Planificación justa de reuniones de equipo
Las reuniones son fundamentales, pero también lo es respetar las zonas horarias y los límites personales. La creación conjunta de normas ayuda a garantizar que la planificación sea justa e inclusiva para todo el mundo.
Tiempo de preparación
5 min
Tiempo de ejecución
60 min
Personas
3-10
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Determinad en equipo los mejores momentos para programar reuniones y cuándo evitarlas.
- Poneos de acuerdo sobre cómo gestionar las reuniones que deben hacerse fuera del horario laboral principal.
- Revisad y ajustad los acuerdos de planificación a medida que cambien tu equipo y zona horaria.
QUÉ NECESITAS
- Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
- Herramienta de colaboración digital
- Herramienta de calendario, como Google Calendar o Outlook
- Pizarra
- Rotuladores
- Notas adhesivas
- Cronómetro
Recursos de la estrategia
Cómo planificar reuniones de equipo de manera justa
Las reuniones son fundamentales, pero también lo es respetar las zonas horarias y los límites personales. La creación conjunta de normas garantiza que la planificación sea justa e inclusiva para todo el mundo.
¿Qué hace que un horario de reunión sea "justo"?
Un horario de reunión justo es aquel que:
- Está dentro del horario laboral para tantos miembros del equipo como sea posible.
- Tiene en cuenta las mejores formas de participar en las reuniones que tienen lugar fuera del horario laboral principal (ya sea de forma sincrónica o asincrónica).
- Tiene en cuenta los límites personales de los compañeros de equipo y las limitaciones de planificación, como las fiestas religiosas y seculares, las responsabilidades de cuidado, los períodos comunes de tiempo libre, etc.
¿Por qué usar la estrategia "Planificación justa de reuniones de equipo"?
Colaborar con tu equipo para determinar los horarios de reunión más justos e inclusivos ayuda a mejorar la colaboración, aumentar la participación e impulsar la innovación, al tiempo que se reduce el agotamiento. Es una ventaja para el personal y las ganancias.
¿Cuándo deberías implementar esta estrategia?
¡Nunca es mal momento! Esta estrategia es especialmente útil cuando:
- Nuevos empleados se unen al equipo.
- Los miembros del equipo cambian de zonas horarias, ya sea de forma temporal o permanente.
- Las circunstancias personales cambian, como cuando alguien comienza a cuidar a un ser querido.
- Ha pasado un tiempo desde la última vez que el equipo coordinó los horarios de las reuniones y sería útil revisar la planificación.
Cuatro ventajas de planificar reuniones de manera justa
- Fomentar el trabajo en equipo: los investigadores afirman que las reuniones inclusivas impulsan la innovación, el compromiso y la eficacia colectiva entre los diversos colaboradores.
- Mejorar la colaboración: el 93 % de los ejecutivos cree que sus equipos podrían entregar el trabajo el doble de rápido mediante una colaboración más eficaz.
- Reducir el agotamiento: el 51 % de los trabajadores del conocimiento declara que tiene que trabajar horas extras varios días a la semana debido a la sobrecarga de reuniones.
- Impulsar la innovación: los equipos de alto rendimiento dan prioridad a la innovación al dedicar menos tiempo a las reuniones de alineación, las actualizaciones de estado, los correos electrónicos y los traspasos.
1. Prepara la estrategia
Tiempo estimado: 5 min
Programa una reunión de 60 minutos con tu equipo y envía un mensaje explicando la finalidad de la reunión y el trabajo previo que se debe completar.
Para el trabajo previo, puedes usar una pizarra digital, como en nuestro ejemplo, o pedir a los miembros del equipo que envíen sus ideas por correo electrónico, chat o Loom.
Consejo: Planifica de forma inteligente
Dado que esta Estrategia tiene que ver con una planificación de reuniones justa e inclusiva, elige un día y una hora en los que haya disponibles tantas personas como sea posible. Si tu equipo está distribuido por todo el mundo, puede ser útil realizar dos sesiones distintas en diferentes momentos del día y comparar los resultados.
