Eerlijke planning van teamvergaderingen
Vergaderingen zijn cruciaal, maar dat geldt ook voor het respecteren van tijdzones en persoonlijke grenzen. Het gezamenlijk opstellen van normen als team zorgt ervoor dat het schema eerlijk en inclusief is voor iedereen.
Voorbereidingstijd
5 m
LOOPTIJD
60 m
Personen
3-10
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Bepaal als team wat de beste momenten zijn om vergaderingen te plannen en wanneer je ze beter kunt vermijden.
- Spreek af hoe je omgaat met vergaderingen die buiten de kantooruren moeten plaatsvinden.
- Bekijk en pas de planningsovereenkomsten aan als je team en tijdzones veranderen.
WAT JE NODIG HEBT
- Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes
- Digitale samenwerkingstool
- Agenda-tool, zoals Google Calendar of Outlook
- Whiteboard
- Markers
- Post-its
- Timer
Middelen voor spellen
Teamvergaderingen eerlijk inplannen
Vergaderingen zijn cruciaal, maar dat geldt ook voor het respecteren van tijdzones en persoonlijke grenzen. Het gezamenlijk opstellen van normen als team zorgt ervoor dat het schema eerlijk en inclusief is voor iedereen.
Wat maakt een vergadertijd 'eerlijk'?
Een eerlijke vergadertijd is er een die:
- binnen de werkuren van zoveel mogelijk teamleden valt
- de beste manieren om deel te nemen in acht neemt voor vergaderingen die buiten de reguliere werkuren plaatsvinden (synchrone of asynchrone deelname)
- rekening houdt met de persoonlijke grenzen en planningsbeperkingen van teamgenoten, zoals religieuze en seculiere feestdagen, zorgtaken, gewone vrije periodes enz.
Waarom het spel 'Eerlijke planning van teamvergaderingen' spelen?
Samenwerken met je team om de eerlijkste en meest inclusieve vergadertijden te bepalen, helpt de samenwerking te verbeteren, de betrokkenheid te vergroten en innovatie te stimuleren, terwijl de kans op burn-outs wordt verminderd. Het is een win-win voor je collega's en winst.
Wanneer dit spel gebruiken?
Het is nooit een slechte moment! Dit spel is vooral handig om te spelen als:
- nieuwe medewerkers aan het team worden toegevoegd
- teamleden tijdelijk of permanent veranderen van tijdzone
- persoonlijke omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld wanneer iemand gaat mantelzorgen
- het een tijdje geleden is dat het team voor het laatst de vergadertijden heeft afgesproken, en het zou nuttig zijn om het schema opnieuw te bekijken
4 voordelen van een eerlijke vergaderplanning
- Versterk teamwerk: onderzoekers hebben geconcludeerd dat inclusieve vergaderingen innovatie, betrokkenheid en collectieve effectiviteit van verschillende medewerkers stimuleren.
- Verbeter de samenwerking: 93% van de leidinggevenden is van mening dat hun teams twee keer zo snel werk kunnen leveren door effectiever samen te werken.
- Verminder burn-outs: 51% van de kenniswerkers rapporteert dat ze meerdere dagen per week moeten overwerken vanwege overwerk tijdens vergaderingen.
- Stimuleer innovatie: goed presterende teams geven prioriteit aan innovatie door minder tijd te besteden aan afstemmingsvergaderingen, statusupdates, e-mails en overdrachten.
1. Bereid het spel voor
Geschatte tijd: 5 MIN.
Plan een vergadering van 60 minuten met je team en stuur een bericht waarin je het doel van de vergadering uitlegt en het voorwerk dat moet worden voltooid.
Voor het voorwerk kun je een digitaal whiteboard gebruiken, zoals in ons voorbeeld, of teamleden vragen hun ideeën via e-mail, chat of Loom te sturen.
Tip: plan verstandig
Aangezien dit spel draait om eerlijke en inclusieve vergaderplanning, is het handig een dag en tijd te kiezen waarop zoveel mogelijk mensen beschikbaar zijn. Als je team over de hele wereld verspreid is, kan het nuttig zijn om twee afzonderlijke sessies op verschillende tijdstippen van de dag te doen en de bevindingen te vergelijken.
2. Open met de agenda en normen
Geschatte tijd: 5 MIN.
De facilitator zal de vergadering openen door de agenda, het doel en de normen voor de sessie te delen.
