Programmazione equa delle riunioni del team
Le riunioni sono fondamentali, ma lo è anche il rispetto dei fusi orari e dei confini personali. La creazione congiunta di norme come team aiuta a garantire che la programmazione sia equa e inclusiva per tutti.
Tempo di preparazione
5 m
TEMPO di esecuzione
60 m
Persone
3-10
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Definisci insieme al team gli orari migliori per programmare le riunioni e quando evitarle.
- Trovate un accordo su come gestire le riunioni che devono avvenire al di fuori dell'orario di lavoro principale.
- Rivedi e modifica gli accordi di programmazione man mano che il tuo team e i fusi orari cambiano.
DI COSA AVRAI BISOGNO
- Videoconferenza con condivisione dello schermo o spazio per riunioni
- Strumento di collaborazione digitale
- Strumento Calendario, come Google Calendar o Outlook
- Lavagna
- Pennarelli
- Note adesive
- Timer
Risorse della strategia
Come programmare in modo equo le riunioni del team
Le riunioni sono fondamentali, ma lo è anche il rispetto dei fusi orari e dei confini personali. La creazione congiunta di norme in team garantisce che la programmazione sia equa e inclusiva per tutti.
Cosa rende "equo" l'orario di una riunione?
Un orario equo per la riunione:
- Rientra nell'orario di lavoro per il maggior numero possibile di membri del team
- Prende in considerazione i modi migliori per partecipare a riunioni che si svolgono al di fuori dell'orario di lavoro principale (partecipazione sincrona o asincrona)
- Tiene conto dei confini personali dei colleghi del team e dei limiti di programmazione, come festività religiose e laiche, responsabilità di assistenza, periodi di ferie comuni e così via.
Perché eseguire la strategia "Programmazione equa delle riunioni del team"?
La collaborazione con il tuo team per determinare gli orari delle riunioni più equi e inclusivi aiuta a migliorare la collaborazione, aumentare il coinvolgimento e promuovere l'innovazione, riducendo al contempo il burnout. Tutti ne traggono vantaggio: il tuo team e i profitti.
Quando dovresti attuare questa strategia?
Non è mai un brutto momento. Questa strategia è particolarmente utile quando:
- Nuovi dipendenti si uniscono al team
- I membri del team si spostano in un fuso orario diverso, temporaneamente o per sempre
- Le circostanze personali cambiano, ad esempio quando qualcuno inizia a prendersi cura di una persona cara
- È passato del tempo dall'ultima volta che il team si è allineato sugli orari delle riunioni e sarebbe utile rivedere il programma
4 vantaggi di una programmazione equa delle riunioni
- Potenzia il lavoro di squadra: i ricercatori ritengono che le riunioni inclusive sbloccano l'innovazione, il coinvolgimento e l'efficacia collettiva tra i vari collaboratori.
- Migliora la collaborazione: il 93% dei dirigenti ritiene che i loro team potrebbero consegnare il lavoro due volte più velocemente grazie a una collaborazione più efficace.
- Riduce il burnout: il 51% dei lavoratori nell'ambito delle conoscenze riferisce di dover fare gli straordinari più giorni alla settimana a causa del sovraccarico delle riunioni.
- Favorisce l'innovazione: i team ad alte prestazioni danno priorità all'innovazione dedicando meno tempo alle riunioni di allineamento, agli aggiornamenti sullo stato, alle e-mail e ai passaggi di consegne.
1. Prepara la strategia
Tempo stim.: 5 MINUTI
Programma una riunione di 60 minuti con il tuo team e invia un messaggio in cui spieghi lo scopo della riunione e i lavori preliminari da completare.
Per il lavoro preliminare, puoi usare una lavagna digitale, come il nostro esempio, o chiedere ai membri del team di inviare le loro idee tramite e-mail, chat o Loom.
Suggerimento: programmazione intelligente
Dal momento che questa strategia è incentrata su una programmazione equa e inclusiva delle riunioni, scegli un giorno e un orario in cui è disponibile il maggior numero di persone possibile. Se il tuo team è distribuito in tutto il mondo, potrebbe essere utile organizzare due sessioni separate in momenti diversi della giornata e confrontare i risultati.
