供し、何が有効で何が有効でなかったかについて話し合います。
最新に保つ
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録画中、Loom の Speaker Notes が表示されますが、視聴者には見えません。
ホワイトボードに記載する、会話の指針となる 5 つのセクション
コミュニケーションの課題を特定するための質問
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チームでのコミュニケーションの基準の要約