Normas de comunicación entre equipos

Colaborar con personas que tienen distintos estilos de comunicación y se encuentran en distintas zonas horarias puede ser complicado. Simplifícalo mediante el acuerdo de normas de comunicación entre equipos.

Personas trabajando en equipo en una mesa

Tiempo de preparación

10 min

Tiempo de ejecución

75 min

Personas

2-10

RESUMEN DE 5 SEGUNDOS

Identifica los puntos problemáticos o los desafíos de comunicación de tu equipo.
Haz una lluvia de ideas sobre cómo definir la forma en que tu equipo se comunica para mejorar el tiempo, la inclusión y la visibilidad.
Documenta las decisiones y ponlas en práctica para ver qué funciona y qué necesita mejoras adicionales.

QUÉ NECESITAS

Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Pizarra digital o física (ver plantillas)
Marcadores, notas de recordatorio y tiempo para las reuniones presenciales

Recursos de la estrategia

Plantilla y estrategia de acuerdos de trabajo

Team Communication Norms Template

Cómo crear normas de comunicación entre equipos

Mejora la colaboración, especialmente entre todas las zonas horarias, mediante un acuerdo de comunicación entre equipos.

¿Qué es una norma de comunicación entre equipos?

Las normas de comunicación entre equipos establecen expectativas sobre el comportamiento y la interacción entre miembros del equipo. Pueden incluir lo que se debe y no se debe hacer para mantener una comunicación fluida, respetuosa e inclusiva.

¿Por qué ejecutar la estrategia de normas de comunicación entre equipos?

Todos tenemos diferentes estilos de comunicación, lo que puede crear desafíos en relación con la comprensión y la cultura del equipo. Los equipos distribuidos suelen sufrir más estos problemas porque trabajan en distintas zonas horarias. Para alcanzar tus metas, es necesaria la búsqueda de puntos en común.

Este ejercicio rápido y práctico ayuda a tu equipo a crear normas compartidas que mejoran la colaboración, sin importar dónde o cuándo trabajes.

Estas normas permiten a tu equipo:

Definir las expectativas de comunicación en distintas zonas horarias
Respetar las horas de trabajo al equilibrar la disponibilidad
Apoya la inclusión permitiendo que se oigan todas las voces
Aumentar la eficacia del equipo coordinando el uso de las herramientas y generando confianza a través de prácticas transparentes

¿Cuándo deberías crear normas de comunicación entre equipos?

Nunca es mal momento para hacerlo. Es especialmente útil cuando los miembros del equipo experimentan agotamiento o cuando las expectativas sobre cómo y cuándo comunicarse no son claras.

4 ventajas de establecer normas de comunicación entre equipos

Teamwork Lab de Atlassian realizó un experimento interno para establecer normas de comunicación e informa de lo siguiente:

Fomentan la comunicación productiva: el 74 % de los ejecutivos dice que la falta de comunicación interfiere con la velocidad y la calidad del trabajo. Tener normas de comunicación explícitas ayuda a todo el mundo a hacer su trabajo de manera eficiente y eficaz.
Reducen el estrés y mejoran la productividad: hay estudios que demuestran que la falta de equilibrio entre la vida laboral y personal o la incapacidad de desconectar empeoran los niveles de estrés y la productividad en el lugar de trabajo. Establecer normas y límites claros para la comunicación puede aliviar el estrés del equipo y allanar el camino para una colaboración que tenga un impacto positivo.
Crean espacio para un trabajo significativo: el 65 % de los trabajadores especializados dice que es más importante responder rápidamente a los mensajes que avanzar en las principales prioridades. Sin acuerdos de comunicación transparentes, puede resultar difícil para los empleados equilibrar el tiempo de concentración con las expectativas de colaboración.
Reducen el exceso de reuniones: el 78 % de los trabajadores afirma que se espera que asista a tantas reuniones que es difícil terminar su trabajo. Para los equipos distribuidos, tener normas claras sobre la comunicación asíncrona y las expectativas para las reuniones ayuda a respetar las zonas horarias y los horarios de trabajo, lo que facilita la participación de todos.

1. Planifica una reunión

Tiempo estimado: 5 min

Envía una invitación de calendario para una reunión de una hora con tus compañeros de equipo. Asegúrate de incluir el contexto sobre el tema de la reunión.

Script de ejemplo

La pregunta:

Principalmente para Molly y Allison.
Revisa mi página y deja comentarios, especialmente sobre la legibilidad de la página y la claridad del contenido.

El contexto:

He creado una página detallando nuestra decisión de cambiar de dirección en el último proyecto.
Se compartirá con las partes interesadas Jolene y Dolly para mantenerlas informadas.
Tienen mucha competencia por la atención, así que esto debería ser conciso.

Profundiza:

La página trata sobre la nueva dirección del proyecto.
Estamos pasando de la función anterior a una nueva debido a los comentarios recientes del equipo directivo.
La nueva dirección requiere un ligero cambio de roles, sobre todo para Molly y Allison.

Consejo: Recibe ayuda para escribir

Usa el Agente Rovo Creador de comunicaciones para redactar tu resumen o script.

2. Configura una pizarra

Tiempo estimado: 2 MIN

Configura una pizarra digital o física para guiar la conversación con cinco secciones:

Sincroniza tus mensajes
Expectativas de respuesta
Inclusión
Visibilidad
Normas de comunicación entre equipos

Una nota sobre los compañeros del equipo de guardia: las rotaciones de guardia son un caso especial. Dado que requieren disponibilidad fuera del horario laboral principal, quedan fuera del alcance de este ejercicio.

