Sprawiedliwe planowanie spotkań zespołu
Spotkania są niezbędne, ale równie ważne jest poszanowanie stref czasowych i granic osobistych. Wspólne tworzenie norm jako zespół pomaga zapewnić, że harmonogram jest sprawiedliwy i uwzględnia potrzeby wszystkich.
Przygotowanie
5 min
Czas trwania
60 min
Osoby
3–10
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Ustalcie jako zespół najlepszy czas na spotkania i kiedy należy unikać ich organizowania.
- Uzgodnijcie, jak postępować w przypadku spotkań, które muszą odbywać się poza standardowymi godzinami pracy.
- Weryfikujcie i dostosowujcie uzgodnienia wraz ze zmianami w zespole i zmianą stref czasowych.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
- Narzędzie do współpracy cyfrowej
- Narzędzie kalendarza, takie jak Kalendarz Google lub Outlook
- Tablica
- Markery
- Karteczki samoprzylepne
- Zegar
Zasoby do gry
Jak sprawiedliwie planować spotkania zespołu
Spotkania są niezbędne, ale równie ważne jest poszanowanie stref czasowych i granic osobistych. Wspólne tworzenie norm jako zespół zapewnia, że harmonogram jest sprawiedliwy i uwzględnia potrzeby wszystkich.
Co sprawia, że termin spotkania jest „sprawiedliwy?”
Sprawiedliwy termin spotkania to taki, który:
- Wypada w godzinach pracy dla jak największej liczby członków zespołu.
- Bierze pod uwagę najlepsze sposoby uczestniczenia w spotkaniach odbywających się poza standardowymi godzinami pracy (uczestnictwo synchroniczne lub asynchroniczne).
- Uwzględnia granice osobiste i ograniczenia czasowe członków zespołu, takie jak święta religijne i państwowe, obowiązki opiekuńcze, zwyczajowe okresy urlopowe itp.
Dlaczego warto przeprowadzić grę „Sprawiedliwe planowanie spotkań zespołu”?
Współpraca z zespołem w celu ustalenia najbardziej sprawiedliwych i inkluzywnych terminów spotkań pomaga poprawić współpracę, zwiększyć zaangażowanie i stymulować innowacyjność, jednocześnie zmniejszając wypalenie zawodowe. To rozwiązanie korzystne nie tylko dla pracowników, ale także dla wyników firmy.
Kiedy należy przeprowadzić tę grę?
Zawsze jest na to dobry moment. Przeprowadzenie tej gry jest szczególnie pomocne w następujących sytuacjach:
- Do zespołu dołączają nowi pracownicy.
- Członkowie zespołu zmieniają strefy czasowe, tymczasowo lub na stałe.
- Ulega zmianie sytuacja osobista, na przykład gdy ktoś zaczyna opiekować się bliską osobą.
- Minęło już trochę czasu od ostatniego uzgodnienia przez zespół terminów spotkań i warto byłoby ponownie przyjrzeć się harmonogramowi.
4 zalety sprawiedliwego planowania spotkań
- Zwiększenie efektywności pracy zespołowej: badacze odkryli, że inkluzywne spotkania przyczyniają się do rozwoju innowacyjności, zaangażowania i zbiorowej skuteczności w zróżnicowanej grupie współpracowników.
- Usprawnienie współpracy: 93% przedstawicieli kadry kierowniczej uważa, że dzięki skuteczniejszej współpracy ich zespoły mogłyby pracować dwa razy szybciej.
- Ograniczenie wypalenia zawodowego: 51% pracowników wiedzy przyznaje, że musi pracować w nadgodzinach kilka dni w tygodniu z powodu nadmiaru spotkań.
- Pobudzanie innowacyjności: wysoko wydajne zespoły traktują innowacyjność priorytetowo, poświęcając mniej czasu na spotkania koordynacyjne, informowanie o stanie prac, pisanie e-maili i przekazywanie zadań.
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 5 MIN
Zaplanuj 60-minutowe spotkanie ze swoim zespołem i wyślij wiadomość wyjaśniającą cel spotkania oraz zadania przygotowawcze do wykonania.
Na potrzeby zadań przygotowawczych można skorzystać z cyfrowej tablicy, tak jak w naszym przykładzie, lub poprosić członków zespołu o przesłanie swoich pomysłów za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatu lub aplikacji Loom.
Porada: zaplanuj mądrze
Ta gra dotyczy sprawiedliwego i inkluzywnego planowania spotkań, dlatego wybierz dzień i godzinę, gdy będzie dostępnych jak najwięcej osób. Jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym świecie, pomocne może być przeprowadzenie dwóch oddzielnych sesji o różnych porach dnia i porównanie ustaleń.
2. Rozpoczęcie od planu spotkania i zasad
Szac. czas: 5 MIN
Facylitator rozpocznie spotkanie od przedstawienia jego planu, celu i zasad obowiązujących podczas sesji.
Przykładowy plan spotkania:
1. Wymiana opinii i dyskusja na temat trudności związanych z planowaniem spotkań z uwzględnieniem różnych stref czasowych.
