Gerechte Planung von Teambesprechungen
Meetings sind wichtig, aber ebenso wichtig ist es, Zeitzonen und persönliche Grenzen zu respektieren. Durch die gemeinsame Festlegung von Normen als Team wird sichergestellt, dass der Zeitplan für alle Seiten gerecht ist und niemanden ausschließt.
Vorbereitungszeit
5 Min.
LAUFZEIT
60 Min.
Teilnehmer
3–10
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Bestimmt als Team, zu welchen Zeiten Besprechungen am besten geplant werden sollten und wann sie vermieden werden sollten.
- Vereinbart, wie ihr mit Besprechungen umgeht, die außerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden müssen.
- Wenn sich dein Team und die Zeitzonen ändern, solltest du die zeitlichen Absprachen nochmals überprüfen und bei Bedarf anpassen.
DAS BRAUCHST DU
- Videokonferenz mit Bildschirmübertragung oder einen Meetingraum
- Tool für die digitale Zusammenarbeit
- Kalender-Tool, wie Google Kalender oder Outlook
- Whiteboard
- Filzstifte
- Haftnotizzettel
- Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
Spiel-Ressourcen
Gerechte Planung von Teambesprechungen
Meetings sind wichtig, aber ebenso wichtig ist es, Zeitzonen und persönliche Grenzen zu respektieren. Durch die gemeinsame Festlegung von Normen als Team wird sichergestellt, dass der Zeitplan für alle Seiten gerecht ist und niemanden ausschließt.
Was macht eine Besprechungszeit „gerecht“?
Eine gerechte Besprechungszeit erfüllt folgende Kriterien:
- Sie liegt für möglichst viele Teammitglieder innerhalb der Arbeitszeiten.
- Es werden die besten Möglichkeiten zur Teilnahme an Besprechungen außerhalb der Kernarbeitszeiten (synchrone oder asynchrone Teilnahme) berücksichtigt.
- Es werden die persönlichen und zeitlichen Einschränkungen der Teammitglieder berücksichtigt, wie beispielsweise religiöse und weltliche Feiertage, familiäre Verpflichtungen, gemeinsame Urlaubszeiten usw.
Welche Vorteile bietet das Spiel "Gerechte Planung von Teambesprechungen"?
Wenn du gemeinsam mit deinem Team die gerechtesten und für alle Beteiligten passendsten Besprechungszeiten festlegst, kannst du die Zusammenarbeit verbessern, die Motivation steigern, Innovationen fördern und gleichzeitig Burn-out vorbeugen. Es ist eine Win-Win-Situation – sowohl für deine Mitarbeiter als auch für dein Unternehmen.
Wann solltest du dieses Spiel durchführen?
Hierfür gibt es keinen schlechten Zeitpunkt! Dieses Spiel ist jedoch besonders hilfreich, wenn:
- das Team durch neue Mitarbeiter verstärkt wird
- sich die Zeitzonen der Teammitglieder vorübergehend oder dauerhaft ändern
- sich persönliche Umstände ändern, beispielsweise wenn jemand beginnt, einen Angehörigen zu pflegen
- es schon eine Weile her ist, dass sich das Team auf Besprechungstermine geeinigt hat, und es sinnvoll wäre, den Zeitplan zu überarbeiten
Vier Vorteile einer gerechten Besprechungsplanung
- Stärkung des Teamgeists: Forscher haben herausgefunden, dass inklusive Meetings Innovationen sowie das Engagement und die kollektive Effizienz bei unterschiedlichen Mitarbeitern fördern.
- Bessere Zusammenarbeit: 93 % der Führungskräfte sind der Ansicht, dass ihre Teams durch eine effektivere Zusammenarbeit ihre Arbeit doppelt so schnell erledigen könnten.
- Weniger Burn-outs: 51 % der Wissensarbeiter geben an, dass sie aufgrund von zu vielen Besprechungen an mehreren Tagen in der Woche Überstunden machen müssen.
- Innovationskraft: Leistungsstarke Teams haben den Kopf frei für Innovationen, da sie weniger Zeit für Abstimmungsgespräche, Statusberichte, E-Mails und Übergaben benötigen.
1. Das Spiel vorbereiten
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Vereinbare ein 60-minütiges Meeting mit deinem Team und schicke eine Nachricht, in der du den Zweck des Meetings und die zu erledigende Vorarbeit erklärst.
Für die Vorarbeit kannst du entweder ein digitales Whiteboard wie in unserem Beispiel verwenden oder die Teammitglieder bitten, ihre Ideen per E-Mail, Chat oder Loom zu schicken.
Tipp: Plane mit Bedacht
Da es bei diesem Spiel um eine gerechte und inklusive Besprechungsplanung geht, wähle einen Tag und eine Zeit aus, an denen so viele Personen wie möglich verfügbar sind. Wenn dein Team auf der ganzen Welt verteilt ist, kann es sinnvoll sein, zwei separate Sitzungen zu unterschiedlichen Tageszeiten abzuhalten und die Ergebnisse zu vergleichen.