Voorbeeldagenda:
1. Delen en bespreken wat moeilijk is aan het plannen van vergaderingen in verschillende tijdzones.
2. Bedenken hoe een eerlijke planning eruit zou kunnen zien voor ons team, op basis van onze werkelijke uitdagingen.
3. Het eens worden over teamnormen waar we ons aan kunnen houden.
4. Concrete actiepunten en eigenaren vastleggen.
Waarom we dit doen:
Ons team heeft beperkte overlap gedurende de belangrijkste werkuren, waardoor het moeilijk is om vergadertijden te vinden die voor iedereen geschikt zijn, en nog moeilijker om vrije tijd te waarborgen. Deze oefening helpt ons om gedeelde normen op te stellen voor wanneer en hoe we elkaar kunnen ontmoeten, zodat we als verdeeld team meer respect hebben voor elkaars tijd en effectiever kunnen zijn.
Normen voor vandaag:
1. Luister nieuwsgierig en zorgvuldig.
2. Wees eerlijk over wat niet werkt.
3. Deel ideeën en zorgen zonder schuld bij een ander te leggen.
4. Respecteer ervaringen en grenzen die anders zijn dan die van jou.
5. Focus op praktische oplossingen.
3. Een overzicht van de huidige stand van zaken en ideeën voor verbetering
Geschatte tijd: 20 MIN.
Vraag het team om 10 minuten de tijd te nemen om in stilte te brainstormen over de antwoorden op de volgende vragen. Ze kunnen elk antwoord of idee op een individueel plakbriefje schrijven.
1. Wat zijn je grootste pijnpunten als het gaat om het werken in verschillende tijdzones?
2. Denk je problemen tegen te komen met de tijden waarop je verwacht beschikbaar te zijn voor vergaderingen?
3. Hoe kunnen we indien nodig eerlijker vergaderingen plannen buiten de ideale werktijden van onze teamgenoten?
Besteed daarna 10 minuten aan het delen van de antwoorden als groep, het bespreken van reacties en het eens worden over wijzigingen die je in de toekomst kunt aanbrengen.
4. Definieer planningsnormen
Geschatte tijd: 20 MIN.
Op basis van de antwoorden uit het vorige deel kun je brainstormen over de basisregels en teamnormen om de planning eerlijker, inclusiever en voorspelbaarder te maken. Besteed ongeveer 4-5 minuten aan het bespreken van de onderstaande vragen als groep en schrijf elk antwoord of idee op individuele post-its. Je kunt al deze vragen aanpassen of overslaan op basis van de behoeften van je team.
1. Hoe beheren we onze individuele agenda's?
2. Hoe gaan we om met het plannen van vergaderingen buiten de normale werkuren van een teamgenoot?
3. Wat gebeurt er als iemand niet aanwezig kan zijn vanwege persoonlijke conflicterende plannen?
4. Aan welke andere basisregels kunnen we ons houden?
5. Hoe evalueren we het succes en weten we dat onze overeenkomsten werken?
5. Ontwikkel een actieplan
Geschatte tijd: 10 minuten
Welke specifieke wijzigingen zullen we doorvoeren? Van wie is elk actie-item? Wanneer moet het gedaan zijn?
Leg deze volgende stappen duidelijk vast en maak, indien nuttig, agendaherinneringen of werkitems in je projectbeheersysteem, zoals Jira.
Rond af met het bekijken van het actieplan. Zorg ervoor dat iedereen de eigen actie-items en deadlines kent, zoals het aanpassen van de vergadertijden of het blokkeren van de gewenste werkuren in hun agenda.
tip: Overweeg hoe je de vergadertijd kunt verkorten
Sommige vergaderingen kunnen eenvoudig worden vervangen door een e-mail, bericht of video. Als je team zich overbelast voelt door vergaderingen en het moeilijk vindt om werk gedaan te krijgen, bedenk dan hoe je planningen kunt vrijmaken en tegelijkertijd vooruitgang kunt boeken door meer asynchroon te werken met een tool zoals Loom.
Opvolgen
Evalueer en pas aan
Bekijk regelmatig de planningsovereenkomsten wanneer je team en tijdzones veranderen.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Cultuur
Team-gezondheidsmonitor
Evalueer de gezondheid van je team en stel een verbeteringsplan op.
Vergaderingen
Wekelijkse teamupdates
Deel hoe het ervoor staat zonder weer een vergadering te plannen.
Vergaderingen
Vergaderingen op basis van pagina's
Betere vergaderingen beginnen met een pagina waarop het doel, de verwachte resultaten en de belangrijkste discussiepunten worden beschreven.
Nabespreking
Retrospectief
Zorg voor een veilige omgeving om te bespreken wat wel werkte en wat niet.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