2. Zastanowienie się, jak mogłoby wyglądać sprawiedliwe planowanie spotkań w naszym zespole, biorąc pod uwagę obecne wyzwania.
3. Uzgodnienie norm zespołowych, których będziemy przestrzegać.
4. Ustalenie konkretnych czynności do wykonania i ich właścicieli.
Dlaczego to robimy:
Standardowe godziny pracy członków naszego zespołu w znacznej mierze się nie pokrywają, przez co trudno jest znaleźć terminy spotkań dogodne dla wszystkich, a tym bardziej chronić czas wolny. To ćwiczenie pomoże nam ustalić wspólne normy dotyczące terminów i sposobów prowadzania spotkań, dzięki czemu będziemy mogli bardziej szanować czas innych i zwiększyć efektywność naszego rozproszonego zespołu.
Zasady na dziś:
1. Słuchaj z ciekawością i uwagą.
2. Szczerze mów o tym, co nie działa.
3. Dziel się pomysłami i wątpliwościami bez obwiniania.
4. Szanuj różne doświadczenia i granice.
5. Skup się na praktycznych rozwiązaniach.
3. Przedstawienie aktualnego stanu i pomysłów dotyczących ulepszeń
Szac. czas: 20 min
Poproś członków zespołu, aby przez 10 minut w ciszy zastanowili się nad odpowiedziami na poniższe pytania. Mogą zapisać każdą odpowiedź lub pomysł na osobnej karteczce samoprzylepnej.
1. Jakie są Twoje największe trudności związane z pracą odbywającą się w różnych strefach czasowych?
2. Czy obecne godziny spotkań, w których oczekuje się od Ciebie dostępności, są dla Ciebie nieodpowiednie?
3. Jak możemy bardziej sprawiedliwie planować spotkania poza idealnymi godzinami pracy członków naszego zespołu, gdy jest to konieczne?
Następnie poświęć 10 minut na omówienie odpowiedzi w grupie, przedyskutowanie reakcji i uzgodnienie zmian, które należy wprowadzić w przyszłości.
4. Zdefiniowanie norm dotyczących planowania
Szac. czas: 20 min
Na podstawie odpowiedzi z poprzedniej sekcji, przeprowadź burzę mózgów na temat podstawowych reguł i norm zespołowych, aby planowanie było bardziej sprawiedliwe, inkluzywne i przewidywalne. Poświęć około 4–5 minut na omówienie poniższych pytań w grupie i zapisz każdą odpowiedź lub pomysł na osobnych karteczkach samoprzylepnych. Możesz dostosować lub pominąć dowolne z tych pytań w zależności od potrzeb zespołu.
1. Jak zarządzamy naszymi indywidualnymi kalendarzami?
2. Jak postępujemy w przypadku planowania spotkań poza standardowymi godzinami pracy członków zespołu?
3. Co się dzieje, gdy ktoś nie może uczestniczyć w spotkaniu z powodów osobistych?
4. Jakie inne podstawowe zasady możemy ustalić?
5. Jak oceniamy powodzenie i skąd wiemy, że nasze uzgodnienia działają?
5. Ustalenie planu działania
Szac. czas: 10 min
Jakie konkretne zmiany zamierzamy wprowadzić? Kto będzie właścicielem poszczególnych czynności do wykonania? Do kiedy należy je ukończyć?
Jasno udokumentuj te kolejne kroki, a jeśli miałoby to pomóc, utwórz przypomnienia w kalendarzu lub zgłoszenia w swoim systemie zarządzania projektami, takim jak Jira.
Zakończ, przeglądając plan działania. Upewnij się, że wszyscy znają swoje czynności do wykonania i terminy, takie jak dostosowanie terminów spotkań lub zapisanie preferowanych godzin pracy w swoich kalendarzach.
Porada: zastanów się, jak skrócić czas spotkań
Niektóre spotkania można łatwo zastąpić e-mailem, wiadomością lub filmem. Jeśli Twój zespół czuje się przeciążony spotkaniami, a wykonywanie pracy przychodzi mu z trudnością, zastanów się, jak możesz uwolnić harmonogramy, jednocześnie kontynuując prace dzięki położeniu większego nacisku na pracę asynchroniczną za pomocą narzędzia takiego jak Loom.
Kolejne czynności
Przegląd i korekta
Regularnie wracaj do uzgodnionych harmonogramów przy okazji zmian w zespole oraz zmian stref czasowych.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Kultura
Health Monitor dla zespołu
Oceń kondycję zespołu i przygotuj plan ulepszeń.
SPOTKANIA
Cotygodniowe aktualizacje dotyczące zespołu
Informuj, jak się sprawy mają — bez planowania kolejnego spotkania.
SPOTKANIA
Spotkania prowadzone na podstawie strony
Punktem wyjścia do organizowania lepszych spotkań jest strona, która przedstawia cel, oczekiwane wyniki i najważniejsze punkty dyskusji.
Podsumowanie
Retrospektywa
Zapewnij bezpieczną przestrzeń do dyskusji o tym, co zadziałało, a co nie.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