2. Inizia con l'ordine del giorno e le norme
Tempo stim.: 5 MINUTI
Il facilitatore aprirà la riunione condividendo l'ordine del giorno, lo scopo e le norme della sessione.
Esempio di ordine del giorno:
1. Condividi e parla delle difficoltà che si incontrano quando si devono programmare riunioni in diversi fusi orari.
2. Pensa a come potrebbe essere una pianificazione equa per il team, in base alle sfide reali.
3. Concorda con il team le norme a cui è necessario attenersi.
4. Cattura elementi di azione concreti e individua i responsabili.
Perché lo stiamo facendo:
Il nostro team ha una sovrapposizione limitata negli orari di lavoro principali, quindi è difficile trovare un orario per la riunione che funzioni per tutti e ancora più difficile proteggere gli orari personali. Questo esercizio ci aiuterà a definire norme condivise su quando e come incontrarci, così possiamo avere più rispetto degli orari di tutti e lavorare in modo più efficace come team distribuito.
Norme per oggi:
1. Ascolta con curiosità e attenzione.
2. Indica in modo onesto ciò che non funziona.
3. Condividi idee e preoccupazioni senza puntare il dito su nessuno.
4. Rispetta esperienze e confini diversi.
5. Concentrati sulle soluzioni pratiche.
3. Delinea lo stato attuale e le idee per il miglioramento
Tempo stim.: 20 minuti
Chiedi al team di dedicare 10 minuti al brainstorming personale sulle risposte alle seguenti domande. Ogni risposta o idea può essere scritta su una singola nota adesiva.
1. Quali sono i principali punti deboli nel lavoro su diversi fusi orari?
2. Hai dei conflitti con gli orari attuali in cui dovresti essere disponibile per le riunioni?
3. Come possiamo programmare in modo più equo le riunioni al di fuori degli orari di lavoro ideali dei nostri colleghi quando necessario?
Dedica poi 10 minuti a condividere le risposte in gruppo, a parlare delle reazioni e a concordare le modifiche da apportare in futuro.
4. Definisci le norme della programmazione
Tempo stim.: 20 minuti
In base alle risposte della sezione precedente, fai un brainstorming sulle regole di base e sulle norme del team per rendere la programmazione più equa, inclusiva e prevedibile. Dedica circa 4-5 minuti a rispondere alle seguenti domande in gruppo e scrivi ogni risposta o idea su singole note adesive. Puoi adattare o saltare una di queste domande in base alle esigenze del tuo team.
1. Come gestiamo i nostri calendari individuali?
2. Come gestiamo la programmazione delle riunioni al di fuori del normale orario di lavoro di un collega del team?
3. Cosa succede quando qualcuno non può partecipare a causa di conflitti personali?
4. A quali altre regole di base possiamo attenerci?
5. Come valutiamo il successo e sappiamo che i nostri accordi stanno funzionando?
5. Definisci un piano d'azione
Tempo stim.: 10 MINUTI
A quali modifiche specifiche è rivolto il nostro impegno? Chi sarà il responsabile di ogni elemento di azione? Quando devono essere completate le modifiche?
Documenta questi passaggi successivi in maniera chiara e, se ti è utile, crea promemoria del calendario o ticket nel tuo sistema di gestione dei progetti, come Jira.
Concludi rivedendo il piano d'azione. Assicurati che ogni persona conosca i propri elementi di azione e le proprie scadenze, ad esempio modificare il tempo dedicato alle riunioni o annotare gli orari di lavoro preferiti sui calendari.
Suggerimento: valuta come ridurre il tempo dedicato alle riunioni
Alcune riunioni potrebbero essere facilmente sostituite con un'e-mail, un messaggio o un video. Se il team si sente sopraffatto dalle riunioni e ha difficoltà a portare a termine il lavoro, valuta come alleggerire le programmazioni e allo stesso tempo far avanzare le attività svolgendo più lavoro in modo asincrono con uno strumento come Loom.
Follow-up
Rivedi e modifica
Rivedi regolarmente gli accordi di programmazione con il cambiare del team e dei fusi orari.
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