2. Abrir con la agenda y las normas
Tiempo estimado: 5 min
El moderador abrirá la reunión compartiendo la agenda, la finalidad y las normas de la sesión.
Ejemplo de agenda:
1. Compartir y comentar las dificultades de planificar reuniones en diferentes zonas horarias.
2. Pensar en cómo podría ser una planificación justa para nuestro equipo, en función de nuestros desafíos reales.
3. Ponerse de acuerdo en las normas del equipo que podemos cumplir.
4. Registrar elementos y propietarios de acción concretos.
Por qué hacemos esto:
nuestro equipo tiene una superposición limitada en las horas de trabajo principales, lo que dificulta encontrar horarios de reunión que funcionen para todo el mundo y dificulta aún más el respeto del tiempo personal. Este ejercicio nos ayudará a crear normas compartidas sobre cuándo y cómo reunirnos para que podamos ser más respetuosos con el tiempo de los demás y más eficaces como equipo distribuido.
Normas para hoy:
1. Escucha con curiosidad y cuidado.
2. Habla con sinceridad sobre lo que no funciona.
3. Comparte ideas e inquietudes sin culpa.
4. Respeta las diferentes experiencias y límites.
5. Céntrate en soluciones prácticas.
3. Describir el estado actual y las ideas para mejorar
Tiempo estimado: 20 min
Pide al equipo que dedique 10 minutos a hacer una lluvia de ideas en silencio para responder a las siguientes preguntas. Pueden escribir cada respuesta o idea en una nota individual.
1. ¿Cuáles son tus mayores dificultades cuando se trata de trabajar con diferentes zonas horarias?
2. ¿Tienes algún problemas con los horarios actuales en los que se espera que estés disponible para las reuniones?
3. ¿Cómo podemos programar reuniones de manera más justa fuera del horario de trabajo ideal de nuestros compañeros cuando sea necesario?
Después, dedicad 10 minutos a compartir las respuestas en grupo, a comentar las reacciones y a acordar los cambios que se realizarán en el futuro.
4. Definir las normas de planificación
Tiempo estimado: 20 min
Con las respuestas de la sección anterior como base, haced una lluvia de ideas sobre las normas y reglas básicas del equipo para que la planificación sea más justa, inclusiva y predecible. Dedicad entre 4 y 5 minutos a comentar las siguientes preguntas en grupo y escribe cada respuesta o idea en notas individuales. Puedes adaptar u omitir cualquiera de estas preguntas según las necesidades de tu equipo.
1. ¿Cómo gestionamos nuestros calendarios individuales?
2. ¿Cómo gestionamos la planificación de reuniones fuera del horario laboral normal de un compañero de equipo?
3. ¿Qué pasa cuando alguien no puede asistir debido a problemas personales?
4. ¿Con qué otras reglas básicas podemos comprometernos?
5. ¿Cómo evaluamos el éxito y medimos si nuestros acuerdos funcionan?
5. Establecer un plan de acción
Tiempo estimado: 10 min
¿Con qué cambios específicos nos comprometeremos? ¿Quién será el propietario de cada elemento de acción? ¿Cuándo hay que hacerlo?
Registra los siguientes pasos con claridad y, si te resulta útil, crea recordatorios o actividades en tu sistema de gestión de proyectos, como Jira.
Termina revisando el plan de acción. Asegúrate de que cada persona conozca sus puntos de acción y fechas límite, como ajustar los horarios de las reuniones o bloquear las horas de actividad que prefieran en sus calendarios.
Consejo: Piensa en cómo reducir la duración de las reuniones
Algunas reuniones podrían sustituirse fácilmente por un correo electrónico, un mensaje o un vídeo. Si tu equipo se siente sobrecargado por las reuniones y le resulta difícil realizar el trabajo, piensa en cómo podrías liberar tiempo en la planificación sin dejar de avanzar, realizando más trabajo asíncrono con una herramienta como Loom.
Seguimiento
Revisar y ajustar
Revisa periódicamente los acuerdos de programación a medida que cambien tu equipo y las zonas horarias.
¿Aún tienes preguntas?
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