3. Prepara el terreno

Tiempo estimado: 5 min

Abre la conversación: explica el motivo por el que se reúne el equipo y habilita un lugar seguro para el debate. Una introducción por parte de un líder fomenta la participación y traslada la importancia de la conversación.

Durante la introducción, destaca algunos desafíos a los que se hayan enfrentado los miembros del equipo, como la presión de tener que responder fuera del horario laboral, o los objetivos para mejorar la comunicación, como aportar claridad sobre las expectativas y ser más inclusivo en la toma de decisiones.

Para que la conversación sea lo más productiva posible, comparte también algunos acuerdos mutuos:

Escucha a tus compañeros con la mente abierta.
Piensa con originalidad. No hay respuestas incorrectas durante esta reunión.
Comparte todo lo que te parezca.
Recuerda que la experiencia de todo el mundo es válida.
Sé honesto y sincero sobre los posibles problemas y riesgos.
Haz que la crítica sea constructiva: céntrate en las formas de mejorar y no que se culpe a nadie.

4. Identifica los desafíos que se deben abordar

Tiempo estimado: 10 min

Primero, analiza por qué algunos miembros del equipo se sienten incapaces de desconectar fuera del horario laboral. Si no utilizas la plantilla de pizarra de Confluence, escribe estas tres preguntas en el tablero:

Cuando recibes mensajes fuera de tu horario laboral, ¿sientes que tienes que responder inmediatamente?
Una vez finalizada tu jornada laboral, ¿te preocupa que se puedan tomar decisiones importantes sin que aportes información?
¿Sientes en algún momento que si no respondes durante las horas principales puede parecer que estés menos comprometido?

Dale al equipo 10 minutos para responder a estas preguntas con pegatinas "Sí" o "No" en una pizarra digital o rotuladores verdes y rojos en pizarras físicas.

Las respuestas determinarán qué tipo de normas de comunicación serían de mayor utilidad para el equipo:

Si varias personas responden "Sí" a la pregunta 1, prueba los ejercicios A, B y D.
Si varias personas responden "Sí" a la pregunta 2, prueba el ejercicio C.
Si varias personas responden "Sí" a la pregunta 3, prueba los ejercicios A, B y D.

5. Revisa los dos pasos de cada ejercicio

Tiempo estimado: 1 min

Divide cada ejercicio en dos secciones:
* Lluvia de ideas anotadas (3 minutos): pide a los miembros del equipo que añadan sus respuestas a las indicaciones de las notas adhesivas. (Una respuesta o idea por nota adhesiva).

2. Debate y compromiso (7 minutos): comenta las respuestas en equipo y decide sobre el proceso y las normas de comunicación. Captura esas decisiones en notas adhesivas en la sección "Normas de comunicación de nuestro equipo".

6. Ejercicio A: Sincroniza tus mensajes

Tiempo estimado: 10 min

Pregunta al grupo:

¿Cuál es el mejor momento para enviar las comunicaciones del equipo?

¿Deben enviarse los mensajes directos en cualquier momento o cuando comience la jornada de cada persona?

Dedica tres minutos a hacer una lluvia de ideas anotadas y siete minutos a debatir y concretar.

7. Ejercicio B: Expectativas de respuesta

Tiempo estimado: 10 min

Pregunta al grupo:

¿Con qué celeridad deben responder los compañeros de equipo a los mensajes fuera de su horario laboral principal?

Idealmente, ¿cuándo se deben leer y responder los mensajes?

Dedica tres minutos a hacer una lluvia de ideas anotadas y siete minutos a debatir y concretar.

8. Ejercicio C: Inclusión

Tiempo estimado: 10 min

Pregunta al grupo:

¿Cómo podemos recopilar la opinión de todo el mundo?

¿Cómo puede participar todo el mundo en los debates importantes, sin importar la zona horaria?

¿En qué medida podría cambiar el proceso según el tipo de decisión que se deba tomar?

Dedica tres minutos a hacer una lluvia de ideas anotadas y siete minutos a debatir y concretar.

9. Ejercicio D: Visibilidad

Tiempo estimado: 10 min

Pregunta al grupo:

¿Cómo podemos marcar la información más urgente para que no pase desapercibida?

¿Cuál sería la mejor forma de marcar las comunicaciones como críticas o urgentes?

¿Dónde deberíamos publicar las novedades más importantes para que todo el mundo pueda verlas al iniciar sesión?

Dedica tres minutos a hacer una lluvia de ideas anotadas y siete minutos a debatir y concretar.

10. Revisa las normas de comunicación entre equipos

Tiempo estimado: 10 min

A medida que el equipo realiza cada ejercicio, añade las decisiones de cada tema a la sección correspondiente de abajo para crear normas sobre:

Cuándo se envían las comunicaciones del equipo
Cuándo se espera que se lean y respondan los mensajes
Cómo se recopilan las opiniones de todo el mundo
Cómo se comparte la información más urgente
Cualquier otra norma de comunicación entre equipos que surja durante el debate

11. Documenta y marca las decisiones

Tiempo estimado: 5 min

Registra lo que ha acordado tu equipo para que las normas no se olviden cuando termine la reunión.

Documenta las decisiones en el espacio de trabajo compartido de tu equipo, como una página de Confluence o un canal de Slack.
Haz que sea fácil de encontrar fijando el mensaje de Slack o marcando la página como favorito en el canal de chat de tu equipo.

Consejo: Consigue la ayuda de un gerente

Si este ejercicio lo realiza un miembro del equipo en lugar de un gerente, asegúrate de que el responsable conozca estas normas de comunicación y pídele que te ayude a reforzarlas. Su ayuda puede contribuir en gran medida a convertir los acuerdos en hábitos duraderos.