Normas de comunicação da equipe

Colaborar com pessoas que têm estilos de comunicação variados e estão em diferentes fusos horários pode ser complicado. Defina as normas de comunicação da equipe para resolver esse problema.

Tempo de preparo

10m

Tempo de execução

75 min

Pessoas

De 2 a 10

RESUMO DE CINCO SEGUNDOS

Identifique os problemas e desafios relacionados à comunicação da equipe.
Pense em como ajustar a forma como a equipe se comunica para melhorar o tempo, a inclusão e a visibilidade.
Registre as decisões e as coloque em prática para ver o que dá certo e o que precisa melhorar.

VOCÊ VAI PRECISAR DE:

Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
Quadro branco digital ou físico (veja os templates)
Marcadores, notas adesivas e tempo para fazer reuniões presenciais

Recursos da tática

Tática e template de acordos de trabalho

Team Communication Norms Template

Como criar as normas de comunicação da equipe

Para melhorar a colaboração, ainda mais em diferentes fusos horários, defina como sua equipe vai se comunicar.

O que é uma norma de comunicação da equipe?

As normas de comunicação definem as expectativas de como os membros da equipe podem se comportar e interagir uns com os outros. Elas incluem o que fazer e o que não fazer para manter a comunicação fluida, respeitosa e inclusiva.

Por que executar a tática de normas de comunicação da equipe?

Todo mundo tem estilos de comunicação diferentes, o que pode levar a desafios relacionados ao entendimento e cultura de equipe. Isso é sentido ainda mais nas equipes distribuídas, porque elas envolvem diferentes fusos horários. Para atingir as metas, é necessário chegar a um consenso.

Com esse exercício rápido e prático, sua equipe pode cocriar normas em comum que melhoram a colaboração, seja qual for o horário ou local de trabalho.

As normas ajudam sua equipe a:

Definir as expectativas de comunicação em diferentes fusos horários
Respeitar os horários de trabalho equilibrando a disponibilidade
Possibilitar a inclusão abrindo espaço para todas as vozes
Aumentar o desempenho da equipe alinhando o uso de ferramentas e criando confiança com práticas transparentes

Quando criar normas de comunicação da equipe?

Nunca há um momento ruim para fazer esse exercício. Ele é ainda mais útil quando os membros da equipe estão sentindo esgotamento ou quando não há clareza sobre como e quando se comunicar.

Quatro benefícios da definição de normas de comunicação da equipe

O Teamwork Lab da Atlassian realizou um experimento interno para definir normas de comunicação e atingiu o seguinte:

Promova uma comunicação produtiva: 74% dos executivos afirmam que a falta de comunicação interfere na velocidade e na qualidade do trabalho. Com normas de comunicação explícitas, todos podem trabalhar com eficiência e efetividade.
Reduza o estresse e melhore a produtividade: pesquisas mostram que a falta de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal ou a incapacidade de se desconectar do trabalho afetam os níveis de estresse e de produtividade. Definir normas e limites claros de comunicação alivia o estresse da equipe e possibilita uma colaboração mais impactante.
Possibilite o trabalho significativo: 65% dos profissionais do conhecimento afirmam que é mais importante responder às mensagens de imediato do que avançar nas principais prioridades. Sem acordos de comunicação transparentes, os funcionários podem ter dificuldade para equilibrar a concentração no trabalho e as expectativas de colaboração.
Diminua a carga de reuniões: 78% dos entrevistados afirmam que precisam participar de tantas reuniões que acabam dificultando a realização do trabalho. No caso das equipes distribuídas, definir normas claras sobre a comunicação assíncrona e atender às expectativas são processos que ajudam a respeitar os horários de trabalho e os diferentes fusos horários. Assim, fica mais fácil de participar para todo mundo.

1. Agende uma reunião

Tempo estimado: 5 min

Envie aos colegas de equipe um convite no calendário para uma reunião de uma hora. Não deixe de incluir o contexto sobre o tema da reunião.

Exemplo de script

A pergunta:

Em especial para Molly e Allison.
Revise minha página e deixe comentários, em especial sobre a legibilidade da página e a clareza do conteúdo.

O contexto:

Eu fiz uma página explicando a decisão de mudar de direção no projeto mais recente.
É para ser compartilhada com as partes interessadas Jolene e Dolly a fim de que fiquem informadas.
Elas têm muita competição em matéria de atenção, então isso deve ser nítido.

Vá mais fundo:

A página é sobre a nova direção do projeto.
A gente está mudando da função antiga para uma nova devido ao feedback recente da liderança.
A nova direção exige uma pequena alteração de funções, em especial para Molly e Allison.

Dica: busque ajuda para escrever

Use o agente Rovo Comms Crafter para redigir seu esboço e/ou roteiro.

2. Configure um quadro branco

Tempo estimado: 2 MIN

Configure um quadro branco digital ou separe um quadro físico para orientar a conversa incluindo cinco seções:

Horário das mensagens
Expectativa de resposta
Inclusão
Visibilidade
Normas de comunicação da equipe

Uma observação sobre colegas de plantão: esses profissionais são um caso especial. Como exigem disponibilidade fora do horário normal de trabalho, eles não estão no escopo desse exercício.