2. Beginne mit der Agenda und den Normen
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Zu Beginn der Besprechung erläutert der Moderator die Agenda, den Zweck und die Normen für die Sitzung.
Beispiel-Agenda:
1. Tauscht euch darüber aus, was bei der Planung von Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg schwierig ist.
2. Überlegt euch, wie eine gerechte Planung für euer Team aussehen könnte, basierend auf euren tatsächlichen Herausforderungen.
3. Vereinbart Teamnormen, an die ihr euch halten könnt.
4. Haltet konkrete Maßnahmen und Verantwortliche fest.
Grund für diese Initiative:
Unser Team hat nur begrenzte Überschneidungen bei den Kernarbeitszeiten, was es schwierig macht, für alle Mitarbeiter passende Besprechungstermine zu finden – und noch schwieriger, die Freizeit zu respektieren. Mit dieser Übung können wir gemeinsame Normen dafür entwickeln, wann und wie wir eine Besprechung abhalten. So können wir die Zeit der anderen besser respektieren und als räumlich getrenntes Team effektiver arbeiten.
Aktuelle Normen:
1. Hört einander aufmerksam und interessiert zu.
2. Sprecht ehrlich darüber, was nicht funktioniert.
3. Tauscht ohne Schuldzuweisungen Ideen und Bedenken aus.
4. Respektiert verschiedene Erfahrungen und Grenzen.
5. Konzentriert euch auf praktische Lösungen.
3. Haltet den aktuellen Stand und Verbesserungsvorschläge fest
Geschätzte Dauer: 20 Min.
Bitte das Team, sich 10 Minuten Zeit zu nehmen, um in Ruhe Antworten auf die folgenden Fragen zu sammeln. Jeder kann seine Antwort oder Idee auf einen separaten Notizzettel schreiben.
1. Was sind deine größten Probleme beim zeitzonenübergreifenden Arbeiten?
2. Hast du Probleme mit den aktuellen Zeiten, zu denen du für Meetings verfügbar sein sollst?
3. Wie können wir Besprechungen außerhalb der idealen Arbeitszeiten unserer Teamkollegen gerechter planen, wenn dies erforderlich ist?
Nehmt euch dann 10 Minuten Zeit, um die Antworten in der Gruppe zu besprechen, Reaktionen zu diskutieren und euch auf Änderungen zu einigen, die ihr in Zukunft vornehmen wollt.
4. Definiert Planungsnormen
Geschätzte Dauer: 20 Min.
Überlegt euch anhand der Antworten aus dem vorherigen Abschnitt Grundregeln und Teamnormen, um die Planung gerechter, inklusiver und vorhersehbarer zu gestalten. Nimm dir etwa vier bis fünf Minuten Zeit, um die folgenden Fragen in der Gruppe zu besprechen, und schreibe jede Antwort oder Idee auf einzelne Notizzettel. Du kannst jede dieser Fragen an die Bedürfnisse deines Teams anpassen oder überspringen.
1. Wie verwalten wir unsere individuellen Kalender?
2. Wie gehen wir mit der Planung von Besprechungen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten eines Teamkollegen um?
3. Was passiert, wenn jemand wegen privater Angelegenheiten nicht teilnehmen kann?
4. Auf welche anderen Grundregeln können wir uns einigen?
5. Wie bewerten wir den Erfolg und erfahren, ob unsere Vereinbarungen funktionieren?
5. Erstellt einen Aktionsplan
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Zu welchen spezifischen Änderungen werden wir uns verpflichten? Wer ist für die einzelnen Aufgaben verantwortlich? Wann muss die Aufgabe erledigt werden?
Dokumentiere diese nächsten Schritte klar und erstelle, falls hilfreich, Kalendererinnerungen oder Vorgänge in deinem Projektmanagementsystem wie Jira.
Überprüfe zum Schluss den Aktionsplan. Vergewissere dich, dass jede Person ihre Aufgaben und Fristen kennt, wie beispielsweise das Anpassen der Besprechungszeiten oder das Eintragen der bevorzugten Arbeitszeiten in ihren Kalendern.
Tipp: Denke darüber nach, wie sich die Dauer von Meetings reduzieren lässt
Einige Meetings könnten leicht durch eine E-Mail, eine Nachricht oder ein Video ersetzt werden. Wenn sich dein Team durch Meetings überlastet fühlt und es schwierig findet, seine Arbeit zu erledigen, überlege dir, wie du Zeitpläne entlasten und trotzdem Nachrichten verbreiten könntest, indem du mit einem Tool wie Loom mehr asynchron arbeitest.
Nachbereitung
Überprüfen und anpassen
Überprüfe regelmäßig die zeitlichen Absprachen, wenn sich dein Team und die Zeitzonen ändern.
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