3. Prepare o cenário

Tempo estimado: 5 min

Inicie a conversa explicando o motivo da reunião da equipe e criando um espaço seguro para o diálogo. Um líder pode fazer essa introdução, o que ajuda a impulsionar a adesão das pessoas e transmitir a importância da conversa.

Durante a introdução, destaque alguns desafios que os membros da equipe estão enfrentando (como se sentirem pressionados a responder fora do horário de trabalho) ou metas para melhorar a comunicação (como esclarecer as expectativas e aumentar a inclusão na tomada de decisões).

Para que a conversa seja produtiva ao máximo, defina algumas expectativas em comum. Por exemplo:

Ouça com a mente aberta.
Pense fora da caixa. Não há respostas erradas durante a reunião.
Compartilhe o quanto você se sentir à vontade para dividir com os colegas.
Não se esqueça de que a experiência de todos é válida.
Aborde possíveis problemas e riscos com honestidade e franqueza.
Faça críticas construtivas se concentrando em maneiras de melhorar, em vez de culpar os outros.

4. Identifique os desafios a serem enfrentados

Tempo estimado: 10 min

Primeiro, avalie por que alguns membros da equipe sentem como se não conseguissem se desconectar depois do trabalho. Se você não estiver usando o template de quadro branco do Confluence, escreva estas três perguntas em um quadro físico:

Ao receber mensagens fora do horário de trabalho, você sente que precisa responder de imediato?
Depois que o dia de trabalho termina, você se preocupa que decisões importantes podem acontecer sem sua opinião?
Você já sentiu que não responder durante horários importantes pode soar como falta de comprometimento?

Dê à equipe 10 minutos para responder a essas perguntas usando adesivos “Sim” ou “Não” em um quadro branco digital ou marcadores verdes e vermelhos em um quadro físico.

As respostas determinam quais tipos de normas de comunicação são mais úteis para a equipe:

Se várias pessoas responderem com “Sim” à pergunta 1, tente os exercícios A, B e D.
Se várias pessoas responderem com “Sim” à pergunta 2, tente o exercício C.
Se várias pessoas responderem com “Sim” à pergunta 3, tente os exercícios A, B e D.

5. Revise as duas etapas de cada exercício

Tempo estimado: 1 min

Divida cada exercício em duas seções:
* Brainwriting (3 minutos): peça aos membros da equipe para adicionarem as respostas deles às perguntas utilizando notas adesivas. (Uma resposta ou ideia por nota adesiva.)

* Discussão e comprometimento (7 minutos): discuta as respostas em equipe e decida sobre o processo e normas de comunicação. Registre essas decisões em notas adesivas na seção chamada “Normas de comunicação da nossa equipe”.

6. Exercício A: Horário das mensagens

Tempo estimado: 10 min

Pergunte ao grupo:

Quando é a melhor hora para enviar as comunicações da equipe?

As mensagens diretas podem ser enviadas a qualquer momento ou no início do dia de trabalho de alguém?

Passe três minutos no brainwriting e sete na discussão e comprometimento.

7. Exercício B: Expectativa de resposta

Tempo estimado: 10 min

Pergunte ao grupo:

Com que rapidez os colegas de equipe devem responder às mensagens fora do horário de trabalho?

Qual é o momento ideal em que alguém deve ler e responder às mensagens?

Passe três minutos no brainwriting e sete na discussão e comprometimento.

8. Exercício C: Inclusão

Tempo estimado: 10 min

Pergunte ao grupo:

Como podemos coletar a opinião de todos?

Como todos podem participar de discussões importantes, seja qual for o fuso horário?

Como o processo pode mudar dependendo do tipo de decisão que precisa ser tomada?

Passe três minutos no brainwriting e sete na discussão e comprometimento.

9. Exercício D: Visibilidade

Tempo estimado: 10 min

Pergunte ao grupo:

Como podemos sinalizar informações urgentes para que elas sejam vistas?

Qual é a melhor maneira de definir as comunicações como importantes ou urgentes?

Onde devemos publicar atualizações importantes para que as pessoas as vejam assim que entrarem?

Passe três minutos no brainwriting e sete na discussão e comprometimento.

10. Revise as normas de comunicação da equipe

Tempo estimado: 10 min

À medida que a equipe realiza cada um dos exercícios, adicione as decisões de cada tema à seção apropriada abaixo para criar normas sobre o seguinte:

Quando as comunicações da equipe devem ser enviadas
Quando as pessoas devem ler e responder às mensagens
Como coletar as opiniões de todos
Como compartilhar informações urgentes
Outras normas de comunicação da equipe que podem surgir durante a conversa

11. Registre e favorite as decisões

Tempo estimado: 5 min

Anote os pontos em que sua equipe concordou para que as normas não sejam esquecidas quando a reunião terminar.

Documente as decisões no espaço de trabalho compartilhado da sua equipe, como uma página do Confluence ou um canal do Slack.
Facilite a localização fixando a mensagem do Slack ou marcando a página no canal de bate-papo da sua equipe.

Dica: obtenha apoio do gerente

Se um membro da equipe está conduzindo esse exercício em vez de um gerente, verifique se o líder está ciente dessas normas de comunicação e peça que ele ajude a reforçá-las. O apoio deles pode ajudar muito a transformar acordos em hábitos duradouros.